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1、岗位说明书的编写 人力资源部 010年 6月 来自资料搜索网 (海量资料下载 我们来思考几个常见的问题 为什么有的人工作量很大，做也做不完？ 为什么招聘的员工会常常不符合岗位要求？ 为什么公司薪资总额在不断上升，而员工却在抱怨收入不理想？ 为什么有的员工不知道自己该做什么，怎么做？ 原因何在？ 我们到底需要用多少员工？什么样数量的员工才能保证实际效用最大化，创造更多的企业利润呢？ 员工的需求是什么？很多情况下员工需要的不仅仅是薪酬，可能还有其他 如何发挥每位员工的作用，如何激发他们的潜能？ 员工的职业生涯到底是怎样规划的？ 岗位的分类 企业里很多岗位，这些岗位按其性质的不同可以分成若干个类型：
2、如生产岗位、执行岗位、专业岗位、监督岗位、管理岗位以及决策岗位； 生产岗位： 主要是指直接从事生产、安装、维护及为制造作辅助工作的岗 位，生产岗位的员工主要从事企业基本生产任务。 执行岗位： 主要是指从事行政或服务性的工作岗位，执行岗位的员工根据领 导的安排执行自己的任务。 专业岗位： 主要是指从事各类专业技术的工作岗位，例如：项目工程、会计 或者工作技术人员等。 监督岗位： 主要是指受董事会或股东会的委托，监督企业各项工作的人员，执行监督工作。例如：审计部门、监察部门等。 管理岗位： 主要是指一些部门、科室的主管或部门经理，他们的职责是 管理某一团队。 决策岗位： 主要是指公司的高级管理层，
3、例如：总经理、副总经理或分管某一部门或业务的总监等。 续 表 岗位的设置原则 岗位设置的数量应符合最低数量的原则 1、岗位数量不要设置很多，数量要尽可能少； 2、如何才能符合最低数量的原则 设定部门职责 分配部门内职责 员工是否最大程度内承担职责？ 是 符合最低数量原则 否 所有岗位要求实现最有效的配合 每个岗位要求在企业组织中发挥最积极有效的作用 每个岗位与其他岗位的关系要协调 岗位设置要符合经济、科学和系统化的原则 岗位说明书的编写确实有必要！ 合理、科学 的岗位设置 就是企业利 润增长点之 一！ 思考后我们明白 企业需要自己的 岗位说明书 岗位说明书的定义 对企业的任职条件、岗位目的、指
4、挥关系、沟通关系、职责范围、负责程度、考核评价的内容的定义性说明！ 编写的目的： 促使工作的名称与含义在整个组织中表示特定而一致的意义，实现工作用语的标准化； 确定员工的录用与上岗的最低条件； 确定工作要求，以建立适当的指导与培训内容； 作为员工绩效考核、职务晋升的主要依据； 获得有并工作与环境的实际情况，利于发现导致员工不满、工作效率下降的原因； 为改进工作方法积累必要的资料，为组织的变革提供依据； 岗位说明书的作用 对于任职者 明确本岗位的价值和主要产出； 清楚自己岗位的主要产出领域及结果； 是任职者素质提升的主要依据； 向上级寻求更有针对性的指导； 明确自我的发展方向及业务素质类型； 对
5、于管理者（直线经理人） 更加明确本部门的人员需求； 为合理的分派工作、制订计划提供参考依据； 绩效考核的基础工作之一； 为员工提供更好的辅导和支持； 挖掘员工的潜力、培训能力，促使效用更大化； 对于人力资源从业者 为公司人力资源规划提供依据； 匹配岗位与人的基础； 招聘、培训等工作的基础； 岗位评价的前提、薪酬制定、福利分配的基础； 绩效考核的依据； 岗位分析流程 岗位分析方法 资料研读法 问卷调查法 访谈法 调查法 工作日记法 岗位分析 6要素 岗位说明书模版 岗位信息收集 岗位分析 岗位说明书撰写 收集与有关岗位内容与岗位之 间的信息 对岗位进行分析整理，分解为 几个关键部分 收集与有关岗
6、位内容与岗位之间 的信息 岗位分析的六要素 工作分析六要素 基本信息 岗位目的 工作关系 主要应负责任 岗位工作权限 最低任职资格 基本信息 岗位名称、所在部门、层级等 岗位目的 该岗位存在的目的和主要价值 主要应负责 任 岗位的关键责任和产出成果，最好不要超出 10项 岗位工作权 限 根据岗位应负的责任，赋予该岗位应有的权力 最低任职资 格 通常指担任该岗位所需的最低的资格和基本素质要求 工作关系 该岗位在组织中的位置，通常用图、表的形式表现 一、基本信息 岗位名称： 直接上级岗位： 任职者： 直接上级姓名： 所在部门： 所在类： 专 业： 学 历： 工作地点： 所在层级： 岗位编号： 写日
7、期： 备注：该信息仅作调查时使用，在实际的编写过程中某些项目可以省去。 岗位编号的说明 为方便分析及总结归纳，同时也便于档案管理，在岗位说明书编写时将所有的岗位进行编号处理。 例如：行政为 术开发为 装分厂为 质管理部为 以此类推，将所有部门以汉语拼音的首写前两个字母进行编号。 岗位也进行编号，例如：技术部总监的编号为： 01 二、岗位目的 分析要点： 组织为什么需要这个岗位？ 这个岗位为组织的整体目标的完成承担了什么？ 该岗位对组织独一无二的贡献是什么？ 岗位坐标，对部门 表达形式为： “为” ” ” 组织贡献 约束条件 主要活动 表达要尽量的简练，避免罗嗦重复，一般只用一句话概括 可供使用
8、的一些核心词句： 对于管理人员多用 概括性 词汇，如：组织、领导、审核、考察、决定等； 对于非管理人员，多用 具体动作 词汇，如：操作、倾倒、开动、填制、计 算、发放、检查、运送等 还可以选择这类词汇：确保、保证、实现、完成、达到、分担、支持、配 合、负责等 岗位目的 分析举例 用一句话，清晰地表达岗位在什么条件下，要做什么，以及岗位为什么 存在（价值、意义）。 岗位：行政秘书 为完善落实公司日常行政服务支持工作； “为” 在公司营运总监的领导下，根据公司政策的规定， “在” 起草公司日常各项文件，制定培训制度、组织安排培训项目；负责宣 传工作，促进公司企业文化建设；协助公司领导确保实现公司各
9、部门 的信息交流； “做” 举 例 主要应负责任 主要应负责任（岗位的关键活动和要达到的成果以及关键衡量要点，最多不超过 10项） 序号 主要应负责任 衡量要点 按照各项工作的重要性排序 应负责任：为实现 岗位目的 ，该岗位任职者需要在哪些 主要领域 通过哪些主要活动获得什么样的 最终结果 。 应负责任的分析要点： 分析该岗位最终所产出的结果 分析着重于达到最终结果所采取的主要活动 衡量要点： 对岗位的主要活动及其结果的评价角度，与应负责任相对应，重在牵引性，可心定量也可以定性。 衡量要点一般包括： 时间（及时完成率，开发周 期等） 质量（故障率、出错率、一 次合格率、客户满意度、有 效投诉率
10、、可操作性等） 成本（投入产出比） 数量 主要应负责任 行政秘书 序号 主要应负责任 衡量要点 1 按照领导要求起草各类公文，做好会议记录及会议纪要的准备 时效性、准确性 2 制定培训制度，根据培训需求组织安排并完成各项记录 前瞻性、可操作性 3 组织实施宣传报导工作，负责宣传看板的设计与文稿的筛选、修缮 数量、时效性 备注：主要应负责责任应进一步分解，成为部门绩效考评的一个重要依据，尤其是可转化为 不可疏漏的一个环节 我们在设置岗位时，对其所承担的责任一般划分为： 主 责 部 分 支 持 作为岗位说明书编写中不 可疏漏的环节，同样重要并 需要写入其中 配合部分 分析举例 岗位：行政秘书 序号
11、 配合部分责任 配合关系 1 协助梳理制定公司的行政规章制度、监督制度的执行 部分 2 协助做好人力资源相关工作 部分 3 协助相关部门推动公司企业文化建设工作 部分 4 协助行政部门做好政府沟通工作 支持 5 公司访客的接待 支持 备注：同一层次上支持责任不要太多，这样就会造成大家相互之间会有矛 盾，会交叉太多。 配合工作归纳的意义 在这一部分中，我们就是要让每一个员工知道：在同一个部门中要实现岗位之间的有效配合，促成组织的团队建设。同时，这一部分也可作为 360度考核的标准，来全方位考核员工的工作能力与工作内容。 相关链接： 什么是 360度考核？ 360度考核，被考核者的考评者，不仅有其
12、上级主管，还包括其他与之密切接触的人员，如同事、下属、客户，以及本人自评，它是一种从不同层面的人员中收集考评信息，从多个视角对员工进行综合绩效考评并提供反馈的方法，或者是说一种基于上级、同事、下级和客户等信息资源的信息收集、评估绩效并提供反馈的方法。 四、工作权限 岗位工作权限是指：为了充分达到岗位目的，岗位所应享有的权限范围。 它包括： 决 策 权 建 议 权 监 督 权 审 批 权 检 查 权 通常情况下，一个员工所获得的权限比较低，他的主要工作就是执行，但却保留建议权与监督权 五、最低任职资格 最低任职资格（通常是指基本的任职资格和基本的素质要求） 应具备的知识 教育水平 完成岗位职责所
13、必须具备的学历，不能过高也不能过低，也不是条件越多越好； 专业要求 本岗位所必须具备的相关专业要求 知识技能 指为正确完成本岗位职责应必须具备的专业知识和技能 工作经验 工作经验的长短和工作经验的类型、 职业资格 要求任职者所应具备的任职资格、从业资格和特殊技能 续表 最低任职资格（通常是指基本的任职资格和基本的素质要求） 应具备的技能 计算机技能 完成岗位职责所必须具备的计算机技能的要求，最好要有等级或技术水平的描述 语言技能 完成岗位职责所必须具备的语言技能的要求，最好要有等级或技术水平的描述 应具备的能力的素质 描述或列举出，为了正确履行岗位职责，该岗位所必须具备的语言能力，能力要求一般而言是指对该岗位最重要的能力。 自然条件 性别 年龄 其他 最低任职资格 岗位：行政秘书 最低任职资格（通常是指基本的任职资格和基本的素质要求） 教育水平：专科及专科以上； 专业要求：经济管理类、其他综合类、文秘等相关专业； 知识技能：掌握初步的经济管理理论、熟悉公文的写作程式、了解劳动法律 法规及劳动政策、具备一定的人力资源专业知识； 工作经验：一年以上工作经
