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1、1. 業務活動需求及目的業務目的：1) 為更好的滿足員工訂購需求、減少成本浪費、提高膳食服務質量，及進一步規範食堂內部食品從成品制作、入庫、出庫等運作流程及所需遵循的原則，作為膳食服務管理的執行依據。2) 涉及食品品種、單價、金額、出入庫及銷售數據能於電腦系統儲存及流轉，方便對膳食服務部 （以下簡稱膳食部） 的管理及統計，以提高工作效率及透明度。3） 為滿足正常銷售及優惠期間的應節食品/點心的銷售需求，提高應節食品/點心銷售的服務質量，完善膳食銷售系統。業務需求：1) 建立食堂食品從成品制作、入庫、出庫及銷售等環節的業務流程。2) 涉及食品品種、單價、金額、出入庫及銷售數據能於電腦系統儲存及流
2、轉，主要如下：能於系統中進行應節食品/點心（品種、單價、金額、制作數量）的維護。能於系統中制定及打印銷售單據，並能根據銷售（退單、取貨）變化自動扣減庫存數。能於系統按訂購時段 /按公司 /部門統計銷售（金額、數量）報表、試吃、退單、庫存報表、未取貨報表等。能於系統監察銷售品種的取貨（已取或未取)狀態及庫存（正常或缺貨）狀態。3）優惠期間能於系統中對應節食品的優惠時間範圍、優惠條件（如滿十送一 、折扣等） 、贈品的品種及數量等進行維護，以滿足優惠期間的銷售需求。2. 業務現況日常運作：2.1 膳食部每日需跟進食堂點心及定期跟進食堂應節食品的自制及銷售工作。主要運作現狀：1) 成品制作每日點心的制
3、作品種及數量，主要是由膳食部內部自行確定；應節食品的制作數量目前主要是依據訂購數量而制作。2) 成品出入庫點心：於 EXCEL中記錄每日點心的制作 /銷售/剩餘情況及剩餘點心處理辦法。應節食品：在應節食品銷售期間，膳食部每日會對制作成品數量進行入庫及出庫數量統計，並根據銷售及庫存情況對實物進行核對。3) 銷售點心：目前點心銷售，可利用收銀機打印銷售單，對於點心銷售數量及銷售金額，仍用人手統計。應節食品： 手工維護銷售單價及優惠期間贈送的品種及數量，訂單生效后系統自動導入數據生成相關統計報表。運作瓶頸：2.2 點心銷售方面未制定相關的銷售計劃及目標，不便檢討整個點心的運作情況。2.3 統計自制點
4、心 /應節食品銷售（數量、金額等）數據時，需花耗很大的人力，統計時間較長且數據容易出錯。2.4 未能即時查詢自制點心 /應節食品的銷售情況及庫存情況，影響食品數量制作、銷售策略制定及食品盤點工作。2.5 系統不能於優惠期間內體現贈送的品種及數量，影響食品數量製作 、銷售。3. 業務活動內容點心訂購：3.1 膳食服務部每周制定 點心價目表，內容包括點心 /飲品的品種 、名稱及單價，並呈送公司 /部門主管批簽確認。3.2 膳食部執行人根據批簽的 點心價目表 於點心訂購系統中手工維護點心的相關信息，如：每週的品種、單價、點心、飲品預訂時間、付款時間及每個品種的上限訂購數量等信息。3.3 點心訂購個人
5、可以於系統中，根據每個品種的購買上限數選購點心，也可以現場購買，預訂時間為每天 0：00時13：15分；個人訂購應在每天的 13:15分前於 14樓或者是飯堂二樓支付現金，後，膳食部把單據交予訂購人，否則訂單將會被自動取消；公司/部門訂購點心，應先於系統中寫申請，經部門主管批簽完成後，系統自動提醒膳食服務部 ，膳食服務根據批簽文件 ，手工於系統中維護訂購信息，公司/部門訂購時間應提前一天或以上，可現金支付或月結。3.4 點心製作膳食服務部根據點心訂購系統的訂購數及以往的銷售情況，擬定每天的點心製作數量，每日進行點心製作。膳食部根據每日飲品實際購買需求，進行飲品制作。每日點心 /飲品制作完成後，
6、膳食部需對制作數量進行統計。3.5 點心銷售於膳食部規定的銷售時間段，已於系統中預訂了的員工可憑單據於食堂現場領取點心；另外員工可根據個人需求現場購買，膳食部根據需求打印銷售單據，員工憑銷售單據領取點心。申請公司 /部門根據膳食部打印的銷售單據領取點心。3.6 膳食部每日完成點心銷售後，需將銷售數量及金額於銷售系統中進行記錄。膳食部統計剩余數量，並交膳食部主管確認食品剩余的處理方式，剩余點心處理完後，膳食部需將處理結果於銷售系統中注明。飲品主要根據實際購買需求制作，原則上為零庫存。3.7 膳食部每月統計公司 /部門訂購的收費報表，經批簽交企業總辦會計組打單收回費用。3.8 膳食部每月統計“點心
7、”的銷售（金額、數量）報表，並每月檢討點心銷售的情況。應節食品：3.9 逢佳節來臨前夕 ，膳食部推出自制“應節食品”銷售服務。由膳食部制定“應節食品價格確認表”，列明應節食品的優惠時間段、品種、單價、成本核算、應節食品優惠條件（如滿十送一、打折扣等）、訂購時間範圍、領取時間及地點等信息，呈送膳食部主管審批。3.10 膳食部執行人根據批簽完成的“應節食品價格確認表”把相關信息（優惠的時間範圍、品種、價格）輸入“應節食品銷售管理系統”內。3.11 手工於系統維護後，膳食部主管复核確認。此後，系統的數據鎖定，無法更改. 3.12 膳食服務部編寫應節食品銷售通告並呈送膳食部主管、直屬部門主管及惠州行政
8、管理辦公室主管批簽，應節食品銷售通告批簽完成後，銷售通告自動分發給集團所有公司/部門。3.13 “應節食品”採用提前預訂的方式，個人及公司/部門如需訂購，需提前向膳食部訂購，膳食部根據訂購品種 /數量開具銷售單據 。個人及公司 /部門如需退單，需在指定的取貨時間前於膳食部辦理退貨。3.14 膳食部於系統中維護應節食品的預訂數量，並根據應節食品的預訂數量進行“應節食品”成品制作。3.15 “應節食品”制作完成後，膳食部需對制作數量進行統計，並將已制作“應節食品”的品種、數量、單價、金額於系統中進行記錄。3.16 個人及公司 /部門憑銷售單據領取“應節食品”，膳食部根據實際領取情況於系統更新取貨狀
9、態。3.17 膳食部每天統計“應節食品”庫存數量，並對“應節食品”實際進行盤點，如有差異，需及時查明原因，並將差異報表提交膳食部主管審核及批簽。3.18 膳食部於系統查詢“應節食品”的銷售情況及庫存情況，並根據實際需要推出試吃和現場售賣等銷售方式；3.19 膳食部定期統計單位訂購的收費報表，經批簽交企業總辦會計組打單收回費用。3.20 膳食服務部定期統計“應節食品”的銷售及贈品（金額、數量）報表，並及時檢討“應節食品”整體銷售的情況。備註：優惠模式有如下三種：第一種：在約定時間範圍內，對所有應節食品進行打折或以優惠價銷售 ；第二種：在約定時間範圍內，顧客可以享受購滿一定數量的應節食品將贈送相應
10、數量產品的優惠，如“滿十送一”等；第三種：在約定時間範圍內，顧客可以同時享受以上兩種優惠。4. 業務流程同3.業務活動內容附圖。5. 分工（ RACI: R-負責執行；A問責； C咨詢； I知會）業 務 活 動 編 號單位活動 活動描述個 人公 司/ 部 門膳食 部直屬 部門 主管惠州 行政 管理 辦公 室主 管總辦 企業 會計 組公司 / 部門 所屬 的財 務部3.1 每周制定及 發出點心價 目表每周制定點心價目表， 內容包括點心 /飲品的品 種、名稱及單價，並呈送公 司/部門主管批簽確認。/ / /R / / / 3.2 於系統中手 工維護點心 的相關信息膳食部執行人根據批簽的 點心價目表
11、於點心訂購 系統中手工維護點心的相關 信息。I I / / / / 3.3 點心訂購個人可於系統預訂，也可現 場購買；公司 /部門應至少提 前一天通過 Lotus批簽進行預 訂R R I / / / / 3.4 點心製作膳食部根據每天的訂購數量 及參考以往的銷售數量，製 作點心，並統計數量/ / R/A / / / / 3.5 點心銷售膳食部跟進每日點心及飲品 銷售工作。/ / / / / / 3.6 點心結余統 計剩余點心數量統計及跟進每 日剩余的點心處理。/ / / / / / 3.7 統計收費報 表每月統計單位訂購的收費報 表，批簽後交總辦會計組打 單收回費用。/ I / / I I 3
12、.8 銷售相關報 表統計及檢 討點心銷售（金額、數量）報 表統計，並檢討點心銷售情 況。/ / / / / / 3.9 編寫應節食 品價格確認 表及送批膳食部根據確定的應節食品 優惠的時間範圍，應節食品 的品種、單價、成本核算及 優惠模式等信息編寫應節食 品價格確認表，及呈送膳食 部主管批簽/ / R/A / / / / 3.10 於系統中手 工維護優惠 等相關信息膳食部執行人根據已批簽的 應節食品價格確認表於系統 中手工維護優惠等相關信 息。/ / R/A / / / / 3.11 复核、確認經膳食部主管复核、確認系 統內的信息後，數據鎖定， 無法更改。/ / R/A / / / / 3.1
13、2 編制應節 食品訂購通 知並送批制定應節食品訂購通知，呈 送膳食部主管、直屬部門主管及惠州行政管理辦公室主 管審批，批簽完成後發放給 所有公司 /部門。I I /R/A R/A / / 3.13 應節食品訂 購個人/公司訂購應節食品。/ / / / 3.14 應節食品制 作根據應節食品訂購數量，制 作應節食品成品。/ / / / / / 3.15 應節食品制 作記錄對應節食品實際製作數量進 行入庫登記 . / / / / / / 3.16 應節食品領 取憑銷售單據領取所訂購的應 節食品，膳食部維護領取狀 態。/ / / / 3.17 應節食品盤 點每日根據庫存數量清點實 物，並跟進差異處理（
14、如 有）。/ / / / / / 3.18 應節食品銷 售及庫存數 量查詢膳食部查詢銷售及庫存數 量，根據實際需要調整銷售 策略/ / / / / / 3.19 統計收費報 表定期統計單位訂購的收費報 表，批簽後交總辦會計組打 單收回費用。/ I / / I I 3.20 銷售相關報 表統計及檢 討應節食品銷售及贈品（金 額、數量）報表統計，並檢 討應節食品銷售情況。/ / / / / / 6. 業務控制及要求6.1 業務運作配合6.1.1 膳食部需要制定食品銷售的品種、單價、訂購時間段、銷售時間段。6.1.2 膳食部需要跟進食品銷售從生產、入庫、銷售、出庫、盤點等環節。6.1.3 膳食部需統
15、計食品銷售的銷售情況（銷售數量及金額），另贈品的數量及贈送金額應額外統計。6.1.4 膳食部需編寫“應節食品銷售通告”，包括制定應節食品優惠 的時段、應節食品的品種、原價、優惠價格及優惠條件等信息。6.1.5 膳食部執行人需依據批簽文件“應節食品銷售通告” 手工維護導入銷售系統。6.2 系統配合6.2.1 開發一個獨立的管理系統，使食品銷售從訂購、銷售、出入庫等信息數據能於系統中進行流轉。6.2.2 點心訂購系統中，系統能根據員工的購買情況，顯示每個品種自動扣減後的庫存數。6.2.3 膳食部執行人可以在系統的後台中設置優惠時段的信息，如：優惠時間範圍、優惠條件、應節食品的品種、原價、優惠價格。
16、6.2.4 系統能自動配合生成統計銷售產品及贈品（金額、數量）報表、 試吃、退單、庫存報表、取貨報表等。1. 應用范圍本規則適用於膳食部食品銷售管理及銷售工作。2. 活動範圍應節食品 及點心 從預訂開始至銷售結束一系列活動。3. 定義及規則3.1 定義應節食品：主要指膳食部於節日（例：端午節、中秋節、春節）前夕所推出自制的食品（例：粽子、月餅、年糕等）。3.2 規則3.2.1 訂購：應節食品 /點心的制作品種及售價，須經惠州行政管理辦公室主管批簽確認，訂購分為單位訂購和個人訂購，個人訂購的支付方式須為現金支付，單位訂購的支付方式為現金支付或打單收費。3.2.2 入庫：成品制作後 ，需作入庫登記 ，入庫信息包括成品品種 、單價、金額、可買數量。入庫數量需由膳食部兩個不同的人員行確認。3.2.3 出庫：應節食品 /點心需按照銷售單或訂購單所指定的取貨時間進行取貨，已取貨的信息膳食部需在取貨當天將信息於系統作更新處理。應節食品的退單需在指定取貨時間前（不含當天）
