会计报表处理系统

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1、第四章 会计报表处理系统,第一节 报表处理系统概述 第二节 报表格式定义和公式编辑 第三节 利用报表模板生成会计报表,第一节 报表处理系统概述,一、会计报表简介 会计报表作为单位财务状况和经营成果的综合性反映，是在日常核算的基础上，进一步加工汇总形成的综合性经济指标，它以表格和数字及附带的文字说明来提供会计资料。 会计报表的分类（1）资产负债表 （2）损益表 （3）现金流量表 （4）利润分配表,会计报表按不同的标准有不同的分类：按报送的对象分，可以分为外部报表和内部报表；按照编制的日期分，可以分为月报表、季报表和年报表等定期编制的报表和企业为某种特定的需要编制的一次性报表；按报表的编制单位分，

2、可以分为单位会计报表（独立核算单位编制的报表）和汇总会计报表（集团公司或上级主管部门编制的报表）。按报表的结构分，可以分成简单报表和由几个简单报表嵌套而成的复合报表。所有这些报表中，根据企业财务会计报告条例规定而编制的资产负债表、损益表和现金流量表是会计核算工作中需要编制的最基本的报表。,二、会计报表子系统概述,报表软件的分类（1）通用会计报表软件（2）专用会计报表软件 表处理软件是近年发展起来的通用事务处理软件。在发达国家表处理软件品种多、更新换代快，如EXCEL等。在我国随着计算机的日益广泛应用，办公自动化程度不断提高，各个经济管理和业务处理部门希望利用计算机来处理日常工作中的大量庞杂的报

3、表数据。各种国外的先进表处理软件不断引进国内，我国自己也开发了不少好的报表软件。但是，这些通用表处理系统在会计核算工作中由于受到种种因素的制约，目前使用并不广泛。,为此，目前我国绝大多数单位使用计算机编制会计报表通常使用两类表处理软件： 一类是计算机会计软件本身配备的表处理系统。它通常是通用会计表处理系统，这类会计报表系统除了提供报表生成功能外，还为用户提供了一套对报表进行维护、加工处理的完整体系。甚至针对不同行业编制好一系列常用的报表，供用户选择使用。这些软件格式设计和数据处理功能强大、安全性保密性好、可靠性高，基本能够满足企业会计报表数据处理和管理的需要；,另一类是使用系统或行业为特定需要

4、设计开发的专用表处理系统。它专用性强、运行速度快、使用简便，但只能编制规定的专门报表，通用性很差。 不少单位在编制复杂或特殊格式的会计报表时，往往借助EXCEL等通用表处理系统，对会计报表系统生成的报表数据进行二次处理。由于二次处理时需要将数据调入通用表处理系统，因此一个好的会计信息系统的表处理子系统通常应该具有数据接口，可以方便的将会计系统生成的报表转换成EXCEL、或TXT格式的文件。也可以直接打开多种格式的文件，从而使用户可以根据自己的需要灵活处理编制报表和进行财务分析使用。,1.单元 -行列交错而确定的空格，是组成报表的最小单位。纵向表格线和横向表格线将表体部分划分成一些方格用于填写表

5、中的数据，这些方格称为表单元。表单元是组成报表的最小基本单位，每一个表单元都可以用它所在的列坐标和行坐标来表示。通常将确定某一单元位置的要素称为“维”。 (如A2） 行号范围19999，列号A-IU共255。分为数值单元、字符单元、表样单元,三、报表系统的基本概念,数值单元：是报表的数据，在数据状态下输入。数值单元必须是数字，可以直接输入，也可以由单元中存放的单元公式运算生成。建立一个新表时，所有的单元类型默认为数值型。 字符单元：是报表的数据，在数据状态下输入。字符单元的内容可以是汉字、字母、数字及各种符号组成的一串字符。可以直接输入，也可以由单元中存放的单元公式运算生成。 表样单元：是报表

6、的格式，是在格式状态下输入的所有文字、符号或数字，在数据状态下只能显示而无法修改。表样单元对所有表页都有效。一个单元中最多可输入63个字符或31个汉字,2.组合单元由相邻的两个或更多的单元组成,这些单元必须是同一种单元类型,在处理报表时将组合单元视为一个单元.3.区域所谓区域是由多个单元组成，它包括的范围是从起点单元开始到终点单元构成的一个长方形矩阵。区域是二维的，最小的区域是一个单元，最大的区域可以包括整张报表的所有单元。(A2:D2) 4.表页格式相同而数据不同的报表，把不同的数据存放在不同的表页里。一张报表最多可容纳99999张表页。实现报表的三维管理。,5.二维 表和三维表 维：确定某

7、一数据位置的要素称为“维”。二维表:在一张有方格的纸上填写一个数，这个数的位置可通过行和列（二维）来描述。如果将一张有方格的纸称为表，那么这个表就是二维表，通过行和列座标可以找到这个二维表中的任何位置的数据。 三维表:如果将多个相同的二维表叠在一起，找到某一个数据需增加一个要素，一般称为一个表页。表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出现，称为“页标”。页标用“第1页”-“第xxxxx”表示。这一叠表称为一个三维表。,四维运算:如果将多个不同的三维表放在一起，要从这多个三维表中找到一个数据，又需增加一个要素，即表名。三维表中的表间操作即称为“四维运算”。 会计信息系统中的表处理系统一般是一

8、个三维立体报表处理系统，要确定一个数据的所有要素为：表名、列、行和表页。,6.固定区和可变区: 固定区是组成一个区域的行数和列数的数量是固定的数目.一旦设定好以后,在固定区域内其单元总数是不变的. 可变区是屏幕显示一个区域的行数或列数是不固定的数字,可变区的最大行数或最大列数是在格式设计中设定的. 有可变区的报表称为可变表,没有可变区的表称为固定表.,7.关键字 关键字表页的定位标志。它是游离于单元之外的特殊数据单元，作用是唯一标识一个表页，可用于在大量表页中快速选择表页。UFO提供六种关键字定义：单位名称，单位编号，年，季，月，日。另外还增加了一个自定义关键字，用于业务函数中。,8.报表格式

9、状态和数据状态,格式状态设计报表格式（如表尺寸、单元属性、组合单元、关键字、各种公式设计等），对所有表页起作用，不能进行数据计算、录入等操作。数据状态管理报表数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡，只对当前表页起作用，不能修改报表格式 . 见下图:,单击鼠标左键切换,四、报表的格式 在计算机报表处理系统中，所谓报表格式实质上是一个保存在计算机中的模板，使用这个模板可以无限复制相同格式的表格供用户使用。一个报表的格式包括以下几个方面： 1.报表基本结构 2.报表公式 3.关键字,1.报表基本结构 （1）标题：标题用来表示报表名称及报表的编制日期、编制单位、使用的货币单位等内容。标题可能

10、有一行也可能有若干行。,（2）表头：表头用来表示报表的栏目。栏目和栏目的名称是报表最重要的内容，它们决定了报表及报表每一栏的宽度，从而确定了报表的基本格式。简单报表的栏目只有一层， 栏目只有一层的称为基本栏。复合报表的的栏目可以分成若干层，即大栏目下包含几个小栏目，这种栏目称为组合栏。有些报表软件也将表的标题和表头部分视为一个整体，将这个整体称为表头。,（3）表体：报表的主体，表体由横向的若干栏和纵向的若干行组成。,在报表编制过程中，向报表单元中填入的内容一般只有两种： 一种是文字，一种是数字。其中有些文字部分用来作为每行（或列）的标题，称为表样。表样单元的内容在编制不同会计期间的同一会计报表

11、时与表头表尾等一样，它的内容是固定不变的，因此表样是报表格式的一部分。,（4）表尾：表尾指表格线以下进行辅助说明的部分。表尾部分有的表有内容，有些表没有内容，但无论有无内容，表尾这一结构在报表中是一定存在的。 会计报表处理子系统的基本工作原理就是软件提供给用户设置表头、表体和表尾的功能，用户只要运行这些功能，就能得到满足需要的报表。,2、报表公式 （1）报表公式 在计算机报表系统中，报表的格式和报表的数据是分开处理和管理的。 报表的格式起着说明数据的经济涵义和管理数据的作用。 报表数据起到反映相应经济指标大小的作用。每月的报表数据一般不会相同。,报表单元公式：在使用计算机进行报表编制时，表中数

12、据一般不由手工从键盘输入而是通过设置报表单元公式，由计算机根据公式自动从指定的文件中调取。这些单元公式就是报表公式的一个最主要的构成部分。,(2)报表审核公式：报表审核公式的作用是根据报表数据间的勾稽关系检查报表数据是否正确。 勾稽关系：数据间的对应关系。例如：资产负债表，资产=负债+所有者权益用审核公式表示数据间的勾稽关系，计算机按勾稽关系审核报表。 (3)报表舍位平衡公式：是将以元为单位的报表转换为以千元或万元为单位的报表时，为保持报表数据的平衡而使用的公式。 在报表的编制过程中，虽然报表中的数据每个会计期间并不相同，但同一报表中各个单元填列数据的规律一般是不变的，如：资产负债表中货币资金

13、项总是从现金、银行存款和其它货币资金调取数据。因此报表公式一经设定，在编制不同会计期间的同一会计报表时公式的内容也是固定不变的。每次编制报表通常不需要重新设定。,由于报表的格式和公式在编制不同会计期间的同一会计报表时通常是不变的，表格式和表公式构成了同一会计报表的基本结构，因此在计算机报表系统中一般将它们合称为表结构。而将表处理软件运行表结构文件得到的，填列好具体数字的报表称为数字表。,3.关键字: 报表关键字实质上是一个计算机的取值函数。它在报表系统中的主要作用是在编制报表时由系统自动的在报表相应位置填列报表编制的年、季、月、日等日期和报表编制单位的名称等内容。报表关键字通常在表格式设置中进

14、行设置。,五、会计报表系统的处理流程 根据计算机编制报表的工作内容，会计报表软件的工作流程可分为以下四步，即：报表格式及数据处理公式设置、报表名称登记、报表编制和报表输出,1、报表格式设置 报表格式设置功能的作用类似于手工条件下设计并绘制一张待填的空白表格，只不过这一工作是在计算机上实现的。报表格式设置实质上是设置一个模板，使用这个模板可以无限复制相同格式的表格供用户使用。因此报表格式设置虽然操作较为复杂，但由于是一种一次设置长期使用的操作，故是一种“一劳永逸”的处理方式。,2、报表公式设置 报表公式设置是实现计算机自动处理报表数据的关键步骤。从报表编制的角度看，报表数据处理主要有两个方面：从

15、其他业务系统调取数据、计算、并填入表中相应位置；根据会计数据的勾稽关系检查报表中数据的正确性。 报表公式设置包括表计算公式设置和表审核公式设置两个基本功能。,3、报表名称登记 报表名称登记是计算机处理所特有的，这是因为在计算机中所有程序和数据都以文件的形式存放，因此必须给这些文件确定名称以便需要时调用这些文件。这一工作通常在报表结构设置完毕或报表编制生成数据表，存盘时进行。,4、报表编制 表编制功能的目的是根据用户设置的报表格式和报表公式产生填好需要数据的会计报表，并根据表间数据的勾稽关系检查报表数据的正确性。对于设置好的报表需要时只要运行报表编制功能即可产生需要的报表，无需每次重新定义该报表

16、。,5、报表输出 报表输出功能除可以在屏幕显示编好的报表外更主要的是打印输出已编好的报表。因此报表输出功能中一般都设有打印设置功能，打印设置功能可以根据需要灵活设置打印的字型字号并在一定程度上调整报表的长宽和在纸上的位置，从而使打印出的报表更美观。 在计算机会计系统中除了以上所述和报表编制直接有关的基本功能外，一般还设有报表汇总、报表维护和系统管理等功能，用以方便用户对系统中设置的各种报表进行管理和进行相关报表间数据的处理并保证计算机系统中会计报表的数据安全。,第二节 报表格式定义与公式编辑,一、报表格式定义 直观的报表格式设置方式 在直观的报表格式设置方式下，采用整表设置模式，具有“所见即所得”的特性。其基本设计思想是划定范围，在这个范围中由用户自由地设计自己需要的报表格式。目前流行的WINDOWS版的报表系统一般采用直观的报表格式设置方式。,1. 设置表尺寸 报表尺寸定义的目的是确定报表的行数和列数，其单位是表行和表栏。报表尺寸确定了，报表占用的范围也就确定了。在定义时应注意表栏目的宽度应以能够放下本栏最大数字为原则，否则将出现数字溢出的错误。2. 定义行高和列宽3. 画表格线,