第六章秘书╲〞办事╲〞的工作

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1、第六章秘书“办事”的工作,“ 谁掌握了信息， 控制了网络，谁就掌握 了整个世界。” 世界著名未来学家 阿尔温托夫勒,“ 一个具有信息素养的人，他能够认 识到精确的和完整的信息是做出合理决策 的基础，确定对信息的需求，形成基于信 息需求的问题，确定潜在的信息源，制定 成功的检索方案，从包括基于计算机和其 他信息源获取信息、评价信息、组织信息 于实际的应用，将新信息与原有的知识体 系进行融合以及在批判性思考和问题解决 的过程中使用信息。” 信息素养全美论坛的终结报告 Doyle 1992,信息也是领导的“秘书”,当今时代，是信息时代；当今社会，是信息社会。 信息对于领导者的工作至关重要。 从此意义

2、上说，信息也是领导秘书。 秘书部门是向领导报送信息的主渠道。 因此，信息工作越来越成为各级秘书机构辅助领导决策的一项重要业务（实务）。,本章主要内容及要点,信息与信息工作的含义； 信息工作的特点、意义和要求； 办公室日常事务中的接待工作； 接待中的礼仪工作。,6-1 信息工作,6-1-1信息工作概述,广义信息与狭义信息： 狭义信息，是指通过一定的物质载体反映出来的新的有用知识。 广义信息，是指对各种事物运动特征和变化的客观描述。 附录 我们曾用过的关于广义信息概念的另一种表述：人们同外部世界进行交换的消息和信号。,课 堂 讨 论,1，报纸、电台、电视台以及网络等所传播的新闻是不是信息？如果是，

3、属广义还是狭义信息？ 2，气象信息属广义信息还是狭义信息？,信息的六种特性 1，无限性； 2，客观性； 3,与感知主体的关联性； 4，时效性； 5，共享性； 6，可开发性。,信 息 的 特 性,信息概念三要点,A.信息反映的是客观世界各种事物及其变化的表征； B.信息是客观事物的状态经过传递后的再现； C.信息对于接收者是一种有用的知识。,6-1-2 信息工作的作用（上）,A.辅助领导者正确决策 信息是决策的基础和依据。领导决策过程实际上是一个对信息的处理过程。 案 例 “新疆金石集团”开发“改性沥青”生产并将产品逐步推向全国的决策过程中信息的作用。 B.协助领导者科学管理 科学管理的实质：按

4、一定的目标，对一个管理系统进行有效的控制。 过 程 各方信息领导者信息处理发出指令控制管理系统达到既定目标,6-1-2 信息工作的作用（下）,C.开阔领导者与秘书的思路 信息社会 现代领导者的“信息饥饿”。 秘书自身也极需通过信息工作来开阔视野和思路，提高信息捕捉能力、创新思维能力、分析判断能力、综合概括能力、参谋咨询能力和应用写作能力。 D.提高秘书工作效率 秘书部门和秘书人员的绝大部分工作如撰写公文、办理公文、立卷归档、调研、办会等等，实质上都是在处理信息。,6-1-3 信息工作的特点,“四性特点”,A.服务性 秘书部门信 息服务的多 向性。其中 最直接最主 要的是为领 导决策服务,B.综

5、合性 秘书部门 提供信息 种类非常 广泛；其 内容具有 综合性,C.针对性 同一信息 对于不同 的对象， 其有用性 即价值各 不相同,D.适时性 秘书部门 提供信息 要选择最 佳时机以 取得最高 的吸收率,6-1-4 信息工作的要求,信息工作6项要求：,A.敏锐,B.准确,C.及时,D.全面,E.适用,F.经济,案例 某企业抓住 APEC(亚太经济 合作组织)峰会在 沪召开这一信息 开发唐装生产大 赚一把取得成功,6-1-5 信息的获取,信息获取秘书利用 各种渠道和方法获得领 导工作所需要的信息。 这是信息工作的基础性环节。,领导者,秘书,上级 信息,内部 信息,社会信息,同业 信息,历史 信

6、息,国际 信息,6-1-5-1 信息 获取的范围,6-1-5-2 信息获取八渠道,秘书,领 导 者,信息 网络 渠道,文书 渠道,书刊 渠道,调查 渠道,会议 渠道,信访 渠道,科研 渠道,档案 渠道,各 种 信 息,6-1-5-3 信息获取的方法,怎样捕捉信息？ “八法”。,B.文字 阅读法,A.网络 查询法,C.收看 收听法,D.会议 记录法,E.相互 交流法,F.专题 调查法,G.观察 体验法,H.索取 求购法,6-1-6 信息的加工,6-1-6 信息的加工,信息从初始状态到具有可用性，必须经过加工处理。 信息加工将获取的原始信息进行鉴别、筛选、综合、分析和编制，使之成为完整、有用的信息

7、资料，以便提供使用。 信息加工既是一种工作过程，更是一种创造性思维活动；加工的成果是科学方法与智力劳动的结晶，具有比原始信息更大的使用价值。,6-1-6-1 信息加工的方法（上）,A.归纳法：筛选合并同类项专题信息 此法便于领导深入了解研究某一方面问题。 B.浓缩法。在保证信息量不变的前提下，将长信息压缩成简短信息。通常动态性信息宜短，调研、经验等信息材料可长些。 C.纵深法。“打破沙锅问到底”。沿纵向，一层层、一步步、一环环深透揭示问题。 D.扩充法。对残缺不全的原始信息加以补充，使之成为完整有用的信息资料。,E.对比法。纵向比较；横向比较；两种比较结合起来。此法反差鲜明、印象强烈。 F.转

8、换法。将较抽象的内容转换成人们容易理解的事例。此法一是转换对象之间要有可比性，二是转换对象要通俗易懂。 G.图表法。一目了然，易传易用。 H.剪接法。多用于动态性信息的加工。要求确定好信息主题，并正确选材、剪接。,6-1-6-2 信息加工的方法（下）,6-1-6-2 信息简报（信息内刊）,记载和传递、报送信息的文字材料。 特点：“新、深、实、短”。 秘书编写信息简报6点要领： 标题醒目； 主题集中； 内容新鲜； 结构简单； 篇幅简短； 语言简洁。,讨论 信息的加工与 信息简报的编写 之间有着什么 样的关系？,案 例,6-1-7 信息的提供与存储,A.为本级领导了解情况、正确决策、指导工作提供信

9、息； B.为上级领导了解情况、正确决策、指导工作提供高层次信息； C.为下级机关和基层单位提供信息。,6-1-7-1 秘书信息提供的对象“三个提供”,6-1-7-2 信息提供的要求和方式 A.秘书机构提供信息服务必须符合“四性”要求 a.有很强的针对性； b.在内容上要有多样性； c.在时间上要把握适时性； d.十分注意信息提供的保密性。 B,信息提供方式,简 报,传 真,电 报,网 络,音 像 制 品,电 话,C.信息反馈 （正反馈与负反馈）,秘书信 息系统,信息 传递,领导 决策,决策 实施,反馈信 息系统,信息反馈之大忌：报喜不报忧！,6-1-7-3 信息的存储,A.存储的信息必须是已认

10、真筛选、加工、整理过的信息，一般具有准确性、完整性、系统性，能对利用者起到参谋、咨询、顾问作用。 B.信息存储5点要求:认真筛选、科学分类、系统完整、坚持不懈、便于检索。 C.信息存储方式：计算机存储；信息简报存储；多媒体存储（a.用多媒体计算机存储 b.用多种媒体存储）；以纸为载体的信息资料存储。,6-1-8 高层次信息开发,6-1-8 高层次信息开发,案例 衡量经济增长的若干有趣指标 衡量经济增长状况,除了用GDP（国内生产总值）等指标外，还有没有一些非数字的乃至人性化的指标呢？请看： 英国经济学家提出的6项“民间指标”：1，新车销售量大增；2，司机需求量大增；3，房地产热；4，赴海外度假

11、者大增；5，纯种狗与纯种狗主人数量俱增；6，女性做隆胸手术者与女性胸围尺码俱增。（这些信息反映经济状况？）,案例（续） “美联储”主席格林斯潘：“GDP变轻了！” （用重量来衡量经济增长？） 一些经济学家提出的“垃圾指标” （用垃圾量的变动来衡量经济状况？） “股市道琼斯、标准普尔指数女士裙子长短（上个世纪四五十年代）” （是否很离奇？） 经济学家们从上述本来非常不起眼的和似乎毫无关联的信息中开发了什么？,6-1-8-1 高层次信息的特点和作用,A.初级层次信息（初级信息、基础信息）与高层次信息 前者是直接反映事物的现象和动态的原始信息以及对原始信息进行初加工所形成的信息。 后者则是全面反映事

12、物概貌、揭示事 物本质及其规律的深度信息，以及对原始信息进行综合处理后提出对策建议所形成的信息。,高 层 次 信 息 要 素,有分析,有情况,有建议,情况: 明晰性 典型性,分析: 中肯性 深刻性,建议: 可行性 创见性,B.高层次信息五特点 宏观性：反映的是事关大局的问题 完整性：完整地反映某一事物发生、发展、结束的全过程，并对其起因和结果、内因和外因、现状和趋势、经验和教训作出全面反映和分析 典型性：具有普遍性、代表性、倾向性 深刻性：反映事物的本质属性和基本特征，揭示事物发展规律，找出症结，提出解决问题的办法和措施 前瞻性：能预测事物发展趋势和前景,C.高层次信息的作用 案例 前些年，每

13、到岁末年初,本市总有一批又一批建筑民工到市委、市政府机关集体上访，要求帮助他们向“包工头”讨要工资，甚至要求解决其吃饭钱和返乡路费。各级党委、政府对此非常重视。经过三年左右的努力，现已基本解决了这个一度非常突出也非常棘手的问题。在解决此问题的过程中，高层次信息对于党委、政府领导同志的正确决策起到了不可忽视的作用,高层次 信息,秘书,秘书,领导决策,全 面,严 密,导 向,准 确,超 前,6-1-8-2 高层次信息的开发途径,初级 信息,零散 信息,积累 信息,高 层次 信息,重点 调研,综合 归纳,升华 突破,秘书机构 秘书人员,6-1-8-3 高层次信息的开发方法,要领:根据领导决策的不同阶

14、段开发不同内容的高层次信息 方法：5种,中心 跟踪 法,热点 聚焦 法,难点 突破 法,亮点 放大 法,拓展 延伸 法,6-2 接待工作,6-2-1 接待工作的类型 *按来客的目的任务分： 上级检查 经验交流 工作联系 会议接待 业务往来 参观访问 *按来客地域分： *按来客人数分： 本地接待 团体接待 外省市接待 个别接待 外宾接待 *按是否预约分：预定性接待和随机性接待,6-2-2各类接待中秘书工作要点,上级检查 要求：庄重、周全、细致。 重点做好：汇报材料的准备；现场情况的如实反映；生活服务体贴周到但注意节俭勿超标。 会议接待 要求：执行标准，热情服务。 重点做好：事先周密计划（含经费预

15、算）；精心搞好会议服务，确保圆满完成会议任务。 外宾接待 要求：严格按外事有关规定办。 重点做好：制定外事接待方案并报批（注意对等原则）；接待安排隆重得体、讲求实效。 随机接待 要求：随机应变、灵活处理。,6-2-3 接待工作的原则与要求,1，文明礼貌 秘书常常是来客最先会见的也是最后告别的主人。 2，尽职负责 秘书在接待中既要对本单位负责，也要对来客负责。必须首先确认来客身份；交谈必须注意必要的内容和范围。 3，提供方便 引见；转告、转办；介绍情况、提供资料；提供食宿、交通、票务等服务。 4，讲求时效 决不浪费客、主双方的时间。 5，遵从制度 不搞超标准接待和计划外开支。 6，严守纪律 保密

16、纪律、廉洁纪律、外事纪律,6-2-4 内客接待的一般程序与内容,预定性内客接待一般程序,领受 任务,了解 来宾,制定 方案,预订 食宿,送别 客人,安排 会谈,迎接 客人,商谈 日程,陪同 参观,6-2-5 外宾接待的一般程序与内容,领受 任务,制定 方案,预订 食宿,宴请,互赠 礼品,签订 协议,商议 日程,正式 会谈,欢送 来宾,了解 来宾,欢迎 来宾,礼节性 拜访,陪同参 观游览,会 见 座 位 图,会谈座位图（1）,会谈座位图（2）,会谈座位图（3）,会谈座位图（4）,签字仪式图,合 影 位 次 图,6-2-6 关于接待方案的拟制,A.标题 关于接待（来客单位）（团组负责人）一行的方案 B.（正文）简短前言（简要介绍客人团组的情况、此行重要性、接待基本要求） C.食宿安排（标准）及客人逗留期间交通保障 D.迎接（接站）并商定活动日程 E.宴请 F.会谈或座谈交流 G.游览观光 H.结帐、送行,