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1、1,第6章 Excel 2003数据编排与汇算,10.26,Excel编辑栏 工作表管理:如何建立工作组 单元格格式:Ctrl+1 行/列格式:行高和列宽的调整 数据复制和填充：序列填充等 窗口的拆分与冻结等基础知识。,主要内容,6.1.1 编辑栏,“编辑栏”是Excel的特有工具栏，专门用于编辑单元格内容、数据统计、公式运算和资料分析等操作，它位于Excel表格编辑区上方，当选择所需要的单元格后，编辑栏左侧将显示所选单元格范围，然后在右边空白区输入公式编辑函数。当用户在插入函数区中定位光标时，将会显示【取消】按钮和【插入】按钮，如图6.1所示，若是用不满意插入函数区中所编辑的内容便可单击【取
2、消】按钮，以便重新编辑；而单击【插入】按钮则可完成数据函数统计。,6.1.2 工作表管理,默认状态下，新建Excel工作簿将会同时建立3个空白的工作表。这3个工作表以“Sheet1”、“Sheet2”和“Sheet3”命名，独立保存在一份Excel文件中，用以编辑不同类型的工作数据。通过Excel左下方的“Sheet1”、“Sheet2”和“sheet3”3个标签，便可随意在不同工作表之间切换，如图6.2所示。 在Excel编辑过程中，可以随意新增或删除工作表，选择【插入】|【工作表】命令便可为文件新增一个工作表；或在现有工作表上右击弹出快捷菜单，选择【插入】命令，打开【插入】窗口，选择【工作
3、表】选项，然后单击【确定】按钮，如图6.3所示。,6.1.3 单元格格式,定位某个单元格或是拖动选择多个单元格后，可选择【格式】|【单元格】命令，或是右击弹出快捷菜单，选择【设置单元格格式】命令，可打开【单元格格式】窗口，其中分为【数字】、【对齐】、【字体】、【边框】、【图案】和【保护】6个选项卡，如图6.4所示。 【单元格格式】窗口的6个选项卡设置内容如下。 【数字】：用于设置单元格内的数据类型，如选择“日期”类型后，便可指定单元格内日期的呈现格式。 【对齐】：用于设置单元格内数据的水平垂直对齐、文本的方向以及合并单元格、自动换行等。 【字体】：用于设置所选择单元格内文本的字体、字号和颜色等
4、外观属性。 【边框】：用于设置所选单元格的边框粗细、线条和颜色等。 【图案】：可为单元格设置某一种单纯色彩，或是选择某个图案作填充。 【保护】：设置所选单元格的锁定和隐藏，以确保单元格数据被修改或检视。,6.1.4 行/列格式,需要调整单元格行高有两种方法，一种是以拖动的方式进行，将鼠标移至行与行之间的边线，然后拖动鼠标即可，如图6.5所示，另一种则是在对应的行上右击弹出快捷下拉菜单，选择【行高】命令，打开【行高】对话框，输入具体数字以精确设置行高，如图6.5所示。,6.1.4 行/列格式,当需要调整单元格列宽时，同样可用鼠标拖动和参数的设置方式来进行，直接移动鼠标至列与列之间的边线然后拖动即
5、可；或是在所需的列上右击弹出快捷下拉菜单，选择【列宽】命令，打开【列宽】对话框，输入具体参数以精确设设置列宽，如图6.6所示。,6.1.5 单元格复制与填充,当需要在一行或一列单元格中输入内容类型相同的数据时，不必进行逐一单元格的输入，可在某一单元格输入第一项内容后，由该单元格右下角开始拖动，将相同的内容复制到所需的单元格范围内，如图6.7所示。,6.1.5 单元格复制与填充,若是想要输入一组具有连续性质的资料，同样可以使用拖动的方式将更多内容快速填充至所需要的单元格范围，例如：在头两个单元格中分别输入1和2，再由第二个单元格开始拖动至所需的范围，然后单击【自动填充选项】图标，打开下拉菜单，选
6、择【以序列方式填充】命令即可，如图6.8所示。,6.1.6 函数应用,所谓的函数是由预定义公式以特定参数数值，按一些特殊顺序或结构执行运算的操作应用，Excel为用户提供了强大的函数功能，可帮助用户快速完成数据统计。因此，使用Excel进行资料数据的编排和统计，就需要熟悉函数的应用。 函数的结构和公式一样，都是以“=”开始，其后紧跟函数名称和一组括号，括号内为参数，如图6.9所示。,6.1.6 函数应用,Excel为函数应用提供丰富的函数类型，包括财务、日期和时间、统计、查找与引用和数据库等，用户可选择【插入】|【函数】命令或是在【编辑栏】中单击【插入函数】按钮，打开【插入函数】窗口，以选择所
7、需的函数项目，如图6.10所示。而在一些特殊情况下，由于数据内容的特殊性或复杂性，可能需要将某函数作为另一函数的参数使用，从而就产生了“嵌套函数”，如图6.11所示。,6.2 应用实例年度收支预算报表,6.2.1 规划预算报表布局,打开Excel程序自动建立一份空白的工作簿后，本例将在第一张工作表中为 A1G24范围内的单元格进行行高与列宽设置和单元格合并等处理，初步完成预算报表布局结构，如图6.13所示。,6.2.2 编排报表文本资料,完成报表的结构布局后，下面将接着在各单元格中输入文本资料，并根据外观美化需求，设置文本的格式，完成如图6.21所示的编排结果。,6.2.3 报表美化处理,为了
8、使报表中的资料更容易区分，本例的操作将根据报表内容的分布，为不同单元格填充不同颜色，同时设置特殊线条作为报表的内边框和外边框，完成如图6.34所示的美化效果。,6.2.4 报表预算统计处理,在完成报表基本布局、输入项目文本以及美化处理后，本例将接着对报表进行统计处理，首先设置将要输入数据区域的“外观格式”和“数字格式”，接着分别为“合计”列、“预算收入总计”和“预算支出总计”两行单元格设置求和；为“预算结余”行设置差值；为“上季度结余转入”行设置等值，最后根据各项目实际情况输入数据，完成如图6.42所示的预算统计结果。,6.3 资料与汇算高级应用,为了让读者能够使用Excel完成更多的数据编排
9、及汇算工作，本节接着介绍设置序列步长值、自定义序列、工作组编辑和保护公式等高级应用，以突破简单的Excel工作表编辑工作，完成更多类型、更复杂的Excel工作表制作。,6.3.1 修改序列步长值,序列步长值是指两个序列之间的间距值 首先在单元格中输入数据，再拖动选择需要填充的范围，然后选择【编辑】|【填充】|【序列】命令，如图6.55所示。 打开【序列】对话框后，在【步长值】栏中输入数字，然后单击【确定】按钮，如图6.56所示。,6.3.2 自定义序列,自定义序列的方法很简单，选择【工具】|【选项】命令，再打开【选项】对话框切换至【自定义序列】选项卡，接着根据实际需要在【输入序列】区中建立一组
10、特殊的序列项目，然后单击【添加】按钮，如图6.57所示。 完成建立一组特殊序列后，便可在Excel单元格中首先输入序列中的一项，然后拖动选择单元格范围，单击【自动填充选项】图标，打开下拉菜单，选择【以序列方式填充】命令，可以看到自动填充的序列内容，如图6.58所示。,6.3.3 工作组编辑,配合Shift或是Ctrl键，以手动选择的方式便可将多张工作表组合成一个工作组，如图6.59所示，按下Shift键后，逐一选择需要组合的工作表。 建立工作组后Excel的标题栏可以看到“工作组”字样，这时可在指定的单元格范围为输入内容，然后切换至其他工作表，便可以看到在工作组的不同工作表相同位置都能看到之前
11、所编辑的同一组资料，如图6.60所示。,6.3.4 保护公式,在执行保护工作表中的公式之前，需要确保对应单元格为锁定状态，先在工作表中选择设置有公式的单元格范围，然后选择【格式】|【单元格】命令，在打开的【单元格格式】窗口中选择【保护】选项卡，选中【锁定】复选框，然后单击【确定】按钮，如图6.61所示。 接着执行工作表保护操作，选择【工具】|【保护】|【保护工作表】命令，打开【保护工作表】窗口，在确保【允许此工作表的所有用户进行】区中选中【选定锁定单元格】和【选定未锁定的单元格】两个复选框的情况下，输入密码，然后单击【确定】按钮。随之弹出【确认密码】对话框，再次输入相同的密码，然后单击【确定】
12、按钮，如图6.62所示。,6.4 专家经验传授,作为一款专业的电子表格编辑软件，Excel为用户提供了强大的数据编辑、统计和分析功能，帮助人们完成一些商务统计、报图和数据分析等工作。在学习了本章介绍的有关电子表格数据编排与汇算操作后，相信仍有不少用户在实际应用中碰到各种难题，本节特别精选部分常见的疑难问题并提供解答技巧，解决Excel编排与汇算操作过程中遇到的问题。,6.4.1 固定工作表上某部分区域,1. 专家分析 在工作表中的内容若是太多时，可以通过拖动卷轴以显示更多内容，然而有一些标题性的内容会因为工作表的卷动而被暂时隐藏，不便于对数据资料的识别和解读，如此可通过冻结工作表中的标题单元格
13、，将该部分固定住不动，这样卷动工作表中的内容由固定不动的标题单元格作为参照，时刻都能清晰解决工作表资料。 2. 经验传授 冻结工作表区域前，需要先定位正确的单元格位置，如要冻结第一行单元格时，可选择A2单元格(第二行第一个单元格)，然后选择【窗口】|【冻结窗格】命令，可以看到第一行与第二行单元格之间的边框明显，如图6.64所示，即表示第一行单元格已被冻结，因此当拖动卷轴时可以发现第一行单元格已被固定住不动。,6.4.2 将工作表拆分成多个窗口,1. 专家分析 当工作表的篇幅太大时，将会局限于Excel界面窗口的大小，使工作表的部分内容无法看到，特别是只想了解工作表两端内容时，只能左右拖动卷轴才
14、得以看到，如此问题可利用拆分工作表来解决。,6.4.2 将工作表拆分成多个窗口,2. 经验传授 Excel提供的工作表拆分功能，可将一个工作表拆分为上下或左右两个以及上下左右4个窗口，在工作表中选择某个单元格，再选择【窗口】|【拆分】命令，将根据所选单元格的位置，将工作表拆分成4个窗口，如图6.65所示。 当只需将工作表拆分为左右或上下两个窗口时，则可以先选择行或列，然后选择【窗口】|【拆分】命令，当选择工作表中的某一行时，根据该行位置将工作表拆分成上下两个窗口；当选择工作表中某一列时，则根据该列将工作表拆分为左右两个窗口，如图6.66所示。,6.4.3 将工作表转换成新工作簿,1. 专家分析
15、 由Excel建立的文档(工作簿)默认拥有3个空白工作表，用户可根据需要在不同的工作表中建立数据资料。但有时候在完成一张工作表的编辑后，要将工作表单独作为一份Excel文件时，如何才能将工作表转成工作簿文档呢？ 2. 经验传授 首先指定需要转换的工作表，选择【编辑】|【移动或复制工作表】命令，打开【移动或复制工作表】窗口，可在【将选定工作表移至工作簿】中选择当前工作表将要转移的Excel目标文件，若是要建立新文件，则可选择【(新工作簿)】选项，然后单击【确定】按钮即可，如图6.67所示。,6.4.4 倾斜显示单元格的文本,1. 专家分析 在编辑一些工作表时，出于美化上的考虑需要在单元格中设置倾斜的文本资料，然而一般的文本资料并不能像艺术字一样随意旋转，如此情况该如何处理呢？ 2. 经验传授 Excel的单元格格式设置提供内容对齐处理，而通过调整方向度数就可以轻易将单元格内容倾斜。选择指定所需的单元格，选择【格式】|【单元格】命令,打开【单元格格式】窗口再切换至【对齐】选项卡，其中的【方向】区可设置文字的倾斜度，用户可以直接在一个如同时钟设置区中单击某个方向点，或是在下面的设置栏中输入度数，完成所需的单元格文本倾斜处理，如图6.68所示。,
