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1、采购与付款内控流程,浙江济民制药股份有限公司,2,采购与付款内控流程说明,目标:加强公司采购与付款管理,规范采购与付款的作业程序,范围: 本程序适用于济民股份的采购与付款管理 本程序与公司财务管理制度相衔接 本程序与公司存货管理程序相衔接,3,采购与付款内控流程相关部门人员职责,4,采购与付款管理流程相关部门人员职责(续),5,生产部,采购与付款内控流程供应商筛选以及价格确定控制(1),主管副总,采购部,汇总原材料需求,报价并提供成本核算明细,价格核算,根据供应商档案选择合适的供应商,有合适供应商,是否有基本合同,有,无,无合适供应商,进入合同 签订流程,不批准,价格审批,批准,进入新供应 商
2、开发流程,价格谈判,供应商,外贸插单等情况,导致订单变更,采购变更需经采购经理批准,审批,6,采购与付款内控流程供应商筛选以及价格确定控制(2),关键控制点: 建立供应商档案,与符合要求的供应商建立合作关系 要求供应商提供成本核算明细表,由价格管理员对供应商报价的成本构成进行比较与核算 采购价格需经总经理的批准,注释: 价格管理员应知晓公司原材料市场价格水平 价格管理员建立采购价格信息库,记录历次采购的时间、价格,作为价格核算与价格谈判的依据 价格管理员进行价格核算时,应详细分析供应商的各项成本构成,并在各供应商之间进行横向比较,充分评估供应商报价的合理性 根据需要采购的物料种类,寻找供应商;
3、现有供应商可以满足需求,不另寻新供应商 与供应商进行价格谈判过程,应由采购部经理、采购员、价格分析员共同参与,并形成相应得会谈记录 与供应商谈判确定的价格,需由总经理批准;价格确定后,加入协作单位价格表,管理目标:确定合适的供应商,与符合要求的供应商建立关系;合理确定采购价格,降低采购成本,7,供应商,采购与付款内控流程新供应商开发控制(1),品管部,采购部,网络寻找、招标等形式,收集、整理供应商基本资料,初步审核,复审,提供样品,填写请试单,交品管部归口检测,样品检测,出具验证报告单,不符合生产要求,符合生产要求,小批量试用是否满足生产要求,不满足,满足,添加入供应商档案,小批量采购,全检合
4、格,进入合同 签订流程,对供应商现场进行考评,形成书面考查报告,样品报废参照固定资产报废流程执行,报药监局相关部门备案,审批,8,采购与付款内控流程新供应商开发控制(2),关键控制点: 收集供应商资料,采购部内部进行初步审核,确定是否有合作空间 质量部重点对供应商质量等进行复审,并将相关资料向省级药监部门报备 样品检验合格,申请小批量试用;试用结果满足生产要求,将其添加入公司供应商档案 对第一批小批量物资进行全检,检验合格后方可进入合同签订流程,注释: 采用网络寻找、招标等形式广泛收集供应商资料,从中筛选至少3家备选供应商, 要求供应商提供的样品不少于一个批次的数量 电器类配件需要申请备案 对
5、第一批小批量物资进行全检,形成全检纪录,交采购部归档 不符合公司生产要求的样品应及时报废,其相关操作参照固定资产报废流程执行 若所有备选供应商产品均满足公司生产需要,则报主管副总择优选取供应商,并将未选中供应商资料也添加入供应商档案,管理目标:确保新开发供应商的供货能力及供货质量能满足公司生产需要,9,采购员,采购部经理,采购与付款内控流程停止与供应商合作流程(1),主管副总,供应商,提出终止合作书面依据,供应商问题较多,提出终止合作申请,填具供应商取消配套资格建议书,直接淘汰,寻找新供应商替代,新供应商开发成功,批准淘汰,通知相关部门,收到终止合作通知,提出取得货款余额书面申请,确认,协同仓
6、库、品管部门进行索赔清查,形成书面报告,交供应商签字确认,审核处 理结果,通知财务部按基本合作合同进行金额付款,评审供应商对生产的影响,无影响或影响小,影响较大,批准,不批准,审批处理结果,批准,不批准,10,采购与付款内控流程停止与供应商合作流程(2),关键控制点: 终止与供应商的合作应由采购部或供应商提出书面申请,并由采购部经理开具供应商取消资格建议书,以报主管副总评审 应视供应商对生产影响程度,采取不同措施 淘汰供应商后通知相关部门 终止合作后,供应商申请获取货款余额应提出书面申请,由采购部协同仓库、质检等部门进行索赔清查,出具书面报告,由供应商签字确认 对供应商的处理结果应报主管副总审
7、批;审批通过后方可支付剩余货款,注释: 在供货过程中出现以下情况,应终止与供应商合作:1)重大质量问题给公司造成损失;2)出现问题不整改或屡次不参加协调;3)经常不及时供货造成严重脱节;4)供应商主动提出终止合作 供应商对生产无影响或影响较小,直接淘汰;若供应商对生产影响较大,则应在开发新供应商成功后淘汰 终止合作后,供应商提出获取货款余额书面申请,应详细说明停止供货原因、产品型号和停止供货时间 物流中心对供应商所供应产品进行仓库清查,出具仓库清查报告;品管部对客户索赔情况以及生产因供方产品造成的损失进行整理,出具书面报告 采购部汇总相关资料,形成处置结果报主管副总审批,管理目标:对不合格供应
8、商予以淘汰,确保生产,11,采购员,采购部经理,采购与付款内控流程采购基本合同签订与复核的控制(1),商谈合同细节,如付款方式、付款比例,草拟采购基本合同,审批,不批准,批准,与供应商签订合同,是,存档,并将副本交财务部留底备案,主管副总,审批,供应商,不批准,批准,是否为公司主要原材料,否,与供应商签订合同,合同需要变更,获取合同变更依据,将供应商资料移交采购部,12,采购与付款内控流程采购基本合同签订与复核的控制(2),关键控制点: 公司建立一套规范的订立合同机制,并书面确定;采购基本合同必须根据公司订立的机制来订立 采购基本合同须经采购部经理和主管副总审批,合同条款的修改也须经他们的审批
9、 合同的签订权限由管理层决定 采购基本合同连续标号,副本递交财务部备案 合同的修改都有相应的依据,所有需求的变化都体现在合同的修改中,注释: 采购员同供应商商讨合同条款;合同若需修改,也由采购员出面商讨修改事宜 公司主要原材料采购基本合同由主管副总与供应商签订合同,其他采购合同由采购部经理签订; 合同内容包括采购的品种、规格、价格、数量、合同总价、付款方式、付款比例、合同有效期等 采购基本合同的修改须经采购部经理和主管副总审批 每月末,采购部将本月订立的合同连续编号,编制合同明细表 采购基本合同副本送交财务部备案 及时将供应商资料移交采购部,以便进行采购操作,管理目标:所有的经济行为都有合同保
10、护;合同符合国家法律法规;合同内容足够详细,保护企业利益,13,采购员,供应商,采购与付款内控流程采购程序的控制(1),修改,不修改,根据采购指令,拟定订单,复核订单,审批,批准,发回订单,并发货,收到供应商确认订单,存档,并将副本交采购部和财务部留底备查,主管副总,采购部经理,订单金额是否在其权限内,否,不批准,是,向供应商发出订单,收到订单,签字、盖章确认,跟踪供应商发货情况,生产部,根据生产订单,下达采购指令,14,采购与付款内控流程采购程序的控制(2),关键控制点: 采购订单由公司统一管理,连续编号并连续使用 只有被批准的采购计划才能填列订单 订单发出前需经适当复核,确保各项条款的准确
11、性 订单复核后应根据金额权限由责任人签章以明确责任;订单经责任人签章后方能生效 采购员及时将批准后订单送交供应商签章确认 完成流转程序的订单应在采购部存档,副本财务部留底备查,注释: 采购员填列的订单需要包括采购的品种、规格、数量、价格、总金额、交货方式、交货日期、付款方式等 根据生产部的规定,采购订单由生产部进行适当的审核 收到供应商签章的订单后,采购部及时了解和跟踪供应商发货情况,确保生产 收到供应商签章的订单后,采购部应妥善保管,以便与实际运抵货物核对,并将订单副本交采购部和财务部留底备查,管理目标:公司管理层对采购流程的遵守程度保持监控;原材料采购满足公司的生产需求;发出的订单真实完整
12、,采购的记录真实完整,15,品管部,仓库,财务部,采购与付款内控流程收料通知单及发票的控制(1),在收料通知单上签章,将货物移交仓库,账务处理,复核,鉴别真伪,退回供应商,伪,真,审核发票金额、单价,不通过,通过,财务在月末根据合同暂估入账,收到货物,清点数量,与订单及对方送货单核对;若有差异,由送货方签字确认,根据实收货物数量,填制收料通知单,检验质量,不合格,合格,收料通知单存档,副本送交财务部存档备案,进入退货 控制流程,采购部,入库单连同发票一起转移至财务,无发票,16,采购与付款内控流程收料通知单及发票的控制(2),关键控制点: 要求供应商随货附发货单,采购部将收货数量与订单及送货单
13、核对,若有差异,由送货方签字确认 采购部根据实收货物数量填制收料通知单,经手人签字 收料通知单连续编号,连续使用 品管部检验货物质量,并在收料通知单上签字 收料通知单在采购部存档,副本送交财务部留底备查 财务部收到发票,须将发票金额、单价与采购基本合同、订单核对无误并鉴定发票真伪后方可入账,注释: . 根据实际情况,可用一式多联的报检单中的一联代替收料通知单 及时处理收到的货物,采购部清点货物数量,品管部检验货物质量,并将结果记录在收料通知单上 实际收货数量与订单或对方送货单有所差异,应由送货方签字确认;若差异巨大,应及时与供应商取得联系 对质检不合格货物,品管部门提出退货或折让意见,管理目标
14、:货品入库的记录准确反应真实情况;各相关部门对收货情况充分了解以便沟通;收货数量准确无误;入库的货物质量达到企业要求;入库的货物都有发票,并且发票是真实的,17,品管部,采购与付款内控流程退货的控制(1),办理退货事宜,签发不合格单据,货物检验不合格,采购部,与仓库联系退货方式,与财务部联系货款事宜,账目调整,记录退货信息,并通知采购部更新供应商档案,会同生产、技术、采购部等部门人员对品管部意见进行讨论,并决定处理方式,生产部,折让,审批,主管副总,批准,与供应商商讨折让协议,办理折让事宜,报财务部入账,不批准,退货,提出退货或者折让意见,18,采购与付款内控流程退货的控制(2),关键控制点:
15、 品管部对验收不合格货物开出不合格单据并签章,提出退货或折让意见;不合格单据需连续编号 在限定时间内处理检验不合格的货物 物控部主管会同生产、技术、采购部等部门人员讨论品管部提出的意见,并决定处理方式:对有略微瑕疵但不影响生产的物资予以让步接收,对不符合生产要求的物资予以退回;相关处理决定形成书面报告,参与讨论人员签字确认 负责退货事宜的采购部不能经手退货信息的记录 折让方案须经主管副总批准 供应商供货不合格信息及时反馈采购部,由采购部职员将相关信息记录在供应商档案中,注释: 品管部全面检验货物,在不合格单据上列明时间、所有不合格原因,并签字确认 若未能在货物到达时检验出是否合格,则应做到确认保质期,在保质期内检验出是否合乎公司标准 检验不合格货物在10天内处理 采购部将检验不合格结果通知供应商,责其整改;若同一原因出现多次,停止与该供应商合作 采购部需与财务部联系看退回货物的货款是否已付,如已付,尽快催回货款 采购部应与仓库商讨退货的方式和渠道,管理目标:退货符合公司的规章制度;保证退货后货款顺利收回,避免公司的现金流失;保证退货程序高效,避免影响生产经营,19,采购部,应付账款会计,采购与付款内控流程应付款入账的控制(1),制作凭证,入账,批准,一致,将发票金额、单价与合同、订单核对,会计主管,不批准,不一致,复核(会计稽核),月末形成应付帐款分析表、应付款清单,