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1、高等学校文件材料归档范围及归档工作程序,西北工业大学明德学院档案室,提 纲,高校文件材料归档范围预立卷工作归档工作程序,依 据 材 料,2008年9月1日起实施的教育部和国家档案局联合制定教育部第27号令 高等学校档案管理办法(以下简称办法)1994年1月1日起实施的原国家教委制定的 教办1993429号文件 高等学校档案实体分类法 高等学校档案工作规范,首先，明确什么是高等学校档案？是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。 办法第二条,第一部分 归档范围,第一部分 归档范围,1、归档原则2、归档重点3
2、、归档范围,1、归档的文件材料，必须对学校和社会有史料和研究价值，具有参考价值和凭证作用。2、归档的文件材料，必须反映学校各项活动的全过程，保证完整、准确、系统。3、归档的文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持文件的原貌，保持彼此间的有机联系和成套性特点。,一、归档原则,二、归档重点：本学院形成的不同载体、不同形式的文件材料及上级针对本院的指令性、指导性件和需要学院承办的文件材料。,三、归档范围高等学校档案管理办法第十五条明确规定：高等学校应当对纸质档案材料和电子档案同步归档。文件材料的归档范围有十一大类。,1、党群类 2、行政类 3、学生类 4、教学类 5、科研类 6、基本建设类 7、仪器设
3、备类 8、产品生产类 9、出版物类 10、外事类 11、财会类,1、党群类（DQ）主要包括高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。(可参考西北工业大学明德学院档案管理手册),我院党群类（DQ）划分为3个二级类目。,党群DQ,DQ11 党群 综合,DQ12工会,DQ13 团委,DQ类文件材料归档应注意问题：DQ11党务综合：分综合、纪检(监察)、组织(含党校) 、宣传教育(含学生思想政治教育)、 统战(含 民主党派、政协委员、人大代表材料)等。DQ12工会：妇女工作、“三育人”材料入此。DQ13团委
4、：学生社团材料入此。,2、行政类（XZ）,主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。,我院行政类（XZ）划分为5个二级类目。,XZ 行政,XZ11 行政 综合,XZ13保卫,XZ15 图书 档案,XZ12 人事,XZ14 后勤,XZ类文件材料归档应注意问题:XZ11 行政综合：学院评估、教代会、校史和部、系等单位重 大问题立项报告、综合材料、年度计划总结入此。 XZ12人事：师资工作材料入此。 XZ13保卫：治安综合治理材料入此。 XZ14后勤： 后勤服务工作材料入此。 XZ15图书、档案、文博。,3、学生类主要包括高等学校培养的学历教
5、育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。 办法将学生档案纳入归档范围，而且单独设类，彰显了以人为本和重视民生档案的理念。 中国教育报2008年9月26日,依据教育部关于学历问题的答复意见 本、专科毕(结)业生离校随转个人档案一般应有如下材料： (1)高中毕业生登记表； (2)高考体检表； (3)高考报名表； (4)高考政审表； (5)报考高校志愿表和高考成绩单(一式两份)； (6)高校学籍登记表并附成绩单； (7)高校毕业生健康证明； (8)高校毕业鉴定表； (9)高校毕业生登记表。,以上为高中阶段材料,4、教学类（JX）主要包括反映教学管理、教
6、学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的 高等学校教学文件材料归档范围(87)教办字016号)的相关规定执行。,高等学校教学文件材料归档范围,主要包括17个方面 1.上级教育主管机关下达的指令性、指导性文件。 2.综合性教学文件材料。 3.招生工作的材料等。 4.学籍管理的材料。 5.学生奖惩材料。,6.教学计划、方案和教学大纲，教学改革方案、总结。 7.教材方面的材料。 8.教学实习、生产实习方面的材料。 9.课堂教学材料。 10.优秀的、典型的毕业论文、毕业设计及评审意见。,11.研究生及硕士、博士学位获得者的名册、学位论文及有关审批文件。 12.毕业生分配材料。
7、13.毕业生质量调查材料。 14.师资培训的计划、考核和总结，出国进修等文件。 15.教研室的教学总结，教师教学经验总结、教师教学质量奖励材料，教学情况调查表。 16.教师工作量的规定及执行情况。 17.夜大学、函授部和各类培训班、进修班形成的文件和材料。,我院教学类（JX）划分为2个二级类目。(其中教学综合分为综合、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、学位、毕业生、教材等7类),JX11全日制本科、专科教学综合,JX11全日制本科、专科教学成绩单,JX 教学,教学类文件材料归档应注意：1、归档的重点是学院在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。2、规模较大的学院，对
8、教学档案中的少数不属于永久保存的类目，如本科生毕业论文、实习报告等可由各系保存。学院档案部门只按一定比例择优接收。,5、基本建设类(JJ),按国家档案局、原国家计委发布的基本建设项目档案资料管理暂行规定(国档发19884号)执行。(详见学院网站档案法规)基建档案主要是在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中形成的文件材料。,依据高校档案实体分类法，基本建设类（JJ）可以划分为2个二级类目。,JJ11（综合）归档范围,JJ12(工程项目)归档范围：,1、 若项目为国家重大建设项目需要按照国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（ DA/T 28-2002）执行。2、基本建设项目的档案资料工作
9、要与项目建设进程同步。 3、建设项目实行总承包的，各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料，交总包单位汇总、整理。,基建类材料归档应注意：,6、仪器设备类（SB） 主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。学院仪器设备类（SB）档案划分为综合和外购仪器设备项目两类。,SB11（综合）归档范围,外购仪器设备项目主要内容包括仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、全套随机技术文件、随机图样等方面。仪器设备类材料归档应注意：1、仪器设备工作量大的部、系，随机档案可设分室保存，二级管理
10、。2、仪器设备归档的重点是：10万元以上设备各个环节形成的不同载体材料，包括全套随机图样。,7、出版物类（CB）主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。我院出版物类（CB）档案主要分为报纸、刊物两类，包括有关编辑出版管理工作中形成的计划、总结、规章制度、重要会议记录、统计报表等方面的全套材料。,8、外事类（WS）主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、
11、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。,我院外事综合（WS11）档案划分为3类。,WS11 外事综合,综合,出国(境),来院,WS11（综合）归档范围,9、财会类（CK） 按财政部、国家档案局发布的会计档案管理办法(财会字199832号)执行。,依据高校档案实体分类法，财会类（CK）档案可以划分为5个二级类目。,CK11（综合）归档范围,高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。,三种特殊类型档案类目,1、SX 声像类反映学校历史发展和主要职能活动中的照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、胶片等各种
12、非纸质材料及相应的文字材料。具体类别可参看西北工业大学明德学院声像档案归档范围及要求。,声像档案二级类目表,2、SW 实物类 学校在公务活动中受赠的具有纪念意义的礼品、字画、书画作品以及获得奖励的奖状、证书、奖杯和其他具有纪念意义的实物。,实物(SW)档案归档范围,奖杯、奖状、奖牌、证书、锦旗等奖品限于学院以上。,3、RW 人物类学院历任院领导、学科带头人、知名人士和著名校友等在各种重要活动和进行学术研究时形成的文件材料。,人物档案归档范围（参考）,干部人事档案相关依据 1、中组部、国家档案局干部档案工作条例 组通字199113号2、中组部干部人事档案材料收集归档规定 组通字号199614号,
13、干部人事档案归档范围,1、履历材料； 2、自传材料； 3、鉴定、考察、考核材料； 4、学历和评聘专业技术职务材料； 5、政治历史问题审查材料； 6、参加中国共产党、共青团及民主党派的材料； 7、奖励材料； 8、处分材料； 9、录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记等材料； 10、其他可供组织上参考的有保存价值的材料。,第二部分 预立卷工作,档案预立卷工作，是学院档案管理的基础工作之一，是学院实行部门立卷制度的一个重要环节。规范学院档案预立卷工作，对学院立卷部门做好平时归档工作，提高立卷质量，方便归档前的查找利用具有重要的作用。办法第十六条明确规定：
14、高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。,1、明确预立卷工作职责预立卷、归档工作明确列入分管领导和部门兼职档案工作人员的岗位职责，明确要求。 2、坚持平时立卷制度立卷部门要严格制度做好收发文登记工作，对办理完毕的文件及时进行收集、整理，按材料的类别归卷，文件盒或文件夹上要标明类别目录号。,一、如何做好预立卷,3、建立规范的预立卷类目 预立卷类目是立卷部门进行平时立卷的依据，建立规范的预立卷类目是立卷部门做好平时立卷的关键。,二、各类档案的预立卷要求：各立卷部门根据本部门工作职责和当年工作任务，参照归档范围编制文件材料预立卷类目，并根据工作实际对预立卷类目适时进行调整。,1、党群、行
15、政、教学类文件材料预立卷 兼职档案人员平时应注意积累，按照归档要求，组织本部门的教学和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，根据档案归档范围及保管期限表进行分类、装订、编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学院档案室移交。 学院各部门应当在次学年的6月底前移交学校档案部门归档。各系等应当在次学年寒假前归档。,2、仪器设备类文件材料预立卷 仪器设备开箱验收时，应对照装箱单清点随机文件材料，并收集保存。在设备安装，调试完毕后，将全部的文件材料按照进行整理归档。重大仪器设备的开箱验收必须有学院档案
16、部门参加。,4、基建类文件材料预立卷 项目明确负责人后，负责人应指定专人负责文件、材料、图纸的平时收集和保管工作，并按各类项目归档范围进行分类，按条款建立卷盒，做好不同时期的收集工作。在项目完成后三个月内归档。,5、财会类文件材料预立卷各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年财会档案，在会计年度终了后暂由财会部门保管一年，于第二年3月底前移交归档。,三、归档材料的质量要求：,质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体要求1、归档的文件材料必须齐全完整，照片（包括底片）、录音带、录像带等必须同其详细的文字说明材料一起归档；2、归档的文件材料必须是原件（定稿）, 重要的或利用频率高的文件材料根据需要可复制若干份提供利用；,
