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1、会计档案管理与案卷格式规范 主讲：张学新,会计档案管理与案卷格式规范,一、概述 二、会计档案的概念、作用 三、归档与不归档范围 四、会计档案的分类整理 五、保管与移交 六、会计档案的鉴定和销毁,一、概述 1984年财政部、国家档案局联合颁发了会计档案管理办法，1986年自治区财政厅、档案局出台了新疆维吾尔自治区会计档案管理实施办法，对会计档案的整理、分类、立卷、归档、移交、接收、鉴定、销毁、利用等做出了具体规定。从而使会计档案逐步走向规范。1998年国家财政部、档案局在总结原会计档案管理办法实施的情况和充分调查研究的基础上，依据会计法和档案法的有关规定，对会计档案管理办法进行了修订，一直执行至
2、现在。2008年6月，为适应会计档案整理需要，进一步规范会计档案案卷格式又出台了行业标准会计档案案卷格式（DA/T39-2008），进一步做出了详细、具体的规定。这里我就会计档案管理和案卷格式规范结合两个标准进行讲解，与大家共同探讨。,会计档案案卷格式,注：此办法从2009年已经开始执行，我县按照玛纳斯县会计档案案卷格式从2010年开始执行，新办法之前的沿用老方法保持不变。,二、会计档案的概念、作用,1、概念 会计档案是机关、企业、事业单位或其他组织在经济管理活动中产生的会计凭证、会计帐簿和财务报告等具有保存价值并作为历史记录保存起来的会计核算材料。 办法第五条规定：会计档案是指会计凭证、会计
3、帐簿、财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。,会计凭证：是各单位经费收支的原始记录，是明确经济责任的书面证明，是会计记账的依据。 会计账本：是以会计凭证为依据，全面地、连续地、科学地记录和反应各项经济业务的簿册。 财务报告：是总括和反应机关、企事业单位在一定时期内经济活动和财务收支情况的报告性文件。,2、作用会计档案是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案，它是对一个单位经济活动的记录和反映。通过会计档案，可以了解每项经济业务的来龙去脉；可以检查一个单位是否遵守财经纪律，在经济活动中有无违法乱纪等行为；为解决债券债务纠纷和民生问题提供依据；会计档案还可以为
4、国家、单位提供详尽的经济资料，为国家和地区制定宏观经济政策及单位制定 经营决策提供参考。,三、归档与不归档范围,1、归档范围：凡是在会计活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告及其他类的会计专业核算材料等，都必须归档。 （1）会计凭证：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证（包括工资表）。 （2）会计帐簿：总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿、其他会计帐簿。 （3）财务报告：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表附表、附注及文字说明，其他财务报表。 （4）其他：银行存款余额调节表、银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业材料，会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。 注
5、意：采用电子计算机进行会计核算的单位，应将打印出的纸质文件与电子文件一并归档。,2、不归档范围：,财务预算、计划、制度等文件材料，不属会计档案归档范围，应当归文书档案管理。,四、会计档案的整理,（一）、整理的时间：各单位每年形成的会计档案，在会计年度终了后，应当由会计部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册（会计档案案卷目录），3月底前完成会计档案整理归档工作。（二）、会计档案整理 1、会计凭证整理： 2、会计账簿整理： 3、财务报告整理：（三）会计档案分类、排列、编号（四）会计档案案卷目录填写及装订,1、会计凭证整理,（1）、立卷和装订：一册为一卷 ；工资表要抽出单独立
6、卷。 （2）、 会计凭证封面项目填写： （3）、 装盒：,单 位 统 一 ：mm会计凭证封面格式,(2）会计凭证封面项目填写,2.2 封面项目的填写方法 2.3.1 单位名称：填写形成会计档案的单位名称，必须用全称或通用简称。如：“玛纳斯县财政局”、“玛纳斯县经贸委”，不得简称“本局”、“本委”、“本办”等。 2.3.2 会计凭证名称：填写能够反映会计凭证用途或内容的名称。如：“收款会计凭证”、“付款会计凭证”、“转账会计凭证”或“基建会计凭证”、“工会会计凭证”、“预算内（外）会计凭证”等。 2.3.3 起止时间：填写本册会计凭证的起止年月日。 2.3.4 册数：填写2.3.3时间界定内会计
7、凭证的册数。 2.3.5 册次：填写本册会计凭证的序号。 2.3.6 记账凭证起止号：填写本册记账凭证起号和止号。 2.3.7 记账凭证数：填写记账凭证的张数。 2.3.8 附件数：填写本册会计凭证的附件张数。 2.3.9 会计凭证总数：填写本册所有凭证的合计张数。 2.3.10 会计主管：填写单位内部具体负责会计工作的中层领导人员。 2.3.11 装订人：填写负责该本会计凭证装订的人员。 2.3.12 装订时间：填写该本会计凭证装订结束的时间。 2.3.13 备注：填写该本凭证需要说明的事项。 2.5 全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。 2.6 目录号：填写全宗内案卷所属目录的编号，在
8、同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照工业企业档案分类试行规则编制分类方案的单位，可填写类别特征代码。 2.7 案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录(或分类体系的最低一级类目)内不允许出现重复的案卷号。,（3）、会计凭证盒填写方法,3.2.2 正面项目 3.2.2.1 单位名称、凭证名称、时间、册数、册次、记账凭证起止号、附件数、会计凭证总数、起止时间、全宗号、目录号、案卷号，根据会计凭证封面的有关项目对应填写，填写方法与记账凭证封面一致。 3.2.2.2 时间：填写本盒会计凭证所属年月。 3.2.2.3 归档时间：填写单位内财务部门向档案部门移交会计档案的年月日。 3.
9、2.2.4 立卷人：填写整理本盒会计凭证的人员姓名。 3.2.2.5 保管期限：根据财政部和国家档案局1998年颁布的会计档案保管期限表确定填写该案卷的保管期限。,会计档案归档范围及保管期限,2、会计账簿整理,（1） 立卷和装订：一本为一卷； 特殊情况特殊对待（2）装订时在会计账簿的首页加账簿启用及接交表和账户目录 。（3） 会计账簿封面、封底项目填写：（4） 会计账簿装盒：一卷或数卷装一盒，装满为止。不同保管期限的档案要分开装盒。（5）会计档案盒项目填写：,单 位 统 一 ：mm,帐簿启用及接交表正面格式,（2） 账簿启用及接交表填写方法,6.3.1.2.1 单位名称：填写形成会计档案的单位
10、名称，并加盖公章，填写要求与记账凭证封面上的“单位名称”相同。 6.3.1.2.2 账簿名称及编号：填写该账簿所属的类别及其排列顺序号。 6.3.1.2.3 账簿页数：填写该账簿中有内容记载的账簿页数(空白账页除外)。 6.3.1.2.4 账簿起止时期：填写该账簿启用和终止的年月日。 6.3.1.2.5 经管人员：填写单位内管理财务的负责人姓名、会计姓名、复核姓名、出纳姓名。 6.3.1.2.6 接交记录：该账簿在使用过程中人员发生变化时，由接管和交出双方分别签名，并填写接交日期，同时，经管人员要填写职别并签名。 6.3.1.2.7 备注：填写该账簿中需要特别说明的情况。 6.3.1.2.8
11、印花税：在印有“贴印花税”的空格处贴上印花税票。 6.3.1.2.9 档号：按照本单位档案分类编号方案的要求填写该账簿的编号。,单 位 统 一 ：mm 帐簿启用及接交表背面格式,(3)会计账簿、报表封面,（3）会计账簿、报表封面项目填写,4.2 会计账簿、报表封面项目的填写方法 4.2.1 单位名称：与会计凭证封面一致。 4.2.2 类别：填写会计档案分类（四大类）所对应的类，账簿类或财务报告类。 4.2.3 起止时间：账簿或财务报告的起止时间。 4.2.4 保管期限：填写按照会计档案保管期限表规定确定的保管期限。 4.2.5 件数：会计档案卷内目录所填写的顺序止号。 4.2.6 页数：填写该
12、会计档案的总页数。 4.2.7 归档号：与案卷号一致。 4.3 会计账簿、报表封底项目 4.3.1 会计账簿、报表封底就是会计档案备考表项目。填写方法同后卷内备考表,(5)、会计档案盒项目填写方法,5.3.2 正面项目的填写方法（会计账簿、财务报表等） 5.3.2.1 全宗名称：全宗名称相当于立档单位的名称，填写时和会计凭证盒正面上的“单位名称”要求一致。 5.3.2.2 案卷题名：由整理会计凭证的人员自拟。案卷题名应准确概括本盒会计档案的形成单位、时间、内容、类别，如：“玛纳斯县财政局二九年度(或上半年、下半年、季度)财务报告”、“玛纳斯县发改委二九年行政(或事业、或工会)现金日记账”。文字
13、力求简练、明确。 5.3.2.3 起止时间：填写形成本盒会计档案的起止年月日。 5.3.2.4 卷数、张数：填写本盒内会计档案的卷数和张数。 5.3.2.5 保管期限：按照会计档案保管期限表填写该盒会计档案的保管期限。见附表。 5.3.2.6 全宗号、目录号：填写方法与会计凭证盒上的“全宗号”、“目录号”的要求相同。 5.3.2.7 案卷号：填写本盒内会计档案的案卷号或案卷起止号，在案卷起号和止号之间用“一”隔开。 5.5.3.2.8 盒号：盒号是同一全宗、同一目录内按照案卷顺序号装盒排列后档案盒的编号。,3、财务报告整理：,（1）整理装订：一般可以按照月报、季报、年报的种类分别立卷，年度财务
14、决算报告要单独立卷；一般一件（或一年）为一卷（含填表说明、文字分析）；本单位的报表与下属单位的会计报表，应当分开立卷。 （2）封面项目填写：同会计账簿。（3）卷内目录、备考表填写：（4）装盒：一卷或者数卷装一盒。不同保管期限的不能装在一起。注：凡是永久、长期保管的会计档案，禁止用不耐久材料制成，否则在整理装订时，必须要进行抢救（复制），原件与复制件同时存档，确保档案的安全保管。,（1）卷内目录填写 8.4 卷内目录的填写方法 8.4.1 顺序号：以卷内文件材料排列先后顺序填写序号，亦即件号。 8.4.2 责任者：填写档案内容产生的团体和个人，即文件材料的生成部门或个人。 8.4.3 文号：填写
15、文件制发机关的发文字号。 8.4.4 题名：即文件材料标题，一般应照实抄录，没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“ ”号。 8.4.5 日期：填写文件材料的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如：20070619。 8.4.6 页号：填写卷内文件材料所在起页的编号，最后一条条目在填写页号项时，应标明起止页号。 8.4.7 备注：在需要说明情况的文件材料栏内打“*”号，并将需说明的情况填写在备考表中。,（2）备考表的填写,9.3 备考表项目的填写方法 9.3.1 本卷情况说明：填写卷内文件材料缺损、修改补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的管理人员填写并签名，标注时间。
16、 9.3.2 立卷人：由负责立卷者签名。 9.3.3 检查人：由案卷质量审查者签名。 9.3.4 立卷时间：填写完成立卷工作的年月日。 9.3.5 检查时间：填写审查案卷质量的年月日。 9.4 适用范围: 卷内备考表适用于会计凭证、会计账簿、财务报告和其他类会计档案的整理。,（三）会计档案分类、排列、编号,1、分类： 一般情况（普通机关） （1）种类（凭证、帐簿、财务报告、其它）年度 （2）年度种类 特殊情况（财政机关） （3）种类年度组织机构 （4）组织机构种类年度 2、案卷排列编号,.,例1：一般单位会计档案的排列示意,1997 会 1、凭证类 1998 . 12月计 1997 银行存款帐、现金日记账2、帐簿类 1998. 总帐、分类帐、明细帐、日记帐 档 1997 年报3、财务报告类 1998 季报. 月报 案 4、其他 类 1997,
