高级秘书 助理和行政人员技能提高训练营

《高级秘书 助理和行政人员技能提高训练营》由会员分享，可在线阅读，更多相关《高级秘书 助理和行政人员技能提高训练营（93页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、高级秘书、助理和行政人员技能提高训练营,第1单元：你的工作。秘书助理是干什么的？ 第2单元：工作中的你。什么是五星级秘书助理？ 第3单元：办公室的5S管理 第4单元：五星级秘书助理的专业技能 年度月度周度时间表工作计划管理 事务工作落实跟进追踪管理 事务性活动项目清单管理 档案管理 会议管理 公文写作,目 录,第一单元：角色认知,秘书助理是干什么的？,秘书/助理做什么?,收发书信接待来访 衣食住行安排 办公室管理 日程安排 文书文案写作 信息管理 会议组织与管理 协调部门之间工作 协调领导之间的矛盾 处理与同事之间的关系,与政府外交 与媒体讨价还价 宴会主持 展览会导演 举办签字仪式 公司活动

2、里外操心 既是警察又是司法官 既是清洁工又是联合国秘书长 ,事情太多做不完 突发事件突发 枪林弹雨压力大 关系错综复杂 又要能说又要会写 好像我是万能的 没有角色的角色 多头无法分身 多、烦、杂、乱 夹心饼干,秘书/助理的感觉,初级秘书事务性文秘应包括公司前台接待、电话接线生、事务专员、部门事务助理、主任助理、工作简单的经理助理等。主要工作是文案写作、事务性工作处理。主要是琐碎事务操作、电脑文案。中级秘书文秘 + 辅助管理 包括部门总监秘书助理、经理秘书助理等处于中层管理者左右的秘书、中小公司的总经理秘书。他们的权力和责任相对大一些，处理各种事件的能力要求也高一些，外语水平和计算机应用的能力要

3、求更高一些，并要有很好的协调能力。高级秘书文秘 + 独立管理包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书等。他们属于管理阶层，对他们的领导能力、协调能力、管理能力都需要多年甚至十几年的培养和修炼。完全能够独立进行项目管理、事务统筹、决策指挥。,职能角色定位,职 位：行政助理 工作定位：事务文秘 岗位职责： 行政工作 电话接收、转接、记录，公司电话、通讯录的编辑、修改、入档管理。 公司业务相关单位、客户的通讯录分类归档管理。 公司传真文案收发、传真件派发登记，传真原件归档管理。 公司行政会议的通知、会务准备。 公司行政会议记录，及会议记录传阅处理并系统分类归档。 复印机保管、复印登记检查。负责

4、公司热水器管理。 来客接待、引领安排。 公司通告栏管理，在经理协助下进行公司档案的系统分类、编号、文案整理收集归档管理。 公司报纸书信收发管理，钥匙管理，及其它日常行政事务、文案工作。 办公用品计划、收发保管等管理工作。 业务工作 协助业务员进行合同校对检查后送交出纳。 客户档案管理。 域名申请的续约跟进，客户欠费追缴。 客户投诉记录归档。 业务资料存档。 公司对外宣传活动的稿件、相片等资料的存档。 公司奖励、荣誉证书、资格证书管理。 公司大事记管理。,角色定位案例,职 位：总经理助理 工作定位：文秘独立管理 岗位职责： 日常文案处理工作：文件起草、编辑、汇总、报表制作等。 月度报表制作。 会

5、议记录。 每周末制作部门的下周工作备忘跟进表。 档案建立、归类整理、日常管理。 协助总经理严格进行未完成工作的跟进。 月度费用汇总分析。 定期内联网发布信息或培训资料。 收集培训公司信息，制作培训目录。 协助培训、招聘、工资、保险等具体工作。 与部门人事助理保持密切联系，关怀员工。,角色定位案例,秘书助理能力强弱对比案例,今天要掌握最重要的三个观念,销售意识,细节,产品化,第二单元：五星级秘书,老板眼中的你/ 怎样与上司沟通,老板/上司的坐标系,D1,D4,D2,D3,一知半解 失望者,初学者,高,低,高,能力,摇摇摆摆的 老革命,自我成就者,态度,OH350,你属于“哪一类人” 比你做哪一件

6、事更重要五星级职业秘书：心态好、能力强,老板上司怎样评价你？,小游戏,依照经理的指示执行任务：,第三单元：5S管理,办公室5S管理,如何做好5S整理,1、整理：含义：将需要的和不需要的物品明确分开，并处理不需要的物品。目的：腾出空间，防止误用。,要区分对待：马上要用的、暂时不用的、长期不用的 将需要的物品数量降到最低程度！ 对可有可无的的物品，应坚决处理掉，决不手软!,要领,如何做好5S整顿,2、整顿： 含义：将需要的物品，摆放成谁都能找到并便于使用的状态。即寻找时间为零 目的：工作场所一目了然，消除找寻物品的时间，井井有条的工作秩序。,彻底整理，只留下需要的物品。 根据种类、空间、区域、防护

7、规定摆放方法，合理利用空间， 100%定位放置。 利用各种颜色、数据等进行标识。,要领,如何做好5S清扫,3、清扫： 含义：经常清扫保持清洁，将各个角落的脏物清理掉。 目的：保持良好的工作情绪，稳定品质，达到零故障、零损耗,怎么清扫？ 看不见的地方，也要彻底打扫干净。 经常打扫，使环境尽量不产生灰尘、污秽。,要领,如何做好5S清扫,自己动手，不依赖外人 (所有部门、人员都一起执行) 清扫责任分区。,如何做好5S清洁,4、清洁： 含义：将整理、整顿、清扫进行到底，并且标准化、制度化。 目的：成功惯例和制度，是标准化的基础，企业文化开始形成。,连续不断的进行整理、整顿、清扫活动 花时间改掉坏习惯及

8、眼不见为净的态度 每天保持5S评价的心情，不断改善办公5S,要领,如何做好5S素养,5、素养： 含义：对于规定了的事情，大家都按要求去执行，并养成一种习惯。 目的：让员工遵守规章制度、培养良好素质习惯的人才、铸造团队精神,持续推动4S活动直至习惯化 严格遵守公司的规章制度 不断地培养责任感、改变意识 充满热情的开始每一天的工作,要领,任何做好文件的5S,整理,整顿,清扫,清洁,素养,如何做好5S素养,小练习：,小测试,整理是把_物品与_物品区分开来，并处理_物品。 整顿是将_物品，摆放成_的状态。即寻找时间为零。 清扫是经常_保持_，将_清理掉。 清洁是将_进行到底，并且标准化、制度化。 素养

9、是对于规定了的事情，大家都按_去执行，并养成一种_。,第四单元：专业技能训练,工作计划管理 办公事务管理 文档管理 学会用图表说话 会议管理,专业技能训练,技能一,制定工作计划,以下目标符合SMAC吗？,7月份完成CSF销售人员的招聘工作，8月完成QED销售人员的招聘工作 白云地区设立新分公司9月16日白云分公司开始正式运作 要把销售做好，力争超过A分公司 0708财年惠州目标批发生意月均400万以上，惠东210万，2个VIP客户100万，其他地区批发90万。,年度月度周度时间表工作计划管理,一张表制作年度工作计划 一张表制作月度工作计划 一张表制作周度工作计划,年度计划,专业技能训练,技能二

10、,事务工作跟进跟踪管理,练习：根据你的思路整理下面的信息,下半年的培训计划为什么不把销售技巧的培训列为重点，还有费用预算不准确吧，去年总共花掉的培训费是多少？要先去查一下！不清楚可以找财务部！东北代理商的货款已经逾期40多天，应由财务部和销售共同去追踪在此之前一律停止再发货，还有深圳那个代理商一再投诉广州串货的问题，怎么解决，要不要处罚？上个月的销售计划没有完成，到现在还没有一个明确的答复。市场反映的质量问题，是开发问题呢还是生产问题还是客户借故退货？退货流程为什么还没有制定出来？其中财务部必须对退货的金额进行确认，是用新品补充还是直接从货款中扣除？业务员不够是否可同人事部商量这个礼拜就去招聘

11、，招聘的时候必须说清楚提出的方法，免得招来后做不了三天就走了。这三个月以来业务人员的费用和业绩请列一个清单并核算投入与产出。业务人员应该有本地人担保。上次黄小明不辞而别，他所负责的湖南省的客户是谁在接手？应收帐由谁负责？听说他已经从客户那边取走了现金，我的意见是应该杀一儆百，以教育其他业务人员。还有，关于购买一台发动机的事，工程部的报告简直就是没有管理，为什么会烧坏？如果折旧还没有分摊完的话，应该扣款罚，但不管怎么样，应该调查责任人，给予行政处罚先。如果那些客户过来看厂的话，有多少人，我下个月12日到18日要去上海出差。厂里的事情暂全部交由副总经理。,事务管理管什么?,用水用电用汽 证件名片管

12、理 吃饭管理 垃圾管理 清洁管理 卷纸管理 制服工衣管理 钥匙管理 茶水管理 生老病死管理,文具物品管理 报纸杂志图书管理 地毯桌椅板凳管理 零星采购 值班排班排位 传真复印办公设备管理 送洗租房 药品 访客/约会/假期安排,事务工作落实跟进追踪管理,如何制作跟进备忘 如何提醒工作落实 如何制作工作落实执行表 信息沟通平台建立,墙上 电脑上 钱包里 笔记本 备忘清单 更新,怎样制作各类“备忘卡”,小题要大做,案例4：备忘卡,专业技能训练,技能三,事务工作 项目清单,目 录1、十周年活动总体策划方案1 2、十周年庆典员工活动整体安排2 3、十周年庆典筹备小组分工及职责一览表3 4、十周年庆典活动

13、(12日13日)户外拓展安排 4-9 5、十周年庆典活动拓展活动注意事项10 6、十周年年庆典活动拓展训练教官名单11 7、十周年庆典晚会流程12-19 8、十周年庆典活动嘉宾行程时间表20 9、十周年庆典活动嘉宾住宿安排21 10、拓展基地集体照方案 22 11、集体照布局图 23 12、十周年庆典活动乘车安排 24 13、十周年庆典活动晚宴座位安排 25 14、晚宴台奖说明及台长职责 26 15、十周年庆典活动住宿安排 27 16、十周年庆典活动住宿地点名泉山庄楼层分布图 28 17、十周年庆典活动交通及停车场示意图 29 18、十周年庆典活动晚宴座位示意图 30 19、十周年庆典活动晚会

14、座位示意图 31 20、十周年庆典活动工作人员名单 32 21、十周年庆典活动工作人员乘车安排 33 22、十周年庆典活动工作人员住宿安排 34 23、车长职责 35-36 24、五周年长期服务奖名单 37-38 25、五周年长期服务奖人员上台领奖顺序安排 39 26、无限极足球队名单 40 27、“手足情”歌词41 本手册以当天的统筹人员指挥为准，仅供参考。,练习,Amy是一家公司的总经理秘书，某日，总经理突然把她叫进去，跟她说：“我觉得现在销售部门的员工士气低落，凝聚力很差，你看看我们做一次团队的活动如何？我希望通过这次活动能够让大家更加有激情，更加团结我想了想就你去组织吧，人事部门最近都

15、在忙招聘，我们以总经办的名义来做。今天是5月11日，我们6月20日搞这个活动，去M酒店做一整天的封闭训练。你去做个方案给我吧！”该公司销售部门的员工一共是97名，其中总部48名（其中1位是销售经理，两名是主管），总部设在S市，在S市的周边三个县级市设了办事处，A办事处有销售人员15名（包括1名主管），B办事处有销售人员18名（包括1名主管），C 办事处有销售人员16名（包括1名主管），三个办事处和总部离M酒店大概都是1小时车程。请你帮助Amy草拟一个项目实施的方案书。,项目活动的组织,确定项目组织架构及项目范围 落实项目小组成员，划定职责 制定详细项目推进计划，并跟进落实 反复研讨，确保细节不遗漏,专业技能训练,