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1、第六章 办公室信息资源管理,第一节 办公室常用信息概述第二节 办公室信息资源管理管理流程第三节 如何做好办公室信息工作第四节 文档管理工作,第一节 办公室常用信息概述,一、信息的含义与特征1、信息的含义信息是客观世界各种事物特征和变化的反映，以及这些特征和变化经过人的思维加工后的再现。数据是载荷或记录信息按照一定规则排列组合的物理符号。知识是信息接收者通过对信息的提炼和推理而获得的正确结论。,知识,信息,数据,数据、信息与知识三者之间的关系图,K,D,I,数据、信息与知识三者之间的转化关系图,2、信息的特征,A、信息是普遍存在的B、信息是客观的C、信息是无限的D、信息是相对的E、信息具有抽象性
2、F、信息具有动态性G、信息具有异步性H、信息具有依附性I、信息是可传递的J、信息是可共享的K、信息是可变换的L、信息是可转化的M、信息是可伪的,3、信息资源的定义,广义的信息资源：是指人类社会信息活动中积累起来的以信息为核心的各类信息活动要素（信息技术、设备、设施、信息生产者等）的集合。狭义的信息资源：是指人类社会信息活动中积累起来的经过开发与组织的信息的集合。,4、信息资源的特性,无限性智能性有限性（稀缺性）不均衡性整体性,二、办公室信息管理的重要性,办公室是社会组织中为领导决策和实施决策服务的综合办事机构，它本身就是一个信息交换中心，信息管理是其基本职责之一。领导决策需要由办公室提供信息支
3、持。实施决策，其实也是发送信息的过程。,三、办公室信息管理的特点,1、相对的全局性2、广泛的社会性3、科学的预见性4、事实的精确性5、行为的便利性6、与领导决策的不可分性,信息 采集,信息 组织,信息 存储,信息 检索,信源 分析,需求 分析,信息 开发,信息 传递,信息资源管理人员,用户信源/信宿,外界环境,X第二节 办公室信息资源管理流程,一、 用户信息需求分析,1、用户的定义与特征定义：用户通常指那些接受信息服务的人类个体或群体。用户的特征拥有信息需求；具备利用信息的能力；具有接受信息服务的行动。,2、用户的信息需求信息需求是用户最为本质的特征信息需求也成为人的一种基本需要 用户的信息需
4、求是由人的身份决定的,二、信息源分析,1、信息源及其类型 定义：信息源简称信源，也就是信息的来源。类型：（1）一次信息源、二次信息源、三次信息源和四次信息源（信息源的层次及其加工和集约程度） （2）自然信息源、社会信息源、经济信息源、科技信息源和控制信息源（信息资源的内容）（3）静态信息源和动态信息源（信息源运动方式）,2、信息源的分布,分布特性：不平衡分布不平衡性分布的表现形成：地区不平衡机构不平衡个体间的差异,三、信息采集与转换,1、信息采集过程中应注意的几个问题一、准确性问题 二、完整性问题 三、一致性问题 四、连续性问题 五、选择性问题,2、信息转换 （1）所有权或使用权的转换（2）内
5、容表示符号的转换（3）记录方式的转换（4）载体的转换（5）格式的转换,四、信息组织与存储,1、信息组织信息组织是指按一定规则和方法对信息进行序化和优化的过程。信息组织是一个信息加工过程和信息重组过程，是信息方便利用的基础。,2、信息存储即把组织好的信息按一定规格存放在事先准备好的物理空间。要求： 信息存取的方便性考虑信息的长期存取,五、信息检索（搜索引擎）,1、定义：搜索引擎（search engines）是对互联网上的信息资源进行搜集整理，然后供用户查询的系统，它包括信息搜集、信息整理和用户查询三部分。 雅虎（）搜狐（）网易（） 新浪网（）GooGle（）百度（）,2、搜索引擎的类型,全文搜
6、索引擎（Full Text Search Engine）目录索引类搜索引擎（Search Index/Directory）元搜索引擎（Mata Search Engine）,3、搜索引擎工作原理,搜索器索引器检索器用户接口,六、信息资源开发,广义的信息资源开发是指任何能够改进和加速信息资源交流与利用的活动。狭义的信息资源开发是一种创造和生产新的信息产品的活动，是信息资源服务的一种高级形式。,七、信息资源传播和服务,含义：将采集、组织、存储的信息资源和开发的信息产品提供给用户，以满足其信息需求的过程。信息资源传播和服务的模式多向主动传播模式单向主动传播模式多向被动传播模式单向被动传播模式,八、信
7、息资源管理的组织与CIO,信息资源管理的组织1、制度2、岗位3、人员4、经济5、技术,CIO（chief information officer）CIO是首席信息官或信息主管，是负责制定组织机构的信息政策、标准、程序的方法，并对全组织机构的信息资源进行管理和控制的高级行政管理人员。,CIO的素质要求（1）管理经验（2）技术才能（3）经营头脑（4）信息素养（5）应变能力（6）表达能力（7）协调能力（8）领导能力,第三节 如何做好办公室信息工作,一、认清目前信息工作中存在的问题1、信息意识较淡薄2、现有的信息工作部门有名无实3、信息没有发挥其应有的价值4、信息队伍人才匮乏,二、积极主动做好信息服务,1、进一步提供高信息质量2、建立一支精干的信息队伍3、建立和完善信息管理系统,三、逐步实现信息工作的规范化和制度化,1、制定科学的信息管理制度2、建立完善的岗位责任制3、监督办公室信息管理工作的运行,
