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1、秘书信息工作,任课教师：叶茂,模块三 信息传递与存储,知识目标 了解信息传递的方向，掌握信息传递的工作流程 了解信息存储的要求和装具设备，掌握信息存储的工作流程 能力目标 能够选择适合的信息传递形式，采用正确的信息传递方法进行信息的传递 能够采用正确的信息存储方式进行信息的存储,项目一 信息的传递,公司开展一项业务，初步确定了三家合作意向单位。领导打电话要求小张协助市场部收集这几家企业的相关信息材料以便有深入了解，从而最终选定合作单位。小张接到任务后马上开展调查，没过多久他就收集到了三家企业的众多信息。由于涉及到的数据较多，他将这些数据进行了比较和深入分析，制成了各种图表后及时递交给了领导，领
2、导看后十分满意，对小张大加表扬。表格数据清晰，对比明显，一目了然，公司依此很快就选定了合作单位。,职业情境,【分析】秘书要将收集到的信息及时、准确地传递给领导进行决策，这既是企业信息工作要求和秘书岗位工作职责，又是发挥信息价值、体现秘书价值的重要途径。在信息传递时，要注意选择合适的传递形式和方法。在此案例中，小张就将大量的数据信息以图表的方式来传递，有利于信息的清晰表达，达到了明了、比较效果突出的作用。为了及时、准确、有效地传递信息，秘书一定要掌握信息传递的方向、形式和方法。,人们收集信息的目的在于应用，信息只有经过传递流动，才能实现它的价值、发挥它的作用，才能成为决策者决策的依据、控制的基础
3、和指挥的前提。 一、信息传递内涵信息传递就是以信息提供者为起点，通过传播媒介或载体，把信息传递给信息的接收者。传递信息，必须三个要素：信源、信道、信宿。,相关知识,信源：信息的来源，分为原生源和再生源。前者生成的信息以原始信息的形式直接进入传递，后者是指收集、加工后以二次信息的形式进入传递。信道：信息传递的通道，包括信息传递的媒介和运行方式。信宿：信息传递的终点，即信息的接收者。信宿可以是个体、群体或组织。,二、信息传递的方向 （一）内向传递 内向传递是指为了进行协调和合作，企业内部之间进行信息交流。通常用于传递企业当前工作的重要安排和部署信息、工作进展情况信息，了解员工对本企业工作的看法，了
4、解公众对企业产品质量、销售情况和售后服务等方面的意见和社会各个方面发展情况的信息，并将这些信息、意见或看法进行传递。内向传递的形式有信件、备忘录、通知或告示、传阅单、企业内部刊物等传递形式。,（二）外向传递外向传递是指在日常工作中有效利用各种媒介，如通过印刷媒介类的报刊、书籍、宣传材料和电子媒介类的广播、电视、网络等向公众传递信息，宣传企业的经营政策、业务进展、产品销售情况，树立企业形象，增进社会公众对企业产品及服务的了解和认可。外向传递的形式有信件、新闻稿、新闻发布会、报刊简短声明、直接邮件等方式。,三、信息传递工作流程,刘虹所在的单位是一家电动车生产企业。近日，不断有人以各种方式声称公司产
5、品质量低下，为了降低成本，原材料以次充好欺骗客户，并扬言一定要让公司名誉扫地。虽然公司及时进行了处理，但事件越演越烈。刘虹展开调查，发现社会公众因误传对公司产品质量信任度下降，网上也已出现了对本公司发展极为不利的言论。企业内部员工也是议论纷纷。刘虹意识到可能是竞争对手故意使坏，想置公司于死地。他马上将该想法报告给领导，领导非常重视，责成相关部门做好调查处理工作，刘虹进行全程跟进。面对此事件，小张必须要对领导做好事件后续调查处理的信息传递工作。同时，该企业也必须采取一些有效的信息传递形式和方法，做好对内部员工的信息通报工作和对社会公众的解释澄清工作。,任务实施,任务一 选择并确定传递信息的形式
6、写出你认为能够采取的信息传递形式：,信息传递主要有以下形式： 一、信件信件是正式的书面交流信息工具，可以用于内向传递（如晋级或提高工资的信件）和外向传递（如给客户、供应商的信件），通常在一些数量有限和需要特殊信息的人之间传递。信件传递的优点在于它是书面的，具有凭证作用，且便于阅读和参考，并能发送至相应地址。但邮寄花费时间，不便于交换看法。 二、备忘录备忘录是通信的简化书面表格，通知有关工作事项。通常用于内向传递，即企业内部之间进行信息交流，尤其是在相互了解的人之间使用。一般来说，企业都有自己的标准备忘录格式，可以预先打印或准备好。,备忘录的优点在于它采用书面形式，文字不必像信件那样正式，便于查
7、阅和参考，使用方便。但信息量较少，沟通较慢，不便于交换看法。备忘录格式如表3-1所示：,备忘录 发给： 抄送： 发自： 日期： 主题：进出口公司经理张震东一行五人将于2010年9月28日（星期四）上午10：30抵达南京，与总经理会面洽谈。希望你安排一下此次的接待工作。请尽快与我确认。,表3-1 备忘录格式,三、通知或告示张贴在布告栏上，通知企业的内部事项或征求员工对某事项的意见。写通知或告示应尽量避免生硬的语气。通知或告示一定要醒目，让人们在一定距离能阅读。要做到文本信息简单短小，图片和色彩具有吸引力。,四、传阅单需要传阅内容很多的信息时用传阅单，上面列出所有应阅读该信息的工作人员的部门和姓名
8、，阅读完信息后在传阅单上签字。格式如表3-2所示。,五、企业内部刊物企业内部刊物主要介绍企业动态和业务进展情况，是沟通上下、联系员工的桥梁。内部刊物一般内容有：企业内部信息、职务升迁信息、员工信息、员工嘉奖榜、业务往来信息等。 六、新闻稿企业公布决定或政策时，可采用发布新闻稿的方式。新闻稿要简明扼要，直入主题，客观反映事实，不作评论说明。,七、新闻发布会新闻发布会是在一定时间，根据工作需要，公布重要信息。企业为了展示最新产品、演示技术上的最新成果，在产品展览会前或展览会期间，都可以举行新闻发布会。在新闻发布会上，通过面对面的交流能产生良好的效果。 八、声明在报刊上宣布新的任命或电话、地址的变更
9、等。声明要简短，引人注目。 九、直接邮件将企业的信息材料通过邮件寄出。可以通过此方式，向经过选择的消费者推销某种产品或服务。,任务二 确定合适的信息传递方法 写出你认为能够采取的信息传递方法：,信息传递的方法分为语言传递、文字传递、可视化辅助传递、电讯传递。 一、语言传递语言传递是将信息转化为语言传递给接受者的一种信息传递方式，主要通过报告、对话、座谈、讲座、录音、技术交流和推广人员口授等形式传递各种信息。优点：简洁、直接、快速；较少受场合地点的限制；信息反馈及时。缺点：获得信息凌乱，对信息接受者来说信息较难存储。,二、文字传递是把信息变成文字、符号、图像传递给信息接受者。这种方式可避免信息失
10、真变形，实现远距离多次传递，便于了利用和存储。文字传递的表现形式是文本、表格、图表等。 （一）文本文本是大多数信息传递采用的方法。可用文字处理技巧增加文本的影响力和清晰度。 （二）表格表格用于对特定的、标准的信息进行展示。利用表格可以使信息更加直观。运用表格传递信息要做到：有完整的标题，信息简明，表明信息来源。,（三）图表信息以图表的形式进行传递，更易于表达和理解。图表的基本类型有柱状图、饼状图、折线图和框图。采用哪种方式取决于传递信息的目的。 1、柱状图柱状图中的信息用柱子标识，多用于统计数字的比较，如每个年度的产品销售比较。 2、饼状图饼状图用环形的形式来展示信息，其中的圆环被分成几个区域
11、，每个区域信息在整体中占一定百分比。 3、折线图折线图是用直线将各数据点连接起来而组成的图形，以折线方式显示数据的变化趋势，多用于表示趋势及比较性信息。 4、框图框图用图解的形式表示信息，有流程图、组织图。流程图是以简单直观的图解表示某项工作程序，用于分析任务的逻辑进程。组织图显示一种线性关系。,（四）电讯传递电讯传递是利用现代化通讯手段传递信息的一种方式，如电话、传真、电子邮件，具有容量大、传递速度快的特点。【职业诀窍】企业在用传真或电子邮件传递内外信息时一定要注意保密。对于重大机密文件，不能图省事省钱全部用传真或电子邮件，应该采用专人传递等其他途径和手段，既要算眼前的经济账，也要算一旦信息
12、泄密的长远经济账。,（五）可视化辅助物传递可视化辅助物传递通过影像、投影、展示架、展示或示范、布告栏等形式进行，可以用来帮助理解工作任务和信息，如用于消防、安全布告及出口标志等。 1、影像利用摄影和录像技术传递信息，能形象地表示信息，具有真实性、直观性和感染力，能收到其他信息传递方式达不到的效果，如制作录像介绍企业产品性能、推销产品、宣传企业服务等。 2、投影投影用于演示信息，将信息投影到屏幕上，引起人们对信息内容的关注。,3、展示架包括展板和架子，用于展示信息。随着科技的进步，现在也经常使用电脑展台来展示信息。 4、展示或示范主要用于展示产品实物，演示实际操作，一般在各类展销会上使用。 5、
13、布告栏布告栏用于张贴通知或布告等，通常将信息用图片和大号字体记载于大纸张上展示。此外，信息传递的方法还有机要交换与专人传递。凡上报、下发或横向传递的信息，都可以通过机要交换部门进行传递。对于绝密的紧急信息，可以采取派专人传递的方式。,【职业诀窍】在日常工作中，秘书除了做好例行信息的传递工作外，还经常会收集到一些突发事件信息，对此处理的是否及时、恰当直接关系到企业的生存和发展。所以，秘书应该及时、准确地将突发信息传递给领导，以促使企业尽早做出应对措施。对于此类型的信息，可以采用电话的传递方式，但由于电话传递的信息较为零散和难以存储，还必须起草情况报告，更加详实、具体地将信息传递给公司管理层，从而
14、做出科学决策。,案例链接：天利集团的信息网络建设 天利集团很重视信息工作，在集团总部专设了信息部，安排得力人员负责信息部，要求尽快发挥信息的特殊作用。信息部前期主要做了以下几方面工作：一是配备好工作人员，建立内部机构，信息部下设调查科、传输科、综合科和文档科四个科室，明确了各科室的职责分工。二是建立基层信息网络队伍，要求各公司都要专设信息处，公司下属各单位都要有专兼职信息员，其中兼职信息员至少要三分之一的时间从事信息工作。三是制定了信息工作制度，其中主要是信息专报制度和奖惩制度，做到定时、定量、定人、定责。四是完善工作条件，在办公地点、办公设备工具、办公经费等方面取得保障。五是加强对外联系沟通
15、，与上级主管机关、友邻单位、新闻媒体以及其他各种信息机构建立信息交换制度。经过紧张的建设后，信息部的工作很快就运转起来，每天都有大量的信息传进来，又有大量的经过加工的信息传出去。集团内部各个部门的情况都能随时掌握，集团决策的实施时效大大提高。集团外的有关情况也都能及时了解，公司发展的进程比较顺畅。,后来换了首席执行官，要对集团总部进行精简，结果是总部机关工作人员总数减少近一半，可信息部不但一个未减，反而又增配了五名工作人员，并要求信息部再增设一个外联科。从此可以看出：天利集团信息部成功的一个重要因素是他们的信息网络建设。有了网络，信息的收集、传递和反馈的渠道就畅通，信息流就能够形成，信息量的要
16、求才能够满足。有了网络，信息部真正成为信息集散中心。同时，还要有制度保障，有了制度，网络中的信息才能顺畅地流动起来。,项目二 信息的存储,一天，小张随总经理听取一位部门负责人的汇报，该负责人列举了许多典型事例，总经理听了觉得很新鲜，让该部门整理一下，报送上来，以便更详细地掌握情况。小张忙说不用了，这些情况都保存着呢。原来，小张是个有心人，对于各部门报送的原始信息，全部按照信息来源的部门，结合时间顺序进行了信息的分类和排列，然后将信息装入文件夹中，整齐地放入文件柜中保存。同时，在平时整理信息时，对那些没有选用上的，哪怕是怀疑甚至已经证明是虚假的信息，他也进行暂存，并注明处理意见。在以后整理新的信息时，还不时把这些已经存储的信息找出来，进行对照比较。,职业情境,【分析】信息的存储不仅是保存信息以便再用，而且是信息收集与提供利用之间的纽带。在本案例中，小张将部门报送的信息按照信息来源部门进行分类，在每一类之下按照信息的时间顺序进行排序，有效地实现了信息的科学存储。人们来查阅信息时，可以根据形成部门和形成时间迅速找到信息，提高了信息的利用率。 为了更好的存储信息，秘书一定要了解信息的存储方式，掌握信息存储的步骤与方法，按信息存储要求科学存储，有助于更好地提供信息利用服务。,
