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1、工程项目档案管理工作要点,中交天航南方交通建设有限公司,工程技术部,一、档案基础知识及重要性 二、项目档案管理工作现状及存在问题 三、档案有关法律法规及公司有关制度 四、档案日常管理工作重点及原则 五、文件归档流程、要求与步骤 六、工程项目部档案接收入库工作,内容提要,一、档案基础知识及重要性,（一）档案、项目档案的概念 档案：中华人民共和国档案法对档案的定义是：档案是过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 项目档案:是指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、
2、监理及竣工验收等全过程中具有保存价值的各种形式的历史记录。全过程是指项目前期文件、项目实施阶段文件和项目竣工验收文件等。各种形式的历史记录包括纸质、磁介质、光介质、照片、模型实物等各种载体,（二）工程项目档案的重要性 1、是项目建设的真实记录；是企业的知识载体和无形资产。 2、对维护企业利益，项目通过工程竣工验收，以及项目投入使用后的生产、改扩建及各项管理工作，都起了重要的作用； 3、对平息经济纠纷起凭证作用； 4、对工程质量审查及工程质量事故的追查起查考作用； 5、对工程建设的审计及惩治腐败起查考作用； 6、对其他工程起借鉴参考作用。,一、档案基础知识及重要性,二、项目档案管理工作现状及存在
3、问题,(一) 现状分析： 到2009年12月，公司先后实施了35项工程，已完工待归档的工程17项，其中已归档5项，归档率仅29%。目前下辖16个项目部，未归档的工程项目见下表：,根据上表反映出：归档滞后周期超过1年的有4项工程、超过半年不足1年的有4项、超过1个月不足半年的有4项工程，钦州项目部表现的比较突出，应引起高度重视(已考虑正常归档时间1个月)；,(二) 当前项目部档案管理工作存在的主要问题分析：,1、部分项目部对工程档案归档工作的重视程度不够； 2、专兼职档案管理人员的基础知识缺乏，资料整理周期较长； 3、项目部人员流动较大，档案管理工作交接不到位、不细致； 4、大部分项目因与业主结
4、算工作迟缓，导致由于结算资料不完整，对整体档案归档造成影响； 5、项目工程资料预立卷工作基础薄弱； 6、文件形成过程中由于部分重要资料的缺失，导致后期无法办理竣工结算，如部分项目部缺少业主认可的施工浚前图，造成结算工程量迟迟无法确定；,二、项目档案管理工作现状及主要问题,（一）国家颁布的法律法规、交通行业规范性文件 1、国家制订法律：中华人民共和国档案法颁布时间 :颁布时间： 1987.9.5通过、1988.1.1施行、1996.7.5修正颁布机关 :全国人大常委会2、国家制订行政法规：中华人民共和国档案法实施办法 颁布时间 ：1990.11.9公布、1999.6.7修正 颁布机关 :国家档案
5、局修订报国务院批准发布3、部委规章文件： 国家重点建设项目档案管理登记办法（档发字199715号）颁布时间： 1997年8月19日 颁布机关：国家档案局、国家计委 4、部委规章文件： 基本建设项目档案资料管理暂行规定（国档发19884号 ）颁布时间：1988年3月17日颁布机关：国家档案局、国家计委,三、档案有关法律法规及公司有关制度,5、部委规章文件：重大建设项目档案验收办法（档发20062号 ）颁布时间：2006年6月14日 颁布机关：国家档案局、国家发展和改革委员会6、国家标准:科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2000）（科技档案整理规则）技术制图复制图的折叠方法 （
6、GB/T 10609.3 ）7、行业标准：国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002） 颁布时间：2003年4月1日实施 颁布机关：国家档案局8、行业规范性文件：交通部科学技术档案分类编号办法（87交办字315号） 发布时间：1987年05月13日 颁布机关：交通部,三、档案有关法律法规及公司有关制度,（二）上级公司及公司有关文件 1、中交股份：中国交通建设股份有限公司档案管理办法（中交股办字2007166号） 2、中交天津航道局有限公司档案管理办法 （天航总办2007001号 ）附件：1.文件材料归档范围和保管期限2.各类档案整理方法包括项目档案整理方法3.科技档案分
7、类编号办法 3、中交天津航道局有限公司工程项目资料登记、验收与归档办法（天航办2006033号 ） 4、关于规范档案管理工作的通知 (天航办2008025号 ）关注:文件中第五项 “规范档案收集程序”要求，提出了项目档案平时预立卷工作方法 5、天航局工程项目管理手册(2009年7月1日)管理制度和流程(九)：工程管理过程资料管理、归档暂行办法 6、南方公司工程项目管理作业指导书(2009年10月)工前管理阶段：项目部需和公司有关部门签订项目归档责任书；收尾管理阶段：明确了归档时间和归档内容； 7、南方公司综合办公室制度汇编(南方公司办字2009158)第2章档案管理办法明确了档案的归档范围及保
8、管期限、整理的方法、移交流程等；,三、档案有关法律法规及公司有关制度,（一）建立项目档案工作机构及网络,工程 部,综合办,项目经理,项目总工,项目档案管理人员,四、档案日常管理工作重点及原则,公司主管档案领导,审核与初验,接收与保管,(二)坚持“三纳入” 纳入项目工作计划中对每一阶段应收集的文件材料名称、份数进行明确 纳入有关领导和技术人员岗位职责明确责任人 纳入工程管理的各个环节实行文件登记，对文件形成流程进行控制,四、档案日常管理工作重点及原则,(三) 坚持“四同步” 下达工程计划任务与提出文件材料归档要求同步 检查计划进度与检查文件材料形成情况同步 工程竣工验收与验收工程竣工档案同步 做
9、到项目建设工作与项目档案管理工作同步,四、档案日常管理工作重点及原则,(四) 做好平时的预立卷 1、建立应归档文件动态计划表（应包括各阶段前期准备、施工过程中与竣工验收等不同阶段应归档文件名称、份数、质量、时间、责任人） 2、准备预立卷文件夹（按类别招投标文件、工程技术综合资料、工程质量检验评定资料、工程质量保证资料、工程竣工综合文件、施工技术管理综合资料等进行分类，建立所需文件夹数量，同时也要准备无需归档文件夹） 3、对文件进行登记收发文登记本,四、档案日常管理工作重点及原则,四、档案日常管理工作重点及原则,按项目实施各阶段建立清晰的文件分类目录标签,四、档案日常管理工作重点及原则,做好档案
10、盒内文件目录登记,建立规范的文件收发台帐记录,一个鉴别：即鉴别是否为应归档文件八审： 一审是否为原件原件是工程档案作为凭证最有力的依据，归档的文件应该为原件。但在项目施工过程中往往会出现许多复印件、传真件，这些复印件一旦归档，既不利于档案的长期保管，也会给今后的提供利用造成不必要的麻烦与损失。因此，工程档案人员应该认真检查，杜绝任何的复印件、传真件归档。假如只有复印件或传真件，必须将传真件进行复印（A4纸），然后在复印件上加盖红章以确保应归档文件的法律效力。二审文件的签名、盖章手续是否完备签名、盖章完整与否，会影响工程文件使用的合法有效性。目前，我国已实行建设工程质量终身负责制，文件中的签名与
11、盖章意味着单位和个人对工程质量的责任。在项目施工过程中形成的各种试验记录、施工记录以及往来的报批文件，应该各项签字盖章齐全，具备法律效力，绝对不允许代签名。三审文件内容是否填写完整施工技术文件中的内容直接反映了该项目的实际情况，是评定工程质量的重要依据。施工技术文件的内容填写不完整，无法反映工程施工过程的详细情况。因此，施工技术人员应该根据实际情况重新核对，补充完整。,四、档案日常管理工作重点及原则,（五）对已办理完毕的文件进行一个鉴别和八个审核,四审文件中数据是否存在涂改现象工程文件具有动态性，一些工程文件如工程量统计报表、各种工程检查记录等会随着工程建设情况的变化而相应地发生变更，但在工程
12、技术人员对文件中数据进行更改时，会出现使用涂改液涂改或用刀片刮改等不规范更改的情况。同时，一些文件中数据虽然没有发生变化，但由于技术人员、试验人员的粗心大意，也普遍存在着随意涂改的现象。这些现象，都会影响工程档案日后的使用，应该由相关人员进行整改，以保证工程、文件中数据的准确性。五审文件中是否存在不耐久字迹现象在工程文件编制过程中，由于工程施工人员、技术人员的随意性行为，会造成相当一部分文件用红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸等不耐久字迹书写，这些不耐久字迹会随着时间的不断推移而容易褪色，不利于工程档案的长期保存。所以，工程文件应该一律用碳素墨水等耐久字迹书写，一旦发现有不耐久字迹书写的现
13、象，应该及时采取补救措施。,四、档案日常管理工作重点及原则,六审竣工图的编制是否符合规范要求工程图纸资料是对工程实体的写照，是工程档案中最重要的部分，是真实的原始记录，也是工程竣工验收以及今后维护改扩建的重要依据。工程图纸资料必须按照国家有关规定要求进行编制，审查，做到图物相符、技术数据可靠、签字真实、准确地反映工程竣工时的实际情况。 七审文件用纸格式是否符合标准要求对于一个单位工程内施工资料、图纸的各项内容应配套完整、整洁美观。工程文件的书写纸格式及图纸的图幅格式，应按规定格式（文件纸张为国际标准A4型，GB/T14689-1993 图幅和格式），做到文件标准化、规范化，以保证归档文件的整齐
14、统一。 八审声像材料是否能够有效使用在项目实施中还会产生一些与纸质不同裁体的文件：如照片、录音、录像及电子磁盘、光盘等，针对这些特殊载体的材料应检查其存储格式是否符合国家有关规范要求，以保证今后的有效使用。（六）符合要求后归入预立卷文件夹中。,四、档案日常管理工作重点及原则,（一）整理归档流程,五、文件归档流程、要求与主要步骤,（二）总体要求 完整：将项目建设全过程中应归档文件资料归档，各种文件原件齐全。 准确：内容反映项目竣工时的情况和建设过程，图物相符，数据准确可靠，签字手续完备。 系统：按其形成规律，保持各部门之间的有机联系，分类科学，组卷合理。 安全：一是指档案实体的安全，二是指档案信
15、息的安全。,五、文件归档流程、要求与主要步骤,（三）归档文件的质量要求 、归档的工程文件应为原件。 、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。 、工程文件的内容必须真实、准确、完整，有完备的签章手续，与工程实际相符合。 、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如炭素墨水、蓝黑墨水。不得使用易褪色的书写材料。 、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签章手续完备。 、工程文件中文字材料幅面应为A4幅面，应采用40g以上的白色书写纸，左侧应留出25mm的空白以便于装订。图纸应采用国家标准图幅，做到规格统一，比例适当。,五、文件归档流程、要求与主要步
16、骤,、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。 、所有竣工图均应加盖竣工图章。竣工图章样式应符合国家有关规定。 、利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。 10、施工图章应使用红色印泥，加盖在图标栏上沿空白处。11、所有盖章、字样要用不褪色、快干的红色印泥加盖。12、设计变更单、洽商单、工程测量、审批单、施工报告、施工记录、施工图表等永久保存的归档文件，及编制档案案卷目录、卷内目录要用激光机打印。13、凡为易褪色材料（如复写纸、热敏纸、传真件等）形成，并需要永久保存的文件，要附一份电脑扫描文件的激光机打印件。,五、文件归档流程、要求与主要步骤,
