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1、 长沙万钛工程机械有限公司办公设施和工作环境控制程序办公设施和工作环境控制程序文件编号：文件编号：编编 制：制： 审审 核：核： 批批 准：准：发放编号：发放编号：受控状态：受控状态：发布日期：发布日期： 2016 年年 12 月月 15 日日实施日期：实施日期： 2016 年年 12 月月 15 日日文件修改记录文件修改记录版本修订号修订内容说明实施日期备注A0新版发行2016.12.151. 目目的的1.1 对公司办公设施及环境及进行合理配置，确保为实现实际办公及生产需求配置必要的资源。1.2 对办公设备设施的使用和维护进行控制，保证在生产及办公过程中处于最佳状态，以保证办公环境，提高工作
2、效率。1.3 对工作环境中人、物等因素加以管理，保障员工工作的基本需求，完善企业形象。2.2. 适用范围适用范围适用于长沙万钛工程机械有限公司办公设施及工作环境的管理。本公司的基础设施包括：建筑物、工作场所和相关设施；支持服务（通讯或信息系统） 。本公司的工作环境与达到产品符合要求所需的条件有关，包括物理的、环境的和其他因素（如温度、湿度、照明等） 。3. 职责职责3.1 行政人事部负责办公及生产场地提供、会议管理、办公秩序管理、办公用品管理、办公车辆管理、宿舍管理等一系列为实现实际办公及生产需求配置必要的资源。3.2 采购部负责办公设备设施的供应商选择和物资采购。3.3 财务部负责办公及生产
3、场地租赁、办公设备设施的采购、办公环境的持续维护维修等费用的审核审批与支付。3.3 各部门负责本部门所用基础设施设备的日常维护和工作环境的日常管理。4 内容内容4.14.1 办公及生产场地的提供及办公设备设施的配备办公及生产场地的提供及办公设备设施的配备4.1.1 租赁湖南中基路桥产业科技有限责任公司厂房作为公司办公生产经营场地。4.1.2 厂房内配备生产车间及办公区域，办公区域设有综合办公区、研发办公室、会议室、设备工程办公室、仓库等办公用房。4.1.3 公司配备饮水机并安装美的净水器供水、每季度更换一次净水器滤芯，配备空调、办公桌椅、电脑、打复印机等办公设备设施。4.1.4 在园区内租赁员
4、工宿舍，免费为员工提供住宿，水电费由员工自行承担。4.1.5 员工就餐在中基路桥食堂就餐公司补助每人每天 10 元，随工资一并发放。4.1.6 生产生活垃圾由中基路桥负责处理。4.2 会议管理会议管理4.2.1 会议种类会议种类长沙万钛工程机械有限公司基础设施和工作环境控制程序基础设施和工作环境控制程序WQP05版本号A修订号0实施日期2016 年 12 月 15 日第 1 页共 8 页会议分类会议分类主题主题主持人主持人召开时间召开时间参会人员参会人员组织部门组织部门年度总结会议总结上年度工作情况以及表彰先进部门和个人并为次年度工作计划的制定、讨论及布置；总经理每年春节放假前三天公司全体员工
5、行政人事部年度述职会议总结各部门上年度工作情况，并为次年度工作计划制订方案总经理每年第一个月下旬部门负责人及相关部门负责人、部门直接下属行政人事部月度经营计划例会总结上月度工作并下达下月生产经营计划，解决存在的问题和困难总经理每月第一周PM 18:10总经理、总监、各部长行政人事部周管理协调例会总结上周工作进展及下月工作安排，解决存在的问题和困难总经理每周一PM 18:10总经理、总监、各部长（内外贸、售后除外）行政人事部专题会议为某项工作或其他重要事宜作讨论、指示和决策提出部门通知为准提出部门通知为准会议指定人员会议提出部门晨会1.汇报上一日工作完成情况及当日工作计划；2.主持人宣布重大决议
6、或协调事项传达。部长每天 8:00所属部门全体人员各部门4.2.2 会议通知会议通知4.2.2.1 例会如无调整不再另行通知；4.2.2.1 会议通知期一般应提前 1 天进行通知，紧急会议应提前 2 小时以上。4.2.3 会议记录会议记录4.2.3.1 会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，会议记录人负责会议纪要的编写。月度经营计划例会的会议纪要必须会议次日完成并交总经理签字后共享给参会人员，周工作协调会会议纪要必须在次日完成并共享给参会人员。4.2.3.2 会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则；会议主持人另有指定的，由主持人指定。4.2.4 会议纪律和要求会议纪律
7、和要求4.2.4.1 应准时到会，不得无故迟到、缺席，因个人原因不能出席会议的，应以短信形式向组织者报告具长沙万钛工程机械有限公司基础设施和工作环境控制程序基础设施和工作环境控制程序WQP05版本号A修订号0实施日期2016 年 12 月 15 日第 2 页共 8 页体原因。无故迟到书面警告一次，并扣绩效工资 20 元；无故缺席书面警告一次，并扣绩效工资 50 元。4.2.4.2 会议期间应将手机调到静音，不得玩手机，原则上不允许接听电话，如工作需要接听，请离开会场并尽快回到会议。 4.3 办公秩序管理办公秩序管理4.3.1 办公楼管理办公楼管理4.3.1.1 行政人事部为公司办公楼的管理部门
8、，负责办公楼及办公楼设施的管理，包括办公室分配、调整、维修，办公设施的配置、调整、维修等。4.3.1.2 不得携带易燃、易爆、易腐蚀物品进入办公楼。4.3.1.3 使用会议室和培训室必须提前一天向行政人事部申请，使用完毕后要关闭各种电器设备。4.3.2 办公行为规范办公行为规范4.3.2.1 办公电话铃响三声内接听电话，接听电话统一用语：“您好！长沙百川” ，语气亲切大方。通话时要放低音量，以免影响他人。4.3.2.2 严禁在非吸烟区吸烟，每次吸烟时间不超过 5 分钟。严禁在公共场所随地吐痰，吃槟榔、倒水、乱掷烟头、纸屑等杂物，违者书面警告并扣绩效工资 50 元/次。4.3.2.3 上班时间在
9、网上看小说、看电影、玩游戏、购物、查看不健康网站，违者书面警告并扣绩效工资50 元/次。4.3.2.4 不得随意串岗，工作时间不办私事，违者书面警告并扣绩效工资 20 元/次。4.3.2.5 未经允许，不得擅自使用他人电脑，不得随意翻动他人桌上的文件及物品；员工离开座位超过五分钟，办公电脑自动进入屏保程序。4.3.2.6 注意仪容仪表，着装得体、大方、整洁。不得打赤脚、穿拖鞋、短裤和背心等进入工作场所，违者书面警告并扣绩效工资 20 元/次。4.3.2.7 下班后关闭自用电脑，最后离开办公室的人员应关好门窗，并检查各种电器关闭情况。违者书面警告并扣除绩效工资 50 元/次。 4.3.3 厂牌和
10、一卡通管理厂牌和一卡通管理4.3.3.1 厂牌是公司员工身份证明，一卡通用于员工考勤刷卡和食堂就餐刷卡。4.3.3.2 新员工入职统一在行政人事部缴纳现金 50 元办理厂牌和一卡通，其中 40 元为一卡通充值金额，10 元为一卡通押金，厂牌和一卡通不得分离使用。4.3.3.3 员工上班时间必须佩戴厂牌，违者书面警告并扣绩效工资 20 元/次。4.3.3.4 因个人原因造成厂牌或 IC 卡损坏或遗失，应立即到行政人事部网络管理员处重新补办，并缴纳 IC卡工本费 10 元；4.3.3.5 涂改、伪造厂牌或将厂牌转借他人者并对公司造成损失的，记小过并扣绩效工资 100 元/次并承担相应责任。4.3.
11、3.6 严禁代打考勤卡，第一次代打卡的双方都将给予记大过处理，并扣双方绩效工资 500 元/人。如果出现第二次代打考勤卡，双方都将给予辞退处理。4.3.3.7 一卡通日常充值在行政人事部网络管理员处办理。日常充值不交现金，充值金额在当月工资里扣除。长沙万钛工程机械有限公司基础设施和工作环境控制程序基础设施和工作环境控制程序WQP05版本号A修订号0实施日期2016 年 12 月 15 日第 3 页共 8 页4.3.3.8 每周二、周五上班时间为固定充值时间，其余时间不办理充值。单次充值金额 10 元起，月累计充值金额限额为 500 元。4.3.3.9 员工离职时，厂牌和一卡通须归还行政人事部，
12、由行政人事部注销后退还卡内余额及押金，如未上交，扣款 50 元。4.3.4 办公接待办公接待4.3.4.1 接待分类4.3.4.1.1 根据接待对象和内容的不同，分为重要接待、常规接待。4.3.4.1.2 重要接待对象为省、市、县、区级领导、公司重大客户、县区科局正职负责人；常规接待的对象主要为政府部门办事员、供应商、加工商或其他有业务往来的人员。4.3.4.2 接待流程4.3.4.2.1 重要接待流程4.3.4.2.1.1 部门的重要接待原则上提前三天申请，并详细填写“接待申请表” ，经批准后由接待部门执行。4.3.4.2.1.2 接待部门接到申请后，应详细了解来访客人的姓名、身份、来访目的
13、、停留时间，与申请部门商定客人行程，做好司机接送任务的安排。4.3.4.2.1.3 根据需要布置会场，包括花卉、水果、茶点、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌、邀请新闻媒体、草拟新闻通稿，安排摄影摄像等。4.3.4.2.1.4 根据客人身份预定客人下榻的酒店，省、市级领导和公司重点客户的酒店标准为五星，县级领导和公司一般客户接待对象的酒店标准在四星及以下。4.3.4.2.1.5 如接待申请要求指定旅游项目或指定赠送礼品的，应提前按要求准备。4.3.4.2.1.6 按照接待申请的要求，及时通知指定陪同人员。4.3.4.2.1.7 接待工作结束后，申请部门负责对整个接待工作进行评价
14、。4.3.4.2.2 常规接待流程4.3.4.2.2.1 常规接待按简易接待程序进行，由部门自行负责，总经理的日常接待由行政人事部负责。如需用餐，可按公司客餐标准申请在食堂用餐。需外出用餐时，原则上由行政人事部定餐，部门所需的烟、酒由部门填写“接待申请表”在行政人事部领取。4.3.4.3 接待要求4.3.4.3.1 对于来客，接待人员应根据来客来意和身份，妥善安排接待地点，以免客人在公司内随意走动，切忌让客人久候而无人问津。4.3.4.3.2 如遇被访者很忙一时难以抽身或不在时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；并根据来访者要求，做好来访记录，及时转达来访者信息。4.3.4.3.3 接待时注
15、意保密原则。向来访的客人介绍情况时，应注意保密，巧妙回避不宜回答的问题。4.3.5 名片管理名片管理4.3.5.1 名片是公司形象的标志之一。4.3.5.2 公司名片格式由公司行政人事部设计，名片格式包括版面设计、字体、字号、印刷的颜色、采用的纸张等。长沙万钛工程机械有限公司基础设施和工作环境控制程序基础设施和工作环境控制程序WQP05版本号A修订号0实施日期2016 年 12 月 15 日第 4 页共 8 页4.3.5.3 印制名片由申请部门填写名片印刷申请单 ，经部门领导审批后由行政人事部负责印制。4.3.5.4 员工不得擅自印刷名片。 4.4 办公用品管理办公用品管理4.4.1 办公用品
16、分类办公用品分类4.4.1.1 办公用品分为固定资产、低值易耗品、劳保用品、办公信息系统四大类。4.4.1.1.1 本公司的固定资产指办公设备、办公家具、生活设施设备等。4.4.1.1.2 本公司的低值易耗品指除固定资产以外的办公用品，如办公文具用品、日杂用品、办公耗材、水电维修耗材等。4.4.1.1.3 劳保用品包括：手套、口罩、鞋套、面具、安全帽、洗衣粉、防暑及备用药品等，用于保护劳动者在生产过程中的人身安全与健康所必备的一种防护性用品，公司劳保用品配备标准由安委会根据实际情况组织制定，每年调整一次。4.4.1.1.4 办公信息系统包括：财务系统、网络系统、广播系统、公司网站等。 4.4.2 办公用品预算办公用品预算4.4.2.1 财务部制定办公用品费用预算。4.4.2.2 行政人事部根据预算进行日常控制。 4.4.3 办公用品申请办公用品申请4.4.3.1 每月 25 日，各部门提交办公用品采购申请单 ，如果为办公设备，则填写设备采购申请单 ，
