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1、购货与付款循环审计,第十四章 购货与付款循环审计,第一节 购货与付款循环概述第二节 购货与付款循环内部控制及测试第三节 购货与付款循环交易的类别测试第四节 应付账款审计第五节 固定资产和累计折旧审计第六节 其他相关账户审计,学习目的及要求,1、了解购货业务、付款业务和固定资产 的内部控制内容和符合性测试 2、重点掌握购货业务、付款业务和固定 资产的实质性测试的步骤以及审计时应 注意的事项,一、购货与付款循环中涉及的主要会计报表账户,应付账款 工程物资 固定资产 在建工程 累计折旧 固定资产清理 预付账款 应付票据 固定资产减值准备,采购与付款循环的主要凭证和会计记录,1.请购单 2.订购单 3
2、.验收单 4.卖方发票 5.付款凭单,6.转账凭证 7.付款凭证 8.应付账款明细账 9.现金和银行存款日记账 10.供应商对账单,三、涉及的主要业务活动,（一）请购商品和劳务请购单(起点）由仓库或有关部门填写，送交采购部门，申 请购买商品，劳务或其他资产的书面凭证。 请购单一般应包括，生产通知单编号、所需 要的材料和零件的型号，数量、库存数量、请 购数量等。 (与费用的“发生”认定、固定资产、存货、应付账款的“存在”认定有关),请 购 单,注 意,1.请购与审批岗位分离； 2.日常采购的请购：根据请购单进行一般授权审批，每张请购单必须经过对这类支出预算负责的主管人员签字批准； 3.资本支出的
3、请购：指定人员请购，需要进行特别授权审批。,（二）订购单，是由采购部门填写，向另一企业 购买订购单上所指定商品、劳务或其他资产的书面 凭证。(与应付账款的“完整性”认定有关) 采购合同应主要规定所需商品的品名、规格、 数量、质量、价格、供货日期、结算方式、商品 的包装与运输办法、质量检验手续、违约责任以 及纠纷解决方式等。 采购合同应预先编号并经过被授权的采购人员 签名。其正联应送交供应商，副联则送至企业内 部的验收部门、会计部门和编制请购单的部门。,注 意,1. 询价与确定供应商的职能要分离； 2. 采购部门对经过批准的请购单发出订购单，询价后确定最佳供应商，但询价与确定供应商的职能要分离。
4、,（三）验收单，是收到商品进行验收和检验所编制的凭证。 验收单应列示从供应商处收到的商品的品名、 说明、数量、到货时间、外观状况、质量状况 等，并应签署验收意见。 货品送交仓库或其他请购部门时，应由这些 部门在验收单的副联上签收，验收单的一联还 应送交会计部门。 (与费用的“发生”认定和应付账款的“完整性”认定有关),验 收 单,注 意,1.验收部门先比较所收商品与订购单上的要求是否相符，然后再盘点商品并检查商品有无损坏，验收部门验收后编制一式多联、预先顺序编号的验收单，验收单是支持资产或费用以及与采购有关的负债的“存在或发生”认定的重要凭证； 2.同时检查订购单的处理，以确定是否确实收到商品
5、并已入账。,（四）储存已验收的商品存货仓储部门 1.储存岗位与验收岗位分离； 2.限制无关人员接近储存的商品存货。 3. (与固定资产、存货“存在”认定有关) （五）付款凭单，是采购方企业的应付凭单部门编制的，记录已收到商品、资产或接受劳务的厂商，应付款金额和付款日期的凭证。是企业内部记录和支付负债的授权证明文件。 依据：订购单、验收单、购货发票 与费用、固定资产、存货“存在”、“发生”、“完整性”、“权利和义务”以及“计价和分摊”认定有关),付 款 凭 单,注 意,1.确定供应商发票的内容与相关的验收单、订购单的一致性； 2.确定供应商发票计算的正确性；3.确定供应商发票计算的正确性； 3.
6、编制有预先编号的付款凭单，并附上支持性凭证(如订购单、验收单和供应商发票等)； 4.独立检查付款凭单计算的正确性； 5.在付款凭单上填入应借记的资产或费用账户名称； 6.由被授权人员在凭单上签字，以示批准照此凭单要求付款。,（六）了解会计部门确认与记录负债情况 (与费用的“发生”认定和应付账款的“完整性”认定有关) 1.应付账款确认与记录相关部门一般有责任核查购置的财产，并在应付凭单登记簿或应付账款明细账中加以记录； 在收到供应商发票时，应付账款部门应将发票上所记载的品名、规格、价格、数量、条件及运费与订货单上的有关资料核对，如有可能，还应与验收单上的资料进行比较。 2.记录现金支出的人员不得
7、经手现金、有价证券和其他资产；,3.在手工系统下，应将已批准的未付款凭单送达会计部门，据以编制有关记账凭证和登记有关账簿。会计主管应监督为采购交易而编制的记账凭证中账户分类的适当性；通过定期核对编制记账凭证的日期与凭单副联的日期，监督入账的及时性；独立检查会计人员则应核对所记录的凭单总数与应付凭单部门送来的每日凭单汇总表是否一致，并定期独立检查应付账款总账余额与应付凭单部门未付款凭单档案中的总金额是否一致。,（七）了解会计部门付款情况,与费用的“发生”、应付账款的“完整性”和“计 价和分摊”认定有关 1.独立检查已签发支票的总额与所处理的付款凭 单的总额的一致性； 2.应由被授权的财务部门的人
8、员负责签署支票； 3.被授权签署支票的人员应确定每张支票都附有 一张已经适当批准的未付款凭单，并确定支票 收款人姓名和金额与凭单内容的一致；,4.支票一经签署就应在其凭单和支持性凭证上用 加盖印戳或打洞等方式将其注销，以免重复付 款； 5.支票签署人不应签发无记名甚至空白的支票； 6.支票应预先连续编号，保证支出支票存根的完 整性和作废支票处理的恰当性； 7.应确保只有被授权的人员才能接近未经使用的 空白支票。,（八）了解会计部门记录支出情况 与费用的“发生”、应付账款“完整性”和“计价和分摊”认定有关 1.会计主管应独立检查记入银行存款日记账和应付账款明细账的金额的一致性，以及与支票汇总记录
9、的一致性； 2.通过定期比较银行存款日记账记录的日期与支票副本的日期，独立检查入账的及时性； 3.独立编制银行存款余额调节表（坚决不能由出纳员编制该表，否则属于内部控制设计缺陷）,采购与付款业务流程图,请购单 订购单 验收单,付款凭证/应付账款明细表 支票等 供应商发票 付款凭单 卖方对账单等 结算单据 及其相关账簿,M和N注册会计师于2008年12月10日至13日对 甲公司购货与付款循环的内部控制进行了解和测 试，并在相关审计工作底稿中记录了了解和测试 的事项，摘录如下： (1)甲公司的材料采购需要经授权批准后方可进 行。采购部根据经批准的请购单发出订购单。货 物运达后，验收部根据订购单的要
10、求验收货物， 并编制一式多联的未连续编号的验收单。仓库根 据验收单验收货物，在验收单上签字后，将货物 移入仓库加以保管。,验收单上有数量、品名、单价等要素。验收单一 联交采购部登记采购明细账和编制付款凭单，付 款凭单经批准后，月末交会计部；一联交会计部 登记材料明细账；一联由仓库保留并登记材料明 细账。会计部根据只附验收单的付款凭单登记有 关账簿。 (2)会计部审核付款凭单后，支付采购款项。甲公 司授权会计部的经理签署支票，经理将其授权给 会计人员丁负责，但保留了支票印章。丁根据已 适当批准的凭单，在确定支票受款人名称与凭单 内容一致后签署支票，并在凭单上加盖“已支付”,的印章。对付款控制程序
11、的穿行测试表明， 注册会计师M和N未发现与公司规定有不一致 之处。 要求：根据上述摘录，请代M和N注册会计师 指出购货与付款循环内部控制方面的缺陷，并 提出改进建议。,解答 甲公司采购与付款循环内部控制方面的缺陷有： (1)验收单未连续编号，不能保证所有的采购都已记录或不被重复记录。应建议甲公司对验收单进行连续编号。 (2)付款凭单未附订购单及供应商的发票等，会计部无法核对采购事项是否真实，登记有关账簿时金额或数量可能就会出现差错。应建议甲公司将订购单和发票等与付款凭单一起交会计部。 (3)会计部月末审核付款凭单后才付款，未能及时将材料采购和债务登账并按约定时间付款。应建议甲公司采购部及时将付
12、款凭单交会计部，按约定时间付款。,第二节 采购与付款循环内部控制及控制测试 一、内部控制目标、内部控制与审计测试的关系,1.预算制度 6.固定资产的处置制度 2.授权批准制度 7.固定资产的定期盘点制度 3.账簿记录制度 8.固定资产的维护保养制度 4.职责分工制度 5.资本性支出和收益性支出的区分制度,固定资产的内部控制制度,1.岗位分工与授权批准 2.项目决策控制 3.概预算控制 4.价款支付控制 5.竣工决算控制 6.监督检查,在建工程的内部控制制度,第三节 购货与付款循环的交易类别测试,一、购货的交易类别测试 测试登记入账的购货业务是否真实 测试已发生的购货业务是否均已登记入账 测试登
13、记入账的购货业务是否估价准确 测试登记入账的购货业务的分类是否正确 测试购货业务的记录是否及时 测试购货业务是否已正确计入明细账并准确的汇总,购货交易的实质性程序 （一）核对购货交易各有关总账、明细账是否相符 （二）抽查“物资采购”账户1、抽取相关凭证或账簿，追查至有关原始凭证和记录，以确定交易 真实发生；2、抽查若干在途物资项目，追查在相关购货合同及购货发票，确定 在途物资的真实性和正确性；3、充分关注长期没有收到货物的“物资采购”明细账户，防止购入 货物的丢失和虚构购货交易。 （三）购货验收入库情况审查 （四）购货交易年底截止测试 购货交易截止测试就是要检查截止当年12月31日止，所购入并
14、已包括 在12月31日存货盘点范围内的存货。测试的主要方法，一是抽查存盘点 日前后的购货发票与验收报告或入库单；二是查阅验收部门的业务记录。,（五）购货计价测试测试应注意以下几个方面：1购货价格的合理性。2购货成本测试。3特殊情况存货入账计价的测试。 （六）购货其它问题的审查 例如：购货交易的账务处理是否符合规定，各项记录是否及时、完整。对于购货过程中发生的一些非经常性情况，如：购货退出、损坏赔偿、调换、退补价、溢余短缺等，其处理是否恰当也应予以注意。,第四节 应付账款审计,一、应付账款审计的目标 1.确定应付账款的发生和偿还记录是否完整； 2.确定应付账款期末余额是否正确； 3.确定应付账款
15、在会计报表的披露是否恰当。 案例,二、应付账款的实质性测试审计程序,1.索取或编制应付账款试算表 2.核对应付账款账簿与相关凭证 3.实施分析性复核程序 本期应付账款期末余额与上期期末余额进行比较，分析其波动原因； 分析长期挂账的应付账款，判断被审单位是否缺乏偿债能力或利用应付账款隐瞒利润；,计算应付账款对存货、流动负债的此例，并与以前期间对比，评价其整体合理性； 利用存货、主营业务收入、主营业务成本的增减变动幅度，判断应付账款增减变动的合理性。,4.函证应付账款（考点）,选择重要的应付账款项目（包括零账户），函 证其余额是否正确 （1）函证的必要性应付账款的函证并不是一个强制性的程序。一般 情况下，应付账款不需要，因为它不能保证发现所 有未入账的应付账款。况且，注册会计师能够取得 购货发票等外部凭证来证实应付账款的余额。但如 果控制风险较高，某个应付账款明细账金额较大， 被审计单位财务困难等，则应进行应付账款进行函 证。,（2）对象选择金额较大的债权人以及金额不大甚至 为零，但为企业重要供货人的债权人，作为 函证对象。 （3）方式最好采用肯定式，并具体说明应付金额。 （4）控制与评价（见后）,
