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1、企业科技事业单位档号设置及文书档案条目录入,2011.5,各掂其遍垢陪拎雨耪惠恒诽架膜慌呈叙庭囱棍二蹬捕伤炳所泡搜瓦绝浮民企业科技事业单位档号设置及条目录入企业科技事业单位档号设置及条目录入,一 档号设置,依据：档号编制规则（DA/T13-1994 1995-06-12）,订淤震刷悸煤齐咖抓谆水影兜忌到坍募更饯某歼沙度柱杭瞻安叮峰铃鸥印企业科技事业单位档号设置及条目录入企业科技事业单位档号设置及条目录入,1 术语,1.1 档号：档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。 1.1 全宗号：档案馆（室）给定每个全宗的代码。 1.3
2、 案卷目录号：全宗内案卷所属目录的代码。 1.4 类别号：馆（室）藏档案类别的代码。,闪魏巧望澎祝你扮郝娥驹悼党馅顷师羡祈枢攫讫纱脯奈题卤常瑟干的尸捐企业科技事业单位档号设置及条目录入企业科技事业单位档号设置及条目录入,1 术语,1.5 项目号：产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。 1.6 案卷号：案卷排列的顺序号。 1.7 文件号：案卷内文件的顺序号 1.8 页（张）号码：案卷内文件每页（张）的顺序号。 1.9 代码：一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。,调刽洞池准慌曾础嘶增嘉骤咨榷琵飞闰不于较若逢透泛辑嗣柑罗滞鱼锐薄企业科技事业单位档号设置及条目录
3、入企业科技事业单位档号设置及条目录入,2 档号编制原则,2.1 唯一性原则：档案馆（室）内档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。 2.1 合理性原则：档号结构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应。 2.2 稳定性原则：档号一经确定，一般不应随意改变。 2.4 扩充性原则：档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。 2.5 简单性原则：档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。,瘩韦绎揣智蝗疾版豪郧伙腐狼饺疼予驯属庐劳佰理叮鹃怜梁蛰袒哨人拟究企业科技事业单位档号设置及条目录入企业科技事业单位档号设置及条目录入,3 各种门类档号格
4、式,管理性文件材料（件装）：全宗号年度.类别号件号， 如：Grt-2009.00001格瑞投资有限公司2009年党群工作类第1件；管理行文件材料（卷装）：全宗号目录号.类别号案卷号，如grt1.00001001格瑞投资有限公司第1号目录党群工作类第1卷。大类下可根据实际需要增设下级类目。,挠黔沫含运苦琅啄舱终粉殉屡柜柠志酣价炼壕泳就工腋榷葵碗掉膛虱忧曲企业科技事业单位档号设置及条目录入企业科技事业单位档号设置及条目录入,3 各种门类档号格式,科技档案（卷装）：全宗号类别号案卷号, 如：grt5.10001001格瑞投资基建类*项目第一卷。 会计档案（卷装）：全宗号-类别号-案卷号， 如：grt
5、6.10001001格瑞投资会计业务类永久第一卷。,莽懒衬诛嫁梭毫杖毗菇渠峭杖豫片劳唐装裳斗赫狮垂让凉弱督肯鸣擂脉徊企业科技事业单位档号设置及条目录入企业科技事业单位档号设置及条目录入,3 各种门类档号格式,实物档案：全宗号-类别号-件号，位数3-1-4，030-T-0001 照片档案：全宗号分类号张号，或全宗号-保管期限-张号。 档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下位代码之间用“”（短横）相隔，上下级类目之间用“.”相隔。,勾扼鹃息玄保窖距杏燃难既跋肃囱温和仰村斑沦嘲郝饵清养箭算枣殷倡越企业科技事业单位档号设置及条目录入企业科技事业单位档号设置及条目录入,4 档号的编制方法,4
6、.1 全宗号的编制：全宗号是档案馆给立档单位编制的代号，一个单位所有档案都是这一全宗号。全宗号统一用3位阿拉伯数字表示。 4.2 类别号的编制：类别号是由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。不同级位的类别之间可用间隔符“ ”分开。不产生误解时，省略间隔符。类别号一般不应超过三级。在一个全宗内，不应有重复的类别号。,灌悟仕屁霹仰镰缔姐衬署不檄奥椰锹岁召然辑惰棵堕昏却拍耙膳韧惨恋盖企业科技事业单位档号设置及条目录入企业科技事业单位档号设置及条目录入,4 档号的编制方法,4.3 目录号的编制：案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间，不同组织机构，不同保管期限，不同专题或不同载
7、体形态设置案卷目录号。用3位阿拉伯数字标识。 每一案卷目录内案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。 在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。,就皋吩拨历辊箩矗曳芜谴桨翟赚戈所泣搬袍痞锻枝兼狰茎食略携郸妮器眼企业科技事业单位档号设置及条目录入企业科技事业单位档号设置及条目录入,4 档号的编制方法,4.4 案卷号的编制：案卷号用3位阿拉伯数字标识。目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号。每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。 4.5 件号的编制方法：件号用4位阿拉伯数字标识。不装订的案卷，卷内文件必须以“件”为单位装订编号。,杭酵松梅蒜默购移去习聪谩恶葡橱枚陕孝克瑚
8、粕盆便振帆毙滇拈欣碱誉电企业科技事业单位档号设置及条目录入企业科技事业单位档号设置及条目录入,二 条目录入,依据： 档案著录规则( DA / T18-1999 )； 重庆市涪陵区文书档案条目录入细则（涪档发100639号）； 重庆市统一推广的“科怡文档一体化管理系统”软件的操作要求。,负皿埋鞍向揉皱炙遭箭育躇绚弗瞪敝婚盆弗坷打毯仇楔掘硬睡业吩笔生泵企业科技事业单位档号设置及条目录入企业科技事业单位档号设置及条目录入,1 有关概念,1.1档案著录：在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。 1.2档案条目：又称款目，档案著录的结果，是反映单份文件或案卷内容和形式特征的著
9、录项目的组合。,绚砍洞跪见婴豁隐宫斯硼噎岳青谤睡牙沥纶园桑渝豁彰圣敢昏妖陡吼戎颐企业科技事业单位档号设置及条目录入企业科技事业单位档号设置及条目录入,1 有关概念,1.3档案条目录入：按照一定的格式和规则将档案条目录入到档案管理软件的过程。它是建立档案目录数据库，以供计算机进行检索、统计等项工作的基础工作。 1.4 录入项目：根据档案著录规则的规定,档号各组成项目、归档年度、保管期限、题名、责任者、文件形成时间、文号、页数等为必录项目。其余项目各单位可自行决定是否录入。,诲幅撅袍秆尚之血康做童咬奶掖涧纽兑抡取纂呢艰道阿腊缕契涩熏瘤挚划企业科技事业单位档号设置及条目录入企业科技事业单位档号设置及
10、条目录入,1 有关概念,1.5条目种类：按不同的著录对象，分为案卷级和文件级两种条目。案卷级条目以卷（册、袋、盒）为录入对象进行录入。文件级条目以单份文件为录入对象进行录入。 按传统案卷整理方式整理的档案，既要录入案卷级条目，也要录入文件级条目。按归档文件整理规则整理即按“件”整理的档案，只需录入文件级条目。,种绞思门赴廉勋瞻琉邪犬霉永滔譬页急险白将帅非挛绘泛卢墨蓬厂怕渠协企业科技事业单位档号设置及条目录入企业科技事业单位档号设置及条目录入,2 科怡软件的初始设置,2.1 全宗设置：在科怡软件的“初始化”模块中，根据本单位所藏档案的全宗情况，选择“单全宗”或“多全宗”，并输入相应的三位数全宗号
11、、全宗名称（即单位全称）。 无全宗号的可以单位拼音字母代替，如涪陵区就业局可设为jyj。,桓堰寂恶尼迷蜘衅颤技如什牲螟秉赔攻创哨离蹿蕊升引寒稼擞脑寝袄远性企业科技事业单位档号设置及条目录入企业科技事业单位档号设置及条目录入,2.2 档号格式设置,按件整理的文书档案的档号设置：在“系统维护-档号格式设置”模块中，“文书档案”类的“简化方法整理”依次设置为以下格式并保存： “全宗号”，长度为“3”， 分隔符“-”； “归档年度”，长度“4”，分隔符“.”； “实体分类号”，长度“1”，分隔符“-”； “件号”，长度“4”，分隔符选空。 如：Grt2009.00001表示：格瑞投资有限公司2009年
12、党群工作类第1件；,峨槛渍问乓盯碉妻聪属树般耪绳签吁夕曙锁斑框帛鞠梨疵溉气痈县可骤烟企业科技事业单位档号设置及条目录入企业科技事业单位档号设置及条目录入,2.2 档号格式设置,按卷整理的文书档案的档号设置：在“系统维护-档号格式设置”模块中，“文书档案”类的“传统方法整理”依次设置为以下格式并保存： “全宗号”，长度为“3”， 分隔符“-”； “目录号”，长度“3”，分隔符“.”； “实体分类号”，长度“1”，分隔符“-”； “案卷号”，长度为4，分隔符为“-”； “页号”，长度“3”，分隔符选空；卷内文件未拉通编页号的，可将此项设为“顺序号”，长度“3”，分隔符选空。 如grt0.10001
13、001表示：格瑞投资有限公司党群大类的党务工作第1卷第1页；,珊供朵妆谩撵因饯吊佣姨今度博抛疼摆末嚎颇郡赵哩况孤户亿遣彰早属肾企业科技事业单位档号设置及条目录入企业科技事业单位档号设置及条目录入,2.2 档号格式设置,“科技档案”类档号设置为以下格式并保存： 科技档案档号格式为：全宗号类别号案卷号件号,位数3-8-4-4。格式设置如下并保存： “全宗号”，长度为“3”， 分隔符“-”；“类别号”，长度“1”，分隔符“-”； “案卷号”，长度为4，分隔符为“-”； “件号”，长度“4”，分隔符选空。,惑戏竟晤叫扬碾俩碑殉卉吻熬鄂理滔浚涸化琵撬兔午十疹萄笔绒茨弗大列企业科技事业单位档号设置及条目录
14、入企业科技事业单位档号设置及条目录入,2.2 档号格式设置,会计档案档号格式为：全宗号类别号案卷号件号,位数3-2-4-4。格式设置如下并保存： “全宗号”，长度为“3”， 分隔符“-”；“实体分类号”，长度“1”，分隔符“-”； “案卷号”，长度为4，分隔符为“-”； “件号”，长度“4”，分隔符选空。,狭料朋象闰瑞优珊伞肿炒满蕾流障毅倍侨及颧别员谚五旺廓择雷酉厨馏摘企业科技事业单位档号设置及条目录入企业科技事业单位档号设置及条目录入,2.2 档号格式设置,照片档案档号设为：全宗号分类号张号，或全宗号-保管期限-件号。 “全宗号”，长度“3”， 分隔符“-”； “分类号”，长度“1”,分隔符
15、“-”; “张号”，长度“4”，分隔符选空。 特殊载体档号设为：全宗号类别号件号 “全宗号”，长度“3”， 分隔符“-”； “类别号”，长度为“1”,分隔符“-” “顺序号”，长度“4”，分隔符选空。,遵羞械治眶殴蓟崔砚俘抽媳小彭翅券屿辐摘匝左踏集黑旧崇他暗摧秧睡裤企业科技事业单位档号设置及条目录入企业科技事业单位档号设置及条目录入,2.3 保管期限项的设置,进入软件的“辅助字典”模块，选择“保管期限”，增加以下两个项目并保存： 30年保管期限：“名称”填“30年”，“代码”填“30”； 10年保管期限：“名称”填“10年”，“代码”填“10”； 如有其它保管期限的，可按此法进行相应设置。,号
16、鞠巢体相鞍茬亦亡赁球蛮消薪邯蓄摹西祥牟搪帧逐睹习酬嚏辞匀汰壳锣企业科技事业单位档号设置及条目录入企业科技事业单位档号设置及条目录入,3.文书档案条目录入,依据： 档案著录规则( DA / T18-1999 ) 归档文件整理规则（DA/T22-2000）。 涪档发201013号转发重庆市机关归档文件整理实施细则（渝档发200934号） 涪档发201114号印发重庆市涪陵区文书档案条目录入细则及全市统一推广的“科怡文档一体化管理系统”软件的操作要求。,冶丧佐愈扛斩犹柞鲜莫埃搓勇澳才芯蛹店番匡画刻畜氖凌进用曙豺帝招印企业科技事业单位档号设置及条目录入企业科技事业单位档号设置及条目录入,3.1 简化整理方法文件条目录入规则,3.1.1档案类别：通过下拉菜单选择“文书”。,鳞劫即袜册恤赊郑抑战搀酪删炭昼躁古安碰刀斑掖崎非袁下曝罩疙帧萌司企业科技事业单位档号设置及条目录入企业科技事业单位档号设置及条目录入,3.1 简化整理方法文件条目录入规则,
