总裁办管理制度

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1、总裁办公室管理制度总裁办公室管理制度第第 1 章章 员工日常行为礼仪规范员工日常行为礼仪规范第第 1 节节 总则总则第 1 条 为加强总裁办内部管理，更好地规范总裁办员工的行为礼仪规范，树立良好的形象 和积极的精神面貌，创造良好的团队氛围，特制定本规范。第 2 条 本规范适用于锦辉控股有限公司总裁办公室全体员工。每位员工都应自觉严格遵守本规范的要求，自觉维护总裁办公室及公司形象,树立起“人人都是锦辉形象，人人都是锦辉代表”的正确理念。第第 2 节节 基本行为规范基本行为规范第 1 条 形象规范1、着装：着装应以整齐、清洁、端庄大方为原则，凡工作时间需着与工作相适应的商 务装或正装，参加公司对外

2、活动均需着正装。2、仪容：工作时间要注意讲究仪表仪容，提倡与工作场合相适应的淡妆。3、谈话：提倡将普通话，语言表达要得体，说话语速适中，不要轻易打断别人的讲话，应耐心听取后发表自己的意见。4、举止：应时刻注意自己的形象，不能在公共场合做出有损办公室及公司形象的行为。5、问候：同事之间见面要主动打招呼，问候一声“您好，您好或再见” 。第 2 条 工作规范1、上下班时，必须谨记刷卡考勤，否则系统将自动视为未签到/退或旷工。2、自觉遵守办公秩序，保持办公环境的整洁美观。3、办公室内各类文件、资料、办公用品应摆放有序，不在办公桌面上粘贴或悬挂任何物品。4、下班时，要将桌面收拾整齐，座椅归位，并将抽屉锁

3、好，切断工位所有办公设备的电源。5、长时间离开工位时，可能会有电话或者客人到访，应事先拜托给上司或者其他同事，并将椅子全部推入，以示主人外出。6、如第二天因出差或休假等原因不能按时上班，应提前与相关人员做好交接工作。第 3 条 工作纪律 1、准时上下班，各司其职。严格遵守工作时间，做到不迟到、不早退。因故迟到和请假的情况必须事先申请，来不及的情况下也必须事先电话联络。2、办公时间应保持办公室的安静，不要喧哗闲谈。在公司内任何场所谈话，要以不影响他人工作为宜，保持安静，有工作沟通需要时应走到相关人员面前轻声交待。3、上班时间不允许用办公电话打私人电话，不要在上班时间上网聊天、参与网络游戏、看网络

4、电影、关注股票等与工作无关的活动。4、不在办公区域高声喧哗，应适时调整手机铃声，在办公区域内适当调低，在培训/会议期间应将手机调至静音或关机。5、上下班时间不随意串岗，不阅读与工作无关的书籍或处理私人事务。6、准时参加公司的各类会议，在正常情况下不迟到、不早退。7、服从公司工作分配和上级工作安排，严禁私自调班、调休。8、重要工作文件应放入抽屉并锁好，不要随意翻阅他人文件，未经许可不得擅自进入他人办公室或使用他人办公电脑。9、必须履行对公司机密、业务上的重要信息的保密义务，不得将公司业务及其他经营信息泄露给他人。不打听、不传播与本人无关或不该打听不该传播的事项。10、不得将公司资料、设备、器材用

5、作私用，如需携带外出必须得到部门领导以及相关部门的批准。11、应正确使用和保管办公设备及用品，如有遗失或者损坏则根据相关规定进行赔偿。12、下班后，不得在办公室处理私人事务或长时间无故逗留。13、在本公司任职期间，不受聘于其他公司或者个人。14、不接受客户或其他公司有业务往来的单位及个人提供的金钱或礼物。第 4 条 办公室工作规范1、请示：下级向上级请示工作或汇报会议精神时，应事先拟好工作计划或执行意见，同时提供书面材料供领导决策。2、汇报：下级向上级汇报工作时，应全面、具体、有条理性，做到有成绩、有经验、有不足、有计划。3、尊重服从领导：这是员工的必备素质，与领导交谈时要有礼貌，对领导交办的

6、工作要做到表里如一、言行一致。领导有不足之处要进行善意的提醒和解释，区分场合，注意节制。遇到苦难时要发挥自己的主观能动性，克服困难，努力完成任务。第 5 条 员工意识1、专业意识: 应努力使自己成为一名成熟的专业人员，对自己所从事的工作，要拥有不输给任何人的自信和骄傲，并使自己的服务能让对方完全满意。2、服从意识：每位员工在工作时间内，必须忠于职守，勤奋工作，服从公司的工作安排。3、协作意识：工作中要齐心协力，相互配合，团结协作，积极工作。4、责任意识：工作当中各个环节都有着密切的联系，只要有一个人未完全尽责，就会导致全目标无法实现。因此，公司的每一位员工都有责任去努力完成自己所担负的职责。5

7、、成本意识：我们周围的一切：笔、纸、电话、能源等等都是公司出资购买的，都是成本的一部分，成本中还包含着“时间”这个肉眼看不见的费用。提高工作效率，单位时间成本就能下降，精心使用办公设备和器材，不仅可以节省成本还可以防止事故的发生。下班时，最后一个离开办公区域的员工应关上饮水机开关机照明开关，每位员工离开工位时应注意切断电源开关。6、改善意识：好的建议是从经常思考的头脑中产生出来的，应当经常树立问题意识，善于开动脑筋，提出好的、具有建设性的建议并积极汇报给上司。7、保密意识：公司经营方面的信息数据，包括市场、用户、成本、合同、财务、工资、福利、奖金、津贴、专业技术及开发的项目和其他有关的公司专用

8、信息资料均属于保密范围，一律不准向任何人透露，泄密者按奖惩管理规定处理。第第 3 节节 商务礼仪规范商务礼仪规范第六条 礼仪语言1、日常工作生活中要善用“请”、 “谢谢”、 “对不起”、 “您好”等礼貌用语。2、言谈应诚恳庄重，声调适度，不可油腔滑调。3、在自己工作区域内或去拜访客人单位或家庭遇到客人时要主动打招呼问好，见面时不理不睬为不礼貌行为。第七条 介绍礼仪1、介绍相识，先将晚辈或职位较低的人介绍给长尊，把男士介绍给女士，把本单位的人介绍给外单位的人。2、向外单位的人介绍本单位人员时，即便是上司也不加先生，只加职位。第八条 握手礼仪1、对亲友、长辈及领导，应热忱问候，可用问好、微笑或握手

9、致敬。2、参加聚会时应先与主人握手，再与其他人握手。3、男士不要主动与女士握手，待女士先伸手时才能相握。4、不要随便主动伸手与长者、尊者、领导握手，应等他们先伸手时才能握手，原则上以双手握手为尊。第九条 呈受名片礼仪1、递呈名片时，名片正面向上、正向，以双手呈上，说声“请！这是我的名片”或“您好，我叫”。2、接受名片应双手接过后，认真仔细看一遍，说“谢谢”，不要随便乱放。第十条 奉茶礼仪1、对尊长、领导奉茶应左手扶杯，右手托杯底递向双方。2、冲茶不必满杯，半杯多一点即可。第十一条 电话礼仪1、在接听或打电话时电话接通，应先道“您好”，并自报单位或部门名称、姓名。如拨错号码，应礼貌表示歉意。2、

10、电话铃响三次以内应接听，如两部电话同时响起，应及时接听一个后，礼貌请对方稍候，分清主次分别处理。接到打错的电话应客气告之。3、接听电话时，应回答简明，声音清晰。声音不宜过高，时间不可过长，重要内容应复诵，避免暧昧语词。4、对方欲通话之人不在现场，应主动告知对方再次联络的时间或电话号码，代人受话，应听取记录并转告。如需回复电话，应准确记录对方电话号码及回电时间。5、如接到不属于自己业务范围的洽询电话，应尽量予以解释，并告知正确的咨询部门和电话。第十二条 公共办公区及电梯礼仪1、有急事也不要跑步，可快步行走。2、按照右侧通行的原则，遇到迎面来人时，应主动让路。3、遇到客人找不到想要去的部门时，应主

11、动为其指路。4、在电梯内为客人提供正确引导。5、电梯没有其他人的情况：在客户/上司之前进入电梯，按住“开”的按钮，再请客户/ 上司进入电梯；如到达，按住“开”的按钮，请客人先下；8、电梯内有人时，无论上下都是客户/上司优先。9、电梯内有其他人时，先上电梯的人应靠后面站，以免妨碍他人进电梯；10、电梯内不应嬉笑打闹第十三条 席间礼仪1、入席座位应听从主人安排，就座时应向客人表示礼让，若无人安排则可自选下位就座。2、尊长未到齐之前不宜先食，席间应尊重主人和其他客人，不可高声说笑，喧宾夺主。喝汤不宜有声音，不可用筷子或手指剔牙，必要时应用牙签，应避席掩蔽为之。3、主人开席致辞祝酒时，客人应停止讲话或

12、其他活动，专心听以示尊重，若主人站立起敬酒，客人应起回敬，喝毕后坐下，尽量等主人招呼后再动筷用膳。第第 2 章章 档案管理制度档案管理制度 第第 1 节节 总则总则第 1 条 目的：为规范和促进总裁办公室档案管理工作，提高档案管理质量与效率，特制订本制度。第 2 条 总裁办公室设立专职或兼职档案管理员。第第 2 节节 档案管理员工作职责档案管理员工作职责第 3 条 工作职责：负责总裁办公室各类档案的收集、整理、保管、编制电子版档案和档案借阅管理等工作，要求做到材料齐全、排放有序、保存完好并做好借阅登记等。第 4 条 档案管理员有义务保证档案的完整和安全，发生紧急情况应及时汇报给上级领导，并及时

13、采取有力措施进行处理。第 5 条 档案管理员有义务做好档案的安全保密工作，做到保密档案不乱放、不遗失、不泄密、严格执行公司保密协议的相关规定。第 6 条 档案管理员有工作调动或变动时，应做好档案的交接工作，编制交接目录并办理相关交接手续。第第 3 节节 档案管理办法档案管理办法第 7 条 归档时间：按月度收集，季度、年度分别进行汇总分类存档。第 8 条 归档范围1、公司印发的公文2、公司的各种规章制度、实施细则、程序文件。3、公司与其他单位签订的合同、协议书等文件正本。4、公司重要会议资料，包括会议通知、决议、总结、重要发言、会议纪要等。5、上级机关签发的与公司有关的决定、决议、指示、条例、规

14、定、计划等文件资料。6、公司对外的正式发文及与公司有关单位来往的文书及传真。7、公司重要的技术资料、客户资料等。8、公司管理人员的任免文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料。9、公司的历史沿革、大事记及反应公司重要活动的简报、照片等。10、公司及公司产品的获奖证书等。第 9 条 整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，分不同价值，便于保管和利用，按年度分类存档，分别制定电子版和纸质版两种方式保存。在归档的文件资料中，应将每份文件的原件与附件，请示与批复归放在一起，不得分开。第 10 条 质量要求：归档文件应齐全、完整。纸质文件字迹模糊或易褪变的应复制，并附于原件后一并存档，已破

15、损的有价值文件应予以修复。第 11 条 整理方法：文书档案整理采取分项立卷，根据归档范围和保管期限按时进行归档。要求一事一卷，多个小卷装档案盒整理。第 12 条 总裁办公室所有原始文件档案，在未经董事长许可的情况下，一缕不允许外部人员查阅、复印、外传。第第 4 节节 档案销毁管理档案销毁管理第 13 条 根据国家档案保管期限的规定，制定公司档案保管期限表，定期对档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁。第 14 条 档案超过保管期限后，由档案管理人员列出清单报相关领导填写意见，经鉴定复核并填写好销毁鉴定报告，编制销毁清册后报董事长批准后，在相关部门人员的监督下方可进行销毁。第 15 条 需销毁档案的

16、填写销毁清册（一式两份） ，档案销毁后，将鉴定报告、批准手续、销毁清册等文字材料一周内归档。第第 3 章章 公共关系管理制度公共关系管理制度 第第 1 节节 总则总则第 1 条 目的：为规范管理公司的公共关系以及公共行为，树立良好的企业信誉和形象，开发并保持公司与政府和客户沟通的良好渠道，有效传递内外信息，以实现公司公共资源的优化配置，增加公司的社会效益和经济效益，特制订本管理制度。第 2 条 公共关系管理体制1、由总裁办公室主任负责公司公共关系总协调，公共关系事务统一由总裁办公室主任负责；2、总裁办公室所有成员都要树立“人人都是公关员”的公关意识。第第 2 节节 公共关系维护方案公共关系维护方案第 3 条 公共关系维护对象1、公司外部对象 包括政府机关、新闻媒体、社会公众2、公司业务单位 包括客户、合作人和竞争对手3、公司内部对象 包括公司全体员工第四条 公共关系管理原则1、团结一致原则 公司在进行公关活动时对外口径要保持一致，各相关人员不能随意表述自 己的立场。2、表里如一原则 公司人员在对外宣传时不得过分吹嘘，要以实际行动去说服和感动公