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1、中文Access 2003实用教程,第1章 Access 2003概述,Microsoft Access 2003是一种数据库管理系统,它的强大功能主要表现在:友好的用户界面;数据表操作简单、易学易懂;通过向导创建表、查询、窗体及报表;自动绘制数据统计图和绘图功能;有效管理、分析数据的功能;增强的网络功能;宏功能和内嵌的VBA(Visual Basic for Application)等。除了以上所提到的功能以外,在Access 2003中还增加了许多新的功能。例如,可以查看数据库对象间的相关性信息;可以启用自动错误检查以检查窗体和报表的常见错误;修改“表”设计视图中的被继承字段属性时,Acc
2、ess 将显示一个选项,此选项用于更新全部或部分绑定到该字段的控件属性。,本章要点1.1 打开“罗斯文”数据库 1.2 Access 2003的工作环境 1.3 定制工具栏和工作环境 习题 1,1.1 打开“罗斯文”数据库,1.1.1 数据库的基本知识 每个人的工作和生活中都有大量的数据,例如一个人的通讯录、一个公司的销售情况统计等。当这些数据比较少的时候,将其记录在一个表中,就可以很好地进行管理了。但是当数据积累到一定数量以后,在对其进行管理和利用时就要用到数据库了。Access 2003就是一种数据库管理系统。 1什么是数据库 从字面的角度来看,“库”是储存东西的地方,“数据库”可以简单地
3、理解为储存数据的地方。更准确地说数据库是按照一定关系组织起来的有联系的数据集合。 通讯录中记录的每个人的姓名、地址、电话等信息就是“数据”。 对于数据的管理经历了人工管理、文件管理及数据库管理3个阶段。当数据的数量比较少时,依靠人工的方式就能满足管理的需要。随着数据的增加,人们开始采用数据文件的方式管理数据,在这种方式中,一个文件一般是与某一个应用相对应的,即这些数据不能共享。数据库管理有利于数据的描述与数据的应用相结合,对于数据的更新与检索均采用一种全新的方式进行,使数据的共享成为可能,数据的一致性及安全性得到了极大的提高。,1.1 打开“罗斯文”数据库,采用数据库技术进行数据管理是当今的主
4、流技术,它的核心是建立、管理和使用数据库。在数据库中的数据除去了不必要的多余数据,可以为多种应用服务,数据的存储独立于使用这些数据的应用程序。 使用数据库管理数据相对其他管理方法来说有着明显的优势。例如:某公司的客户电话号码存储在不同的文件中,如通讯录中、订单表中、发货单中,如果某客户的电话号码有了改动,则要更新这3个文件中的电话号码信息,而如果用数据库管理这些数据,则只需在一个位置更新这一信息即可。无论在数据库中什么地方使用这个电话号码,它都会自动得到更新。 数据库需要借助数据库管理系统才能为用户提供服务,数据库管理系统(DBMS)是专门对数据库信息进行存储、处理和管理的软件。 2关系型数据
5、库 在一个数据库中有多种数据,相互关联的数据之间有不同的关系,在各种关系的基础之上,构成了复杂多样的数据关系模型,数据库根据其使用的数据关系模型的不同,可以分为层次模型、网状模型和关系模型。其中关系模型是在前两种模型的基础上发展起来的,它能够较全面地处理数据之间的关系而且结构明确,得到广泛的使用,使用关系模型的数据库称为关系型数据库,Access就是一种关系型数据库。,1.1 打开“罗斯文”数据库,关系型数据库是由一系列二维表组成的。在每一个表中,行代表记录,列代表各种属性(数据项或字段),因此,可以把表格看作是具有相同属性的记录的集合。表中的行和列的次序无关紧要,所有的字段都是最基本的,不可
6、再细分,表1-1-1所示的学生成绩表就是一个二维表。 3Access的特点 Access的最新版本是Access 2003,它是Office 2003的组件之一。Access具有以下特点。 (1)Access的使用非常简单。Access 2003表设计器、查询设计器等可视化设计工具,使用户基本不用编写任何代码,通过可视化操作,就可以完成数据库的大部分管理工作。 (2)提供了大量的向导。几乎每一个对象都有相应的向导,利用向导工具可以迅速地建立一个功能完美的数据库应用系统。 (3)Access 2003是一个面向对象的、采用事件驱动的关系型数据库管理系统。它符合开放式数据库互接(ODBC)标准,通
7、过ODBC驱动程序可以与其他数据库相连,还允许用户使用VBA语言作为其应用程序开发工具,这样可以使高级用户开发功能更为复杂完美的应用程序。,1.1 打开“罗斯文”数据库,(4)可以处理多种数据信息,能与Office组件中的其他程序进行数据交换,实现数据共享,也可以处理其他数据库管理系统的数据库文件。 Access 2003的主要缺点是:安全性比较低,多用户特性比较弱,处理大量数据时效率比较低,适用于单机环境。 1.1.2 启动Access 2003 启动Access 2003有许多种方法,常用方法有3种:使用“开始”菜单、快捷方式和已有的Access 2003文档。 1使用“开始”菜单启动Ac
8、cess 2003 使用“开始”菜单启动Access 2003的操作方法如下。 单击“开始”按钮,将鼠标移到“所有程序”命令上,在出现的下一级菜单中将鼠标移到“Microsoft Office”上,在出现的下一级菜单上,单击“Microsoft Office Access 2003”命令(本书在以后类似的操作中采用以下的方法进行叙述:单击“开始”“所有程序”Microsoft OfficeMicrosoft Office Access 2003菜单命令),如图1-1-1所示。 经过上述操作,就可以启动Access 2003,刚启动的Access 2003窗口如图 1-1-2所示,有关此窗口的介
9、绍,将在后面的内容中进行介绍。,1.1 打开“罗斯文”数据库,图1-1-1 由“开始”菜单启动Access 2003 图1-1-2 刚启动的Access 2003窗口,1.1 打开“罗斯文”数据库,从图1-1-2中可以看出,在Access 2003启动的同时并没有一个新的数据库建成,这是因为在Access 2003建立什么样的数据库要由用户确定。 2建立快捷方式和使用快捷方式启动Access 2003的方法 快捷方式是在Windows桌面上建立的一个图标,双击这个图标时就可以启动相应的程序。图1-1-3 快捷方式图标 (1)创建快捷方式图标:创建快捷方式图标有多种方法,在这里介绍其中的一种方法
10、。单击“开始”按钮,选择“所有程序”选项,将鼠标移到“Microsoft Office”上,然后将鼠标指向“Microsoft Access”命令,按住Ctrl键向桌面拖曳,就可以在桌面上建立Access 2003的快捷方式图标。Access 2003的快捷方式图标如图1-1-3所示。,图1-1-3 快捷方式图标,1.1 打开“罗斯文”数据库,(2)使用快捷方式启动Access 2003的方法:在Windows桌面上双击快捷方式图标就可以启动Access 2003。 3使用已有的文档启动Access 2003 如果进入Access 2003是为了打开一个已有的数据库,那么使用这种方法启动Acc
11、ess 2003是很方便的。使用这种方法启动Access 2003也有多种方式。 (1)在“我的电脑”或“Windows资源管理器”中,双击要打开的数据库可启动Access 2003。如果Access 2003还没有运行,它将启动Access 2003,同时打开这个数据库;如果Access 2003已经运行,它将打开这个数据库,并激活Access 2003。 (2)单击任务栏上的“开始”“所有程序”“打开Office文档”命令,如图1-1-4所示,调出“打开Office文档”对话框,如图1-1-5所示。在“查找范围”中选择盘符和文件夹,然后选择要打开的文档,单击“打开”按钮,则在启动Acces
12、s 2003的同时打开相应的数据库窗口。,1.1 打开“罗斯文”数据库,图1-1-4 选择快速启动中的“打开Office”命令 图1-1-5 “打开Office文档”对话框,1.1 打开“罗斯文”数据库,1.1.3 退出Access 2003 在Access 2003中编辑完所需要的内容,或者需要为其他应用程序释放一些内存时,就可以退出应用程序,退出Access 2003的方法有多种,下面介绍其中的几种。 1使用菜单命令退出Access 2003 (1)单击菜单栏中的“文件”“退出”菜单命令,就可以退出Access 2003。图1-1-6 提示保存对话框 如果在退出时,正在编辑的数据库对象没有
13、保存,则会弹出一个提示保存对话框,提示是否保存对当前数据库对象的更改,如图1-1-6所示。这时可根据需要选择保存、不保存或取消“退出”这个操作。,图1-1-6 提示保存对话框,1.1 打开“罗斯文”数据库,在下面介绍的另外几种退出方法中,只要是有没保存过的修改,都会弹出这个对话框,为简捷,在后面的介绍中不再赘述。 (2)使用系统控制菜单退出Access 2003的方法有以下两种。 单击标题栏左上角的“系统控制菜单”图标,在系统弹出的系统控制菜单中单击“关闭”命令。 双击标题栏左上角的“系统控制菜单”图标,可以直接退出Access 2003。 2其他关闭的方法 (1) 使用“关闭”按钮退出:单击
14、标题栏右上角的“关闭”按钮,可以退出Access 2003。 (2)使用快捷键退出Access 2003:在键盘上同时按下Alt+F4快捷键即可退出Access 2003。,1.2 Access 2003的工作环境,1.2.1 标题栏 当前文件如果是活动窗口(标题栏为蓝色时),双击标题栏可使Access 2003的窗口在最大化和还原两种状态之间切换。 标题栏由6部分组成,从左到右分别为:系统控制菜单、应用程序名、Access 2003数据库文件名、最小化按钮、最大化/向下还原按钮和关闭按钮。 (1)“系统控制菜单按钮:单击“系统控制菜单”按钮,可打开系统控制菜单,利用此菜单可对系统窗口进行操作
15、,如改变系统窗口的大小、移动系统窗口、最大化系统窗口和关闭系统窗口。 图1-2-1 Access 2003的窗口 (2)应用程序名:指明当前窗口是Microsoft Access软件窗口。 (3)Access数据库文件名:标明当前Access数据库文件名称。 注意:只有当数据库窗口最大化时,才会出现这一项,否则数据库的文件名出现在数据库窗口中,图1-2-1所示文件名就只出现在数据库窗口中。 (4)“最小化”按钮:单击“最小化”按钮,可将Microsoft Access软件窗口缩小为图标,并放置在Windows的任务栏中。在任务栏上单击Access 2003系统窗口图标,可恢复Access 20
16、03系统窗口。,1.2 Access 2003的工作环境,图1-2-1 Access 2003的窗口,1.2 Access 2003的工作环境,(5)“最大化/向下还原”按钮:当此按钮为“最大化”按钮时,单击它将使Access 2003软件窗口变为最大化窗口,即窗口充满整个屏幕;当此按钮为“向下还原”按钮时,单击它将使Access 2003软件窗口恢复为变成最大窗口前的窗口大小。 (6)“关闭”按钮:单击“关闭”按钮,将关闭Access 2003软件窗口,如果文件修改后没有保存过,则在关闭Access 2003软件窗口前,系统会提示是否保存修改过的数据库文件。 1.2.2 菜单栏 菜单栏中包括“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“工具”、“窗口”和“帮助”等7个菜单,单击任意一个菜单,都会弹出一组相关性的操作命令,用户可以根据需要选择相应的命令完成操作。这7个菜单的主要功能在以后的操作中将逐步学到,这里先介绍它们的特点。 1Access 2003菜单与其他Windows 软件菜单的共同特点 Access 2003的菜单与其他Windows软件的菜单形式相同,都遵从以下约定。 (1)菜单中的菜单项名字是深色时,表示当前可使用;是浅色时,表示当前还不能使用。,