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1、,政治与公共管理学院 档案管理学课程,今世赖之以知古 后世赖之以知今,档案概论 档案工作概论 档案的收集 档案的整理 档案的鉴定 档案的利用服务 专门档案的管理,目 录,第一章 档案概论 第一节 档案的起源与沿革,一、关于档案的起源，主要有四种观点： 第一种观点认为：在国家诞生以后，产生了文字，用文字记录国家的各种事务，就形成了档案。 第二种观点认为：在原始社会末期产生了原始的文字，国家产生后，用文字记录国家的各种事务，形成了档案。 第一、二种观点称为阶级社会产物论。 又称为文字、国家条件说。,第三种观点认为：在原始社会末期产生了原始的文字，原始部落用这种文字记录各项事务，就形成了比较原始的档
2、案。国家形成后，形成了比较有条理的档案。 第四种观点认为：原始社会的结绳、刻契，就是原始的档案，文字、国家形成后，形成了比较有条理的档案。 第三、四种观点称为原始社会产物说。 由此可见，档案不是历来就有的社会现象，是人类社会随着生产的发展，记录符号的发明和使用逐步形成的。,二、档案的沿革 （一）载体沿革 档案按载体可分为：甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案 、纸质档案、声像档案、电子档案等。,（二）名称的沿革 A、“档案”在商代称为“册”；周代称为“中”；秦汉称为“典籍” ；魏晋以后称“文书”、“文案”；唐、宋以来称“文卷”、“案卷”、“案牍”； B、“档案”一词，一般认为初见于清代。,顺
3、治十八年（1661年）的官府文书中，有“档案”一词的使用，即“查得顺治十四年四月臣部题定档案”。 康熙十九年（1680年）“起居注” ：“上问马哈喇之父与叔父皆殁于阵，部中无档案。”,杨宾柳边纪略(成书1707年，康熙四十六年)说：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木若牌故也；存贮年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。然今文之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。” 郑州大学文博学院王金玉、王永的文章，认为“档案”一词自清崇德三年（明崇祯十一年）即开始应用，比柳边纪略早了60年，“档案”的原始涵义指仓库财物类的登记簿。（见王金玉、王永“档案”词源新证，中国档案1999年2期。）,
4、档，康熙字典中解释为：横木框档。 案，说文解字中解释为：几属。 由此引伸，把处理一个事件的有关文书作为一案。并统称收存的官方文件为“案”。“挡”和“案”连用，就是存入框架的文案。,第一章 档案概论 第二节 档案的特点和范围,从档案的起源和以上古老的档案及档案的沿革我们可以看出，档案是历史文明的产物，是社会发展到一定阶段，适应处理事务或记载公私生活的需要而产生的。档案从问世以来，都是人们进行生产和从事政治以及科学文化活动等社会实践的记录。同时，档案作为历史文化典籍的遗存，又成为历史继承和发展的源泉。所以有些史学家和哲学家认为，从一定意义上来说，档案是历史文明之母，文化之母。,一、档案的定义 我们
5、知道，下定义最常用的方法是：“属”加“种差”。采用这种方法，从19世纪开始，世界各国很多人给档案下过定义，我们可以看看教材的第69页。 20世纪80年代以来，我国对档案的定义也进行了大讨论，我们现在所用教材的作者，中国人民大学陈兆祦 、和宝荣在对档案定义若干问题的探讨一文与1986年版档案管理学基础一书中的提法均为“ 档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件”。,中华人民共和国行业标准档案工作基本术语（2000年）中“档案”一条释为“国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录”。 1987年
6、9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过，1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议修正的中华人民共和国档案法第一章“总则”第二条规定：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”,从上述国内外各种定义可以看出，不同的档案定义反映了不同的历史条件和社会条件以及不同的观察角度和社会需要。根据我国的习惯和现实经验看来，构成一个比较科学的档案定义，应该包括以下四个要素： 指出档案的属性：说明档案是什么； 指出档案的来源：
7、说明档案是从哪里产生的以及档案的形成原因； 指出档案的形态：说明档案是什么样的，以及档案的范围包括哪些东西； 指明档案的特点：说明档案的基本性质是什么以及档案其区别于其他资料的主要特征；,随着社会物质文明和精神文明水平的提高，档案内容和载体形式日益丰富，档案的涉及面和社会作用逐渐扩大，人们的认识也不断地深化，关于档案的定义自然应该有所发展，现在对档案的定义可以表述如下： 档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成，保存备查的各种形式和载体的数据、信息和知识的记录。档案是有史以来最早产生的文献之一，也是现代社会的核心信息资源的重要门类。 为了简便起见，也可表述为：档案是原始的数据、信息和知识的记录
8、。,它的基本含义包括以下四个方面： （一）档案是各种组织和个人在特定的社会活动中积累成的 档案的重要特点之一，就是历史文件的产生和积累，始终根源于特定的机构和它所执行的职责活动以及由此而形成的文件之间的有机联系。 在广阔的社会中，档案总是按照一定的来源有规律的形成的。社会活动产生档案，是一种普遍现象，这种普遍性，决定了档案来源的广泛性以及档案来源的规律性。整个社会的档案，其形成者人数众多，从档案管理部门来说，档案来自四面八方各个机关单位，相当分散。而每一个机关单位的档案，则又是互相联系的形成的，是一个有机整体。,一个组织的档案，反映一个组织不同时期的各种活动，整个国家的档案，反映了从古至今社会
9、经济、政治、军事、外交、科学技术、文化教育等方面的情况。 我国以前不承认个人拥有档案的合法性，不重视个人档案，因此许多个人保存的档案，没有集中到一个档案馆保管，相应地削弱了有些档案的利用价值。而国外则承认个人拥有档案，并鼓励个人把档案存入管理机构，而管理机构只起一种代管作用。1996年公布的中华人民共和国档案法规定档案有三种所有形式：国家所有、集体所有、个人所有。 总之，档案来源于一定的基层单位，形成于特定的活动，复杂的社会活动，决定了档案来源的广泛性和档案内容的丰富性以及一定来源与内容的档案文件之间具有内在的联系性。,（二）档案是保存备查的文件 档案是人们按照文件的运动规律，自觉地从已形成的
10、文件中挑选并保存下来的有保存价值的文件。 “今天”的档案就是“昨天”的文件，“今天”的文件将是“明天”的档案，就是对档案与文件之间的关系的一种通俗概括。 文件作为档案保存是有条件的，不是一切文件全部需要，并可以成为档案，文件成为档案一般需要具备三个条件： 1、办理完毕的文件才能成为档案；,所谓办理完毕是相对而言的，主要是指完成了文书处理程序，不能理解为一切文件都要把文件中所说的事情全部办完，才算办理完毕。情况有以下三种： A、文件内容要求马上办理完毕，并且已经办理完毕。 B、文件内容要求长期执行（办理），但只要完成了文书处理程序也算一种，如国家的法律、条约、契约、合同、经济远景规划等，只要经过
11、签收、传阅、研究讨论和贯彻执行也算办理完毕。 C、不需要具体办理，完成文书处理程序就算办理完毕。 从这个角度来看，可以说“文件是档案的前身，档案是文件的归宿”。,2、具有一定查考利用价值的文件，才能成为档案。 由于当时工作需要而形成的现行文件数量是很庞大的。文件在其存在的不同阶段中功能是不尽相同的，处于现行阶段的文件，它是一种处理问题的工具，处理完毕的文件由于作用上发生了变化而分化为两部分，一部分随着办事工具的现行作用的结素，便失去存在的社会价值而被淘汰，另一部分则因仍有参考价值而被选留起来成为档案。 从这个角度来看，可以说“文件是档案的基础，档案是文件的精华”。,3、按照一定的规律保存起来的
12、文件，才能成为档案。 文件是逐年累月地逐份逐件地产生的，只有将这些文件中有保存价值的部分按照一定的程序和条理集中保管起来，它们才能成为档案。以现代一般的档案来说，它是经过选择而集中保存起来的文件体系。 从这个角度来看，可以说“文件是档案的因素，档案是文件的组合。”,（三）档案内容的记录方式和载体是多种多样的 在丰富的社会活动中，社会主体出于一定的需要，往往会形成各种形式的档案，由于档案是人们有意识地将具有价值的文件选留并保存下来的，因而档案的形式是多种多样的。档案内容的记录方式和载体也是多种多样的。 我们知道，文件是各机关在职能活动中将客观事物以及人的思维和实践活动的原始记录，用各种方式固定在
13、各种载体上的产物。所以档案的内容和载体是构成档案的两个基本因素。也就是说，档案内容和形式的统一，才能构成档案这一事物。档案的形式，基本上包括两个方面：档案内容的载体材料、内容的记录方式。,1、就档案载体（即载录档案信息的物质材料）而言：既有古代的龟甲兽骨、金石、缣帛，又有少数民族地区沿用的牛、羊皮、贝叶、也有书面文电等传统纸质载体，还有胶片、磁带、磁盘、光盘等现代形式的档案载体。 2、从记录方法来看：大致可分为两个层次： A、记录内容的方法分类有：文字的、图像的、声音的、数码的； 具体载录方法分类有：手写、刀刻、印刷、晒制、摄影、录音、录像等；,B、按传达内容的文体表达方式分类：古代有诏、诰、
14、奏折；近、现代有法律、宣言、条例、章程、决定、决议、命令。指示、通知、布告、计划、报告、请示、批复、会议记录、条约、协议书、合同等各种形式； 总之，档案的形式是多种多样的，档案的范围是广泛的，既有常规的公文，也包括账簿、技术图纸、影片、照片、录音带、录像带、磁带、磁盘、光盘等各种形式的文件。 一定的条件和需要形成一定形式的文件，因而档案的形式也是不断发生变化的。档案的信息的表达方式和载体的革新，标志着档案和档案工作发展的不同阶段，也反映了社会文明发展的水平。,（四）档案是原始的历史记录 档案是原始的历史记录，是档案的主要特征和本质属性。 档案不同于一般的历史遗物，它是以具体的内容反映其形成机关
15、或人物特定活动的历史记录物，具有很强的记录性，所以档案具有很高的查考价值。 档案不同于一般的信息资料，它是特定的形成者在当时当地直接使用的有保存价值的文件，不是事后编写随意收集的材料，因而具有原始性的特点。 社会上的信息资料种类繁多，而档案则以兼具原始性和记录性二者于一体的特点，区别于其他资料。,（五）档案与相关事务的比较 档案、图书、情报、文物、文献、资料都是知识的一种载体，记录了各种知识，也都是人们有意思地作为知识储存手段保存起来，以供人们研究的。现在将他们比较如下： 1、档案与图书的比较 A、不同方面 （1）目的不同。档案并非是有意识地编写的、杜撰的，图书是作者为了某种目的，有意识地撰写
16、的。 （2）数量不同。档案往往是原稿原件，一般只保存几件或一件（孤本），失而不可复得，同一种图书往往印刷成千上万册。,（3）作用不同。档案是历史的原始记录（并非全是真实记录），绝大多数档案具有信证作用，同时在社会生活各个方面都产生重要作用，图书一般没有法律信证作用，在许多方面不如档案作用重要，图书的作用是传播知识。 （4）保密性不同。少数档案含有一定机密，不能向社会随意开放（但并不排斥向某些人开放）；图书基本上是公开发行，不需要保密（但并不排斥有些“内部交流“之类）。 （5）形式不同。档案以单份和卷宗的形式为主，且手写体较多，图书主要是一本本装订完好，印刷体占绝大多数。,B、相似之处 （1）两者目前都以文字记录为主。 （2）都记载了人类社会的知识，都包含了一定的信息量，都是属于信息资源的范畴。 （3）在一定条件下，两者可以互相转化，互相弥补（如利用一些档案资料写成图书，由于种种原因，原档案不见了，就可用所写的图书代为档案）。,2、档案与情报的比较 （1）情报的本质属性是： A、情报的根本属性之一是知识。 B、有一定利用价值的知识才具有情报价值。 C、情报是知识运动的过程之一，即情报是传递着的知识。 （2）两者的比较 情报比档案的内涵丰富，涉及的范围更广；另一方面，它始终处于传递过程，是一种无形的东西，它的外在形式有图书、资料、档案等多种文献。,
