信息组织原理第13章部门信息组织

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1、第13章 部门信息组织,学以致用,信息组织第13章 部门信息组织,安徽大学管理学院,2,部门的信息组织是一些机构单位对本部门的信息进行有效组织，以方便信息查找、辅助决策。部门机构类型的不同，信息组织的模式也会有所差异，但总体上是同多异少。本章主要介绍企业、政府、医药、教育四大部门的信息组织。,信息组织第13章 部门信息组织,安徽大学管理学院,3,13.1 企业信息组织,13.1.1 企业信息类型 习惯上，企业信息可以分为两大基本类型：企业内部信息和企业外部信息。 1企业内部信息 (1) 生产信息： (2) 会计信息： (3) 营销信息： (4) 技术信息： (5) 人才信息：,信息组织第13章

2、 部门信息组织,安徽大学管理学院,4,13.1 企业信息组织,13.1.1 企业信息类型 2企业外部信息 (1) 宏观社会环境信息： (2) 相关科学技术的发展信息： (3) 市场信息：,信息组织第13章 部门信息组织,安徽大学管理学院,5,13.1 企业信息组织,13.1.2 信息组织对企业管理的重要意义 (1)促进信息共享和信息有效访问。 (2)提高领导决策和员工业务创新能力。 (3)提高信息化的投资回报率。,信息组织第13章 部门信息组织,安徽大学管理学院,6,13.1 企业信息组织,13.1.3 企业信息组织实施的流程和步骤 1企业信息组织的实施流程 一套完整的信息组织管理流程包括4大

3、类，即标准采用、组织操作、更新控制、标准评测。,信息组织第13章 部门信息组织,安徽大学管理学院,7,13.1 企业信息组织,13.1.3 企业信息组织实施的流程和步骤(1)标准采用：在企业信息组织体系中，组织体系的标准会经历创建、使用、修改和退出四个不同的阶段。有些标准不需要自己创建，而是拿来使用。如分类、编码尽可能采用国家标准和国家标准。企业信息组织标准不能停留在纸面上，需要在企业内部进行广泛的宣传、培训和交流，以得到用户的反馈，促进用户的理解和应用。,信息组织第13章 部门信息组织,安徽大学管理学院,8,13.1 企业信息组织,13.1.3 企业信息组织实施的流程和步骤(2)组织操作：组

4、织操作流程规定如何将信息组织标准贯彻、安排和应用到企业现有的信息系统中去。其中非常重要的一点是评估对现有信息系统的影响，并审核操作方案的可行性。,信息组织第13章 部门信息组织,安徽大学管理学院,9,13.1 企业信息组织,13.1.3 企业信息组织实施的流程和步骤(3)更新控制：维护信息组织体系修改的历史，管理企业信息组织体系的不同版本的修改、定稿和发布。借助于版本管理工具实现更新维护工作；有时候，还要根据业务的变化和技术的发展，当修改需求产生时，启动本流程进行新需求的分析，对变更进行审核，并发布新的信息组织标准。,信息组织第13章 部门信息组织,安徽大学管理学院,10,13.1 企业信息组

5、织,13.1.3 企业信息组织实施的流程和步骤(4)标准评测：一定期和不定期地对企业信息组织的使用状况、投资回报等进行分析评估。,信息组织第13章 部门信息组织,安徽大学管理学院,11,13.1 企业信息组织,13.1.3 企业信息组织实施的流程和步骤 2企业信息组织的实施步骤 阶段1：预先调研： 阶段2：设计信息分类体系：设计信息分类体系的目标就是得到多层次、多维度的信息分类结构。这个过程需要以下6个步骤：,信息组织第13章 部门信息组织,安徽大学管理学院,12,13.1 企业信息组织,13.1.3 企业信息组织实施的流程和步骤 阶段3：创建分类体系模型并进行分类：信息分类管理系统的核心任务

6、就提高工作效率，是将企业内部的全部信息，按信息分类体系的结构进行组织，也就是说，将企业的信息打上“类别”标记。由于信息量的巨大，这也是最耗时的一个阶段。,信息组织第13章 部门信息组织,安徽大学管理学院,13,13.1 企业信息组织,13.1.3 企业信息组织实施的流程和步骤 阶段4：将分类体系部署到企业信息基础架构中 阶段5：持续不断地维护企业信息分类,信息组织第13章 部门信息组织,安徽大学管理学院,14,13.1 企业信息组织,13.1.4 上市公司信息披露过程中信息组织工作 1 上市公司信息披露文件的分类与标引 参照中国证监会发布的上市公司信息披露电子化标准(征求意见稿)，公告的业务主

7、题分类共有 17个大类，102个中类，273个小类。 2 上市公司信息披露文件的标记与分解 3 信息储存,信息组织第13章 部门信息组织,安徽大学管理学院,15,13.1 企业信息组织,13.1.5 电子商务信息的组织模式 就Internet而言，电子商务信息的组织一般模式是：在前期规划基础上，建立起以网站用户体验为核心的网站信息组织、个性化的网站视觉设计、度身订制的网站功能定义及开发、高效的网站系统整合。,信息组织第13章 部门信息组织,安徽大学管理学院,16,13.1 企业信息组织,13.1.5 电子商务信息的组织模式 (1)以用户为中心的网站信息组织 (2) 网站线索设计 (3) 个性化

8、网站视觉设计 (4) 对搜索引擎友好的网站结构设计 (5) 用户流程体验为核心的功能定义开发 (6) 流程化项目实施管理,信息组织第13章 部门信息组织,安徽大学管理学院,17,13.2 政务信息组织,从长远来看，电子政务的根本意义并不在于其表现形式，而在于其能否为公众提供实用 的信息和服务。而信息组织是保证信息服务质量的基本途径。,信息组织第13章 部门信息组织,安徽大学管理学院,18,13.2 政务信息组织,13.2.1 政务信息类型 政府决策信息： 为社会各界服务的信息： 反馈信息：这部分信息主要来自于各行各业、基层群众、专家学者的批评、意见和建议 政府间的交流信息：,信息组织第13章

9、部门信息组织,安徽大学管理学院,19,13.2 政务信息组织,13.2.2 政务信息组织的分类法 1政务信息资源分类的必要性 2政务信息资源分类体系的特点 3政务信息资源分类体系的编制方法与技术,信息组织第13章 部门信息组织,安徽大学管理学院,20,13.2 政务信息组织,13.2.2 政务信息组织的分类法(1)分类体系的功能分析与定位 分类体系的功能定位应考虑以下因素。 政务信息资源分类法选择综合性分类法还是主题分类法，是面向多用户的还是面向专门用户的，要根据实际情况进行选择。一般来说，应是多种分类法的结合。 政务信息处理的对象一般是公文、档案和新闻等，但也有大量其他类型信息。政务信息资源

10、分类要兼顾各种类型的信息，其中既有公共信息也有保密信息。,信息组织第13章 部门信息组织,安徽大学管理学院,21,13.2 政务信息组织,13.2.2 政务信息组织的分类法 政务信息资源分类要兼顾各种信息载体，无论是印刷型的、实物型的，还是多媒体型、网络型的，等等。 现阶段政务信息标引可以采用手工标引和计算机辅助标引相结合的方式，要探索自动标引等新型方式。 政务信息资源分类体系本身的载体应是网络型的，应用于网络检索系统。,信息组织第13章 部门信息组织,安徽大学管理学院,22,13.2 政务信息组织,13.2.2 政务信息组织的分类法 目前，政务信息分类体系的管理和修改方式可以是计算机辅助式的

11、，某些部分可以由计算机系统自动完成。政务信息资源的动态性强，类目表需要不断地进行调整完善，因此，辅助分类工具系统的支持非常重要，要求辅助分类工具系统要有充分的适应性。,信息组织第13章 部门信息组织,安徽大学管理学院,23,13.2 政务信息组织,13.2.2 政务信息组织的分类法(2)系统用户需求调查分析 (3)政务信息资源调查分析 (4)选择政务信息资源分类标准 (5)确定分类体系结构,信息组织第13章 部门信息组织,安徽大学管理学院,24,13.2 政务信息组织,13.2.2 政务信息组织的分类法 政务信息资源类目大纲可以以某个较为通用的分类体系为基础，结合政务信息组织的要求进行调整而成

12、。 在实施信息分类时，于信息分类标准框架内，采用开放式的管理，允许政务部门在不破坏分类标准框架和规则的前提下，根据本部门的特点细分和增加类目，编制适合本部门的细分规则。,信息组织第13章 部门信息组织,安徽大学管理学院,25,13.2 政务信息组织,13.2.2 政务信息组织的分类法(6)定信息资源分类的基本原则 科学性和稳定性 完整性和系统性 唯一性和可扩展性,信息组织第13章 部门信息组织,安徽大学管理学院,26,13.2 政务信息组织,13.2.2 政务信息组织的分类法(7)确定政务信息分类标识编码规则 4政务信息资源分类体系的应用 政务信息资源分类体系实现了对政务信息资源的一致性组织，

13、实现了政务信息资源组织的规范化。,信息组织第13章 部门信息组织,安徽大学管理学院,27,13.2 政务信息组织,13.2.2 政务信息组织的分类法 政务信息资源主题分类列表可以作为一种导航工具，使得用户能够通过浏览查找所需要的信息资源，方便了政务信息资源的查询及使用。政务信息专题资源库中的类目组织是一种网络结构，利用超文本技术使得一个类目单元有一组与其相关联的信息点链接。用户对任何一个类目单元的搜寻都可以带动其他若干信息单元的搜寻。,信息组织第13章 部门信息组织,安徽大学管理学院,28,13.2 政务信息组织,13.2.2 政务信息组织的分类法 政务信息资源分类表是等级式的，能够用于扩大检

14、索范围以提高查全率，或用于将检索提问限制到集合中的某个部分，以缩小检索范围，提高查准率。同时，政务信息资源分类表的使用为检索用词提供了语境，如能够部分克服同形异义词问题。,信息组织第13章 部门信息组织,安徽大学管理学院,29,13.2 政务信息组织,13.2.2 政务信息组织的分类法 如果政府网站使用标准统一的分类表，那么能够比较容易对其他使用了相同分类表的网站实现跨数据库浏览和主题检索。 根据政务信息的共享范围、保密程度、需求程度进行合理的分类，对不同的信息资源用户开放不同的数据获取权限，可以积极稳妥地推进政务信息资源的共享和整合，间接支持政务工作协同。,信息组织第13章 部门信息组织,安

15、徽大学管理学院,30,13.2 政务信息组织,13.2.3 政务信息组织的主题法 1美国政府的DC-Government 据DCMI网站在2001年9月17日发布的DC-Government应用纲要，DC-Government在DC核心集基础上所做的扩展、改进主要有6处：首先是在DC原有15个核心元素的基础上增加了一个元素：读者对象(Audience)，另外5处扩展则是根据更加准确地描述政务信息资源的需要，分别对日期(Date)、关联(Relation)、权限(Rights)、主题(Subject)和类型(Type)5个元素增加了修饰词。,信息组织第13章 部门信息组织,安徽大学管理学院,31

16、,13.2 政务信息组织,13.2.3 政务信息组织的主题法 2美国政府的GILS (Government Information Locator Service) GILS由3种标准构成：技术标准、信息组织标准和控制词表标准。其中大部分规定反映在GILS应用纲要中，包括元数据核心集、信息检索标准(Z39.50)等。根据GILS应用纲要第二版，目前GILS核心元素共有28个，依元素的性质可区分为：必备/可选、重复/不可重复及受控/不受控3种类型。按其描述对象，可将GILS核心元素分为信息的拥有者和建设者、信息的内容、信息的表示方式以及管理信息4类。,信息组织第13章 部门信息组织,安徽大学管理学院,32,13.2 政务信息组织,13.2.3 政务信息组织的主题法 3加拿大政府核心主题词表 加拿大政府核心主题词表(Government of Canada Core Subject Thesaurus简称 GoC)源于 Depository Service Program(简称DSP)主题词表。 DSP主题词表经过1999年5月至2000年2月共9月的时间，由法国两名学者编著而成。,