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1、,公文線上簽核推廣,花蓮縣政府,文書作業 主管作業 檔管作業 文書研考作業 系統維護作業 教育訓練,2018/9/25,/62,電子公文線上簽核資訊教育訓練,課 程 大 綱,/62,專案緣起,配合行政院研考會電子公文節能減紙政策，在現行公文系統上搭配自然人憑證建置線上簽核機制，規劃建置以縣府為中心，集中式的線上簽核公文管理系統，提供縣內各級機關公文管理整合服務。,專案目標,一、提供不同陳核層級處理流程版本，提供縣府與各級機關與鄉鎮市公所、學校公文簽核應用系統 。二、水培所、防疫所、體育場、鳳林及玉里2個地政所、13個代表會及129所學校共147個機關，及二級機關中的花蓮地政事務所，連同5個警察
2、分局及13個鄉鎮公所，共19個機關教育訓練作業。三、縣府與一級機關系統導入(教育訓練與上線輔導),專 案 說 明,/62,系統導入說明,專案導入期程,/62,系統規劃說明,系統介紹,/62,系統規劃說明,系統介紹,公文整合資訊系統 gdms.hl.gov.tw,公文管理系統 公文管理/檔案管理/憑證管理,/62,系 統 維 護 作 業,檔 案 管 理 作 業,主 管 作 業,承 辦 人 作 業,- 專案範圍,專 案 說 明,公文整合資訊系統,oo公文製作編輯軟體,縣政府,一級機關,二級機關,花蓮縣政府 應用軟體共享 硬體資源共構,系統範圍,稽 催 管 制 作 業,文 書 作 業,/62,-什麼
3、是公文線上簽核?,公文線上簽核說明,/62,公文線上簽核將機關內人工傳送的公文以電子方式在網路作業環境下，進行線上傳遞、簽核工作，或稱網路簽核公文。 (文章出處:經營決策論壇/53期/2008.8月 專訪行政院研考會 副主任委員 宋餘俠),-什麼是公文線上簽核?,公文線上簽核說明,/62,哪些公文要做線上簽核?,-決定公文線上簽核的因素,公文線上簽核說明,/62,公文本文+附件頁數合計為10頁以內（含10頁）,公文適用線上簽核條件,保存年限5年以內(含5年) 系統會有檢核,公文線上簽核說明,附件檔案小於10M,-決定公文線上簽核的因素,不適用併案公文,/62,需蓋用印信 (如大印、關防)公文例
4、如所有人事表單,附件為實體公文 如：獎狀、設計圖、採購招標文件、立約商履約保證金保管憑証 等,符合下列任一情況，不適用線上簽核！,-決定公文線上簽核的因素,公文案情複雜,會計憑證相關公文,密件公文(含招標文件),公文線上簽核說明,依公文複雜程度，由承辦人決定該公文是否使用線上簽核,專案列管件 如立法委員質詢案件、監察案件、人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件,需會辦外機關公文,府一層決行公文,/62,紙本+電子化公文處理,數位檔案傳遞,線上簽核,紙本批核,電子來文,紙本來文,紙本作業方式,電子來文,印出紙本,完整電子化資訊,線上簽核 方式,紙本作業方式,線上簽核方式,流程點記錄,紙本文傳遞,完
5、整紙本公文,流程點記錄,+簽核點紀錄與軌跡,紙本檔案,電子檔案,公文線上簽核說明,-紙本與線上簽核作業差異說明,/62,-差異說明,線上簽核，會有哪些改變？,公文線上簽核說明,/62,承辦人,會辦/陳核,線上批示、決行、文稿修改、退件,承辦人,線上擬簽、創稿,文書,存查,發文,受會單位主管,會辦,檔案室,分文,分文,單位主管、 一層主管,文書不需將線上 簽核公文列印紙本交由承辦人員承辦人與一、二層主管可執行線上簽核線上簽核決行公文直接將發文/存查公文送文書、檔案室紙本簽核決行公文維持現有作業模式執行發文，統一送文書,文書,公文線上簽核說明,-線上簽核流程（收發版）,/62,- 環境準備,如何進
6、行公文線上簽核,公文線上簽核需要有哪些準備？,讀卡機 縣府提供各級機關、學校使用之讀卡機 (除各公所、各分局及花蓮地政以外，其餘各機關請上網至http:/ra.hl.gov.tw填報上線前統計）,自然人憑證 戶政事務所可辦理批次申辦及核發，申辦費用每張275元，辦理時程約57工作天。內政部核發之自然人憑證5年有效期，憑證到期者可免費展期3年。,/62,登入頁面說明,-登入系統,http:/gdms.hl.gov.tw/,使用帳號、密碼登入 帳號：由系統維護人員建立 密碼：610碼(含英、數字),/62,系統介面圖示說明,/62,文書作業 環境設定-收文：電子交換整合軟體-發文：OpenOffi
7、ce預設電子交換目錄路徑公文流程處理介紹來文登錄掛號 電子來文：電子收文匣分文 紙本收文：一般收文登錄儲存紙本簽核公文結案 紙本簽核發文：發文處理匣發文處理電子發文確定 紙本簽核存查：歸檔處理匣存查/歸檔線上簽核公文結案 線上簽核發文：發文處理匣發文處理,- 教學項目,系統操作說明,/62,- 教學項目,電子收文流程,環境設定 - 收文：電子收文如何傳送至公文系統？,/62,安裝電子交換整合作業軟體(下載區),- 教學項目,環境設定,/62,安裝電子交換整合作業軟體(下載區),- 教學項目,環境設定,/62,收文路徑設定,- 教學項目,環境設定,/62,環境設定 - 發文：電子發文如何傳送至交
8、換中心？,- 教學項目,發文流程說明,/62,發文路徑設定,- 教學項目,eClient與OpenOffice連結,點選【預設值設定】點選【交換區目錄】 設定【電子交換路徑】 點選【 公文交換匯出列印】,/62,eClient與OpenOffice連結,- 教學項目,點選【預設值設定】點選【交換區目錄】 設定【電子交換路徑】 點選【 公文交換匯出列印】勾選【電子公文匯出】,發文路徑設定,/62,發文路徑設定 電子交換對應,- 教學項目,eClient 連結,本文 C:EFDChgZone1,附件及交換表單C:EFDChgZone1attach,/62,- 教學項目,系統操作說明,文書作業 環境
9、設定-收文：電子交換整合軟體-發文：OpenOffice預設電子交換目錄路徑公文流程處理介紹來文登錄掛號 電子來文：電子收文匣分文 紙本收文：一般收文登錄儲存紙本簽核公文結案 紙本簽核發文：發文處理匣發文處理電子發文確定 紙本簽核存查：歸檔處理匣存查/歸檔線上簽核公文結案 線上簽核發文：發文處理匣發文處理,/62,來文登錄掛號 電子來文：電子收文匣分文,系統操作說明,/62,來文登錄掛號 紙本收文：一般收文登錄儲存,系統操作說明,/62,1.批示 2.決行 3.退件 4.傳送,主管作業,-情境模擬講解,公文線上簽核-主管作業,/62,公文線上簽核-批示,單位批核匣、公文批核匣之公文資訊為：待單
10、位主管批核處理之公文資訊。,/62,公文線上簽核-決行,主管簽核-修改公文,/62,公文線上簽核-決行,主管簽核-輸入簽核意見、便利貼,/62,公文線上簽核-決行,檢視簽核表-瀏覽簽核紀錄,/62,公文線上簽核-決行,決行發文、決行存查、回主辦單位,/62,公文線上簽核-退件(回主辦),退件方式(一):公文管理系統退件,/62,公文線上簽核-退件(回主辦),退件方式(二):公文製作系統退件,/62,公文線上簽核-傳送,/62,公文線上簽核-傳送,/62,系統操作說明,紙本簽核公文結案 紙本簽核發文：發文處理匣發文處理電子發文確定,/62,系統操作說明,紙本簽核公文結案 紙本簽核存查：歸檔處理匣
11、存查/歸檔,/62,系統操作說明,線上簽核公文結案 線上簽核發文：發文處理匣繕印校對,/62,系統操作說明,線上簽核公文結案 線上簽核發文： 發文處理匣繕印校對,/62,系統操作說明,線上簽核公文結案 線上簽核發文：發文處理匣繕印校對公文交換匯出列印,紙本列印電子交換匯出,/62,系統操作說明,線上簽核公文結案 線上簽核發文：發文處理匣繕印校對傳送(送至檔案室),/62,系統操作說明,線上簽核公文結案 線上簽核發文：發文處理匣發文處理,/62,- 教學項目,系統操作說明,文書研考作業查看系統自動發信：自動稽催紀錄查詢 允許公文展期：公文展期作業 稽核逾期狀況：逾期未結事前檢查表 公文時效統計表
12、 與原基層機關操作方法大致相同。,/62,- 教學項目,系統操作說明,檔案管理系統上線前置作業 建立分類表：立案編目分類表維護新增(輸入啟用日期) 建立分類號：立案編目分類號維護匯入,/62,檔案管理系統上線前置作業 建立分類表：立案編目分類表維護新增(輸入啟用日期) 建立分類號：立案編目分類號維護匯入,系統操作說明,- 教學項目,/62,- 教學項目,系統操作說明,檔案管理系統上線前置作業 建立分類表： 使用單位(選擇)勾選自動加入一筆案次號儲存,/62,- 教學項目,系統操作說明,檔案管理 日常作業 點收：檔案點收匣 退件：檔案點收檔案退件作業 編目：立案編目匣 取消編目：立案編目 借調：
13、待調案清單例行作業 匯送：案卷著錄匣,/62,- 教學項目,系統操作說明,檔案管理 日常作業 點收：檔案點收匣,檔案點收匣內，區分為紙本檔案及數位檔案。,/62,- 教學項目,系統操作說明,檔案管理 日常作業 點收：檔案點收匣,數位檔案點收操作說明,/62,- 教學項目,系統操作說明,檔案管理 日常作業 點收：檔案點收匣,數位檔案點收操作說明,/62,- 教學項目,系統操作說明,檔案管理 日常作業 點收：檔案點收匣,數位檔案點收操作說明,/62,- 教學項目,系統操作說明,系統維護系統上線前置作業 設定起始文號：維護系統參數設定公文文號流水號、匯入機關憑證 建立單位：維護系統參數設定單位資料維
14、護 建立人員：維護系統參數設定人員資料維護 設定公文性質：維護公文性質資料,/62,- 教學項目,系統操作說明,系統維護 系統上線前置作業 設定起始文號：維護系統參數設定公文文號流水號、匯入機關憑證,/62,- 教學項目,系統操作說明,系統維護 建立單位：維護系統參數設定單位資料維護,一層 權責層級：機關首長單位、核判單位（區長室、主任室、秘書室） 二層 權責層級：公文承辦單位（例：行政股、登記股或民政課、農業課）註1:若機關編制人數較少，可設定為一層權責層級：主任室、二層權責層級：某某戶政事務所 註2:若單位名稱有調整過，煩請通知檔管人員於分類號維護設定新單位可選用分類號。,/62,- 教學
15、項目,系統操作說明,系統維護 建立人員：維護系統參數設定人員資料維護,(1)決行權設定:請調整人員為正確之決行權設定決行權層級：一層決行權：區長、主任、主任秘書二層決行權：單位主管（科長、課長）三層決行權：承辦人(具決行權) (2)任職單位:請將人員任職單位依單位權責設定之單位任職單位：主任:主任室、秘書:秘書室、股長:某某股、承辦人:某某股 註:若機關編制人數較少，可設定為主任：主任室、承辦人：某某戶政事務所,/62,新、舊系統平行方式,機關配合事項,/62,電話諮詢,電子郵件,線上報修服務,問題處理,建立常見問題,客服系統: 問題紀錄與追蹤處理,- 諮詢服務管道,機關配合事項,/62,- 諮詢服務管道,電話諮詢服務,縣府駐點專線: 03-8234756,長科資訊: 04- 27057397,大同(股)公司花蓮分公司: 03-8549090,
