第四章会计信息系统

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1、会计信息系统,朱海英,4、销售与收款核算与管理4、1销售与收款核算和管理需求分析4、2IT环境销售与收款子系统的流程分析4、3销售与收款子系统功能结构设计4、4基础设置4、5销售与收款业务处理4、6销售、收款业务与财务的一体化策略4、7月末结账与统计分析,供应链管理信息系统,物 资 采 购 需 求 计 划,采 购 管 理,应 付 款 管 理,库 存 管 理,存 货 管 理,应 收 款 管 理,销 售 管 理,物流流动过程：由企业向买方转让产品或提供服务，将生产出的产品发送给购货单位。资金过程：企业通过销售活动获取收入，将产品转化为现金或应收账款，用于补偿为生产产品而消耗的生产资料、人力资源成本

2、、税金及其他费用确保企业的生存和发展。,销售与应收款管理子系统： （1）销售管理子系统提供报价、订货、发货、开票的完整销售流程，支持普通销售、委托代销、分期收款、直运、零售、销售调拨等多种类型的销售业务，并可对销售价格和信用进行实时监控。 （2）在收到销售货款时，还需要在应收系统中进行有关收款业务的处理并生成相应的记账凭证，同时根据收款情况及时核销应收账款。,4、1销售与收款核算和管理需求分析4、1、1销售与收款核算和管理概述1、销售收入的确认,收入确认,销售商品收入,正常销售收入：商业折扣、现金折扣、销售折让、销售退回,特殊业务：代销、预收货款、售后回购、售后租回,提供劳务：完工百分比法,让

3、渡资产使用权,一次收取使用费,分期收取使用费,建造合同：完工百分比法,2、销售费用的核算包括运输、装卸、包装、保险、展览费、广告费等。 3、销售成本的核算通过产成品成本结转 4、销售过程中税金的核算记入“营业税金及附加”科目：消费税、营业税、资源税、城市维护建设税、教育费附加。记入“管理费用”科目：房产税、土地使用税、车船使用税、矿产资源补偿税。 5、应收账款核算有关债权债务在“应收账款”和“预收账款”核算应收账款的坏账准备计提和发生坏账的核算。,销售收款业务核算的内容：业务上的核算：（1）根据发票登记“主营业务收入”、”应交税费应缴增值税（销项税额）“、”银行存款“、”应收账款“，并结转”主

4、营业务成本“；”营业税金及附加“和”销售费用“的登记。（2）月末销售收入、成本、费用的结转账簿信息：（1）“主营业务收入”与”主营业务成本”按产品品种和规格设明细账（2）“销售费用“按费用类别设置明细账（3）”应交税费应交增值税“设置三栏式明细账（4）月末编制销售收入、成本、税金、费用、利润汇总表。,4、1、2销售与收款业务流程分析销售业务的基本环节：销售报价、销售合同签订、销售开票（销售通知单）、商品发货、财务结算等。涉及部门：销售部门、客户、信用审核部门、仓储部门、发运部、开单部、财会部等。,销售预收款业务流程图,发运汇总资料,1.销货退回业务：企业开具红字销售发票，财务部门退换货款，冲减

5、收入、税金及成本。 2.坏账管理,4、1、3销售与收款核算和管理的特点（1）业务频繁、数据量大（2）数据的真实性、准确性要求高（3）销售活动参与者众多，数据实时性要求高（4）业务内容及核算方法比较复杂，可靠性要求高（5）信息加工的深度要求高，应具备一定的统计功能，为销售分析预测提供基础数据（6）应具备资料、档案管理的特点（7）同其他子系统联系紧密,4、2IT环境下销售与收款子系统的流程分析4、2、1销售与收款子系统的目标,库存管理,销售管理,应收款管理,系统管理,存货核算,基础设置,销售成本,出库单,发票、单据,收款信息,出库单,现存量,销售核算需要解决的问题： （1）产成品的核算与管理。对库

6、存产品的入库、发出和结存进行核算与管理。 （2）销售的核算与管理。根据销售合同发货给客户并及时收回货款。 （3）利润的核算与管理。反应监督企业经营情况，促使企业节约销售费用、降低成本。,销售管理,应收款管理,总账管理,系统管理,应付款管理,基础数据,转账,凭证,发票、单据,核销情况,销售与收款子系统的主要目标： （1）在系统的初始设置方面完成用户自定义功能。 （2）在信息采集方面，要求能够全面、准确地收集销售信息，规范业务流程。 （3）在信息记录、加工和处理方面，做到：及时掌握企业销售情况、完成日常核算和管理、及时记录收回的货款和每笔业务的执行情况。 （4）在信息传递和流程管理方面，要求做到：

7、规范流程，实施动态管理 （5）资料管理、风险控制方面实施价格管理与信用管理，防范经营风险 （6）在信息查询、输出方面，要求做到多角度销售和收款分析 （7）在与其他子系统集成使用方面，要促进各部门之间的沟通与监督，各环节的衔接与控制。,4、2、2销售管理流程 P141（1）客户基本资料的输入。客户的信用情况、偿债能力和欠款情况，实现销售合同与货款催收工作。（2）日常核算的原始数据的输入。报价单、销售合同和销售发票。（3）信用和价格的检查。检查合同所对应的客户是否满足信用条件，合同价格是否符合商品价格政策。（4）与其他子系统进行数据传输和调用。总账子系统：生成记账凭证传到总账子系统存货子系统：提供

8、产品库存量和单位成本信息（5）根据销售合同文件更新客户资料。,销售管理流程图,4、2、3收款流程,设置系统参数,设置基础信息,输入期初余额,形成应收,收款核算,转账处理,制单,查询统计,票据处理,坏账处理,汇兑损益,期末结账,初始设置,日常处理,期末处理,4、3销售与收款子系统功结构设计4、3、1销售与收款子系统的数据代码设计1、产品代码设计销售与收款子系统所有数据处理是围绕产品这个中心展开的。存货子系统、成本子系统和销售与收款子系统都涉及到产品代码因此产品代码必须在整个系统设计中做到统一。产品类别 品种 规格 序号,2、客户代码设计客户编码应考虑客户所在的地区，以便了解销售按地区的分布情况；

9、还要考虑客户的行业类型，以便进行市场潜力的分析。国家 地区 行业 企业序号,4、3、2数据文件设计1、客户档案文件用于存储所有客户的固定信息，以及所欠账款综合动态信息，以便加强货款催收工作，提高销售管理。（1）客户进本信息。日常业务处理中，销售合同、销售发票、出库单、收款单等单据需要频繁使用客户基本信息。（2）信用条件。动态反应客户信用程度和偿债能力，对销售合同、销售发票实施信用控制。（3）付款条件。最长信用期间构成，有利于应收款项的催收。（4）欠款状况。动态反应客户的欠款和收款情况，快速了解客户的欠款状况。（5）组织方式：以“客户编码”为索引关键字的索引文件,基本信息,信用条件,付款条件,欠

10、款状况,2、销售报价单文件记录企业向客户提供货品、规格、价格、结算方式等信息。销售报价单拆分成两个文件：一个文件用于保存报价单的固定信息；另一个文件用于保存报价单的变动信息。以“报价单号”为索引关键字的索引文件。,3、销售合同关于货物的明细内容，是反映由购销双方确认的客户订货需求的单据。将销售合同拆成两个文件：一个文件保存销售合同的固定信息；另一个文件用于保存销售订单的变动信息。组织方式：固定信息文件以“合同编号”为索引关键字的索引文件；变动信息文件以“合同编号”+“产品代码”为索引关键字的索引文件。,4、销售发票文件确认销售收入、应缴销售税金、应收账款的依据，包括增值税专用发票和普通发票。是

11、销售和收款子系统最重要的原始数据来源。组织方式：固定文件是以“发票号”为关键字建立的索引文件；变动信息文件是以“发票号”+“产品代码”作为关键字建立的索引文件。,5、销售文件根据销售发票文件记账生产的数据文件，用来存储每笔销售业务的详细数据。保存产品某月的销售情况。组织方式：以“产品代码”为关键字的索引文件。字段中包含：销售收入累计、销售成本累计、销售费用累计、销售税金累计、销售利润累计,6、应收、预收账款文件由销售发票文件记账以及销售发票文件与收款单文件核销后生成，是生成应收账款对账单的重要数据来源。,7、收款单文件用于存储收款单信息，记录企业收到的客户款项，每张收款凭证为一个记录，以提供生

12、成应收账款明细账所需的收款信息。,4、3、3销售与收款子系统的总体结构设计 1、基础设置建立各类档案、各种初始设置及初始余额等数据的录入 2、销售与收款日常业务处理单据的审核与记账；往来核销；坏账处理 3、转账主要实现将销售与收款业务信息转换为会计信息，并传递给总账子系统。两个部分：定义凭证模板（定义凭证科目、借贷方金额及辅助核算信息）和生成记账凭证,4、销售核算和结账汇总销售收入、结转销售成本、结转销售税金、计算销售利润以及月底结账。 5、统计和分析输出按不同统计条件，分地区、部门人员、产品品种等，对一段时间内的销售与收款业务进行汇总。 6、系统维护数据备份、数据恢复、系统帮助、权限设置、系

13、统修复等,4、4基础设置 4、4、1系统初始化前的准备工作（1）整理已有的各类档案（2）整理已有的未核销的往来业务，确定应收、预收账款的初始余额（3）确定销售发票及收款单据的格式和内容（4）整理销售过程中的应交税种和税率（5）确定销售费用的分摊原则和方式（6）确定结算方式、销售类型、客户付款条件、费用项目等内容（7）确定输出的各类报表的格式,4、4、2系统初始化,销售系统期初余额： （1）11月30日，销售一部，从产品库发出“普通打印纸A4”，共计100箱，每箱售价为130元，委托北京世纪学校代为销售，批号为5768.货已发出至12月1日还未结算 （2）11月30日，销售一部，从产品库发出“凭

14、证套打纸8X”，共计50箱，售价180元，委托天津海达公司代为销售，批号5903，货已发出至12月1日还未结算。,4、5销售与收款业务处理4、5、1销售价格管理1、设置价格级别 对于同一商品设置不同的价格对应不同的客户。2、商品价格管理根据所设定的价格级别，确定不同商品的具体价格。3、客户折扣率管理针对不同客户企业给与不同的折扣率。4、批量折扣率为了鼓励客户批量购买，不同商品不同客户采用不同的批量折扣率,4、5、2客户信用管理1、信用控制环节在销售合同、销售发票、销售出库单等单据进行保存和审核时，系统对单据中的客户信用进行控制。2、信用额度控制提示超信用：给出提示不控制后续环节超信用审批：控制

15、后续环节的开展，等待专人审批。3、信用期间管理信用期已到，客户尚未付款结算，系统将提供单据信用期间过期预警。,4、5、3日常单据的输入 （1）销售订货业务12月1日，销售二部，收到哈尔滨飞机制造厂订单一张，订购联想天喜套装，共计50套，订购单价11499元，预计本月28日发货,（2）一般销售业务：商业折扣12月10日，销售四部，向北京世纪学校出售“管理革命”光盘，共计1000张，单位售价为98元。由配套用品库发货。给与9折的折扣。同时开具普通发票一张，发票号为48701，款未收。,销售子系统 (发票、发货单),库存管理子系统,应收账款子系统 (确认收入),存货子系统 （成本结转）,发票,出库单

16、,发货单,委托代销业务:12月18日，销售二部，从硬件库发出联想天喜PIII/500，共计20套，售价为9959元，委托上海万邦证券代为销售，货已发出还未结算。,委托代销业务结算：12月19日，销售一部，收到北京世纪学校委托代销结算单一张，结算普通打印纸共计100箱，结算单价为130元。立即开具销售普通发票给北京世纪学校，发票号为48705，款未收。,先发货后开票退货：12月28日，销售二部，哈飞公司退回联想天禧套装一套，无税单价为11499元，入硬件库。,计提坏账准备： “日常处理”“坏账处理”“计提坏账”进入“应收账款百分比法”窗口，单击“确认”，开始制单,案例分析案例1,假设你正审核A销

17、售公司总公司的下属ABC分公司。有非常可观的年销售量。在审计中，你发现收款过程中ABC分公司处理现金收入的过程如下：直接销售和货到付款销售的收款由出纳负责，他可以从客户处或送递服务处收到现金。收到现金以后，出纳在销售票据上盖上“付讫”的戳，在把一份副本归档以便日后参考。货到付款销售的惟一记录就是这份销售票据的副件，它由出纳保管，直到从客户或送递服务那里收到现金。邮件由信用主管的秘书打开，汇款单交给信用主管的助理审阅。然后信用主管把汇款单交给出纳。在每天存款时，出纳把手头上的支票和现金交给信用主管的助理，该助理负责准备汇款清单，结算银行存款，并把存款带到银行。信用主管的助理还负责把汇款过账到应收账款分类账上，并核准可允许的现金折扣。你还查实，信用主管从A总公司行政部门那里获得了冲销坏账的批准权。在会计年度的年终时，他还保管有最后一个月内收到的汇款单。,