信息管理的全过程

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1、信息管理的全过程,思考:1.简要解释BSP(企业系统规划)方法.2.如何采用BSP方法设计一个学生管理信息系统？,第4章 信息管理的全过程,信息管理的实质在于管理过程。但信息管理过程并没有统一、固定的模式。我们按大致的时间过程进行讨论。 41 信息需求与服务为什么要建设信息系统，为什么要进行信息资源管理，为什么全民都要投入这场的信息化大潮中？归根到底，是为了满足人们生存与发展的一种需要信息需要。美国心理学家马斯洛著名的人的7个需求层次：生理需要、安全需要、社交需要、尊重需要、求知需要、求美需要、自我实现需要 。（图3.1）需求层次逐级上升、永无止境。同样，人的信息需求也永远不会停止。,41 信

2、息需求与服务,一、信息需要信息需要：人们面对复杂问题而寻求解决的办法，努力满足自我发展的高级需要。（对信息的不足感和求足感） 1. 信息需要的特征广泛性：人类实践活动是广泛的。凡事皆需要信息，凡人皆有信息需要。社会性：人是社会的细胞，人的信息需求与社会密切相关。人离不开社会环境和社会活动。发展性：社会是发展和进步的。人的信息需要不断扩大。多样性：一个人属于不同角色；不同人关心的问题前差万别；事物、活动、因素具有多样性。从而导致信息是多样化的。,41 信息需求与服务,2.信息需要的结构分析信息需要的结构可以分成两种：纵向：层次结构；横向：内容结构。（1）信息需要的层次结构 （图3.2示）信息需要

3、分为2类认识到的和未认识到的。信息需求：认识到的信息需要。现实需求：认识到且表达出来的信息需要。潜在需求：认识到而未表达出的信息需要（意会状态）。信息提问：用户向信息服务机构提出的信息需求（书面、口头）。,41 信息需求与服务,（2）信息需要的内容结构用户的信息需要主要表现为两大类：对信息的需要（最终目标）目的：了解情况，增长知识，进行决策，解决问题。信息内容：某领域针对问题求解的特定信息（本质）信息类型：多种多样数据、事实、知识；图书、期刊；文字、图形、图象等。信息质量：准确、可靠、完整、全面，而不是错误、模糊、零散、片面信息数量：适度，方便用户有效地消化吸收（防止信息过载）对信息服务的需求

4、由于信息激增，致使用户个人获得信息的能力有限，需要专门的信息机构提供帮助。服务方式：检索、咨询、复制、借阅等。服务设施：设备、场所等。服务质量：要求是多方面。如适时性、针对性、经济性、易用性、方便性、可获取性等。,41 信息需求与服务,二、信息服务有广义和狭义之分。狭义的信息服务：以信息产品形式，及时、准确地传递给特定用户。由专职信息服务机构提供，也称信息提供服务。广义的信息服务：各种信息劳动，以产品或劳务形式提供。指信息服务产业范围内的所有活动。信息服务的三个基本要素：信息产品、信息用户、信息服务者。其中，信息服务者是信息产品和信息用户的桥梁。,41 信息需求与服务,二、信息服务1.信息服务

5、的原则 （1）针对性。特定的时间、特定的用户、特定的信息需要。（如研究人员、学生） （2）适时性。强调选择恰当的时机，在用户最需要时传递给用户（不早不晚）。 （3）精炼性。精心筛选，简明扼要，浓缩性强。（满足用户解决问题的需要为前提） （4）方便性。注重可近性、易用性，消除用户的陌生感和不信任感（对用户友好性）。 （5）效益性。用户：投入产出效益；信息服务机构：费用效益（互利共赢为原则） （6）竞争性。信息服务市场竞争日益激烈。 （机遇与挑战并存）,41 信息需求与服务,2.信息服务的主要方式（1）文献服务场所图书馆、资料馆、档案馆。（传统形式）服务方式：阅览、借阅、复制等。（2）报道服务多种

6、渠道：信息发布、展览演示、信息出版物（主要方式）。 信息出版物：指信息机构对原始文献信息进行选择整序后形成的、用于宣传报道文献或文献线索的出版物。（如二次、三次出版物）表3.1 中国信息出版物分类表检索类、报道类、研究类(?)（3）检索服务狭义的信息检索：为用户找出并提供信息的过程（查寻）。广义的信息检索：将信息按一定方式组织和存储起来，然后在用户需要的时候提供信息给用户。（存储和检索）,41 信息需求与服务,（3）检索服务检索服务方式：定题情报服务（SDI）：系统方工作人员把用户信息需求转换成一定的检索式，存入计算机；检索系统定期为用户检索新文献，并及时提交给用户。用户可定期获得所需要的最新

7、信息，及时掌握同类专题的动态和进展。（如半月/1月）专题回溯检索（RS）：对数据库中的信息，查找一定时间范围内或特定时间以前的文献。 特点：查找信息的系统性，适于课题调研、成果查新等。（4）咨询服务咨询受托人帮助客户解决各种疑难问题的一种高级智能型信息服务。咨询服务分为五大主要类型：政策咨询；管理咨询；工程咨询；技术咨询；专业咨询。（认真阅读！）（5）网络服务 第4大信息媒体基于因特网，提供各类信息的服务。,第4章 信息管理的全过程,42信息收集与加工信息收集：按照一定的原则、设计的程序、科学的方法，通过一定的渠道，对信息进行有计划、有步骤地吸收、汇集。一、信息收集1. 信息收集的原则（1）针

8、对性根据信息服务机构的性质、任务和服务对象，确定信息收集的范围和重点。如综合性机构、专业信息中心、同行业的两个企业等，收集的范围和重点都有差别。（2）系统性连续地、系统地收集和积累信息，保持信息的系统性、连贯性、完整性。避免时续时断、支离破碎、不成体系。（3）预见性密切注视科学技术和经济的发展水平、动向和趋势，随时留意新信息源和信息渠道的产生和发展，预测信息源的集散、增衰趋势，充分估计未来的信息需求，有预见地收集信息。,42 信息收集与加工,一、信息收集1. 信息收集的原则（4）科学性经常采用科学方法研究信息源的分布规律，选择和确定信息密度大、信息含量多的信息源。（5）计划性事先制定比较周密详

9、细的信息收集计划。包括时间、内容等。2. 信息收集的基本程序 （1）明确目标需求，制定信息收集计划 （2）设计数据结构 （3）信息收集 （4）提供收集结果（请自己阅读 、思考）,42 信息收集与加工,3. 信息收集的方法或途径（1）采购一种经常性的、稳定的、系统的搜集和获取信息的有效方式。许多公开出版的书刊、发行的数据库（根据公开发行的指南）。订购、现购、邮购、委托代购等。（2）调查现场调查、访问、发放问卷、样品搜集等。现场调查可以获得第一手材料。形式有现场会、展览会、实地考察、经验交流会等。特点：详细、可靠、及时、直观。访问调查直接面谈、电话采访。需事先拟定调研提纲，选好采访对象，预约采访时

10、间。 通常应掌握一定的技巧，使对方愿意配合。,42 信息收集与加工,3. 信息收集的方法或途径 （2）调查发放问卷事先设计调查表，发给被调查者填写，并回收。调查的质量和效果取决于调查表的设计质量、被调查者的配合程度、回收率高低。样品调查通过对某件实物样品的调查和分析，获取信息。内容通常包括：样品存放线索的调查；样品获取方式，如购买、馈赠、租借、互换等；样品实物信息的获取，即通过拆卸、重装、测试、实验、观察和分析，从实物样品中提取信息。（3）交换不同系统和单位之间交换信息源（如出版物），互相补充和调剂。交换的信息源多属于内部资料、非卖品。不通过中间环节。,42 信息收集与加工,3. 信息收集的方

11、法或途径（4）索取对尚未发表的信息源，或不必通过购买即可取得的信息，可免费索取。如，厂商推销产品：赠送产品样本、说明书、期刊、产品目录等。又如，有的机构因职能变动、机构合并等，将全部或部分文献资料免费赠送给其它单位。（5）检索手工检索通过采用各类检索工具获得信息源的线索。计算机检索联机、脱机、光盘、网络方式。其中，网络检索正在取代其它检索而成为主流。网上有各种类型的信息源。,42 信息收集与加工,二、信息加工信息加工：指对原始信息进行判别、筛选、分类、排序、计算、研究、著录、标引、编目和组织，而使之成为二次信息的活动。 1. 信息加工的基本过程 (1)信息的筛选和判别对原始信息，可能有残缺模糊

12、、拼凑、夸大等情况，需鉴别其真伪。(2)信息的分类和排序 原始信息多为零乱、孤立状态需分类、排序 规则、有序、系统化(3)信息的计算和研究有分类、排序后的信息的计算、分析、比较、归纳，及推理判断更为系统、深刻、有价值。,42 信息收集与加工,二、信息加工 1. 信息加工的基本过程 （4）信息的著录和标引 按照一定的标准、格式，对原始信息进行特征描述和记载，再按一定的规律加注标识。 （5）信息的编目和组织 将著录和标引的结果，按一定规则编制目录，作为检索指南和查找工具。实际上，著录、编目均来自文献管理。2. 信息加工的方式信息加工与数据处理很难严格区分。按照处理功能的深浅，可分为三类加工：预处理

13、加工对信息简单整理；业务处理加工对信息进行分析，结果是辅助决策信息；决策处理加工进行统计推断，产生决策信息。,42 信息收集与加工,二、信息加工2. 信息加工的方式按加工处理响应时间，大体分两类：实时处理型将传递来的数据立即处理；批处理型将传递来的数据存起来达到一定的数量和时间后，再集中处理。按计算机配置，可分为集中式和分布式：集中式将计算机放在指定位置，由中心计算机集中承担处理功能。分布式以统一规划为基础，将适当规模的计算机系统安装在多个部门，分别承担处理功能。3. 信息加工的基本方法 （自阅）,案例讨论,案例3.2中国的CIO 阶层分析（P.102）讨论题1.根据本案例,结合教材内容,谈谈

14、CIO应该具有怎样的素质,中国的CIO怎样才能去掉”准”字,他们的前途将会怎样?2.企业信息化该由谁来牵头?CIO在企业信息化中应该发挥什么作用?3.信息中心主任与CIO有什么本质上的区别,为什么说CIO在企业的位置取决于企业对IT的依赖程度?,案例3.2中国的CIO 阶层分析,案例中的重要观点：有为才能有位，素质比称谓更重要； IT与业务管理是一个整体； CIO的进化是靠自己干出来的,是靠实打实的业绩争取来的； CIO主要取决于个人。如果既有信息技术背景，个人素质又好，属复合型人才，就可能进入高层； 一个合格的CIO，刚开始都是从技术或操作层面做起的，以后逐渐介入业务和战略层面。这是一个“从

15、奴隶到将军”的过程； CIO应具备的核心能力中，直接涉及IT的有5项：“信息资源战略和规划、电子政务/交易/商务规划和实现、系统安全信息保障、系统技术、桌面技术; 现代企业需要”IT+管理”的符合型人才;,案例卫星图片四进中南海,中国的耕地面积很长时间是个谜。官方公布的耕地面积总是“约15亿亩”。各级地方官员一直隐瞒耕地面积。有人估计，近年耕地减少数应在年均2500万亩以上，但中央政府始终查不清“家底”。国家土地局1995年受命亲自“侦察”国土资源。从空中发现了大块闲置的土地，看到了一连串的问题：占地撂荒、村边闲地、“空心村”。拍摄了若干照片和录像。国家土地局设法制作了17个城市和地区的监测图

16、。卫星照片一公布，令国家土地局上下大吃一惊：耕地的损失比统计数据大出2.5倍，城市的盲目扩张和耕地的快速减少呈现出一种可怕的趋势。国务院和中央领导听取国家土地局汇报。卫星图片一次次进入中南海。中央主要领导看完后“吓了一跳”。中央财经领导小组一致提出“要用世界上最严厉的措施保护耕地”。1997年卫星图片第四次进入中南海，中央政治局常委会作出加强土地管理、切实保护耕地工作的重大部署。,案例卫星图片四进中南海,讨论题：（1）此案例说明在对信息资源管理过程中需要遵守哪些基本准则？（2）案例说明信息资源对领导正确决策起到了什么作用？,作业简评（1）,总体印象：绝大多数比较认真、字迹工整；个别同学没有作业本；理解、自组织能力不强。几个问题的进一步讨论： 1. 信息与管理的关系可归纳为几点：（通过综合阅读思考）现代管理离不开信息；管理过程就是信息操作的过程；信息是管理的重要对象；管理活动可变换为信息活动；信息管理是管理的一个分支。,