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1、会 议 室 管 理 培 训,会议室管理员,引言,会议，是指在遵守一定国家的法律和遵守一定的会议规则的前提下，围绕一定的议题，三个人以上（包括三个人）在一起共同商讨（商议）问题（议题），以便达到或互通情况，或交流思想，或得出结论，或达成协议，或作出决议（决定）等有目的有组织有领导的集会。会议的六个基本构成要素：与会者、会议主持人、会议议题、会议名称、会议时间、会议地点。,会议是工作的一个重要组成部分。 会议是集思广益、沟通信息、培训交流、汇报工作的一种重要方式。 由此可见，会议对人们工作的重要程度。,思考：既然会议如此重要，要开好一个会议，需要做好哪些工作？,？,【会议的作用】,目 录,会议召开
2、,1,电话会议,2,接待礼仪,3,投影仪突发状况的简单处理,4,目 录,会议召开,1,电话会议,2,接待礼仪,3,投影仪突发状况的简单处理,4,会议筹备,会议善后,会议过程,会议室管理模块,会议基本礼仪,【会议关键要素的确认】,谁去做这些会前的准备工作？,部门秘书？会议室管理员？,NO,NO,既然会议是我们工作的一种重要形式，我们在座的每一位都会参与到各类会议中，同时，我们也需要组织各类会议。,你们认为，会前需要做哪些准备呢？,会前筹备 会前准备,确定与会人员，统计与会人数；,我司现共有会议室及培训室23间，其中总部有9间、体验中心有9间、培训基地有5间，可根据不同需求选择相对应的会议室。,确
3、定会议类型，接待还是内部会议，大型会议或者小型会议，以便安排不同规格的会议室；,确定会议需要使用设备和用品种类、要求，如白板纸、激光笔、移动投影等；,人员,设备,类型,地点,会前准备,为避免工作时间的冲突，在发出正式会议邀约或通知前，通常要先和与会者本人或其秘书进行电话沟通，确定与会人的空闲时间。,例如： “您好！我是*部门的*，我们计划召开关于的会议， 想邀请*参加，会议初步定于.，大约持续，请问是否符合您的时间安排？”,如何与与会者沟通会议时间？,【会议关键要素的确认】,必要时需对与会者进行 其他提醒，例如：携带相 应器材，做好发言准备， 相关注意事项等。,【发送会议邀约】,另：在颜莊A栋
4、二楼设有培训室4间，三楼设有培训室4间,注:如会议临时取消，请提前半小时告 知会议室管理员。,会议室预定流程,会议发生冲突时,该怎么解决？有哪些原则？,会议室使用原则,注意：内部会议服从外部会议、小会服从大会、部门会议服从公司会议、一般会议服从紧急会议。,窗帘,一般情况下，首先关闭靠近投影屏幕的窗帘。,灯光,一般情况下，靠近投影屏幕的灯要关闭,影响会议室光线的因素,其他影响会议现场环境的因素,投影仪,确保投影图像稳定、清晰、居中、大小适宜 。,窗户,根据会议室噪声、温度、通风等情况决定窗户开关。,桌椅,1.检查桌椅数量是否够用；2.根据会议需求摆放桌椅，如小组讨论、讲课式等。,还有哪些因素会影
5、响会议现场的环境？,【会议室的准备】,你会开空调吗?,是不是打开空调就可以了？,空调的作用原理是什么？,温度下降需要时间,提前开启会议室空调,压缩机,冷凝器,节流阀,蒸发器,会议设备准备空调,人体感觉最舒适的温度是多少度？2428 调节空调时，除了温度还要考虑哪些因素？风速：先调至最大，待温度下降后调至最小风向：一定不能直吹人体 在会议进行中需不需要调节温度？需要，因为会议室不是密闭的空间，与会人数也可能发生变化，会议进行时与会人的活动也会影响人们对会议室温度的要求，所以要根据会议现场的情况来选择是否需要在会议进行中调节温度。 还有哪些因素会影响会议室的温度？1.会议室中的电器设备在使用过程中
6、释放出的热量2.室外天气的变化,会议设备准备空调,会议设备准备空调,会议设备准备投影,会议设备准备投影,会议设备准备投影,电脑切换投影方法： 1、 同时按Fn、F3键 或 同时按Fn; 2、如果切换不过来，可直接用鼠标操作单击右键图形选项输出至监视器 3、切换时，为保证画质质量，电脑分辨率应调为1024*768;,开关按钮上会标注槽灯、筒灯、中间日光灯,开关在这里！,灯光的控制,会议设备准备灯光,会议设备准备灯光,会议设备准备激光笔,连接电脑USB插口,多运用于PPT，可上下翻页,目 录,会议室管理,1,电话会议,2,接待,3,投影仪突发状况的简单处理,4,会议申请,会议回复,仪器使用,后续动
7、作,电话会议模块,电话会议，通俗地说就是利用电话机作为工具，利用电话线作为载体来开会的新型会议模式。它没有时间、地域限制。打破了通话只能局限于2方的界限，可以满足3方以上（根据不同提供商的产品，最高可实现4000方同时通话）它具有信息更加真实，范围更加广泛等特点。,什么叫电话会议呢？,电话会议申请,XX电话会议需求： 会议主题：时间：X月X日 X时X分时分方数：X人 方数：需要接入的线路数，而不是指与会人数例： 会议主题：行政部电话会议 时间：10月10日 9:00-10:30 方数：10,将以上信息填好后，以邮件形式发给会议室管理员进行电话会议申请。,这是什么？该怎么用呢？,电话会议设备八爪
8、鱼,中转器连接口,电话线连接口 （孔比较小）,八爪鱼连 （孔比较大）,扩音功能,电话似的按键,目 录,会议室管理,1,电话会议,2,接待,3,投影仪突发状况的简单处理,4,座次的摆放,物品的摆放,注意事项,接待模块,我司的接待，一律跟随国际惯例，主人对门而坐，客人背门而坐。 座次按重要程度依次从中间往两边散开。（图中数字号码代表重要程度）注： 但由于二楼一号情况特殊，改为主人背门而坐，客人对门而坐。,A为主方 B为客方,接待座次安排,A8,A6,A4,A5,A3,A1,A2,A7,B7,B5,B3,B1,B2,B4,B6,B8,接待注意事项,1、确定客人的基本情况：人数，名单及职务，谁是负责人，负责人有几个，是否有特殊要求。2、预定会议室：如有接待，请提前一天对会议室进行预订，预定时，预留一个小时左右的准备时间，注意会议室的容量，不能太大，更不能太小。3、如有文件、音频需要用投影展示，最好提前拷入电脑，放置容易发现的位置，并再次检查文件格式是否正确。如临时需要用U盘，需保证U盘可用，无病毒。4、我公司所有会议室除中心会议室外，均无音频线，如需播放音频，请提前通知会议室管理员准备。,投影仪突发状况的简单处理,谢谢聆听,
