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1、档案管理制度,主讲：孟庆杰,行政总务部 2005年5月25日,制定档案管理制度的目的,第一条 为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本制度。,第三条 公司及公司各部门员工有保护档案的义务。第四条 档案工作实行统一领导、分级保管、分级查阅的原则，进行规范化管理。,名词解释,1.统一领导：档案管理由专项人员及部门负责。（公司档案行政总务部）,第五条 公司行政总务部专门负责档案管理工作。第六条 行政总务部负责接收、收集、整理、立卷、保管。,第七条 行政总务部应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理规范化和现代化。,2.分级保管：本部门
2、档案管理员负责保管日常文件等相关资料。,3.分级查阅：本部门员工可以查阅部门档案，不可以查阅其它部门档案。,档案的分类,部门档案按照案件的性质和内容分类。公司档案按照部门类别、业务项目、保管限、年度、机构等分类。,保管期限： 第十五条文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理： 1.永久保存：(1)公司章程；(2)股东名簿；(3)组织规程及办事细则；(4)董事会及股东会纪录；(5)财务报表；(6)政府机关核准文件；(7)不动产所有权状及其他债权凭证；(8)工程设计图；(9)其他经核定须永久保存的文书。,2.十年保存：(1)预算、决算书类；(2)会计凭证；(3)事业计划资
3、料；(4)其他经核定须保存10年的文书。 3.五年保存：(1)期满或解除之合约；(2)其他经核定保存5年的文书。 4.一年保存：结案后无长期保存必要者。,第十一条 档案分类（公司档案）档案分类应视案件内容、部门类别、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门类别区分，部门类别区分之后依案件性质分为若干大类，然后在同类中依序分为若干小类。,名词解释,目 次 表：检索文件名录 。归档文件目录 档号 责任者 文件名称 归档日期 页数 备注001 孟庆杰 四月份分析报告 2005010 15,档案的管理,管理部门： 文件的整理： 档案的清理：,一、管理部门行政总务部档案管理负责人应按月度对公
4、司各部门档案进行检查和管理并存档。,二、文件的整理装订公司各部门档案管理者，对档案进行整理存档应依如下原则：第十一条1. 中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。,2. 右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。 （装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。）,3. 文件如有皱折、破损、参差不齐等情 形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。,文件的整理归档 第十四条 4. 归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹（档案盒）内，并视实际需
5、要使用“见出纸”注明目次号，以便 翻阅。,三、档案的清理各部门档案管理者应随时拂拭档案架，维护档案清洁。,第十六条 1.管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度更换时，依规定清理一次，已届保存期限者，给予销毁，销毁前应造册呈常务副总经理核准，并于目录表之附注栏内注明销毁日期。,档案的名称及编号,第八条2.公司档卷分类目录及编号原则，由行政总务部统一制定。,档案的名称及编号,档案名称： 档案编号： 档案盒脊： （公司统一规定）,一、档案名称第十二条 1.档案各级分类应赋予名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。,二、档案的编号,目
6、录 号,A公司 B行政总务部 C企业战略部 D董事会秘书 E资本运营部,F证券投资部 G计划财务部 H公共关系部 I人力资源部,档案分类编号表档 号 档案内容 CHFY2004A1文件号 公司合同 CHFY2004B1文件号 公司简介 CHFY2004B2文件号 公司大事纪（1公司合同2公司简介3公司大事纪） 案卷号,第十二条 3.档案分类各级名称经确定后，应编制 “档案分类编号表”，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。,第十二条 4.档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。,第十二条 5.档案分类各级名称及其代表数字一经确
7、定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。,第十三条1.案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。2.案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。,3.档号以一案一号为原则，如有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，编列档号。 4.档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。,5、档号不重复，一式两份或两份以上相同内容的案卷目录，只能编一个号。 6、档号要齐全，四个号缺一不可。 7、档号要简明，不得设虚号、空 号。,8、卷内每份文件的首页
8、右上方应加盖档号章。 9、案卷号及文件件号采取“大流水”编号方法。,档案盒脊,CHFY2005A10110,公司VI标志全宗号目录号案卷号文件件号案件名称,公 司 合 同,起 止 件 号,查阅档案,调卷程序：调卷管理：,第十七条 调卷程序1.各部门经办人员因工作需要需调阅档案时，应填具“调卷单”经其部门主管核准后持单向管档人员调阅。,2.管档人员接到“调卷单”经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上填注借出日期后，将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理，以备急催。,3.当场借阅档案者，免填“调卷单”。4.档案归还时，经管档人员核查无误并于“调卷单”填注归还日期及签章确认后，档
9、案即行归入档夹。“调卷单”由管档人员留存备查。,第十八条 调卷管理1.“调卷单”以一单一案为原则， 借阅时间最长以一周为限， 如有特殊情形欲延长调阅期 限时，应按调阅程序重新办理。2.调卷人员对于所调案件，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管档人员负责处理。,3.调卷人员调阅档案，应于规 定期限内归还，如有其他人员 调阅同一档案时，应经调卷变 更登记，不得私自授受。4.调阅案件限与经办工作范围有关者，如调阅与经办工作范围无关之案件，应经文书管理部门主管同意。,名词解释,调卷单：公司各部门应工作需要调阅档案应填具“调卷单”。（包括：文件名称，调卷事由，还卷时间等一些事项。）,档案备份
10、制度,第十九条 公司所有有价值的文件、报表、业务 记录等必须备份。 第二十条 各部门应尽量采用电脑管理工作，便于工作资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，按计算机管理办法管理。,第二十一条 备份盘与原盘应分开存放，公司的备份盘应在公司外保存，以免丢失、被盗、意外毁损等。,处理条例,第二十二条 有下列行为之一，据情节轻重，给予50500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：,1. 毁损、丢失或擅自销毁企业档案； 2. 擅自向外界提供、抄摘企业档案； 3. 涂改、伪造档案； 4. 未及时上报归档或管理不善的档案管理者； 5. 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）。,责任,第二十三条 本制度监督责任部门为公司行政总务部，第一责任 人为公司指定的档案管理员；第二责人为档案管理员所在部门的部门经理。,谢谢大家！ 以后的工作中多多支持！,
