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1、文书档案整理方法,第一部分、概述,一、公文处理的环节二、档案的概念、作用二、文书档案的概念,第二部分、具体内容,一、特点、原则、概念 二、归档文件的整理方法 （1）整理单位与装订; （4）编号与归档章;（2）分类; （5）编目;（3）排列; （6）装盒,第一部分：概述,一、公文处理的环节 规范公文处理工作，提高公文处理的质量和效率。 一是抓好登记环节，防止文件“没有户口”。把每天收发文的收（发）文日期、来（发）文机关、文件字号、文件标题、密级、份数等信息逐一登记，按照来文的单位分门别类形成流水号，确保各级各类文件都有“户口”。,二是抓好传阅环节，防止文件漏传误传。收到来文登记以后，先交办公室主
2、任签批拟办意见，然后送局长批示，批示后由公文处理人员送有关领导阅办。,三是抓好催办环节，防止文件延误漏办。在收到有时限要求的公文或会议通知时，提醒领导及时批示。领导批示后及时转出，由公文处理人员送交相关部门负责人，同时提醒受文部门按照文件要求及时办理。,四是抓好归档环节，保证文件齐全完整。注意将局领导阅完的文件及时收回，经常到各部门收集处理完毕的文件，定期跟踪，及时收集归档并熟记文件来龙去脉，确保文件及时归档，多余份数及时销毁。,二、档案的概念,一、概念、作用档案：档案法第二条规定：是指过去和现在的国家和机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学技术、文化宗教等活动直接形成的对国家和社会
3、有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。1、形成者的广泛：机构、组织、个人等。2、来源的广泛：政治、军事、经济、科学技术等。,3、档案是文件材料有条件的转化而来的：（1）办理完毕的（2）有查考价值的（3）按照一定规律集中保存的。（文件是档案的因素，档案是文件的组合）。4、档案形式多种多样：载体形式：纸质的、磁带等。表达方式：文字、声像、图表等。,作用,1、档案价值与作用概述：两者既有区别又有联系。档案价值是指档案对国家、社会组织或个人的有用性，是主体需要和客体属性的统一和结合。档案价值关系在社会活动中的具体体现就是档案的作用。档案的作用通常是指档案对人们所从事的社会实践活动的影响
4、。价值具有较高的抽象性，作用则是比较具体的。,2、档案的作用：（1）行政作用，档案是行政工具之一；（2）业务作用，档案记载了各行各业运营、发展的有关情况、成果、经验和教训，是以业务活动的记录和继续开展业务活动的条件；（ 3）文化作用，档案是人类文明的产物，是民族文化的集中体现，是历史文化的积累，是历史文化传承的手段，是文化创新的基础。,（4）法律作用，一方面，在政治斗争、军事斗争、经济斗争、外交斗争，解决领土争端等方面，档案的法律作用表现得十分突出，另一方面，档案在维护国家、集体、个人合法权益方面的法律作用也十分突出；（5）教育作用，档案是一种重要的教育资源，在我国，档案的教育作用大多通过展览
5、的形式发挥出来。,档案分为文书档案、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、照片档案、音像档案等等，不同门类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同。即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。,基本要求： 要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则（DA/T22-2000）、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定。 国家档案局8号令,三、文书档案的概念,文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令
6、、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。由于这类档案在其产生、内容和形式上有一定共性，使用这一称谓对研究管理这类档案的工作规律有重要意义,确定档案保管期限的主要环节在于归档文件的价值鉴定或价值分析。目前，各级机关确定文书档案保管期限应依据国家档案局8号令。然而，再详细的保管期限表也不能穷尽所有档案文件材料，因此，确定某份文件保管期限必须对文件材料进行价值分析。,分析归档文件的责任者 文件材料保管期限的划分应“以我为主”，即“我”形成的归档文件的保管期限相对较长。这里的“我”，一是指本机关，包括本机关各部门、直属机关等；二是指本系统，指本机关同一系统或同一
7、系统的上级机关，尤其指具有垂直领导关系的机关。三是指与本机关密切相关的机关。,1分析归档文件是本机关责任者还是外机关责任者。外机关形成的非本机关主管业务的文件材料不归档；外机关形成的属本机关主管业务的文件材料，应在本机关归档，但保管期限短。在相同内容、相同文种的情况下，本机关责任者形成的本专业文件材料比外机关责任者形成的本专业文件材料至少要长一个档次。,2分析归档文件是本系统责任者还是外系统责任者。外系统形成的非本专业文件材料在本机关不归档；外系统形成的本专业文件材料在本机关可归档，但其文件材料的保管期限较短。在相同内容、相同文种情况下，本系统责任者形成的本专业文件材料比外系统责任者形成的本专
8、业文件材料至少长一个档次。,3 分析归档文件是本级责任者还是上级、下级责任者。本级责任者形成的文件材料，其保管期限相对较长。上级形成的文件材料比下级的要长。发文机关的级别还需考虑是本系统还是外系统，是党政领导机关还是其他机关等情况。,4 分析归档文件是多个责任者还是单个责任者。划分保管期限时，无论是单个责任者还是多个责任者，只要有本机关责任者其保管期限就相对较长。应注意的是，多个责任者中要区分本机关是主办机关还是协办机关。如本机关是主办机关则视作本机关的单独发文来划分保管期限，如本机关是协办机关，则比本机关单独发文的保管期限稍短一点。,5 分析归档文件在运转过程中的责任者。文件材料在主送、抄报
9、、送阅等运转过程中，可能会出现上级批复、领导签署意见等情况。此时保管期限应从长。如有批复的请示一般保存30年以上；无批复的请示一般仅保存10年。,第二部分、具体内容,一、整理原则1、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。2、区分不同价值。3、便于保管和利用。,文书档案整理要求,1. 归档文件应齐全完整，保管期限划分准确。 2. 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料必须符合档案保护的要求 （1）书写材料：应使用耐久的书写材料，不要使用：铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、印台油等 （2）装订材料：使用线或不锈钢订书钉等有利于保护档案的材料作为档案整理的装订材料,3.对已破损的文
10、件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。 4.文书档案整理应建立在文档一体化管理基础上，运用计算机及档案管理软件辅助整理工作。5.文书档案的整理归档工作一般应在下一年度的6月底前完成,文书档案整理的步骤 第一步：收集文件 第二步：鉴定 包括：1、资格的鉴定（就是归档与不归档的区别）。 2、生存期的鉴定（就是保管期限的划分；永久、30年、10年）,第三步：开始进入具体整理文书档案的环节。 件的确定装订分类排列 编号编目装盒排架,第一步：收集,（一）收集：收集是归档整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应
11、归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施：,1.立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。 2.检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。,综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等； 各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年
12、报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。,第二步：鉴定,以上收集到的“红头文件”和“白头文件”材料是本单位工作过程中形成的属于立档单位应收集的文件材料。 （二）归档判断：立档单位将收集到的材料，依照机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局令第8号）的归档范围和不归档范围，剔除不归档的文件材料，剩下的就是立档单位应归档的文件材料，必须进行归档。,不归档的文件材料主要有三方面的文件： 重份文件。指本单位的发文及部分收文的重份文件。普发性文件。主要指上级、本级非隶属单位给本单位的普发性不需本机关办理的文件材料，任免、
13、奖励非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。未生效文件。如本单位代上级机关起草的未成为正式文件的稿本等。,基本概念,1、归档文件；即立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 2、归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。,国家档案局 第8号 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定已经2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自公布之日起施行。 局长 杨冬权 二六年十二月十八日,机关文件材料归档范围和文书档案 保管期限规定 第一条 为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界
14、定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法实施办法制定本规定 第二条 本规定中的机关文件材料是指机关在其工作过程中形成的各种门类和载体的历史记录,第三条 机关文件材料归档范围是（资格鉴定） （一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； （三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料 （四）其他对本机
15、关工作具有查考价值的文件材料。,第四条 机关文件材料不归档范围是： （一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； （二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；,（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； （四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越
16、级抄报的文件材料。 第五条 凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档,第六条 机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。（生存期的鉴定） 第七条 永久保管的文书档案主要包括： (一)本机关制定的法规政策性文件材料 (二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料 (三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料,(四)本机关关于重要问题的请示与上级机 关的批复、批示，重要的报告、总 结、综合统计报表等 (五)本机关机构演变、人事任免等文件材料 (六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的 合同协议、资产登记等凭证性文件材 料； (七)上级机关制发的属于本机关主管业务 的重要文件材料； (八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的,
