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1、1,水利工程档案管理,2,水利工程档案概述,1,水利工程档案管理,3,第一 水利工程档案概述,4,一.水利工程档案定义水利工程技术档案是指经过鉴定、整理、归档的工程技术文件，产生于水利工程建设及建成后管理运行的全过程。它包括工程建设、管理运行全过程所形成的应归档的文字、图纸、图表、声像材料等以纸质、胶片、磁介、光介等不同形式与载体的各种历史记录。,5,二、水利工程技术档案的作用 （一）具有着凭证和依据作用 （二）具有着参考和借鉴作用 （三）工程档案对于工程的管理、维护、改造具有不可替代的作用。,6,三、水利工程档案工作常见问题 （一）水利工程档案质量方面的问题现阶段，档案管理工作存在不同程度的
2、问题，包括资料形成不完整、书写不规范、收集不及时、档案分类含糊、整理不规范、检索功能不强等问题，影响档案的利用率。,7,（二）水利工程档案管理方面的问题缺少健全的档案管理制度 在工程建设、管理过程中，相对重视现场工作，忽视档案管理，不能认真贯彻相关法规政策，在制度建设和人员配备方面相对比较薄弱。,8,（三）缺少专业化档案管理人员目前，从事水利工程档案管理的人员大 部分没有经过专业培训，甚至还存在兼职 情况，对档案专业了解的不够全面，不利 于档案的管理工作。,9,四.原因分析（一）工程档案意识薄弱，重视程度不高。（二）工程档案管理体系不完善。（三）档案工作的专业性较强。,10,第二 水利工程档案
3、工作保障体系,11,一、组织保障 （一）明确档案工作分管领导 （二）明确档案工作归口部门，并按要求设立专门机构，配备专职档案管理人员 （三）建立有主要领导负责，各部门组成的档案管理责任网络，并明确相关负责人,12,二、制度保障 （一）应制定工程档案管理制度、档案管理办法 （二）制定技术文件材料归档范围和保管期限 （三）制定较实用的档案分类方案和档案整编操作规程,13,三、经费保障保障建立档案工作的正常开展，档案安全保护工作，应有满足档案工作需要的库房、装具和设备。,14,四.档案信息化管理按照国家信息化建设的相关要求，开展水利工程技术档案数字化工作，配备档案管理应用系统，全部案卷目录和卷内文件
4、目录录入档案管理应用系统；综合管理性文件和技术图、表进行全文数字化。,15,第三 水利工程档案文件的收集,16,一.收集范围 凡是反映与工程管理有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全，归入工程管理档案。,17,（一） 国家有关法律、法规、政策、指令、有关批示和泵站工程管理的各种标准、规范、规程、管理办法等。 （二） 泵站工程建设的规划、设计、招标、投标、施工、安装、监理、验收等技术文件、图纸和技术总结等。 （三）泵站工程基本情况及统计资料，工程岁修、维修文件，技术资料及图纸。,18,（四） 泵站设备随机技术资料、图纸、设备检修、试验、改造、运行等技术资料。 （五）工
5、程检查、观测的原始记录、整理整编资料等。 （六）自动监测、监控技术文件、图纸及软件，视频监视文件图纸等，科研成果文件、资料、图纸、证书等以及有关声像资料。,19,二.水利工程资料收集时间工程管理技术文件的收集，按不同类型随工程运行、维护管理、检查观测等同步收集 。,20,三.水利工程资料收集内容 （一） 规范、规程、制度 （二）工程基本资料 （三）设备基本资料 （四）设备养护、维修、检查、检测鉴定、试验等资料。,21,（五）工程运行（运行、非运行期） （六）工程养护、维修、检查、观测、检测鉴定等资料。 （七）工程管理相关资料（安全、职工教育等 ） （八）各种收发文,22,四.技术资料收集质量要
6、求（一）字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续齐全；（二）永久、长期保存的文件不得用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制；（三）复印打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合质量要求。（四）录音、录像文件应保证载体的有效性、可靠性；（五）电子文件应以光盘为长期储存介质。,23,第四 工程技术文件的整理与归档,24,工程管理过程中所形成的全部文件在归档前应根据国家、省有关规定，并按档案管理的要求，由工程技术人员负责工程管理的各种资料的整理归档,步骤如下：,25,26,工程技术档案的整理要求材料完整、准确、系统，字迹清楚、图面整洁、签字手续齐全。图片
7、、照片等应附相关情况文字说明，图纸要做到图物相符。工程管理资料按类别、年度、项目整理。,27,一.工程技术档案的组卷要求（一）组卷遵循文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；符合档案管理要求。（二）案卷及卷内文件不重份，同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限按最长的确定。（三）工程管理性文件按类别、年份、项目等分别组卷。,28,二.卷内文件的排列（一）管理性文件按问题、时间或重要程度排列。（二）各种原始记录的排列。原始记录一般可以按形成的先后顺序排列。如果一个卷内有各种原始记录，则应先分清记录的种类，然后再按形成的先后次序排列。（三）文字材料和图样材料混合组
8、成的案卷，其卷内文件排列是先文字材料，后图样材料。,29,（四）各种文字报告的排列。要求批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；印件在前，正稿在后。同一类型的文件按时间先后顺序排列；综合性的在前，素材性的在后等。如果卷内文件反映问题不同，一般还要先把问题分清楚，然后再按其次序排列。 （五）工程管理卷内文件按时间、重要性、工程部位、设施、设备排列。,30,三.案卷编目案卷编目的内容包括：编写案卷页号、卷内目录、备考表、案卷封面、案卷卷脊的编制。,31,（一）案卷页号 卷内文件有书写内容的页面均应编写页号；页号写整齐，使用铅笔编页。一般单面书写的文字材料在右上角编写页号，双面书写的文字材料，正面在
9、右上角编号，背面在左上角编号；图纸的页号编写在右上角或标题栏外左上方；成套图纸或印刷成册的文件，不必重新编写页号；各卷之间不连续编页号。案卷封面、卷内目录、卷内备考表均不编写页号。,32,（二）卷内目录卷内目录排列在卷内文件之前。卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号和备注等组成。1.序号，应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号；2.文件编号，填写文件文号或图样的图号，或设备、项目代号；3.责任者，填写文件形成部门或主要责任者；,33,4.文件材料题名，填写文件标题全称，文件标题过于简单或标题不规范的，可自拟文件题名，外加【】； 5.日期，填写文件形成日
10、期，例如：2012年6月9日，填写20120609； 6.页号，填写每份文件首页上标注的页号，最后一份文件应填写起止页号。例如;最后一个文件起始页号为136页，终止页号为149页，则页号填写为136-149.,34,35,36,37,举例：以下几个文件装订后应如何填写卷内目录,38,39,40,（三）卷内备考表 1.卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数，不同载体的文件的数量。如：文字材料50页，照片6张，附图1张。 2.说明组卷情况，如：立卷人，检查人，立卷时间等；立卷人、检查人需本人签名，不得采用微机打印； 3.卷内备考表排列在卷内文件之后； 4.互见号，应填写反映同一内容而形式不同且另行保
11、管的档号，档号后应注明其载体形式，并用括号括起。,41,注意：立卷人和检查人签字应该手写或盖章，不得打印。,42,（四）案卷封面编制案卷封面采用外封面，内容主要有；案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档号 1.案卷题名：是立卷人给案卷拟定的标题，标题应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容。其结构一般由三个部分构成：一是工程项目名称。二是工程阶段或部位名称特征。三是文件材料的名称特征，如批复、图纸、计算书等。 2.立卷单位：填写编制该案卷的单位全称或规范性简称。,43,3.起止日期：填写案卷内文件材料形成的起止日期。以卷内文件最早起始日期为案卷起始日期，以卷内文件最晚终止日期为案卷终止日
12、期 4.保管期限：分为永久、长期、短期三种。永久为50年以上；长期为16-50年；短期为15年以下以卷内文件最长保管期限为案卷保管期限。,44,5.密级：依据保密规定，填写卷内文件材料的最高密级，一般暂不填写。 6.档号：由档案分类号和案卷顺序号联合组成，中间用“”隔开。如分类号15.1.1.01，案卷号为1，档案号则为 15.1.1.011 。,45,举例： 工程技术资料的分类及档号 （1）工程技术文件的分类以工程为基本单位，1级类目分为01基本建设，02工程管理，03防洪、抗旱，04消防，05水政06科技教育，07其他等；2级类目按各1级类目下包含的项目内容编制，“01基本建设”下分01原
13、建、02（一次）加固、改造、03（二次）加固、改造、；“02工程管理”下分01规范、规程，02工程基本资料，03设备基本资料，04设备维修，05设备试验，06工程运行07工程维修，08工程检查，09工程观测等。,46,（2）工程技术档案的档号编写：管多个工程的，工程代号、1级类目、2级类目序号 例如01.02.04.01表示XXX工程 工程管理类 设备维修类 “第一卷” 只管一个工程，档号编写可不写工程代号，从1级类目开始。各单位可根据情况增设3级类目，但档号层次不宜太多。各工程单位可根据情况增设1级类目、2级类目的内容。,47,软卷皮封面：,48,卷盒封面：,49,5.案卷脊背的编制,案卷脊
14、背应填写档号和案卷题名。“档号”栏的填写，是采用将档号和保管期限两者结合起来贴标签的方式予以解决。标签为白纸，共分四格，分别填写全宗号，目录号，分类号，案卷顺序号。标签上格子线条的颜色来区分案卷的不同保管期限，红线条代表永久，黄线条代表长期，蓝线条代表短期。,卷脊标签式样：,50,永久为红色,长期为黄色,短期为蓝色,举例：,暂不填写,暂不填写,51,全宗号和目录号暂不填写，分类号是根据档案分类方案所给定的类别号。用阿拉伯数字标识，不同级位的类别之间用间隔符“ ”分开，案卷顺序号是指项目档案按一定顺序排列的流水号。案卷封面和案卷脊背案卷的档案号用铅笔填写，移交后由档案室统一填写。,52,卷脊：,
15、53,1.文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式，图纸可不装订。但同一项目采用形式应一致。,2.案卷内不应有金属物。,3.单份文件装订时，应在卷内文件首页上方加盖、填写档号章档号章内容有：档号、序号，式样如图所示（单位：mm）：,（四）案卷装订要求,54,4.单份文件装订，图纸不装订时，应在卷内文件首页每张图纸上方加盖、填写档号章。档号章内容有：档号、序号，式样如图所示（单位：mm）： 5.外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。 6.声像材料整理时应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。,55,举例：不装订文件卷内目录的填写,56,7.卷皮、卷盒规格
16、及制成材料 （1）卷皮一般采用卷盒、卷夹两种。卷盒外表规格为310220毫米，厚度分别为20毫米、30毫米、40毫米、50毫米、60毫米，用牛皮纸板双裱压制。卷夹外表规格为305220 mm，厚度为20 mm.卷内封面一般采用软卷皮，软卷皮的外表面尺寸为297mm210mm，厚度可根据卷内文件材料厚度调整，但不宜超过40mm。卷盒、软卷皮应根据实际情况和规范要求在市档案局购买。 （2）案卷内封面、卷内目录、备考表尺寸为297210毫米（A4）。,57,（五）档案的归档、移交 1、基建工程档案在工程竣工验收后归档；安全鉴定、设备试验等分阶段性项目，在一个阶段工作完成后归档；工程运用、设备维修、工程检查观测、安全生产等管理类档案按年度归档；重要档案随时整理归档。做到每项工作完成后都有完整、准确、成套的文件资料。,58,2.必须真实记录和准确反映工程建设、管理全过程的实际情况，图物相符，技术数据可靠，签字手续齐备。 3.文件字迹材料及载体质量应符合档案管理要求。 4.外文资料应将题名、卷内章节、目录译成中文，与原文一起归档。,59,5.档案的移交凡归档资料要编制移交目录（或清单册）一式两份，向档案室移交时必须在移交单上双方签字，然后盖章，双方各留一份。,
