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1、第八章 采购管理,采购管理,采购工作主要是适时、适量、适质、适价为生产部门提供生产所需要的原材料（或外加工件）。采购管理就是对采购业务过程进行组织、实施与控制的管理过程。,1、采购管理业务概述,接受物料需求并生成采购计划 货源调查和供应商档案的建立 选择供应商和询价 生成用款计划 下达采购订单 采购订单跟踪 到货验收入库 采购订单完成 系统数据维护,（1）接受物料需求并生成采购计划,物料需求来源： 物料需求大部分来自于生产计划产生的需求，物料部门必须按物料规格、数量、需求时间及质量要求提供给生产部门。 对要求外协加工的物料，由生产技术部门与采购部门共同确定外加工方案，或者由采购部门主要确定外加
2、工方案，因为采购部门对市场的供应情况更加了解。 另外，部分物料不是由生产部门提出需求，而是由库存部门提出，因为部分物料是按固定的库存水平控制需求的，这部分物料多为固定消耗料。采购计划需要综合考虑物料的订货批量、采购提前期、库存量、运输方式等。,（2）货源调查和供应商档案的建立,在采购业务中需要建立供应商档案： 供应商代码、名称、地址、电话、联系人 商品名称、规格、供应商物料代码 价格、批量要求、折扣、付款条件、货币种类 发货地点、运输方式 供应商信誉记录：交货时间、数量、质量情况及售后服务 供应商技术、设备和能力水平,（3）选择供应商和询价,查询档案记录，选择适当的供应商，并就商品价格、技术和
3、质量条件同供应商进行洽谈。 选择供应商需要注意以下各方面： 信誉：包括供应商所处的行业地位、管理水平等 技术：要考察供应商的可持续发展能力，关注其产品研发能力、制造工艺以及技术发展战略。 质量：关注其全面质量管理执行情况，以及供应商退货记录等。 服务：关注供应商的服务网点的分布状况，对投诉和保修能否提供保证。 位置：供应商所处的地理位置，直接影响订货批量、运输方式和运输成本。最好尽量本地化。 沟通：主要指信息沟通的有效手段，如能否实现信息集成和协同商务，快速响应需求市场的变化等。,（4）生成用款计划,生成采购计划后，系统自动生成用款计划，并根据询价结果进行维护。由财务部门对用款计划进行确认，之
4、后反馈意见给采购部门。,（5）下达采购订单,与供应商签订供货协议、确定： 规格、数量、价格、交货批次 交货日期、交货地点、运输和装卸方式、验收条件 付款方式、地点、银行帐号为了避免可能出现的不确定因素，对采购件往往采用安全提前期，合同协议上的交货时间要比需用时间适当提前。,（6）采购订单跟踪,采购订单发给供应商之后，采购方会对订单进行跟踪和催货。当订单发出的时候，会确定相应的跟踪接触日期。在一些公司甚至设有全职的跟踪和催货人员。跟踪是对订单所做的例行追踪，以便确保供应商能够履行其货物发运的承诺。根据供应商的实际情况，跟踪的程度会有很大不同，有的可能需要跟踪的很细，有的也许完全不需要跟踪。跟踪的
5、方式，可以直接走访供应商，或者电话进行跟踪。如果双方都实施了ERP系统，可以按照权限，进入对方系统查询采购物料的加工进展情况，或通过电子数据交换进度，并做好运输安排。,（7）到货验收入库,采购部门要协助库存与质检部门对供应商来料进行验收，按需验货，不能延期也不能提前，以平衡库存物流。验收入库的工作包括： 验收报告登录 核对采购单、到货量和发票的一致性 进行库存事务处理 在出现不合格时，要及时采取补救措施，如退货、退款、补充货品、要求返工处理等,（8）采购订单完成,采购订单完成包括： 采购订单费用结算：由采购部门配合财务部门完成，并根据物料的采购结算单据和对采购各种费用的分摊，计算出物料的采购成
6、本。最后结清订单。 费用差异分析 供应商评价并登录,（9）系统数据维护,系统数据维护包括： 维护采购提前期数据 维护订货批量等调整因素 维护供应商资料,2、供应商计划法,按现代企业的经营观点，企业同供应商的关系是合作伙伴关系供应链。 采购计划法：和供应商建立长期合作关系，按滚动计划的方法，近期的采购计划比较具体，远期的采购计划比较笼统。把长期协定（半年至一年）和短期合同（月）结合起来，一次签约，分期供货。 降低成本，保证质量，避免“提前期综合症”，互惠互利。 “提前期综合症” 指的是当供应商的未完成订单增多时，他们将对客户提出较长的提前期。而这样一来，客户为满足他们在较长提前期中的物料需求，他
7、们就将订购更多的物料。这就导致了供应商积压订单的进一步增加以及提前期的再次增长。,3、供应商谈判,通过ERP系统可以提供一份报告，报告中显示未来一个季度、半年或者一年的计划采购订单。根据这样的报告，采购员可以更好地关注采购费用多的物料以及价格差异大的物料。,4、覆盖外部工序的采购订单的控制,很多时候，生产订单中包括外加工工序。采购系统应当能够存储和维护一份附加的采购订单来记录外部工序的采购 当重排一份生产订单的时候所有工序的完成日期也必须重排，其中也包括了外部供应商的工序。 系统应该能够把外部供应商工序的新的完成日期和相应的覆盖外部工序的采购订单的完成日期进行比较，如果发现不同，系统将会给出例外信息。,5、采购子系统业务处理流程图,6、采购子系统与其他业务子系统的关系,7、采购系统E-R图,
