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1、光盘档案的管理,第一节 光盘档案概述,一、光盘档案的概念 所谓光盘档案是指利用激光进行图像、声音信息写入和读出的具有参考、凭证、艺术价值并归档保存的一种圆盘形记录载体。 二、光盘档案的种类 （一）按信息存取的方式对光盘进行分类，可分为只读型光盘、追记型光盘、可重写型光盘。 （二）按输入信息的特点对光盘进行分类，可分为音频光盘、视频光盘和数据光盘三种类型。,（三）按光盘直径的尺寸对光盘进行分类，常见的有：14、12、8、5.25等等。 三、光盘档案的构成 （一）原版母盘 （二）金属膜版 （三）标准光盘 （四）文字说明材料 1、基本情况 2、内容说明 注：一般单位形成的光盘档案只有原版母盘和文字说
2、明材料,四、光盘档案的特点 （一）信息存储密度高 普通的DVDR光盘有4.7G，普通CDR有700M的蓝光光盘50G （二）存储成本低 （三）与计算机联机能力强 （四）具有显示多种信息的能力且影像还原效果好 （五）适应各种环境 （六）运用范围广 （七）记录不易为人工识读；信息受光盘限制；存在误码率问题；标准化问题,第二节 光盘档案的收集与整理,一、光盘档案的收集 （一）收集对象 大量产生光盘档案的广播电台、电视台、音像出版社、影视制作中心以及其他党政机关、群众团体、企事业单位和个人。 （二）收集内容 反映立档单位主要职能活动和工作成果以及记录本单位、本地区重大活动、主要事务、自然灾害、民俗风光
3、等方面的光盘档案。,（三）收集原则 1、要确保原版母盘、金属膜版、标准光盘、文字说明材料的齐全。 对于一般单位而言，形成的光盘档案只有原版母盘和文字说明材料，在实际收集工作中要注意这一现象。 2、光盘档案的特性决定了辨别其真伪的重要性，同时还要就光盘本身的技术状况进行检查，以确保其质量的合格性。 3、检查文字说明材料是否表述清楚，是否简炼扼要等。,二、光盘档案的整理 （一）分类，可采用以下几种分类 1、来源分类法，按照光盘档案文件材料形成的主体单位、机构或个人划分和管理档案材料。 这一方法适用于所辖单位比较多的大公司、大企业以及专门档案馆等档案数量众多、来源广泛的光盘档案 2、内容主题分类法，
4、也叫事由分类法，按照档案内容所说明的问题将光盘档案划分为各个类别。,3、年度分类法，根据光盘档案形成的年度划分而成，由于和现行机关文书处理制度相吻合，使用较为普遍。 4、信息记录差异分类法，可分为光盘图像档案、光盘唱片档案和光盘视听档案三种。 5、信息存取方式分类，可分为只读型光盘、追记型光盘、和可重写型光盘。 其他还有诸如信息输入特点分类法、光盘型号分类法、光盘尺寸分类法等等，各档案室（馆）可根据实际情况来选择相应的分类方法。,（二）编目 1、光盘声像档案的排列编目 对于形成光盘档案较多的广播电台、电视台、音像出版社、影视制作中心，单位档案管理部门要对归档光盘档案进行系统的分类，然后按收到的
5、先后次序或时间次序排列编号。光盘档案以一片为一个“保管单位”。 （1）片内文件号,光盘档案片内文件的编号按录制节目的次序或图像排列的次序编制即可。 （2）保管单位档案号 光盘档案经过分类后，按形成的时间先后次序或收到的先后次序排列，这就形成了一个反映光盘档案分类层次的分类号和一个反映次序的次序号，则光盘档案保管单位的档案号是：分类号次序号。 2、光盘档案的编目 （1）编制片内文件目录,片内文件目录的著录项目有：次序号、题名、形成者、形成时间、形成地点、简要内容、放送时间、备注等。 （2）编制保管单位目录 著录的项目有：档案号、信息类型、题名、信息存取方式、信息输入特点、光盘型号、光盘直径、出口
6、厂家、来源、收到日期、技术状况等。,第三节 光盘档案的保管和利用,一、光盘档案的保护 光盘档案是近年来随着光盘技术的发展和运用而产生的一种新型档案信息载体，其保存使用期限至今没有科学的定论，而不同的光盘光盘档案保存使用期限也不尽相同，因此为维护光盘档案的完整与安全必须采用科学的技术保护手段。 （一）光盘可存放在坚固的CD硬纸套内，里面要垫以柔软的材料。,（二）对于特别珍贵的光盘档案，为防止膜版上的记录信息被锈蚀而损伤，可在光盘上镀一层耐蚀性能好的金属来保护信息。 （三）一般的光盘在保管以前涂上一层油加以保护。 （四）还可采用缓冲剂、防护剂或去氧包装的方式防止光盘受到腐蚀。 （五）光盘使用中，应
7、避免被划伤或受到剧烈振动而导致记录信息受损。 （六）光盘保管的库房内，要保持相应的温湿度，避免光线，腐蚀性的气体的侵害。,二、光盘档案的利用 光盘档案是伴随着现代科学技术的发展进步而产生的一种新型档案，技术含量极高，因此，应采用现代科技手段结合档案传统输出方式来开发利用光盘档案信息资源。 （一）作为其它类型档案的外存设备，对其他类型档案进行信息存贮、检索、拷贝、和复制的介质。 （二）通过一定的技术手段和利用方式向外界输出档案信息，提供光盘档案为社会各项事业服务。,1、设立视听室，组织和接待利用者在视听室内利用档案。 2、档案外借 3、档案复制 4、档案的咨询与传输 5、出版发行光盘音像制品。,
