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1、Excel 2003使用小技巧,铝业财务中心,主要内容,一、录入技巧二、编辑技巧三、几种常用函数的应用四、动态图表的制作及应用,一、录入技巧,1、快速输入系统时间、日期、平方米等用“Ctrl+：”输入时间 ；用“Ctrl+；”输入日期；输入平方米可以利用上标方法，也可以用快捷键“Alt+178”，输入立方米则用“Alt+179”； 另外，Alt+137、Alt+177。 2、快速添加信息如果要给单元格数据的尾部添加信息，可以选中该单元格然后按F2键。光标就会在数据尾部出现，输入数据后回车即可。,3、快速填入相同内容选中多个单元格后(包括不连续单元格)，输入字符，然后按Ctrl+Enter组合键
2、，即可在选中的每个单元格中填入上述相同的字符。选中下面的单元格，按Ctrl+即可将上一单元格的内容快速复制下来。,4、分数输入技巧 如果事先将Excel单元格设置为“分数”格式，即可在其中输入1/3、3/5这样的分数数据。除此以外，可以在“常规”单元格中按“0空格分数”的格式输入分数，如输入的“0 1/3 ”（注意：0与1之间加空格）即可显示“1/3” 。不过，此法输入的分母不能超过99，否则输入结果显示为0。,5、轻松实现多行文本输入 Excel默认单元格输入一行文本，实现多行文本输入的简单方法是：当你需要在单元格中开始一个新行时，只要按 Alt+Enter组合键即可，从而在一个单元格中输入
3、两行乃至多行文本。,6、在单元格区域内换行 将某个长行转成段落并在指定区域内换行。例如：A10内容很长，要将其显示在A列至C列之内，步骤为：选定区域A10:C12（先选A10），选择“编辑”菜单之“填充”的“内容重排”，A10内容就会分布在A10:C12区域中。,7、巧用字符映射表 当我们需要在Excel输入某些符号，而Excel中又没有时，可以选择“开始”“程序”“附件”“系统工具”“字符映射表”，单击特殊符号按钮，再通过上一个、下一个按钮调出各类符号，选中后，单击选择按钮，再单击复制按钮，就可以粘贴到了Excel中了。,8、在多个工作表内输入相同内容的技巧如果需要在同一个工作簿的不同工作表
4、中输入相同的内容，这时我们不必逐个进行输入，也不必利用复制、粘贴，最简单的方法：（1）打开相应工作簿。 （2）在按下Ctrl键的同时用鼠标单击需要输入相同内容的不同工作表标签，为这些工作表建立联系关系。 （3）在其中的任意一个工作表中输入需要输入的内容，此时这些数据就会自动出现在选中的其它工作表相应位置之中。 （）取消联系关系，按Ctrl,再点击相应工作表即可。,9、在公式中快速输入不连续的单元格地址在SUM函数中输入比较长的单元格区域字符串很麻烦，尤其是当区域为许多不连续单元格区域组成时。这时可按住Ctrl键，进行不连续区域的选取。区域选定后选择“插入”“名字”“定义”，将此区域命名，如AA
5、，然后在公式中使用这个区域名，如“SUM（AA）”。,10、在已有的单元格中批量加入一段固定字符如果需要在已有单元格中加入一个或多个固定字符，不需要一个个去改，可以用以下方法批量加入： （1）假设要在A列单元格前面加入“0757”，先在A列后插入一个新列，为B列； （2）在B1单元格写入：=“0757”&A1后回车； (注：字符型加英文状态下的双引号) （3）选中B1往下拉，当你放开鼠标左键时就全部都改好了。若是在A列单元格后面加,则在B1单元格中写入：=A1&“0757”后回车。,二、编辑技巧,1、在公式内容和显示公式之间切换公式执行后显示的是计算结果，按Ctrl+ 键（位于键盘左上角），可
6、使公式在显示公式内容与显示公式结果之间切换，方便公式编辑和计算结果查看。 2、快速选定Excel区域在Excel中，要想在工作簿中快速选定某块区域，只需单击想选定的区域的左上角单元格，同时按住Shift键不放，再单击想选定的区域的右下角单元格即可。,3、高效率计算平均值、求和、最值等在Excel中计算一些数据的平均值，一般都是通过函数来进行的，但这样的效率很慢，其实只要选中相关的数据，在状态栏上就已经显示和了，试着右击状态栏，会弹出一个菜单，菜单中包括了很多计算项目，例如选择均值，即在状态栏上显示出所选中单元格的平均数。,4、“选择性粘贴”进行简单运算多个单元格内的数据如果需要与某一个数进行加
7、、减、乘、除，并且不希望增加新的数据单元格， 可以使用“选择性粘贴”效果：如有多个数据区域，希望其中的数据同时乘以17。可以先在一个空白单元格中输入17，将其选中 “复制”，再将要乘以17的单元格全部选中。打开“选择性粘贴”对话框，选中“运算”下的“乘”，单击“确定”按钮，所菜单元格中的数据均变为乘以17的结果。如果你要对单元格中的数据执行其他运算，只须在对话框的“运算”下选择某种运算即可。,5、利用“监视窗口”监视公式和运算结果如果在多个单元格或工作表中设置了公式，要想查看公式和计算结果，就必须反复滚动窗口或切换工作表。采用下面这个技巧可以避免这种麻烦：选中含有公式的单元格，鼠标右键单击工具
8、栏选择“监视窗口”。单击“监视窗口”中的“添加监视”按钮，所选中单元格中的公式及其计算结果就会显示在“监视窗口”中，观察起来非常方便。,6、快速交换相邻两列数据编辑Excel工作表时，如果需要交换相邻两列的数据，可以借助Shift键快速实现。比如，现在需要交换A、B两列的数据，那么请按下述步骤操作：选中A列数据：把鼠标指向A列右边缘，当指针变为双十字箭头时，按住Shift键，同时按住 左键向右拖动鼠标。在拖动过程中，会出现一条虚线，当虚线到达 B列右边缘时，屏幕上会出现“C:C”的提示。此时，松开鼠标左键，即可完成A、B两列数据的互换。,7、如何把B列与A列不同之处标识出来 （1）如果是要求A
9、、B两列的同一行数据相比较：假定第一行为表头，单击A2单元格，点“格式”“条件格式”，将条件设为: “单元格数值”“不等于”=B2，点“格式” “字体” “颜色”，选中红色，两次“确定”。用格式刷将A2单元格的条件格式向下复制。B列可参照此方法设置。,（2）如果是A列与B列整体比较（即相同数据不在同一行）：假定第一行为表头，单击A2单元格，点“格式” “条件格式”，将条件设为: “公式”=COUNTIF($B:$B,$A2)=0，点“格式” “字体” “颜色”，选中红色，点两次“确定”。用格式刷将A2单元格的条件格式向下复制。B列可参照此方法设置。按以上方法设置后，AB列均有的数据不着色，A列
10、有B列无或者B列有A列无的数据标记为红色字体。,8、批量地处理按行排序假设有大量的数据(数值)，需要将每一行按从大到小排序，如何操作？由于按行排序与按列排序都是只能有一个主关键字,主关键字相同时才能按次关键字排序。所以，这一问题不能用排序来解决。,解决方法如下： 假定你的数据在A至E列，请在F1单元格输入公式： =LARGE($A1:$E1,COLUMN(A1) 用填充柄将公式向右向下复制到相应范围。 注：如果要从小到大排序，公式改为:=SMALL($A1:$E1,COLUMN(A1),9、把数据彻底隐藏起来工作表部分单元格中的内容不想让别人查阅，可以将它隐藏起来。（1）选中需要隐藏内容的单元
11、格(区域)，执行“格式单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项，然后在右边“类型”下面的方框中输入“;”(三个英文状态下的分号)。,（2）再切换到“保护”标签下，选中其中的“隐藏”选项，按“确定”按钮退出。 （3）执行“工具保护保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，设置好密码后，“确定”返回。经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来。如果需要恢复显示， 请先“撤消工作表保护”，然后删除设置单元格格式时在“类型”框中自定义的“;”符号即可。,10、相对引用、绝对引用以及混合引用的快速替换对于某单元格公式为“=SUM（B4:B8）”，选
12、中整个公式，按下“F4”键，该公式内容变为“=SUM($B$4:$B$8)”绝对引用；第二次按下“F4”键，公式内容又变为“=SUM(B$4:B$8)”混合引用；第三次按下“F4”键，公式则变为“=SUM($B4:$B8)”混合引用；第四次按下“F4”键时，公式变回了初始状态“=SUM(B4:B8)”相对引用。,11、对公式计算结果的引用假设excel表中某个或多个单元格中的公式使用相对引用，我们将公式复制、粘贴到其他地方时，公式的计算结果会发生变化。若要复制、粘贴后的结果随着原单元格的变化而变化，且结果一致，可参照以下几种方法进行：（1）将相对引用的公式转换为绝对引用，然后复制、粘贴；（2）
13、直接在编辑栏中复制公式，进行粘贴；（3）先复制公式单元格，然后进行粘贴链接；（4）使用excel表中的照相机功能。,12、Excel中“照相机”功能的妙用这个功能比较另类，似乎和计算、统计、排序等等“正统”功能格格不入，因为它的作用竟然是“抓屏”! 而且允许让你通过鼠标进行选择，“指哪抓哪”。要找到这个功能还不太容易，点击Excel“工具” “自定义” “命令” “类别” “工具”，再在命令栏中找到“照相机”按钮，并将它拖到工具栏的任意位置。,如果我们要对表格中的某一部分“照相”，只须先选择它们，然后按下“照相机”按钮，这时该选定区域就被“拍”了下来。然后将鼠标移动到需要显示“照片”的地方(当
14、然，也可以是另一张表格)，点击鼠标，这样刚才被“拍摄”的“照片”就立即粘贴过来了。Excel将它作为一幅图片来对待，我们可随意将它进行旋转、缩放处理。 当修改原来的数据时，该图片中的数据呈现同步更新。,三、几种常用函数的应用,1、 隔行相加（1）奇数行相加 =SUMPRODUCT(MOD(ROW(A1：An),2),A1：An)（2）偶数行相加 =SUMPRODUCT(MOD(ROW(A1：An)+1,2),A1：An),2、用函数组合进行多条件的计数统计 例：第一行为表头，A列是“姓名”，E列是“收入总额”，F列是“社保费”，J列是“是否优秀员工”，现在要统计收入总额高于2500元，买有社保
15、，而且是优秀员工的人数。统计结果存放在本工作表的其他列。公式如下：=SUM(IF(E2:E4=2500)*(F2:F40)*(J2:J4=“是“),1,0),3、从身份证号码中提取年龄、性别身份证号码比较多，而且身份证号的最后一位字符有可能为X，所以身份证号应为字符型数据。计算年龄：=YEAR(NOW()-IF(LEN(C2)=18,MID(C2,7,4)，MID(C2,7,2)+1900)判断性别：=IF(MOD(MID(C2,17,1),2)=0,“女”,“男”),4、使用Excel打出工资条有两种方法：（1）采用编写公式直接产生工资条公式应为=IF(MOD(ROW(),3)=0,“,IF
16、(MOD(ROW(),3)=1,sheet1!A$1,INDEX(sheet1!$A:$G,INT(ROW()+4)/3),COLUMN(),（2）间接法对于一些员工来说，采用编写公式法显得专业性太强。其实，变通一下，也可以不用公式，直接让Excel按人头打出工资条的，方法简单，适合Excel新手使用。（由于方法简单，但描述起来，内容繁多，在此不作描述，请留意演示）,5、if函数、sumif函数以及vlookup函数的应用 (1)if函数在excel表中，if函数的使用非常普遍，虽然用法简单，但是功能强大，只要懂得灵活使用，excel表中的大多问题都可以用if函数来解决。如：工资表中的个人所得税，可以用if函数快速计算，,假设B3单元格为工资收入总额（忽略税前扣除项目）： 个税=IF(B3-2000)=0,0,IF(B3-2000)=500,(B3-2000)*0.05,IF(B3-2000)=2000,(B3-2000)*0.1-25,IF(B3-2000)=5000,(B3-2000)*0.15-125,IF(B3-2000)=20000,(B3-2000)*0.2-375),
