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1、第四章 办公自动化基础 (10学时+ 10学时上机),4.1 办公自动化概述 4.2 文字处理基础(4) 4.3 电子表格基础(4) 4.4 演示文稿制作基础(2),4.1 办公自动化概述 一.办公自动化软件Office套件简介,(1) 字处理软件Word。可制作图文并茂的文档，用于书写公文、信函、报告、论文、合同等文字工作。 (2) 电子表格软件Excel。制作各种表格、图表，可计算、分析与统计。 (3) 文稿演示软件PowerPoint。用于制作和演示投影片、幻灯片等工作。 (4) 电子邮件传输及个人信息管理软件Outlook。统一管理邮件、日程安排、联系人等个人信息。 (5) 数据库管理
2、软件Access。管理数据，为办公自动化提供数据服务和支持。 (6) 网页制作软件FrontPage。用于制作网页并将其发布。,二、Office的启动与退出,（1）通过快捷方式启动应用程序 （2）从现有的Office文档启动应用程序 （3）退出Office系统,三、Office 2003组件的共有工作环境 1任务窗格,Office 2003创新设计的任务窗格将当前操作下可执行的后续操作（或选项）集中列出来供用户选择，可以部分替代传统的对话框、工具栏和快捷键。,切换到其它任务窗格,2帮助系统,Office2003为用户提供非常友好的帮助功能。在使用Office的过程中如果遇到困难，可以通过多种方
3、式获得帮助。下面以Word为例说明如何使用帮助。,（1） 通过“帮助”任务窗格单击“帮助”菜单的“Microsoft Office Word帮助”命令或按功能键“F1”打开“帮助”任务窗格。 （2） 通过菜单栏在菜单栏的右侧有一个 “键入需要帮助的问题”文本框，只要在该框中输入帮助主题然后按回车键即可。,(3) 联机帮助,单击“帮助”菜单上的“与我们联系”，在微软Office联机网站获得更多帮助。,(4) 通过Office助手获取帮助,在工作过程中,Office助手可以自动提供与所执行任务有关的帮助主题和提示,提示用户如何更有效地使用Office 功能。如果屏幕上没有显示“Office助手”，
4、可在“帮助”菜单中选择下拉菜单中的“显示Office助手”选项激活“Office助手”。,3Office剪贴板,Office剪贴板的容量比Windows 剪贴板要大，最多可以容纳24项内容（Windows剪贴板的内容为其最后剪切或复制的一项），所有内容显示在剪贴板任务窗格中。利用Office剪贴板可以在Office的各个组件之间进行复制、移动、删除操作。清空“Office 剪贴板”中的所有内容，“Windows 剪贴板”中的项目也将被清除。“Office 剪贴板”上的内容可以一直保持到关闭所有Office程序为止。当用户剪切或复制的项目数超过Office剪贴板的容量（24项）时，新的项目会取代
5、Office 剪贴板中最早的内容。,4. 2 WORD 2003文字处理 一、Word 2003基础 1文档的格式与属性,文件格式是文件中信息的存储方式，由扩展名来标识，不同的文件格式表示了不同的文档类型。Word文档类型（扩展名为doc）；文档模板类型（扩展名为dot）；Web页类型（扩展名为html或htm）；文本文件类型（扩展名为txt）等。文件属性是一些有助于识别文件的细节信息，如用于标明文件主题或其他重要信息的说明性标题、作者姓名、主题和关键词等。文件大小、创建日期和最后一次修改日期等属性会随着用户对文件的编辑修改而自动更新。 (注：在第三章讲过文件的操作属性:只读、隐藏、存档),2
6、模板与向导,模板是关于文档的基本结构和文档格式设置的一套方案，是构造最终文档的基本工具。其中包括菜单和快捷键分配方案、工具栏、文档中可使用的字体、宏、菜单、在同类型的所有文档中都相同的文字或格式设置、页面布局等。模板分为共用模板和文档模板两种基本类型。共用模板是所有文档共同使用的设置，而文档模板所含设置仅适用于以该模板为基础的文档。 向导是一种特殊的模板，对于某些具有特殊格式和特殊内容的文档，可由计算机提出问题，然后根据用户的回答设置文档内容和文档格式。使用向导和模板可以节约创建文档的时间。Word提供的向导包括司法诉状、备忘录、信函、传真、报告、论文、目录、新闻稿、手册、小册子、日历、Web
7、 页、时间表、议事日程、简历、订单和发票。,3. 创建新文档,单击“文件”菜单中的“新建”命令可创建一个新文档。此时在窗口中会出现“新建文档”任务窗格，首先要根据文档类型选择相应的模板或向导，然后按照提示进行操作即可。,4Word2003的工作环境,2.插入点,4.视图切换按钮,5.定位按钮,6.分隔框,7.菜单栏和工具栏,8.滚动条,9.状态栏,10.标尺,3.文本选定区,5查看文档 （1）文档视图,1) 普通视图在普通视图中，不显示页边距、页眉和页脚、背景、图形对象以及某些图片，页与页之间的分界被显示为一条虚线。普通视图简化了页面的布局，所以可便捷地进行键入和编辑。 2) 页面视图页面视图
8、以打印纸张页的方式显示文档的所有内容。可用于编辑页眉和页脚、调整页边距、处理图片等。 “所见即所得”！ 3) 大纲视图按章节等层次方式显示文档内容。 4) Web版式视图。用于创建屏幕显示的 Web 页或文档。 5) 阅读版式视图阅读版式视图以最适合屏幕阅读的方式显示文档内容。在阅读版式视图中，只保留“阅读版式”和“审阅”工具栏，隐藏其他所有工具栏。,(2) 显示方式,1）全屏显示在屏幕上尽可能多地显示文档内容。单击“视图”/“全屏显示”命令，可以切换为全屏显示。 单击“全屏显示”工具栏上的“关闭全屏显示”按钮，或者按键盘上的“Esc”键，关闭全屏显示并切换到以前的视图。 2）比例显示 缩放比
9、例可在10%到500%之间,6保存文档,（1）直接保存 单击“文件”/“保存”命令，或者单击“常用”工具栏上的“保存”( )按钮，或者按快捷键“Ctrl+S”即可保存文档。 （2）另存文档 单击“文件”/“另存为”，打开“另存为”对话框，在对话框中定位置、定文件名、定类型，然后单击“保存”按钮。（3）自动保存 单击“工具”/“选项”命令，可打开“选项”对话框中“保存”选项卡，设置“自动保存时间间隔”。（4）保存文档的多个版本 单击“文件”/“版本”/“现在保存”。在“版本备注”框中，键入关于正在保存的版本的说明，单击“确定”按钮。,文档自动命名：创建普通文档时，“文档1”、“文档2”另存文档时
10、；由“文档x”文档的首行文字。,7管理文档,(1) 打开文档 (2) 文件搜索 (3) 关闭文档 (4) 设置文件属性 (5) 设置文档安全性,“文件”菜单尾部有MRU(最近使用过的文件)列表,(1) 打印预览 (2) 打印输出单击“文件”/“打印”命令，打开“打印”对话框。可设置打印机属性、打印内容、页面范围、打印份数、缩放打印功能。,8打印文档,9. 中文Word 2003的退出,(1) 单击“关闭”按钮； (2) Word菜单方式 在Word窗口中，打开“文件”菜单，选择“退出”命令。 (3) 控制菜单方式 双击控制菜单图标或单击后在控制菜单中选择“关闭”命令。 (4) 快捷键方式 直接
11、按“Alt+F4”关闭Word的文档窗口。,退出Word前要保存正在处理的文档，若文档已做过修改但还未保存，Word系统会先提示用户保存对文档的修改，然后根据用户的选择退出或继续。,二、编辑文本 1Word文本编辑模式与特点,(1) 移动插入点,用户可以在文本区中插入文字、图形、表格等对象，这些对象将出现在插入点所在的位置，供用户进行编辑、修改。,(2) 设置文本编辑模式,文本编辑模式有两种：插入模式和改写模式。插入模式:新键入的文本直接插入到原有文本之间，插入点后面的文本向后移动。改写模式:新文本会覆盖插入点后面的原有文本。Insert键是设置文本编辑模式的开关键。另外，双击WORD状态栏中
12、的“改写” 标识也能达到更改文本编辑模式的效果。,(3) 记忆式输入功能,记忆式输入功能使用户在键入日期和“自动图文集”词条中的单词或短语的一部分内容时可以获得余下部分内容的提示。,(4) 智能标记,智能标记是Word 2003的一种方便用户输入的新工具，它能够自动识别文档中特定类型的数据。例如：中文日期、时间、英文人名或Outlook通讯簿中的人名、地址、度量单位等。单击“工具”“选项”命令，在“选项”对话框中的“视图”选项卡的“显示”区域中，选中或清除“智能标记”复选框可设置显示或隐藏智能标记。,(4) 即点即输,文本输入 (1) 字符的插入与删除,插入字符确定插入点后，根据需要选择文本编
13、辑模式后直接从键盘上键入即可。删除字符按“Backspace”键,删除插入点左侧的一个字符；按“Ctrl+Backspace” 键，删除一个单词；按“Delete”键，删除插入点右侧的一个字符；按“Ctrl+Delete”键，删除一个单词。,(2) 换行与空格的处理,Word能自动地按版面大小调整每行的长度，并能在文本到达页面右边距时自动换行。只有在一个段落结束时才需人为地键入一个“Enter”符号，这时Word在每一段的后面加上一个段落标记，并产生一个与前一段格式相同的新段落。单击“视图”菜单的“显示段落标记”复选项，可显示或隐藏段落标记。单击“显示/隐藏编辑标记”按钮 ，可显示或隐藏编辑标
14、记。删除或插入文字后，Word能够自动调整该文字前后的空格。例如，Word能删除句号之前多余空格，或在两个单词之间添加空格。此外，标题和每一个段落前的空格在排版时Word将自动进行调整，勿需人为地输入空格。,(3) 特殊符号的输入,1) 用组合键输入特殊符号的方法。“Ctrl+Enter”：分页符、 “Ctrl+Shift+Enter”：列分隔符等。 2)单击“插入”/“符号”命令。打开“符号”对话框。 3) 单击“插入”/“特殊符号”命令。打开“插入特殊符号”对话框。 4)利用某汉字输入法的软键盘也可以输入特殊符号。,(4) 插入自动图文集词条,要将自动图文集词条插入文档，先将插入点移到要插
15、入的位置，然后单击“插入”“自动图文集”命令，指向其中某一个分类，单击所需的词条即可。,创建和删除自动图文集词条,(5) 断字功能,Word的断字功能可自动消除两端对齐文字中的多余“缺口”或“空白”，保持较窄的分栏中各行的长度相等，使得文档的外观更加美观、专业。,(6) 撤消误操作,“常用”工具栏上“撤消”与“恢复”按钮。,3文本选定,(1) 用鼠标选定文本 要选定任何数量的文本，只要按住鼠标左键拖过这些文本；要选定一大块文本，则单击要选定内容的起始处，然后滚动到要选定内容的结尾处，在按住“Shift”键的同时单击。 (2) 用文本选定区选定文本 将鼠标指针移动到文本选定区，指针变为指向右上的
16、箭头，此时单击鼠标左键可选定鼠标所在行的一行文本；双击可选定所在段落；三击可选定整篇文档。在文本选定区将鼠标向上或向下拖动鼠标可选定多行文本；在文本选定区双击并向上或向下拖动鼠标可选定多个段落。 (3) 选定垂直文本 选定文本中的某一矩形块内的文本（称为垂直文本）。要选定垂直文本，只需按住“Alt”键，然后按住鼠标左键拖过要选定的文本。 (4) 键盘来选定文本：按住“Shift”不放并同时按能够移动插入点的其它键。,4文本校对或修订 (1) 拼写和语法检查,红色波浪线：有拼写错误嫌疑； 绿色波浪线：有语法错误嫌疑。,(2) 使用自动更正,“自动更正”功能可自动检测并更正键入错误、误拼的单词、语法错误和错误的大小写。例如，如果键入“teh”及空格，则“自动更正”会将键入内容替换为“the”。用户可以方便地添加自己的“自动更正”词条或删除不需要的词条。,(3) 批注,批注是作者或审阅者给文档添加的注释或注解。每次给文档添加批注时，Word 都在文档中以隐藏文字的格式插入批注标记（批注者的缩写和编号）。打开批注窗格时将显示批注标记。如果关闭了批注窗格，可以通过单击“常用”工具栏上的“显示/隐藏”按钮来显示批注标记。,
