电子表格Excel的使用

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1、,电子表格Excel的基本使用,提纲,概述 工作表的基本操作 数据的图表化 数据管理,概述,日常工作生活中，经常需要进行统计、分析、计算等，可利用电子表格 Microsoft Excel 最早诞生于1987年 目前最新版本：2010版本,概述,Excel基本知识 工作簿（Book） 用来存储、处理工作数据的文件，扩展名为.xls 由若干工作表组成，默认为3张，最多为255张 可根据需要增加或者删除工作表 工作表（Sheet） Excel窗体的主题，由若干行（1-65536）和列（255）组成 单元格：行和列的交叉 单元格地址：列号和行号的组合 区分不同工作表的单元格：Sheet2! I2 活动

2、单元格：当前正在使用的单元格，由黑框框住,工作表基本操作,对工作表的基本操作包括 输入数据和公式 工作表的编辑和格式化,工作表基本操作：数据类型与数据输入,单元格中存放的数据类型 数值型 如输入的数据太长，Excel会以科学计数法来表示 文本型 是可以输入的任意符号 显示方式：看右侧有无内容以及内容本身的长度 日期型 内置了一些日期的格式 逻辑型 True和False,工作表基本操作：数据类型与数据输入,单元格中数据的输入 从其它文件中导入 从文本文件中,工作表基本操作：数据类型与数据输入,单元格中数据的输入 文本型 对数字形式的文本型数据，如学号、身份证号，在输入的数字前加单引号 利用“智能

3、标记”自动填充有规律的数据 选中，拖拽+号 填充方式，按照： 等差 等比 系统预定义 用户自己定义：工具菜单/选项/自定义序列,工作表基本操作：输入有效控制,可利用“数据/有效性”对单元格的有效数据进行设置，防止输入非法数据 举例：输入学生成绩，必须在0-100之间 选定要检验的单元格，选择“数据/有效性”，设置,工作表基本操作：输入有效控制,单元格中数据的输入 用语音进行提示：选择“工具/语音” 利用“文本到语音”，在全部输入完成后，让计算机朗读一遍 边输入边朗读 要求 安装了“文本到语音”的功能,工作表基本操作：输入有效控制,校对：圈标无效数据 选择：“视图/工具栏/公式审核/圈释无效数据

4、” 选择性数据设置（下拉框） 选择：“数据/数据有效性/设置/序列”，然后输入内容，或者选择存储选项内容的单元格 注意：输入选项内容时，不同选项之间用英文逗号隔开 要求：如果是单元格选择的，则不能删除数据源 设置字体颜色隐藏，然后设置打印区域,工作表基本操作：使用公式与函数,使用公式，实现自动计算 常用的运算符 算术运算符 +， -， *， /，%（百分号），（乘方） 文字连接符 &（字符串连接） 关于运算符 =，=， 逻辑运算符 NOT，AND，OR 举例：计算职工的奖金，由两部分构成：每一年加2元和工资的18%,工作表基本操作：使用公式与函数,使用函数 有些情况下，自己设计公式和麻烦 函数

5、种类 财务 日期与时间 数学与三角函数 统计 查找与引用 数据库 文本 逻辑 信息,工作表基本操作：使用公式与函数,使用函数 函数的语法格式 函数名称（参数1，参数2，） 函数输入有两种方法 粘贴函数 插入函数 常用的函数 如：sum，average，max, min, sumif, count,工作表基本操作：使用公式与函数,使用函数 逻辑函数 IF(logical_test, value_if_true, value_if_false) 可以嵌套 举例：以60分为界，对学生的百分制成绩进行“通过”与“不通过”的两级评定 If函数的嵌套 举例：将百分制成绩转换为优、良、中、及格、不及格5个等

6、级,工作表基本操作：使用公式与函数,单元格引用时的三种方式 相对引用 公式在复制、移动时，会根据移动的位置自动调节公式中引用单元格的地址 绝对引用 在行号和列号前均加上“$” 混合引用 举例：对职工工资表，首先求平均工资，然后对高于平均工资的人员在“评价”一栏显示“高工资”，否则不显示,工作表基本操作：工作表的编辑和格式化,工作表的编辑 对整个工作表进行删除、插入、复制、移动等 单元格的编辑 样式设置 样式 样式/自动套用格式,工作表基本操作：工作表的编辑和格式化,单元格的编辑和设置 对单元格进行清除、修改、删除、插入、复制、移动、粘贴与选择性粘贴 选择“格式/单元格”，对单元格格式进行设置

7、选择“格式/自动套用格式”,工作表基本操作：工作表的编辑和格式化,单元格的编辑和设置 设置对齐 水平方向 垂直方向 文本控制 自动换行 文字方向 设置列宽、列高,工作表基本操作：工作表的编辑和格式化,单元格的编辑和设置 使用“条件格式” 举例：利用“条件格式”，以醒目的方式显示不及格的成绩 举例：判断两列值之间的关系，然后以醒目的方式显示出来 举例：判断同一列中是否有重复的内容，如果有，则以醒目的方式显示出来 要用公式,工作表基本操作：工作表的编辑和格式化,对不同的部分进行输入保护 使用记录单方式和查询录入数据,工作表基本操作：合并计算,对多个相同格式的工作表的数据进行合并 比如年度总结时，需

8、要每个月的报表格式 而每个月的报表格式都相同,数据的图表化,将数据或统计结果以统计图表的形式显示出来 举例：用图表显示各类统计数据 步骤 选择“插入/图表/图表向导” 利用向导，分4个步骤创建图表 选择图表类型与子类型 选定图表的源数据区域和显示方式 在图表上添加说明性文字，更直观地反映图表情况 选择图表放置的位置（嵌入式和独立图表）,数据的图表化,图表编辑 更改图表类型及对图表中各个对象的编辑 图表对象： 可以在图表上直接选择，或者右键 图表中数据的编辑 图表中文字的编辑 图表/图表选项,数据的图表化,图表的格式化 指设置图表中各个对象的格式 文字和数值的格式、颜色、外观等 选择要格式化的对

9、象 选定-单击右键-相应的格式菜单 Excel图表拷贝到word中,数据的图表化：数据管理,数据管理功能 排序、筛选、分类汇总等 数据清单 由工作表中的单元格构成的矩形区域 即一张二维表 建立和编辑 当做一般工作表 以记录为单位：选择“数据-记录单”,数据的图表化：数据管理,数据排序 可以根据一列或多列的数据，按升序或降序对数据清单进行排序 对汉字：按笔画或按拼音 排序目的：分类汇总 简单排序 按单一字段排序 选择：“数据-排序” 复杂数据排序 可适用最多三个字段进行三级复杂排序,数据的图表化：数据管理,数据筛选 将数据清单中满足条件的数据显示出来，不满足条件的数据暂时隐藏 两种方式：自动筛选

10、和高级筛选 自动筛选：对单个字段进行筛选 高级筛选：不讲 选择：“数据-筛选-自动筛选” 举例：在学生成绩表中，筛选总分高于250分，且数学分高于80分的男生 取消筛选 再次选择：“数据-筛选-全部显示或自动筛选”,数据的图表化：分类汇总,分类汇总 对数据清单按某字段进行分类 将字段值相同的连续记录作为一类，进行求和、平均、计数等汇总运算 要求：分类汇总前，必须要对分类的字段进行排序 简单汇总 对数据清单的一个字段仅统一做一种汇总 嵌套汇总 取消分类汇总 选择：“数据-分类汇总-全部删除”,数据的图表化：分类汇总,通过创建数据列表 增加汇总行,数据的图表化：数据透视表,分类汇总 适合于按一个字

11、段进行分类 对一个或多个字段进行汇总 按多个字段进行分类并汇总 困难 解决方法：数据透视表 举例 统计各系男女生的人数 既要按“系别”分类，又要按“性别”分类,数据的图表化：数据透视表,选择：“数据-数据透视表和数据透视图” 利用向导分3步建立数据透视表。 举例：销售额数据透视表,将 Word 表格复制到 Excel 中,在 Microsoft Word 中，选定表格中需要复制的行和列。 如果需要选定整个表格，请单击该表格，然后指向“表格”菜单中的“选择”，再单击“表格”。 单击“常用”工具栏上的“复制” 。 切换到 Microsoft Excel 工作表。 在需要粘贴表格的工作表区域左上角单

12、击。 复制表格中的单元格可替换此区域中任何已有的单元格。 单击“粘贴” 。 若要调整格式，请单击数据旁的“粘贴选项” ，再单击“匹配目标格式”，以使用 Excel 单元格原有的格式。若要尽量匹配 Word 表格的格式，请单击“保留源格式”。,将数据粘贴到 Word 中,在“格式”工具栏上，单击“粘贴” 。 单击数据旁边的“粘贴选项” ，并执行下列操作之一： 若要将此数据粘贴为 Word 表格，请单击“匹配目标区域表格样式”或“保留源格式”。 若要粘贴为指向 Excel 数据的链接（以便在原始 Excel 工作簿中更改数据时，Word 文档中的数据可自动更新），请单击“匹配目标区域表格样式并链接到 Excel”或“保留源格式并链接到 Excel”。 若要将数据粘贴为文本，每行数据位于不同的段落，并且带有分隔单元格值的制表位，请单击“仅保留文本”。,补充,斜线表头与画图 冻结窗口 并排比较,