行政文秘职业化培训讲师

《行政文秘职业化培训讲师》由会员分享，可在线阅读，更多相关《行政文秘职业化培训讲师（256页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、行政文秘职业化培训讲师,行政文秘职业化培训讲师：谭小琥,2,学习要领,心态归零 好的心态 收获巨大,超越自我 认识自己 成长卓越,全情投入 参与多深 领悟多深,团队共享 互相促进 共同成长,秘书/行政助理,序言 心态决定一切,人与人之间最大的差异是心态心态导致人生惊人的不同事物的本身并不影响人， 但人却受对事物看法的影响-叔本华,知识,技能,态度,是什么？,怎么干？,愿意干,态度与能力,知识、技巧、态度是影响工作进行的三个重要因素，其中态度尤其扮演着带动的角色。,知识+技巧=能力,课程总览,第一部分 职业素养篇,第二部分 工作技能篇,第三部分 统筹管理篇,课程回顾,1,2,3,4,第一部分 职

2、业素养篇,一、秘书/行政助理职业特性与素质要求 二、秘书/助理的职业生涯规划 三、秘书/助理商务礼仪规范,第一部分 职业素养篇,一、秘书/行政助理职业特性与素质要求1、秘书/助理人员的岗位职责 初级秘书/助理：事务性文员 中级秘书/助理：事务性文员协助管理 高级秘书/助理：独立管理事务处理2、优秀秘书/助理人员的角色定位与胜任素质 如何提升秘书/助理人员的素质 优秀秘书与一般秘书的差异,1、岗位职责,岗位 组织为完成某项 任务而确立的职责 职务与责任的统一,初级秘书：协助上司的工作,主要工作如下：接听电话、上传下达；使用办公软件:打字、制表、作幻灯；使用各类办公用具(传真、复印、电脑)；使用互

3、联网；管理档案、文件等；接待；其它事务性的简单工作；,主要职责,中级秘书：分担上司的工作,主要工作如下：起草公文、文件及其它需要的文字工作；沟通协调各种关系；管理上司工作日程；组织、召集相关的会议；收集相关信息资料等 ；公司内、外的简单事务的处理；语言要求,主要职责,高级秘书：管理、参谋、支持上司工作,主要工作如下：安排、管理上司的工作时间；沟通协调各种关系主持大型商务、文化活动；信息的处理与分析；对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持；语言要求,主要职责,企业一般行政文秘的工作内容（1）,主要职责,企业行政文秘的工作内容（2）,企业行政文秘的工作内容（3）,企业行政文秘的工作内容（4）,

4、对待岗位的三种不同观点的人，命运怎么就这么不一样呢？,第一种人认为：初级秘书不就是端茶倒水，接听电话，就是个“万金油”角色； 第二种认为吃年轻饭，混日子； 第三种可是个有心人，知道脚下的路该怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。,案例分析：,2、角色定位与胜任素质,“角色”一词的源于戏剧，自1934年米德首先运用角色的概念来说明个体在社会舞台上的身份后，角色的概念被广泛应用于社会学与心理学的研究中。在企业管理中，组织对不同的员工有不同的期待和要求，就是企业中员工的角色。,秘书的定义广义的概念：“秘书是领导人的事务与信息助手。”这里的广义，包括了公务秘书、私人秘书，又包括了各行业、层次、工种；领导人

5、既含单数，又含复数-领导集体； 狭义的概念：“秘书是一种职务名称，正在成为一种社会职业，指处于领导近身，直接为领导从事事务性、信息性的辅助服务的工作助手。”这里着重排除了私人秘书。 我们定义为“秘书是领导工作的参谋和助手”行政文秘侧重于商业环境中的公务活动（商务秘书）,角色定位与素质,秘书的角色定位,领导者替身,决策支持,事务 执行者,服务人员,协调人,参 谋,领导,角色定位与素质,常见的角色错位,1、主观态度上的问题 服从和服务意识淡薄 没有敬业精神，工作态度不佳 保密意识差，导致泄密事件 向上错位，擅作主张 2、客观能力上的问题 专业技能水平差 各类知识较浅薄 概念、判断、概括能力差,角色

6、定位与素质,行政文秘必备的职业素质,正 直-坚持既定政策和原则 实事求是热 情对人、对事积极、乐观 敬 业-以工作为荣，设定高的工作水准 守 信-不失约、不违约、不食言、不泄密忠 诚忠于上级 忠于事业有 序-利落，有条不斋高 效-追求效率和效益 可 靠-按约定完成工作，保质、保量、及时细 心-尽可能的考虑事情周到、细心悟 性领悟上级或领导的真实想法自 信积极 向上 勤 奋不断学习 提高能力承受压力,角色定位与素质,第一部分 职业素养篇,一、秘书/行政助理职业特性与素质要求 二、秘书/助理的职业生涯规划 三、秘书/助理商务礼仪规范,第一部分 职业素养篇,二、秘书/助理的职业生涯规划1、什么是职业

7、生涯规划？ 2、为何要进行个人职业生涯规划？ 分析自我，确立人生的方向 准确评价个人特点和强项，发挥个人优势 3、职业生涯规划的简单步骤 运用“5W提问”法进行自我分析运用S.M.A.R.T.原则认识自我,职业生涯概念、作用及职涯规划,我是谁？ 我从哪里来？我将到哪里去？ 我能到哪里去？,什么是职业生涯规划,职业生涯规划指的是一个人对其一生中所承担职务的相继历程的预期和计划，这个计划包括一个人的学习与成长目标，及对一项职业和组织的生产性贡献和成就期望。 简言之：你打算选择什么样的行业，什么样的职业，什么样的组织，想达到什么样的成就，想过一种什么样的生活，如何通过你的学习与工作达到你的目标？,职

8、业生涯概念,1,在职业生涯中首先要知道自己想要什么？ 一般人：认为成功的路在身外，在身外的关系网上。 高明人：首先控制自己，制定目标，做好职涯规划，也就是把住了成功的方向。 一般人总是四处奔波，风尘仆仆，他们在对外的追随中丧失了自己，两手空空。,职业生涯作用,竞争的三度空间示意图,竞争密集区,竞争宽松区,竞争 垄断区,普通的人员 艰辛地生存,优秀的人才 高品质生活,卓越的人物 理想的境界,职业生涯作用,职业生涯计划,5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70,业绩,高,低,？,？,职业探索期,建立期,职业中期,职业晚期,退出期,年龄,职业生涯规划,马斯洛的

9、“需求理论”,马斯洛的“改变流程” 心理 态度 习惯 性格 人生,职业生涯规划,职业生涯决定因素,兴趣,性格,气质,能力,职业生涯规划,运用“5W提问”法进行自我分析, What I am? 我是什么样的人？ What I want? 我想要什么？ What I can do? 我能做什么？ What fit I most? 什么是最适合我？ What I can choose？我能够选择什么？,职业生涯规划,制定职业生涯目标的原则,明确具体的（Specific） 可衡量的（Measurable） 可接受的（Acceptable） 现实可行的（Realistic） 有时间限制的（Timetab

10、le）,S.M.A.R.T.原则,职业生涯规划,对个人职业生涯的建议,走好脚下每一步 从成败中学习 累积人脉,高瞻远瞩 脚踏实地,职业生涯规划, 在强项下施展才华 构筑核心能力 利用公司职业发展的流程和工具,对个人职业生涯的建议,为成功再添砖加瓦,职业生涯规划,练习：自我评估 我的命运我把握，我的前途我做主,主观条件： 1、我的自画像（100字） 我的自身素质： 1、学历；2、资历：3、知识；4、能力； 我的心理特质 1、性格；2、兴趣；3、气质； 我的自身条件： 1、性别；2、健康；3、家庭；4、人脉资源；5、经济状况； 客观条件 1、社会环境；2、就业形势与政策 我的职业目标定位,职业生涯

11、规划,职业目标,第一部分 职业素养篇,一、秘书/行政助理职业特性与素质要求 二、秘书/助理的职业生涯规划 三、秘书/助理商务礼仪规范,第一部分 职业素养篇,三、秘书/助理商务礼仪规范1、塑造良好的个人职场形象 仪容、仪表、仪态 着装的TOP原则 “拒绝”着装败笔着装误区 恰当的肢体语言让自己成为一个有素养的人2、基本商务礼仪 办公室礼仪 接待、宴请、座次礼仪,1、塑造良好的个人形象,通过衣着打扮、言行举止，反映你的个性、形象及公众面貌所树立起来的印象。,礼仪概念：是在人际交往中，以一定约定俗称程序，方式来尊重对方过程和手段。,礼仪知识,礼仪内容： 礼仪原则：礼仪目的：,约束自己尊重他人为他人着

12、想轻松愉快的交往,形象的作用：个人角度：1、提供自身修养2、增加个人魅力，美化自己，美化生活 3、促进社会交往，改善人际关系4、衡量个人道德水准高低和有无教养的尺度 企业角度：1、塑造企业形象2、提高顾客的满意度和美誉度启示：礼仪举止是一个人品德修养的外在体现，不了解你的人 往往会通过你表现的礼貌举止来判断你的人格，礼仪在人们眼中已成为判断一个人品格优势的标准。,良好的企业形象是一个企业的无形资产,礼仪知识,认识视觉的重要,良好第一印象在你身上,语调,语言,视觉,心理学的研究告诉我们，人与人之间的影响力和信任度，是来自语言、 语调和形象（视觉）三个方面,语言占7%；,语调占38%；,视觉(即形

13、象)占55%。,礼仪知识,看起来象那回事情！,良好第一印象在你身上,仪容、仪表：仪容、表者外观也；教养与阅历最佳写照 仪态：优雅的举止 表情：第二语言 语言：低音量、慎选内容、礼貌用语 待人接物：诚信、遵纪守法、遵守时间,个人形象六要素：,打造良好的第一形象,仪容 仪表 仪态,仪容是指人的容貌。 仪表即人的外表，一般来说，它包括人的容貌、服饰、个人卫生和姿态等方面，是一个人精神面貌的外观体现。 仪态指人在行为中表现出来的姿态及风度。,一个人的仪容、仪表、仪态往往与他的生活情调、思想修养、道德品质和文明程度密切相关。,打造良好的第一形象,仪 容,女性化妆：是自尊自爱的表现，是对人尊重的体现 化妆

14、的注意事项：A、自然 淡妆为宜B、美化 C、避人,化妆的最高境界是“妆成有却无”,好印象从“头”开始,仪 表,仪表与服饰 男性,职场男士着装规范： 三色原则 三一定律 三大禁忌A、袖口商标 B、正规场合不穿白袜C、夹克(短袖)配领带领带的作用 领带的长度 领带的搭配 领带的颜色 领带的花纹,西装的点眼之笔-领带,不同款式的领带,* 斜纹：果断权威、稳重理性，适合在谈 判、主持会议、演讲的场合 * 圆点、方格：中规中矩、按部就班、适 合初次见面和见长辈上司时用* 不规则图案：活泼、有个性、创意和朝气，较随意，适合酒会、宴会和约会,仪 表,仪表与服饰 女性,职场女性着装规范： 女性职场着装六不准

15、过分杂乱 不过分鲜艳 不过分暴露 不过分透视 不过分短小 不过分紧身 手饰配戴的原则： 要符合身份、以少为佳 质色原则 协调原则 习惯原则,常见着装误区点评,男性1、 在衬衫外套毛衣2、 袜子与鞋子颜色不一致3、 不注重领带的更换 女性：1、鞋、包、饰品的搭配（品质、款式、色彩） 2、太过严肃、没有个性,个人仪态的内容有：微笑、听、说（包括问候、话别等礼仪用语）、站姿、坐姿、行姿、蹲姿、鞠躬、握手、身势语。,微笑是一种修养，并且是一种很重要的修养，微笑的实质是亲切，是鼓励，是温馨。 真正懂得微笑的人，总是容易获得比别人更多的机会，总是容易取得成功。,仪 态,仪态,站姿标准站姿： 收腹、提臀 双臂自然下垂、稳重 大方、俊美、挺拔 感受： 演奏国歌时候的站姿,女士不适宜站姿 双臂抱胸前 腰不挺，不收腹 双腿分立 倚靠物体 上身摇晃,仪态,坐姿基本坐姿姿： 入座要轻，坐椅子的2/3 双膝自然并拢 （男士可略分开） 头平整，挺胸、夹肩 立腰，如长时间端坐 可将两腿交叉重叠， 但腿要回收,