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1、1,目录,常用函数,3,日常操作,2,4,5,总体介绍,1,6,图表,快捷键介绍,使用EXCEL应养成的习惯,2,总体介绍,一、Microsoft Office办公软件和工具软件的集合的一部分，Microsoft Office根据其分工不同组成如下： WORD主要用来进行文本的输入、编辑、排版、打印等工作 ； EXCEL主要用来进行有繁重计算任务的预算、财务、数据汇总等工作； Powerpoint 主要用来制作演示文稿和幻灯片及投影片等工作； Access 是一个桌面数据库系弘及数据库应用程序 ； Outlook是一个桌面信息管理的应用程序 ； FrontPage主要用来制作和发布因特网的We
2、b ； 二、EXCEL是实现财务、预算、统计、各种清单、数据跟踪、数据汇总、函数运算、图表分析等计算工作的应用软件，熟练的使用EXCEL可以提高工作效率。EXCEL的工作区由工作簿窗口、菜单栏、工具栏、编辑栏、状态栏、快捷菜单和指针等。 （一）工作簿口：工作簿窗口由工作表、工作表标签、滚动栏、标题栏等四部分组成，用户的大部分工作将在工作簿窗口内完成；,3,总体介绍,工作表：是由一个由若干行和列组成的表格，一行和一列的交叉部分称为单元格。一般而言，数据处理和公式计算都是单元格内进行的。 工作薄：一个工作簿一般由若干个工作表组成，并以文件形式存放在磁盘上。 标题栏：显示当前正在编辑的文件名，拖曳标
3、题栏可以移动工作簿窗口在工作区中的位置。滚动条：垂直滚动条和水平滚动条的作用相当于光标移动键中的上下移动和左右移动，用于在工作表中进行垂直方向和水平方向的移动。 工作表标签：位于工作表的左下方，加亮显示部分是当前正在编辑的工作表。 （二）、菜单：由文件、编辑、视图、插入、格式、工具、数据、图表、窗口和帮助组成。 文件菜单包括针对文档进行的操作，如打开一个新文件、换名保存当前工作簿、预览打印结果等。 编辑菜单包括针对编辑进行的操作，如剪切、复制、粘贴等。,4,总体介绍,视图菜单包括针对视图进行的操作，如切换到普通视图、显示或隐藏工具栏、建立工作表的不同视图等。 插入菜单包括针对插入进行的操作，如
4、插入一个工作表、用函数向导插入函数等。 格式菜单包括针对格式进行的操作，如改变行的高度、自动套用系统原有的标准格式等。 工具菜单包括针对工具进行的操作，如拼写检查、合并共享工作表、设置单元格中的计算公式等。 数据菜单包括针对数据进行的操作，如数据排序、数据合并计算功能、启动数据透视表等。 图表菜单包括针对图表进行的操作，图表菜单只有选中图表才会显示，如修改图表类型、设置三维视图的视图等。 窗口菜单包括针对窗口进行的操作，如重新排列窗口位置、将活动文档拆分成窗格等。 帮助菜单包括针对帮助进行的操作。,5,总体介绍,（三）、工具栏：用“视图”菜单中的“工具栏”选项可以控制工具栏是否显示在屏幕上，工
5、具栏是由若干工具按钮组成的。Excel 具有数量众多且方便实用的工具命令按钮，几乎覆盖了 Excel的全部功能。每当鼠标指针在工具命令按钮上停留超过075秒时，便会在该按钮的旁边显示一小段汉字提示信息，在第一次运行 Excel时，系统显示了常用工具栏和格式工具栏。实际上 Excel 还拥有数据透视表、图表、绘图、窗体、Visual Basic、控件工具箱、审阅、艺术字、外部数据等十几个定制的工具栏。用户可以在“视图”菜单的“工具栏”选项产生的级联菜单中进行选择。 编辑栏 、状态栏、快捷菜单、指针略,6,目录,常用函数,3,总体介绍,2,4,5,日常操作,1,6,图表,快捷键介绍,使用EXCEL
6、应养成的习惯,7,自动筛选,自动筛选：根据自定义条件自定义条件或直接输入条件筛选；,8,高级筛选,高级筛选： 通过两个或者以上的条件实现筛选。 “列表区域（L）”为需要高级筛选的数据，”条件区域（C）”为筛选的条件，“复制到（T）”为筛选结果要显示的区域。,9,高级筛选,注意： 1.条件区域与数据清单之间至少要留一个空白行。 2.条件区域可以包含若干个列，每列必须有列标题，而且是数据清单 中某列的列标题。 3.条件区域可以包含若干行，每行为一个筛选条件（称为条件行）。 4.条件行不能为空。 5.如要筛选符合所有条件的项，应在条件区域的同一行中输入所有条件，如要筛选符合一个或另一个条件的项，应把
7、条件输在不同的行上。 详见操作演示。,10,复制、粘帖、剪切,根据目的不同，可以对数据进行剪切、复制、粘帖、选择性粘帖。 对于选择性粘帖，可以对目标区域数据进行加、减、乘、除的转换，还可以实现目标区域数据进行转置，详见复制演示表。,11,数据有效性,通过设置实现固定标题灵活选择，演示如下，操作见演示：,12,条件格式,先选中需要条件格式的区域，在“格式”菜单栏中找到“条件格式”，点击弹出条件框； 可以选择多重条件，条件分为“单元格数值”、“公式”； 选择条件后根据需要选择对应的格式； 多重条件如冲突优先第一个条件，详见显示。,13,分类汇总,实现对同类别数据进行汇总； 根据数据标题不同和汇总方
8、式的不同进行汇总； 分类汇总后点击表头左上方1、2、3可以对汇总数据进行展开和折叠； 注意对数据分类汇总时要将同类别数据进行排序，否则会在不同的行或列出现； 具体演示见截图和实例演示。,14,数据透视表、数据透视图,数据透视表：根据明细数据字段属性求汇总值、最大值、最小值、方差、百分比等功能，操作见如下图标和演示： 1、在“数据（D）”菜单栏找到数据透视表和数据透视图（P)；然后下一步:,15,数据透视表、数据透视图,2、选择要数据透视的区域，然后下一步，注意透视表原数据表头不能有空格和合并单元格。如下图：3、此时你可以选择在当前工作表和新建工作表建立数据透视表，然后点击“布局（L）”，将表格
9、属性拖入列或行中，将需要加工的数据拖入数据区域，如下图：,16,数据透视表、数据透视图,17,数据透视表、数据透视图,4、双击已拖入数据区域的项目，可以选择要汇总的方式，如下图：,18,数据透视表、数据透视图,5、点击下图中“选项（O）”弹出“数据显示方式（A）”，下图具体做法见操作演示：,19,数据透视表、数据透视图,6、如果数据源更改，只要到点重透视表区域单击鼠标右键，选择“刷新数据（A）”即可更新数据； 7、如果要修改数据透视表中的汇总类别、数据或者更改格式可以通过数据透视表向导更改，或者选择如图的位置让鼠标呈十字形进行拖动；8、点中任何一个汇总行，将鼠标停留在行标签上，出现向右箭头时将
10、箭头位于行标签和单元格之间时，单击右键可以一次性选中所有的汇总行，对其进行加粗或者表色等处理，如下图：,20,数据透视表、数据透视图,9、透视表还可以对次要分类属性实现再汇总等方式，如图表中要求按轮胎大类（全钢胎、半钢胎、斜交胎）对销售收入和销售成本汇总。点中轮胎大类所在列鼠标右键选中“字段设置（N）”，根据要求选择汇总方式，然后确定，如下图：,21,数据透视表、数据透视图,汇总方式可以选择几项，如下图：,22,数据透视表、数据透视图,10、鼠标点中主要分类属性列鼠标右键选中“字段设置（N）”找到“布局（ L）”，可以对透视表格式进行设置，如下图：,23,数据透视表、数据透视图,11、接上面操
11、作，如果选择“高级（V）”,可以根据要求（升序、降序），点“打开”可以在“显示（H）”中输入要显示的数据，如下图：,24,数据透视表、数据透视图,数据结果如下图：,25,超链接,“插入”菜单栏中找到“超链接”，点击弹出插入“超链接”框； 其他文件选择“原有文件或网页(X)”，本文档选择“本文档中的位置（A）”； 选择对应文件名，然后确定,26,表格保护,工作簿保护： 1、“工具”菜单栏-“选项”然后确定，输入密码确定，如下图：,27,表格保护,选择“工作簿保护(W)”，可以按“结构”、“窗口”进行加密保护，见下图：,28,表格保护,28,表格保护,工作表保护：“工具”菜单栏-保护-保护工作表（
12、P） 如果全部保护，则将保护工作表中的勾全部去掉； 如果保护工作表中的部分单元格或区域，则操作如下： 第一、选中全部单元格，右键-单元格格式-保护-去掉锁定前面的勾。 第二、选中你不想让别人动的单元格，右键-单元格格式-保护-锁定前面打上勾。 第三、找到工具-保护-保护工作表。然后在上面输入密码，下面多选中把第一个“选定锁定单元格”的对钩去掉，其余的你自己选择了，然后确定，要求你再输一次密码，就ok了。,29,自动、手动计算设置,“工具”菜单栏-“选项” -“重新计算”，选择“自动计算”表格将自动计算，选择“手动计算”表格只要要求计算时才计算，按F9为计算所有打开工作簿，按Shift+F9为计
13、算当前工作表，手动计算对于表格的大量运输适用。,30,查找、替换,打开对应工作表，按CtrlF为查找，将依次查找输入符合条件的结果，但不能查到保留公式计算结果的数值； 打开对应工作表，按CtrlF为替换，将查找的内容替换为要替换的内容，还可以根据选项进行设置，也可以替换公式。,31,页面设置,页面：可以对页面进行横向、纵向、缩放比例、页宽、业高进行设置、纸张大小等进行设置； 页眉/页脚：设置页眉或者页脚，通过自定义页眉或者页脚可以定义其大小字体和位置；,32,页面设置,顶端标题行：如果多页显示行信息是就需要设置顶端行标题，点击下图红圈后选择标题，即可在每页显示顶端标题； 左端标题列：如果多页显
14、示列信息又需要对应显示左列的标题信息，则需要设置左端标题列，如下图：,33,冻结窗口、并排窗口,冻结窗口：当需要显示表头或者列标题时就需要在合适的位置冻结窗口； 重排窗口：当需要比较或者核对两个或者以上的窗口时，就需要将窗口按需要水平或者垂直并排； 如下图从“窗口”菜单中操作：,34,自动套用格式,选中要设置格式的区域，在“格式”菜单中选择“自动套用格式(A)”，如下图：,35,自动套用格式,选择格式点击确定即可，如果对表格中某些格式保留，点击“选项”将不要变化的选项的勾取消即可，如下图：,36,无可见边线表格制作,你对Excel工作簿中的表格线看腻了吗？它也是可以去掉的，我们也可以使整个Ex
15、cel工作簿变成“白纸”，具体步骤为： 1.执行“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”对话框。 2.单击“视图”选项卡。 3.清除“网格线”选项,单击“确定”按钮，关闭“选项”对话框。,37,文字旋转,工作表有时需要直排或旋转文字的方向，具体操作方法是在“单元格格式”对话框中选择“对齐”标签，再在“方向”框中选中所要的格式，如下图所示：,38,在多个工作表内输入相同内容,有时，我们会因为某些特殊原因而希望在同一个工作簿的不同工作表中输入相同的内容，这时我们既不必逐个进行输入，也不必利用复制、粘贴的办法，直接利用下述方法即可达到目的： 1. 打开相应工作簿。 2. 在按下Ctrl键的同时采用
16、鼠标单击窗口需要输入相同内容的不同工作表（如Sheet1、Sheet2），为这些工作表建立联系关系。 3. 在其中的任意一个工作表中输入需要所入的内容（如表格的表头及表格线等），此时这些数据就会自动出现在选中的其它工作表之中。 4. 输入完毕之后，再次按下Ctrl键，并使用鼠标单击所选择的多个工作表，解除这些工作表之间的联系关系（否则用户输入的内容还会出现在其它工作表中）。,动态表头的制作,日常工作中各种表格(包括出勤表、加班表、工资表等等)，这些表格的标题基本上是由单位名称加年份、月份和表格名称组成的。每隔一段时间打印这些表格时，都要将所有表格标题中的部分内容(如单位名称、年份或月份)重新进
17、行更改，表格少还无所谓，如果要改动的表格数非常多，操作时不仅繁琐，而且容易出错。如果我们能做一个动态表头，将所有标题需要变动的部分做成单元格的引用，只要改动一处，所有的标题将一起跟着改变，这样就方便多了。 1制作表格标题初始化界面为了操作方便，我们先插入一张新工作表，命名为“初始化”。在C7单元格中输入“请输入单位名称：”的文字提示，这样D7单元格可用于输入单位名称。接下来右击工具栏，选择“窗体”命令，打开“窗体”工具栏。在C9单元格中输入“时间：”，D9单元格用于显示标题中的年份。单击“窗体”工具栏中的(微调框)按钮，在紧靠着D9单元格后绘制一个微调框对象。类似地，在紧靠着F9单元格后面再绘制一个微调框用于调整表格标题中的月份。在E9和G9单元格中分别输入“年”和“月”字，并设为右对齐。最终效果如图1所示。,
