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1、细心，诚心，责任心 一 每一个岗位都有它的真正目的，业务助理，通俗来讲，可以理解为初级的业务人员。就是协助业务经理维护好客户，处理好日常事务，最大限度的为公司创造效益。 看似简单，其实要做好，需要我们有非常全面的知识，要有十分的细心，要有十足的诚心，要有很强的责任心。对于我们刚进入外贸行业的新人来说，业务助理这个岗位可以让我们学到很多，可以助我们快速成长。 业务经理 业务助理 客户 工厂 财务 做个有心人： 细心：做事要细心谨慎。 诚心：待人要正直诚信。 责任心：对待工作要有很强的责任心。 二 作为业务助理，主要的工作就是协助业务经理处理好细节方面的各项日常工作，包括联系客户，及时处理订单，及
2、时提供客人所需的各种资料，如结汇单据，报价单，检测报告，及时收集、提供样品等；联系供方，积极做好与供方的沟通，监督合同的执行情况，及时通知开票，依合同规定安排货款；做好与财务的配合衔接工作，及时提供财务所需的销售资料，及时向货代催讨核销单、退税单，及时提供财务所需的资料、单据；做好与业务经理的配合衔接，从而使日常工作井然有序的进行。 1及时做好货物出运前的各项准备工作，包括监督供方的生产进程，准备出货前的文件资料，预定仓位，通知进仓等，确保在合同要求的交期内出运货物。 催工厂交货也有一定的技巧，不要让工厂觉得我很烦，老是催他，同时又要达到我们自己的效果，使其按时交出合格的产品。最好的办法就是让
3、工厂明白我的货一定不能延，如果延了会有什么样的后果。这样要比每天打个电话去问下货好了没效果好得多。 2根据不同客户的不同要求缮制结汇单据。对于汇付及托收的客户，适时提醒客户及时安排货款，争取及时收汇。通过紧密关注 ,及时洞察客户的异常，发现问题及时向业务经理报告。对于信用证结算的客户，做到单单相符，单证相符，避免出现不符点。 我在单证环节的操作流程交流 : （单证操作流程表）。 3向客户提供满意的服务。针对不同客户，提供不同服务。比如，对有些出货频率高，单子较细碎的客户，做到出货前几日跟客户确认预出货的规格及数量，并予出货前一日或出货先将发票装箱单传客人确认，由此避免错误发生。 们有个客人每次
4、订货涉及的型号有 500每次出货前我们会传一个 客人，有时候客人在 看不到他急要的货，他会跟我们提出来，我们再协调一下，把他急要的货排上去，把不急的拉下来，等到下个货柜再发。在发完一个货柜后，我们再做一个把余留订单的每个型号都标上这样客人就可以很清楚我们的进程，我们也可以提前知道客人接下来哪些货比较急。 督促分供方按时交货的同时，通知工厂及时按要求开具增值税发票，并在临合同约定的付款日期时，提醒业务经理及时审批和安排到期货款。 我们要求工厂一定要按照我们的交期交货，我们对于自己做出的承诺也要做到，比如在合同中约定了出货后 45天付款，那我们就应该在 45 5配合财务作好各项工作。及时向财务提交
5、增值税发票，保证出运货物后及时入帐；并积极向货代催讨退税单，配合财务做好退税工作。 协助业务员处理好其他的日常事务。 三业务助理应具备的基本素质和基本能力 1要有良好的心态 记住该记住的，忘记该忘记的。改变能改变的，接受不能改变的。 从待遇来说，业务助理的工作内容同业务员类似，但是考核机制不同，导致待遇也有相差，一般而言，业务员有提成，而业务助理是没有提成的。公司有一整套完善的业务薪资体制，不同的考核机制自有其道理。我想主要的原因应该是承担的责任不同，同样是维护客户，如果因维护不当造成公司损失，对业务员而言，直接对公司负责；对业务助理而言，则是对业务经理负责，造成的由业务经理对公司负责。 从发
6、展来说，业务助理是一种经历，是独立承担业务的有效过渡。在进入公司时，就必须做好在公司工作 3为从熟悉各业务环节到熟悉产品，再到独立维护客户，最少也需要 1年以上。也就是说到第 2年，才能真正从自己的工作成果中获利。 2要有强烈的责任心 很多看似可做可不做，可早做可晚做的工作，做和不做，或早做晚做，其后果可能截然不同。 有一次我同业务经理一道接待客户来访，头一天谈的内容比较多，晚上我就谈到的要点做了一份 第 2天早上见面时交给客人确认。客人对我们的印象非常好，他觉得我们做事严谨，有条理，值得信任。后面的合作自然顺利了很多。如果我不做这个 有人会责怪我，但是我做了，其结果就是拉近了跟客人的距离。很
7、多事情没有对与错，在有着强烈责任心的前提下，很多事情你做了，对公司而言是一种收获，对个人来说，也是一种积累。 3. 做到正规，注重细节 1）为什么要正规和注重细节？ 对外贸易与其他的贸易不同，因为地理、文化背景等方面的不同，它需要操作人员使用一套已经被广泛接受并沿用的系统。它就是我们在书本上学习到的那些知识和规范，以及业务前辈积累下来的一些宝贵经验。从沟通的细节中客户会看到你的工作态度，工作是否严谨以及是否可以信任。细节决定成败，这句话一点都不夸张。 2）如何正规和注重细节？ 所有与客户有接触的文件都必须符合国际惯例。它们都有其固定的格式和规范。 尽量使用正规的商务信函，正规的合同格式，正规的
8、样品发票等文件。 在实际操作中从以下几方面做到： 对客户的回复使用正规商务信函格式。 努力提高英语写作水平。使用正确、简洁的商务语言，不使用非正规缩写。如 成 U 。规范使用英文大小写。不使用全部大写，以方便客户阅读 。 在日常同客人的交流中有理有节，尊重客户，使用礼貌用语。 对于长期合作的老客户，他的订单一般都有一定的规律，如果有异常，及时跟客人确认。 我们有个合作很多年的客人，他的某个型号的每次订购量都是几千套，有一次订单过来，上面的数量是 50000套，发现这个异常后，我们及时跟客人确认，原来是制单时搞错了，多打了一个 0。对我们的及时提醒，客人很感激。如果等客人发现问题了，再来要求更改
9、，可能工厂都已经排产，或货已排好，处理的难度可能会大很多。 4. 熟悉产品 业务助理同样需要熟悉产品。连产品都不熟悉，很难赢得客户的信任和工厂的尊重。可以从以下方面来熟悉产品： 做个有心人。将在日常订单跟进过程中的产品相关知识整理成文档并默记在心中。 有机会多去工厂车间看，一方面可以了解生产工艺，另一方面可以全面了解产品相关知识。 不懂一定要问。多跟业务经理或公司同事请教，不懂装懂是不明智之举。掌握了产品知识，跟客人和工厂的沟通就会变得轻松。 到诚信守诺 学会换位思考，站在客户的角度，给出你的建议。 销售最理想的高度是：顾问式的销售。站在客户的角度来考虑问题，提出你自己的建议来帮助客户。同时也
10、帮助了你自己。你的合理建议让客户感觉到你的专业，也感觉到你的尽职。这样还让客户给你多一份信任。这种信任关系在业务开展中是非常重要的。它会让你的客户忠诚度提高一个层次。 但合理的建议是建立在对产品的充分了解和丰富的跟单经验上的。这两个因素都是在业务开展过程中慢慢积累起来的。它也是一把双刃剑，用得好事半功倍，用不好会显得更不专业。 诚信守诺，它是业务开展的基础，也是为人处事之道。在给客户承诺之前， 先去确认一个满足承诺的条件是否可行。而一旦做了承诺，就一定要做到。如果做不到，就要诚心地向客户道歉，不要去辩解或推卸责任。只需向客户说：这是我的错。然后想办法来弥补。 四几点建议 到日清，周清，月清。 位思考
