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1、Word 邮件合并应用 制 作 成 绩 单,网络传媒系 李灿辉,目录,Word 邮件合并,邮件合并的应用,成 绩 单,准 考 证,录取通知书,学校中 邮件合并 的应用,会议信函,新年贺卡,企业中 邮件合并 的应用,一、制作成绩单案例分析,1、任务的提出 学期结束时，班主任徐老师遇到了一个难题：学校要求根据已有的“各科成绩”，给每位同学发一个“成绩单”，“成绩单”制作完成后，还要根据“班级通信录” 给每位同学制作一个信封，把“成绩单”邮寄给学生。徐老师一开始将“成绩单”复制了120份，但接下来的事却让他犯了愁，要把每位学生的姓名及分数填写进去并不是一件轻松的事情；不仅花时间，更麻烦的是极易出错！
2、给每位同学制作一个信封也有同样的问题。,一、制作成绩单案例分析,正当他一筹莫展的时候，李老师恰巧来了，经过李老师的一番指点，徐老师几分钟就准确无误地完成了任务。,2、解决方案,先制作好“成绩单”空白表，运用邮件合并将“各科成绩”的数据合并到“成绩单”中，生成每人单独一张的成绩单。 至于信封，先按一定格式制作好信封，运用邮件合并将“班级通信录”的数据合并到信封中，生成每人单独一个的信封，然后打印出这些信封给每个学生邮寄“成绩单”。,3、相关知识点,邮件 合并,批量制作处理信函、信封、标签、工资条、成绩单、准考证等,邮件 合并,利用邮件合并向导提供的操作步骤可以快速完成邮件合并。.,邮件合并向导,
3、在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组数据，从而批量生成需要的邮件文档，大大提高工作效率。,二、实现方法,在EXCEL中制作好“各科成绩数据.xls”，作为成绩单的后台数据库。,1,在Word中制作好美观的“成绩单.doc”。,2,利用邮件合并功能，将“成绩单.doc”（模板）作为主文档，将“各科成绩数据.xls”作为数据源。,3,以“成绩单.doc”中各种变化的数据作为合并域，将“各科成绩数据.xls”中的数据合并到“成绩单.doc”中。,4,1、利用邮件合并制作成绩单,满足两个条件： （1）节约纸张，要求用A4纸每页打印两位学生的成绩单； （2）在成绩单最后一行的“获奖
4、情况”中，要根据“平均分”填写不同的内容：85分以上，写“恭喜你！你的平均分达到85分以上，将获得奖学金！”；如果85分以下，填写“你的平均分未达到85分，请继续努力！”,（1）建立主文档设计“成绩单” 设计好的成绩单（模板）必须处于打开状态，不能关闭。 （2）打开数据源 要求：打开数据源“各科成绩（素材）.xls”，作为邮件合并的后台数据库。 操作：视图工具栏邮件合并,1、利用邮件合并制作成绩单,1、利用邮件合并制作成绩单,（3）在“成绩单”中插入数据域 要求：在已经打开“成绩单”（模板）中插入数据源的合并域。 操作： 工具栏上的“插入域”按钮。 在“域”列表框中选择“学号”项，“插入” 重
5、复第二步，插入完所有域。,1、利用邮件合并制作成绩单,（4）插入各科目的班级平均分 要求：输入“成绩单”第3列的“班级平均”成绩数据。 操作：复制粘贴直接输入,1、利用邮件合并制作成绩单,（5）利用“插入Word域”填写获奖信息 要求：在成绩单的最后一行中，根据“平均分”填写获奖信息。 操作：插入点放在成绩单最后一行“获奖情况”列右边的单元格，单击工具栏上的“插入Word域”下拉按钮，选择“IfThenElse”；,1、利用邮件合并制作成绩单,1、利用邮件合并制作成绩单,（6）查看数据连接状况 要求：查看数据连接后成绩单的变化。 操作：工具栏上的“查看合并数据”。工具栏上的“上一记录”或“下一
6、记录”“首记录”按钮， “尾记录”按钮，,1、利用邮件合并制作成绩单,（7）在一页中放置多个“成绩单”要求：在一页内放置两份“成绩单”。,1、利用邮件合并制作成绩单,操作： 把整个“成绩单”包括前面的标题复制一份，再把插入点定位到文档的最后位置，粘贴一次，得到第2个“成绩单”； 将插入点放在第2个“成绩单”的首行处（必须在第2个成绩单中所有数据域的前面），单击工具栏上的“插入Word域”按钮，选择“下一记录”，当“查看合并数据”为“未选中”状态时，将显示出“下一记录”的域Next Record；单击“查看合并数据”按钮，使其成为“选中”状态，就可以看到在第2个“成绩单”中已显示出下一条记录的数
7、据了！,1、利用邮件合并制作成绩单,（8）合并数据 要求：运用“合并数据”生成全班的“成绩单”。 操作： 工具栏“合并到新文档”； 选择“全部”，确定； 将合并数据产生的新文档“字母1”，另存为,成品,2、应用邮件合并向导制作信封,（1）工具信函与邮件中文信封向导； （2）下一步，在“信封样式”中选择“普通信封5：（220*110毫米）”； （3）下一步，选择“以此信封为模板，生成多个信封”选项，同时选中“打印邮政编码边框”复选框； （4）完成。生成一个信封格式的“文档1：信封”。,2、应用邮件合并向导制作信封,2、应用邮件合并向导制作信封,（5）根据“班级通信录”中的信息，对该信封修改如下：
8、 删除收信人地址二； 删除收信人职务； 删除发信人地址； 删除发信人姓名； 在发信人姓名及发信人邮编位置上输入发信人的地址及邮编。,2、应用邮件合并向导制作信封,2、应用邮件合并向导制作信封,（6）工具信函与邮件邮件合并； （7）在任务窗格中单击“选择另外的列表”选项，打开“选取数据源”对话框，在“查找范围”处找到素材所在的文件夹，选择“班级通信录”，单击“打开”。 （8）打开“邮件合并收件人”，确定；,2、应用邮件合并向导制作信封,2、应用邮件合并向导制作信封,（9）在“邮件合并”任务窗格中，单击“下一步：选取信封”选项。 选中信封上的域“收信人邮编”，单击“其他项目”；选择“邮政编码”，单
9、击“插入”； （10）重复第9步。 收信人地址家庭住址 收信人姓名姓名,2、应用邮件合并向导制作信封,2、应用邮件合并向导制作信封,（11）字符格式设置： “邮政编码”：华文新魏、加粗、二号 “家庭住址”：宋体、加粗、二号 “姓名”：华文行楷、加粗、一号、间距加宽3磅。,2、应用邮件合并向导制作信封,（12）在“邮件合并”任务窗格中，选择“下一步：预览信封”。,2、应用邮件合并向导制作信封,（13）在在“邮件合并”任务窗格中，选择“下一步：完全合并”。选择“编辑个人信封”选项，在弹出的“合并到新文档”对话框中选择“全部”，单击“确定”按钮，将所有记录合并，每条记录生成一个信封，并自动生成新文档
10、“信封1”。 （14）新文档“信封1”另存为“成绩单信封”；关闭所有文件。,课后练习,1、利用“邮件合并”功能，将数据文件“报考名单（素材）.xls”合并到“准考证”主文档中，生成所有考生的准考证。要求： （1）用A4纸张，每张纸内放置6张准考证，采用3行*2列的排列方式。 （2）要求在合并数据后的文档中包含页码，并显示生成的准考证总数。,课后练习,2、五一节将至，某公司公关部要给所有客户和合作伙伴发一封“祝贺信”，信中内容完全一样，但每个人的收信地址、单位、姓名不同。请用“邮件合并向导”根据“客户（素材）.xls”数据文件中的数据给每人制作一个祝贺卡。要求：自己设计祝贺卡的格式，大小与一般明
11、信片相同，整体设计要美观协调，最好采用图文混排。,课后练习,Add your text,Add your text,Add your text,Add your text,Add your text,Add your text,Click to edit title style,Title in here,Click to edit title style,Text in here,Text in here,Text in here,Title in hereThemeGallery is a Design Digital Content & Contents mall developed b
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