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1、采购流程及技巧,2013年12月,提 纲,一、了解采购 二、采购的基本流程 三、公司采购管理程序 四、浅谈采购技巧,一、了解采购,从两句名言谈起 名言之一,采购人员不是在为公司讨价还价, 而是在为顾客讨价还价,我们应该为 顾客争取最低的价钱。-山姆 沃尔顿 沃尔玛的创始人,一、了解采购,从两句名言谈起 名言之二,在一个公司里，采购和销售是仅有的两个能够产生 收入的部门，其他任何部门发生的都是管理费用。-杰克 韦尔奇 通用电气前任CEO,一、了解采购,采购的定义,是以合理的价格从最合适的供应商处适时获得所需的物品及服务的有关活动,也称“供应管理”,一、了解采购,采购=购买,采购的误区,一、了解采
2、购,从传统采购到战略采购,一、了解采购,小 结,采购发展的历史已近百年，上表中按时间表介绍了采购管理的进展。从表中可见，采购管理从思想上越来越深入，从方法上越来越精细。采购发展的历史就是从传统采购走向战略采购的过程，其间经历了战术采购阶段。,一、了解采购,战略采购的四个关键特征,从传统采购走向战略采购，是采购发展的趋势，因此要把握战略采购的关键特征。一个采购组织是否具备战备采购的思想，判断依据也是基于这些关键特征。 对采购发展的各个阶段特征进行对比归纳，可以发现战略采购区别于传统采购有四个鲜明的特征：特征一：从关注单价到更多地关注总成本。特征二：供应商的数目由多到少甚至到单一。特征三：与供应商
3、的关系由短期交易到长期合作。特征四：采购部门的角色由被动执行到主动参与。,一、了解采购,采购金额下降对利润的影响,是提高销售额？降低采购额？还是降低人工成本？,一、了解采购,“一语中的”,采购节约的1元钱所付出的价值远大于生产各环节的1元钱。降低采购成本是提高公司利润水平的另一捷径。,一、了解采购,采购的五大功能,采购的五大 功 能,最合适时间,最合适品质,最合适数量,最合适供应商,最合适价格,一、了解采购,采购的功能,一、了解采购,采 购 是 “三 明 治”,公 使 司 用 内 部门,采 购 部 门,供 应 商,一、了解采购,不良库存发生的原因及,1.库存补充的错估 2.成本意识的不彻底 3
4、.销售计划的剧烈变更 4.安全库存定的过大 5.保管或出库手续不当 6.对市场的预测不准确 7.公司各部门联系欠妥 8.预估进货或生产过多,不良库存,1.影响利息负担的升高 2.保管费用的增加 3.管理费用的增加 4.陈旧化及过时化导致的损失,成本增高,利润减少,后 果,二、采购的基本流程,二、采购的基本流程,一个完整的采购流程大致可以分为以下几个过程： 1、需求确定与采购计划的制定需求的确定是采购流程的初始环节。需求的确认过程就是采购部门收到采购申请，制订采 购计划的过程。 2、供应商的搜寻与分析这些标准包括供应商的实力、以往在产品设计上的表现、质量承诺、管理水平、技术能力、成本控制、送货服
5、务、优化流程和开发产品的技术能力等。,二、采购的基本流程,3、定价常见的有竞争性报价及谈判两种（1）竞争性报价竞争性报价适用下列特征：采购量足够大，值得进行竞争性报价供应商很清楚细节和要求，有能力准确估计生产所需的成本竞争性的市场环境，即有足够多的合格竞争者买方只向技术合格的供应商发出竞标，而愿意合作的供应商则进行报价。买方没有优先考虑的供应商,二、采购的基本流程,（2）谈判 谈判下列情况适合：当前述任何竞争性报价的标准都不存在时当采购要求诸多绩效因素（如价格、质量、交货、风险分摊以及产品支持等方面）必须达成一致时当买方要求供应商的早期参与时当供应商需要很长时间来开发和生产采购方采购的物品时（
6、这通常会使预测供应商的采购成本变得更难）,而只有供应商做到以下几点才能确保谈判的公平性：1、以高效率的方式运作2、保持价格与成本的相关性3、不利用单一供应商的优势4、对于采购商的要求能够进行适当合理的调整5、愿意考虑采购商的特殊情况,二、采购的基本流程,4、拟定并发出订单,采购订单的定义： 采购订单有时也被称为采购合同，一般在选择供应商后订立采购订单。采购部门拟定采购合同时必须特别注意用词，因为它是具有法律效力的文件。几乎所有的采购订单都包括与违约相关的标准法律条款。采购订单描述了采购所需的重要细节信息：数量、物料规格、质量要求、价格、交货日期、交货方式、送达地址。,二、采购的基本流程,综合采
7、购订单： 如果要重复地从一个供应商那里订购一种或一组商品，采购部门就可以发出综合采购订单。这是一种开放式订单，有效期为一年，包括了重复采购的一种或一组商品。综合订单方便了客户，使其不必一有需求就发出采购订单。在买方同供应商订立了综合订单之后，采购一种商品只需发送常规订单就可以了。买卖双方已经议定了采购合同的条件。综合订单使物料发送成为买卖双方之间的常规事件。,二、采购的基本流程,采购订单要素： 定单包括的要素有：定单编号、产品的名称、规格、品质简介、单价、需求数量、交易条件、运输方式、交货期限、交货地址、发票单位等。,二、采购的基本流程,采购订单操作规范,二、采购的基本流程,二、采购的基本流程
8、,5、定单的跟踪和跟催 6、验货和收货 （1）货物检验的几个步骤：确定检验时间和地点确定检验部门及人员货物检验不合格货物处理对采购货物检验完毕后，检验人员要填写采购物 品验收报告。 （2）接收的几个步骤：协商送货事宜货物接收入库货物接收过程中的问题,二、采购的基本流程,7、开票和支付货款 付款操作的具体过程是： （1）查询物料入库信息 （2）准备付款申请单据 （3）付款审批 （4）向供应商付款 （5）供应商收款 8、记录维护 一些必须要保存的记录有以下几种： （1）采购定单目录 （2）采购定单卷宗 （3）商品文件 （4）供应商历史文件,二、采购的基本流程,采购作业流程,购买决策阶段,购买阶段,
9、购后反思阶段,二、采购的基本流程,购买决策阶段,购买阶段,购后反思阶段,1、确定需求 2、选择采购途径内外环境和可行性分析 3、编制采购计划确定采购品种、规格、质量、数量和购买时间,采购作业流程,二、采购的基本流程,采购作业流程,购买阶段,购买决策阶段,购后反思阶段,1、物色供应商 2、精选供应商 3、确定供应商 4、签订合同（详细购买计划和需求信息） 5、履行合同（运输、入库验收、支付货款）,二、采购的基本流程,采购作业流程,购后反思阶段,购买阶段,购买决策阶段,1、检查合同履行情况（不合格品退货） 2、产、销对供货商的反馈 3、采购经济效益总评,二、采购的基本流程,采购作业流程的七大注意点
10、,三、公司采购管理程序,为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。,管理程序适用于公司所有的物料及耗材品。,物 料：指本公司所经营所需之直接与间接物料。 采购人员：采购部执行采购业务人员。 需求人员：各部门开具请购申请之人员。,三、公司采购管理程序,1、请购的定义：请购是指某人或者某部门根据生产及生活需求确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写物料申请给部门负责人审核后提交采购部； 2、采购作业是从接受物料需求一选择适当的厂商，并确定物料之名称，规格质理交货期等要求，和订单发出，确认及物料接收并
11、按时请款之过程； 3、应在合格供应商中选择供应商，如需采购物品现有的供货商无法达成，就在网上或朋友介绍开发新的供应商，则由采购部对其供货商进行选择及评估流程对供应商进行选择，考核等作业。如需采购的产品中有被客户批准或指定的供应商，则采购部在采购产品时，必须从客户批准和指定的供应商名单上采购有关产品，如采购部要从其他供货商处采购时，必须将此供货商提供给客户批准，并经客户批准被列与客户指定的供应商后，采购方可从该供应商处采购物料。如客户有新批准的供应商名单或客户对原批准的供应商名单做修改和更改时，采购人员必须及时对此客户批准的供应商名单进行更新；,（一）严格执行采购作业流程,三、公司采购管理程序,
12、4、对直接购买的物料，由采购人员收到请购单时对请购的物料进行审核及供 应商价格，数量及交期等的确认。如果是重复性的采购，采购直接在系统里生产采购订单并打印，经采购部主管经理签核后传真给供应商，如果是新物料或新供应商，则进行供应商选择和评估及样品评估流程，进行记录。然后才能执行采购流程传真给供应商。采购须进行采购追踪及监控采购的物料，及时准确的到达公司入库，然后财务根据送货单，入库单进行对账。如供应商无法按交期交货时，采购应征求相关单位是否调料，或采取紧急对应措施（自行提货）如周期较长的物料可先行订货，但要征求采购部门主管及经理的同意； 5、间接物料采购，由需求人员填写采购申请单，经部门经理批准
13、并写申请单号后交采购人员进行采购作业。采购人员对申请单进行审核以及交期确认。如采购的产品之质量对提交给客户的产品质量基本上无任何影响的物料采购（如：文具，消耗品，劳保等）由需求部门根据其实际工作需要报经采购经理审批，由采购员直接进行采购作业； 6、采购产品的质量要求应在采购单上说明，如所采购的产品质量无法描述清楚时，则需求部门、质检部以及技术部应附上相关的采购产品的质量标准，要求。且采购须与供应商确认采购物料之版次是否相符。,（一）严格执行采购作业流程,三、公司采购管理程序,（二）严格执行供应商选择及评估流程,1、新供应商的选择：客户指定之供应商由客户依据其本身规定进行评估，须注明针对某客户，
14、且不能因此而直接被推存为成其他客户的供应商。 2、供应商的评估和考核：根据采购部的预选供应商名单及供应商评估调查表，采购部负责组织SQA部门和采购人员组成评估小组到预选供应商处进行供应商的评估和考核，并将评估和考核的结果记录与供应商评估调查中，评估小组根据质量体系和特定的质量保证要求和供应商调查表中的项目及内容对供应商提供的相关资料和样品以及供应商的生产现场和生产能力等进行评估和考核。 3、合格供应商核准：SQA部将供应商评估和考核的结果及资料进行整理后呈报公司领导核准，经公司领导批准后的供应商被列为合格供应商，由SQA部将其登记合格供应商清册，并将其资料整理建档，同时将合格供应商名单包采购部
15、。如供应商符合或具备以下条件，只需对其建立供应商评估调查表，即可。无须对其进行其他评估和考核，此资料经公司领导特准后，可将其列为合格供应商。,三、公司采购管理程序,（三）严格按请购单和其提报规定及格式填写,1、请购单应按照要求填写完整、清晰 ，总公司的采购应由总公司相关部门填写，报部门副总裁、财务总监、总裁审批，批准后报采购部门；分公司的采购应由分公司相关部门填写，报分公司领导班子审批，批准后报采购部门；分公司额外性质（不属常规计划性采购）采购应由分公司相关部门填写，报分公司领导班子审批，上报总公司，经财务总监、总裁、董事长及执行董事长审批，批准后报采购部门； 2、请购部门在提报请购单是应要求
16、采购部签字接收人请购部门备份； 3、涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交； 4、请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。,三、公司采购管理程序,（三）严格按请购单和其提报规定及格式填写,三、公司采购管理程序,（三）严格按请购单和其提报规定及格式填写,公司标准采购计划表举例：,2013年5月库车采购计划.xls,三、公司采购管理程序,（四）公司物资请购单的提报部门,1、公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由生产部门提报； 2、公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由办公室提报； 3、公司各部门专用的
17、物资由各部门自行提报。,三、公司采购管理程序,（五）采购部严格执行接收请购单作业流程,1、请购的接收要点： （1）采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批； （2）接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则； （3）通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存； （4）对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。 2、请购单的分发规定： （1）对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理； （2）对于紧急请购项目应优先处理； （3）无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门； （4）重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。,
