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1、公文处理和日常公务应知应会内容,主讲人：谢玲,优秀文员应具备的素质,*有职业道德 *有健康的身体和心灵 *具备应有的工作能力：表达能力：文字表达能力。具有文思敏捷、行文迅速、思路清晰的表达能力。平日需勤写多练，搞好调查研究，善于阅读各种有益的书籍、加强理论修养，累积知识;掌握公文写作规则和要求。口头表达能力。具有说话得体，表达准确，条理分明，应对敏捷，以应对协调工作，接待来访，便于汇报工作，提出建议。,优秀文员应具备的素质,办事能力:领导不在家，秘书来当家：能独当一面地办理领导交办的事务。应变能力：遇到突发事件，能迅速编发出精确的信息传递程序，选择最佳求得指令的途径。社交能力：秘书应当善于在交
2、际中获取信息，同时在交际中进行工作。操作能力：应具有速记、打字机、电脑、以及汽车驾驶等能力。-秘书工作应当是个杂家，又是个通才。,第一章,行政公文处理的规则和方法,第一节：了解公文的特点,公文的特点：一、法定的作者（依法成立的组织或以机关、国家领导人的名义发文）；二、法定的权威性和行政的约束力；三、规范的体式。,第二节：把握公文格式,一、公文格式的含义：法定公文特有的外形结构的组织与公文各项内容的安排。二、公文用纸和幅面尺寸：A4型纸，210mm297mm三、公文页边与版心尺寸： 天头（上白边）：37mm1mm 地脚（下白边）：35mm1mm 订口（左白边）：28mm1mm 翻口（右白边）：2
3、6mm1mm 版心尺寸：156mm225mm,一、公文格式的种类及其规定,一、文件式格式 二、信函式格式 三、会议纪要格式 四、公告、通告格式 五、命令式格式,格式的组成,公文的格式由眉首、主体、版记三部分组成：置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首，其中红色反线是眉首的一个要素其宽度同版心，即156mm ；置于红色反线以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。,*（一）文件式格式 文件式格式分上行文格式和下行文格式,上行文文件式格式各因素及其标注要求:*上行文眉首部分各项目名称、位置和字体字号：1.发文机关标识（必要项）：发文机关名称“文件”二字组成；字体字
4、号：小标宋体字，红色。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于22mm15mm 。位置：距离版心上边缘80mm，距离上页边：80 mm37mm； 联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。,上行文的眉首部分,2.发文字号（必要项）：由机关代字、年份、序号组成，3号仿宋体字;年份用阿拉伯数码，用六角括号“ ”括入； 序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。如：府2007第04号（错）应为：府20074号）位置：在发文机关标识下空两行，左边空1字处。,上行文的眉首部分,3.签发人（必要项）：用3号仿宋体字，签发人姓名用3 号楷体字，平行排列于
5、发文字号右侧，居右空1字。如联合行文，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。发文字号与最后签发人的姓名并列。,上行文的眉首部分,4.秘密等级（选择项）：3个等级：绝密、机密、秘密，3号黑体字，顶格标注于版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。 5.紧急程度（选择项）：两个等级：特急和急件，用3号黑体字，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心
6、右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。,上行文的眉首部分,6.公文份数序号（选择项）：绝密机密的公文需要标注。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号,用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。 7.红色反线（必要项）：发文字号之下4mm处印一条与版心等宽(156mm)的红色反线。,*下行文眉首部分的各因素及其标注要求,发文机关标识：基本上同于上行文。位置不 同，距离版心上边缘25mm，距离上页边25mm37mm 发文字号：基本上同于上行文。位置不同，发文机关标识之下空2行居中排布 签发人：不必标注。 秘密等级、紧急程度、公文份数序号、红色反线等标注与上行文同。,思考题
7、,上行文和下行文文件式格式中眉首部分的要素及要素的排列位置有哪些不同？为什么？上行文与下行文中有一种必须用文件式格式，你认为是哪一种？请为下面提示的公文排示眉首部分：某中学向教育局撰写请示，其发文字号为校20096号，公文份数序号为：006号，签发人为：校长张明，不是秘密文件，在时间上无特殊要求。,思考题,请为下面的公文排示眉首部分： 某市人民政府向市局发通知，发文字号为府200816号，份数序号为0039，紧急程度：急件，秘密等级：机密，秘密期限：6个月，签发人：局长李伟文 中州市卫生局、环保局联合向市人民政府撰写意见，发文字号卫20109号，份数序号为09，紧急程度：急件，秘密等级：秘密，
8、签发人：卫生局局长陈松，环保局局长刘一平,公文的主体部分：无论用什么格式，主体部分的要求是相同的,主体部分：由标题、主送机关、正文、附件（选择项）、成文事件、印章、附注（选择项）组成。 正文以3号仿宋体字为标准，一般每页22行，每行28个字。每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。,*主体部分各项目标注的要求（适用于各种格式）,1.标 题：位置在红色反线下空两行，2号小标宋体字，如多行排布，回行时要词义完整。 如：关于举办经济普查统计报表培训班的通知2.主送机关：标题下空一行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能
9、显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。,主体部分各项目标注的要求（适用于各种格式）,3.附 件： 正文下空一行，左空两字标“附件”两字，其后用冒号，之后书写附件名称。附件如有序号，用阿拉伯数字。4.成文日期：用汉字，“”不能写成“0”或“零”。位置见教材。 5.印 章：后面讲解 6.附 注：成文时间之下空一行，3号仿宋体，居左空2格用圆括号。,正文格式要求,关于的通知主送机关:附件：章二一年一月一日（附 注 ）,思考题,请为下面的内容排示眉首部分、主体部分。正文内容可用省略号表示，秘密等级、紧急程度、份数序号、发文字号、成文时间可自行确定。某市先锋小学和
10、光明小学请示市教育局，要求拨款联合举办普通话竞赛活动。该公文提供的联系人为：王莹，电话号码为666666，附件为：资金预算表,*版记部分的项目及其格式要求（适用于各种格式）,版记应置于最后一面（底面），版记的最后一个要素置于最后一行。版记各要素之间均加一条反线。 主题词：顶格标识，3号黑体字，词目用3号小标宋体字，词目之间空一字。 抄送机关：主题词下1行，左右各空1字，抄送机关之间用逗号隔开，最后用句号。用3号仿宋体字。 印发机关和印发日期：位于抄送机关之下（最后一行），并列标注。印发机关左空1字，3号仿宋体；印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉 伯数码。,*版记部分的项目及
11、其格式要求（适用于各种格式）,页码 用4号阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距离版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。 公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）就为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。,印章盖法的有关规定,*公文除会议纪要和以电报形式发出去的外，应当加盖印章。*联合上报的公
12、文，由主办机关加盖印章，联合下发的公文，都应加盖印章 *印章的位置：距离正文2-4mm； *公文不能出现“此页无正文”现象：印章必须与正文同处一页.当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决。 *单个印章的两种盖法：当下弧无文字时，采用下套方式；当下弧有文字时，采用中套方式。加盖单个印章的成文日期距版心右边缘4个字，印章居中压成文时间，不署发文机关名称。,印章的盖法,*两个印章的盖法：将成文日期拉开，距版心左右各空七字，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期。两个印章不能相切、相交，相距3mm左右。可不署发文机关名称。 *三个或三个以上印章的盖法：盖在正文和成
13、文时间之间，主办机关在前，每排最多排3个印张，两端不得超出版心。为防止出现空白印章，必须署发文机关名称。成文时间距版心右边缘2字,单个印章的盖法,两个印章的盖法,三个印章的盖法,单个印章的位置,x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 。一九九年三月八日,两个印章的盖法,X x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 一 九 九 九 年 三 月 九 日,三个或三个以上印章的盖法,X x x x x x x x x
14、x x x x x x x x x x x x x x x x x x 卫生局 环保局 环卫局 一九九九年十月九日,请为下面的公文排版,发文机关：市人民政府 主送机关：市公安局 秘密等级:绝密 紧急程度：特急 序号：09 发文字号： 府200919号 签发人：许兴 主题词：、通知,接上,抄送：省人民政府标题：开展社会治安整顿活动的通知正文： 附件：活动时间安排表成文时间：2009.9.6.印发单位：市政府办公厅综合处印发时间：2009.9.5.,*（二）信函式格式的有关规定。（信函式格式主要用于平行文，下行文也常用）,发文机关名称：距离上页边30mm标注，推荐用小标宋体字，红色，字号由发文机关
15、酌定 武文线（上粗下细）：发文机关名称之下4mm处标注，长为170mm，红色 发文字号：武文线下1行版心右边处顶格标识 秘密等级、紧急程度：武文线下1行版心右边处顶格标识 标题：发文字号下空1行 文武线（上细下粗）：距下页边20mm标注，红色，线长170mm,首页,练习题,请给下面的公文内容排版： 发文机关：市第一中学 主送机关：市秀山中学 紧急程度：急件 公文份数序号：010 发文字号： 校20098号 主题词：教育 公德 培训 函 抄送：市教育局 印发机关：市第一中学办公室 印发时间：2009年6月6日,接上,标题：联合举办公德教育培训班 正文内容：略 成文时间：2009年6月3日,*（三）会议纪要格式的有关规定,会议纪要的格式可选择：办公会议应当用纪要格式，经验交流会、座谈会、研讨会等纪要可用纪要格式，也可选用其他格式。 会议纪要标识（相当于发文机关标识）：由会议纪要名称纪要组成。 其他格式要求相当于下行文文件式格式。,首页,接上,出席:列席：请 假：主题词：教育 改革 会议纪要分 送： xxx，xxx，xxx，xxx，xxx，xxx，xxx，xxx，xxx，xxx，xxx，xxx。x x x 办 公 室 2009年5月4日印发,
