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1、工作项目2 Excel账务处理过程,Excel在财务中的应用课程组,学习目标,了解使用Excel实现账务电算化的方法掌握使用Excel实现账务处理及生成总账和明细账的过程,工作情境假设,对象：美景化工有限公司，简称“美景公司”任务：账务处理时间：2009年9月存货计价：先进先出法,工作情景分析,完成Excel账务处理,任务一：建账,任务描述：用Excel建立一个工作簿，并建立若干工作表，用以分别存放账户及其期初余额、记账凭证，以及根据记账凭证自动生成的总账和明细账 预备知识：工作簿与工作表及其关系 操作技能：新建工作簿和工作表，工作表重命名,任务一：建账,Step1：打开Excel软件，建立新
2、的工作簿 Step2：将Sheet1命名为“科目设置表” Step3：将Sheet2命名为“期初余额表” Step4：将Sheet3命名为“凭证模板” Step5：增加工作表Sheet4、Sheet5、Sheet6，分别命名为“凭证输入表”、“总账及试算平衡”和“明细账” Step6：保存工作簿，命名为“账务处理”,任务一：建账,任务二：账户设置,任务描述：建立一个科目设置表，账户设置存放在科目设置表中允许用户根据需要在总账科目下设置多个下级科目 预备知识：根据财政部2006年发布的企业会计准则设置科目及编码，识别工作表的行与列、单元格、区域 操作技能：设置单元格格式和边框、增加行和列、删除行
3、和列、冻结窗格,任务二：账户设置,Step1：在“科目设置表”A1单元格输入“科目编码”，在B1单元格中输入“科目名称”,任务二：账户设置,Step2：在“科目设置表”A2至A125单元格中输入新会计准则下的科目编码，在B2至B125单元格中输入对应科目名称,任务二：账户设置,Step3：选择A1和B1单元格，单击工具栏“填充颜色”按钮，填上青绿色,任务二：账户设置,Step4：选择A1：B125区域，单击工具栏上“边框”按钮右侧下拉按钮，选择“所有框线”，加上“田”字型边框,任务二：账户设置,Step5：选择C2单元格，选择“窗口”-“冻结窗口”命令，将A1和B1单元格及其内容固定在现有位置
4、,任务三：输入期初余额,任务描述：建立一个期初余额表，在此表中输入期初数据，并实现试算平衡 预备知识：总账科目余额=下级科目余额之和借方总账科目余额之和=贷方总账科目余额之和SUM函数求和（纵向、横向） 操作技能：设置单元格格式和边框、单元格合并及居中、增加和删除行与列、冻结窗格、SUM函数求和、F9重算工作表,任务三：输入期初余额,Step1：将“期初余额表”A1和A2单元格合并及居中，在此单元格输入“科目编码”,任务三：输入期初余额,Step2：将“期初余额表”B1和B2单元格合并及居中，在此单元格输入“科目名称”,任务三：输入期初余额,Step3：将“期初余额表”的C1和D1单元格合并及
5、居中，在此单元格中输入“期初余额”,任务三：输入期初余额,Step4：在“期初余额表”C2和D2单元格中分别输入“借方”和“贷方”，并将文字居中,任务三：输入期初余额,Step5：选择A1:D2单元格，单击工具栏“填充颜色”按钮，填上青绿色,任务三：输入期初余额,Step6：选择A1：D126区域，单击工具栏“边框”按钮右侧下拉按钮，从中选择“所有边框”和“田”字型边框,任务三：输入期初余额,Step7：选择E3单元格，在选择“窗口”-“冻结窗口”命令，将A1：D2单元格及其内容固定在现有位置,任务三：输入期初余额,Step8：将“科目设置表”的A2：B125单元格内容复制到“期初余额表”A3
6、：B126单元格中,任务三：输入期初余额,Step9：在“期初余额表”借、贷方相应科目中输入美景公司2009年9月的期初数据，部分数据需要使用SUM函数,任务三：输入期初余额,Step10：将“期初余额表”的A127和B127单元格合并并居中，在此单元格中输入“合计”,任务三：输入期初余额,Step11：对借方期初余额和贷方期初余额分别求和，求和结果分别位于C127和D127单元格中,任务三：输入期初余额,Step12：保存工作簿，并按F9功能键重算工作表，结果应为借贷方合计各为1,942,700.00元,F9的功能是将单元格内的求和公式以对应的数字代替,F9的操作方法为： 在已完成公式输入的
7、单元格中，双击单元格，进入改写状态；此时按下F9功能键，该单元格中的内容将以纯数字形式出现，原有公式被覆盖，但计算结果没有发生变化,任务四：输入记账凭证,任务描述：建立一个凭证输入表，在此表中输入所有业务凭证。其中表头应具有记账凭证的所有信息，在输入过程中要设置一定的数据校验功能 预备知识：借贷记账法则、记账凭证要素、输入科目编码系统自动给出科目名称 操作技能：冻结窗格、数据有效性、定义名称、填充公式、使用函数LEFT和VLOOKUP,任务四：输入记账凭证,凭证模板制作,凭证的输入,凭证的审核与过账,任务四之一：凭证模板的制作,Step1：在“凭证模板”工作表A1至N1单元格中设计凭证输入的表
8、头（参见书P13），将A1至N1单元格填充为青绿色,任务四之一：凭证模板的制作,Step2：设置A1:N3单元格边框为“田”字型，中线为蓝虚线，边线为蓝实线,任务四之一：凭证模板的制作,Step3：设置“日期”、“会计期间”、“记账编号”、“附件”、“凭证类型”、“凭证编号”、“摘要”、“科目编号”、“方向”等列的数据有效性,需要注意的是，在输入序列来源时，对于不同的选项之间应使用英文输入状态下的逗号“,”分隔开，如果使用中文输入状态下的逗号“，”将使模板设置失效,插入名称定义命令中，引用位置的表述方式应注意绝对引用和相对引用的使用,任务四之一：凭证模板的制作,Step4：设置“凭证编号”列的
9、取值公式,在G2单元格中输入“=E2&F2”,使用自动填充法对G3单元格进行相同设置,任务四之一：凭证模板的制作,Step5：设置“总账科目”列和“明细科目”列的取值公式，使得只要输入科目编码，系统会自动填入相应的科目名称,V(H)LOOKUP函数用于表格数组的首列查找值，并由此返回表格数组当前行的对应列的值；V表示竖向，H表示横向，当比较值位于需要查找的数据左边的一列时，可以使用VLOOKUP，而不用HLOOKUP,LEFT函数用于基于所指定的子字符数返回其母字符串中从左边数起的第1个或前几个字符,任务四之一：凭证模板的制作,总账科目总账科目列的取值=VLOOKUP(LEFT(I2,4),科
10、目设置表!A:B,2,0)明细科目明细科目列的取值=VLOOKUP(I2,科目设置表!A:B,2,0),任务四之一：凭证模板的制作,总账科目使用VLOOKUP函数时，会出现报错，原因是VLOOKUP函数中嵌套了LEFT函数，而LEFT函数返回的数据是以文本格式存在的，VLOOKUP函数无法识别，因此会出现“#N/A”的报错提示,修正方法： 在LEFT函数前加上两个短线“-”，这个符号的含义是将LEFT函数返回数据由文本格式转换为数值格式,任务四之一：凭证模板的制作,为了在凭证录入就保证录入的准确性，需要在凭证模板借贷金额下方分别输入SUM求和函数，以保证在录入时借贷相等,任务四之二：凭证输入,
11、选择“凭证模板”表，将凭证模板复制到“凭证输入表”中一借一贷：直接使用模板多借多贷：直接在模板中插入所需的行数，再输入分录,任务四之二：凭证输入,从美月公司购进两种粉剂原料，共163,000元，材料已入库，未付款,王敏私人借款2,000元，现金支付,销售商品190,000元，收到支票一张，价税合计222,300元，存建行,借：原材料 163,000应交税费-增值税-进项税 27,710贷：应付账款-美月公司 190,710,借：应收账款-王敏 2,000贷：现金 2,000,借：银行存款-建行 222,300贷：主营业务收入 190,000应交税费-增值税-销项税 32,300,任务四之三：凭
12、证的审核与过账,通过改变单元格填充色区分“审核否”与“过账否”，填充色可根据个人爱好自由选择无色：未审核蓝色：已审核通过黄色：已记账,任务五：生成总账,任务描述：建立一个总账表，在此表中汇总所有凭证数据，并根据记账凭证自动生成总账 预备知识：总分类账、试算平衡表的概念资产类科目余额的计算公式 操作技能：行间计算、列间计算、填充公式、ABS、SUM、SUMIF、IF函数的使用,任务五：生成总账,SUMIF函数：SUMIF ( Range, Criteria, Sum_range)用于根据指定条件对若干单元格求和Range：用条件Criteria进行比较的单元格范围 Criteria：确定哪些单元
13、格将被相加求和的条件 Sum_range：需要求和的实际单元格,任务五：生成总账,IF函数：IF ( Logical_test, Value_if_true, Value_if_false)进行真假值判断，根据真假值返回不同结果Logical_test：逻辑判断真假值的表达式 Value_if_true：逻辑判断为真时返回的值 Value_if_false：逻辑判断为假时返回的值,任务五：生成总账,Step1：复制“期初余额表”的A1：D127区域 Step2：在“总账及试算平衡”表的A1单元格粘贴 Step3：删除二级科目所在行 Step4：将E1、F1单元格合并居中，输入“本期发生额”；将
14、G1、H1合并居中，输入“期末余额” Step5：分别在E2、G2单元格输入“借方”，在F2、H2单元格输入“贷方” Step6：选择E1：H2区域，将其填充为青绿色 Step7：选择E1：H93区域，设置边框为“所有边框”,任务五：生成总账,任务五：生成总账,Step8：在E3单元格输入公式=SUMIF(凭证输入表!J:J,B3,凭证输入表!M:M),含义：在“凭证输入表”J列中查找科目名称与“总账及试算平衡”表中B3单元格内容一致的行，并将所在行对应的M列（借方发生额）求和,Step9：同理，在F3单元格输入公式=SUMIF(凭证输入表!J:J,B3,凭证输入表!N:N),任务五：生成总账
15、,Step10：在G3单元格输入公式=IF(C3-D3)+(E3-F3)=0,(C3-D3)+(E3-F3),0),含义：如果B3单元格对应的期初借贷差额与本期借贷发生额差额之和大于等于零，则G3单元格内容为该计算值，否则为零,Step11：同理，在H3单元格输入公式=IF(C3-D3)+(E3-F3)0,ABS(C3-D3)+(E3-F3),0),任务五：生成总账,Step12：将E3单元格的公式纵向填充至E92单元格 Step13：将F3单元格的公式纵向填充至F92单元格 Step14：将G3单元格的公式纵向填充至G92单元格 Step15：将H3单元格的公式纵向填充至H92单元格 Ste
16、p16：将D93单元格公式横向填充至H93单元格 Step17：选中I3单元格，选择“窗口”-“冻结窗口”命令，将A1：H2区域及其内容固定,任务五：生成总账,Step18：重算总账及试算平衡表,任务六：生成明细账,任务描述：建立一个明细账表，在此表中利用Excel的透视表功能自动生成明细账 预备知识：明细分类账的概念、分类 操作技能：单元格的绝对引用、数据透视表的制作,任务六：生成明细账,Step1：选择明细账表的A3单元格 Step2：选择“数据”-“数据透视表和数据透视图”命令，打开向导，选择“数据透视表”单选按钮,任务六：生成明细账,Step3：在“选定区域”文本框中输入要汇总的区域：凭证输入表!$A$1:$N$1000,任务六：生成明细账,Step4：在“数据透视表显示位置”选项组中选中“现有工作表”单选按钮，具体单元地址为“=$A$3”,
