《办公室管理》

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1、第三章 办公室时间管理,授课人 饶军丽,案例导入,于雪是某集团公司新来的秘书，这天早上一进办公室，办公室主任就交代她整理一份材料，明天下班之前交给他，说是下个星期开会要用。她看了一下，有20页，共3万多字。她还没来得及坐下，周总就来电话，说今天下午2点他要与财务部总监、市场部和销售部总监一起商量工作，让秘书通知他们。刚放下电话，机要室又给于雪送来一份传真，这份传真是一个代理商发来的，说他们一个副总过几天要来本地办事，请接待一下。她刚看完传真，办公室主任又来电话，说田副总原定下月初到电视台为一周财经观察节目做嘉宾。现在由于时间关系去不了了，让于雪打个电话通知电视台。人力资源部门的人又过来通知她，

2、让她填写参加存档新方法讲座的报名表，明天下午下班之前为报名的最后期限。一上班就遇到这么多事，于雪觉得头都大了，一下子不知如何下手。,时间名言,时间最不偏私，给任何人都是二十四小时；时间也最偏私，给任何人都不是二十四小时。 英赫胥黎,磨刀不误砍柴工,曾经有一位哲人看见一位农夫在砍树，每一斧都只能砍下一小块树皮斧头太钝了。于是哲人问农夫：“你为什么不把斧头磨快了再砍？”农夫回答说：“我没时间磨斧头。” 这个寓言告诉我们一个浅显的道理：磨刀不误砍柴工。办公室工作也是这样：每天拿出一点点时间，对要做的工作进行规划和计划，不仅不会耽搁时间，而且还会大大提高工作效率。,小测试：你是一个优秀的时间管理者吗？

3、,以下每个问题均有四个答案： A 从未做过； B 有时做； C 经常做； D 总这样做。 请根据问题做出你的选择，并记录下来。,每个学习/工作日之前，我都能为计划中的学习/工作做些准备。 凡是可交派别人/下属去做的我都交派下去。 我用学习/工作进度时间表来书面规定学习/工作任务与目标。 我尽量一次性处理完毕每份作业/文件。 我每天列出一个应办事项清单，按优先顺序排列，先办最重要的事情。,6、我尽量回避干扰性电话、不速之客的来访以及突然召开的会议。 7、我试着按照成绩曲线图表来安排我的学习/工作。 8、我的日程表留有回旋余地，以便我有时间应付突发事件。 9、我努力这样安排我的活动，以便集中精力首

4、先处理少数至关重要的事情。 10、当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要的事情时，我会说“不”。,你得了多少分？,计算分值： A 0分 B 1分 C 2分 D 3分,结论：,0-15分：你自己并无时间规划，而是让别人牵着鼻子走。但是，如果你在诸多事项中排出优先要办的事情，则可能达到一些自己的目的。 16-20分：你试图掌握自己的时间，但却不能持之以恒。 21-25分：你的时间管理良好。 26-30分：你已成为每一位想学习时间管理的人的榜样。,办公室时间管理方法,时间管理（时间运筹） Time Management,为提高时间的利用率和有效性而对时间进行的有效计划和控制。 表现：善于限定自

5、己的工作范围，合理有效地安排时间。,秘书的时间管理,包括两层含义： 管理自己的时间 通过合理有效地规划自己的时间来更有效地满足领导和其他人员的工作需要，提供优质服务。 管理领导的时间 合理安排领导的工作计划和工作时间，避免琐事侵扰，保证领导高效地工作。,秘书管理时间的简单工具,工作记录本 工作清单（日志） 工作计划表 工作日历,秘书管理时间的电子设备,商务通 手机（记事本和备忘录） 电脑（各种软件）,管理时间的方法,时间表管理法 工作日志管理法 目标时间管理法,时间表管理法,时间表是将某一时间段中已经明确的工作任务清晰地记载和标明的表格。 其作用是提醒使用人和相关人员按照时间表的进程行动。,编

6、制时间表的基本步骤,根据需要确定编制时间表的周期； 收集并列出该阶段的所有工作、活动或任务； 发现活动或任务有相互冲突的，主动与负责人协商，及时调整； 按照时间顺序将任务排列清晰； 绘制表格，标明日期、时间和适合的行、列项目； 用简明扼要的文字将信息填入表格。,时间表的类型,年度时间安排表 季度时间安排表 月时间安排表 周时间安排表 每日行动管理表,年度时间安排表,该表是将单位或组织一年中例行的会议、重要经营活动、已经确定的商务出访、公共关系活动等作出妥善安排。 可以参照上一年度的时间表和新一年的工作部署情况编制 通常是在头一年的年末制定，下一年度执行。,制定年度时间安排表的要求,简明扼要 通

7、常只列出相应的工作安排，篇幅以一张纸为限 时间不必追求精确 通常只将大致时间列出即可 工作事项的重要性 只列出本组织的重大活动、例行活动，比较概括,季度时间安排表,该表是对年度时间安排表按季度的具体分解,工作任务,天地公司销售部经理第三季度会议较多，7月的前两周要在上海开会；8月的第二周要去香港参加5天会议；每月的最后一个星期五上午是销售部固定的部门会议；8月最后一个星期三要参加公司的办公会议；7月的第三周星期二要在公司开销售会议，传达上海会议精神；8月的第一周的星期一还要面试3位营销员；9月的前两周希望安排休假。 请根据以上信息，为销售部经理制定第三季度工作安排表。,月时间安排表,是将一个月

8、内预定事项全部纳入工作计划中，以帮助领导确认其工作内容，同时也可提醒秘书人员为领导工作做准备。 其信息由主管上司负责，请其他领导提出下月计划，再结合集体议定的事项，由办公室人员制表，经主要领导审定后下发实施。 要求：比较详尽，基本能够确认活动的时间和地点。,周时间安排表,是将一周内的详细计划制成一览表，以方便秘书和领导掌握工作安排。 该表是在月计划的基础上制定的。 该表一般在周五下班前或周一上午制定。 该表是详细计划，通常要列出工作的具体安排、工作地点、起止的准确时间、相应的情报资料和注意事项等内容。,每日行动管理表,一般用来记录办公室人员每天的工作活动和行动方案。,每日行动管理表,年 月 日

9、,小贴士,一般来说，由于客观情况的变化和许多不可预料的因素的影响，中长期时间表宜粗不宜细。 秘书安排上司的时间表，应是年度、季度、月、周、日五种时间表相互衔接、滚动执行。,工作日志管理法,工作日志的内容,基本内容 日期、时间、地点、工作内容等 上司日志内容 会议活动、接待活动、上司个人事务 秘书日志内容 上司日志内容 上司各项活动需协助准备的事宜 上司交办自己的工作 自己职责中应做的工作、应从事的活动,手工工作日志样表,电子工作日志样式,制定工作日志注意事项,要提前制定工作日志； 工作日志信息填写清楚、完整、准确； 内容简明扼要，一目了然； 以主要工作为中心； 各项工作活动安排要科学，松紧适度

10、； 要熟悉上司的工作、生活习惯，合理安排约会时间； 要和上司做好沟通和交流； 在非工作时间的重要安排一定要谨慎。,管理工作日志的要求,提前了解上司工作和活动的信息，经常确定、补充和核对填入日志的信息； 随上司日志的变化调整自己的日志内容，保持二者信息的一致和准确； 提醒自己和上司执行工作日志的相应内容； 应对上司日志中的信息保密，只给上司授权的人查阅。,案例分析,以下是某公司总经理某一天的工作日程安排：,问题：,这一日程表制作是否合理？存在哪些问题？ 如果每天日程都如此安排，会出现什么情况？,答题要点,问题1：该日程安排不合理。问题在于：工作事项太多太杂；时间连接太紧密，恐怕无法按计划完成；地

11、点太分散，没有考虑交通情况；未考虑用车安排。 问题2：如果领导每天日程都如此安排，会浪费领导的宝贵时间和体力，抓不住公司发展的重点问题和战略问题，无暇了解公司内部情况、处理内部事务。,善于处理日志的变化和调整,1、安排活动时，要留有5至15分钟时间的机动，以备活动的拖延或遇临时性的、突发的情况； 2、如遇变更项目或调整活动时间，需遵循先急后缓的原则； 3、确定变更或调整后，立即做好有关善后工作，例如通知对方、说明理由、防止误解等； 4、再次检查工作日志，看是否已将变更的信息记录下来，防止漏记、错记。,案例思考,案例思考,秘书根据已填好的日志进行实施，但是恰巧当天上午，办公室又收到某一政府单位临

12、时开会的通知书，上面写着开会的时间是下午3：00，必须由陈总亲自参加，而且通知书上没有写清会议结束的具体时间。秘书知道陈总经理下午2：00要参加业务部销售讨论；接着，下午4：00又要与三美公司赵总经理就某重要交易进行洽谈，他希望花一个小时的时间和赵总商讨，5：00结束。 问题：秘书应该怎么办？,答题要点,下午市政府的会议3点开始，又不知何时结束，势必会影响4点的约会，而该约会涉及一笔重要交易。而2点开始的销售讨论也可能无法在3点前顺利结束。作为秘书，应权衡各方利弊，力争使当天的会议当天召开，使原定的任务最好当天完成，这样调整成本和代价都小。 根据会议性质和情况判断，下午3点的会议应该参加，4点

13、的约会涉及一笔交易，最好能在当天谈完。下午2点的销售讨论由于是内部员工易于协调，考虑推后。如此可调整为：提前和赵总约为下午1:30进行交易洽谈，2:30结束洽谈，3点参加政府机关的会议，会中上司根据情况通知可能5点开始销售讨论。 所有的调整都要经过与上司的沟通；确定变更或调整后，立即做好有关善后工作；及时更新工作日志。,小贴士,工作日志的制订和管理是一项重要、重复性大的日常工作，对于刚参加工作或不熟悉上司习惯的秘书、助理来讲，很难把日程表做得缜密、周到。这就需要秘书了解上司的日常工作、近期业务重点、工作习惯和身体状况，积累工作经验，虚心向老同事学习，优化工作方法，细心观察上司的工作习惯和做事风

14、格，主动适应其工作节奏，定期与上司沟通，根据相关原则和注意事项制订好上司的工作日程表，并根据突发性事件重要性、影响等因素，做好日程表相应的变动和调整工作。管理上司日程表时，适当做好保密工作，做一个称职、称心的得力助手。,目标时间管理法,是用预定的目标来限制时间的使用，以达到节约时间，提高效率的目的。 前提是选准目标,耶鲁大学的目标设定七步骤,先拟出你期望达到的目标； 列出好处； 列出可能的障碍； 列出所需的知识、帮助、训练等资讯； 列出寻求支持的对象； 拟定行动计划； 制定达到目标的期限。,目标设定的指导原则 SMART原则,S,M,A,R,T,specific 目标是具体的,measurab

15、le 目标是可衡量的,achievable 目标是可能实现的,realistic 目标是切合实际的,time 目标是有时限性的,实施目标时间管理法的步骤,拟定目标清单,制定时间标准,填写目标管理卡,目标清单,时间目标管理卡,总结,每一种时间管理方法都不是孤立的或唯一的，最好配合使用； 每一种时间管理方法都有其适用范围。,办公室时间管理相关理论知识,时间管理理论的历史演进,四代时间管理理论比较,史密斯法则,美国富兰克林时间规划公司（Franklin Quest Company）的创办人海蓝史密斯（Hurum W. Smith）在其著作打开成功的心门（The 10 Natural Laws of

16、Successful Time and Life Managemengt）一书中提出十大自然法则，声称可以让人心想事成。 这10条自然法则的前5条着重管理时间，后5条则是管理生活。,史密斯十大自然法则,掌握生活大小事通过掌握时间而掌握生活。 确立核心价值核心价值是自我实现和个人成就的基础。 排定优先顺序当日常生活反映了你的核心价值，你就能体验发自内心的平静。 设定明确可行的目标为达成重要目标，必须远离安逸区。 规划每日工作每日规划工作做得好，时间就会充裕，效率高。 检查行为与信仰的一致性行为是真实信念的反映。 改变行为以符合需求当信念与真实相符时，需求自然就能得到满足。 开启信仰之窗改变错误想法，克服负面行为。 以个人价值为依据自尊必须发自内心。 在奉献中成就自我付出愈多，收获愈大。,运用史密斯法则管理时间,第一步：先确定自己想做的工作的重要性和必要性。 1、我需要做什么？ 2、哪件事能给我最高的回报？ 3、什么能给我最大的满足感？ 第二步：运用ABCD工作法来确定工作的优先顺序。 第三步：对现在应该做的重要且紧急的事情排定优先顺序。 第四步：明确实现每项要执行的工作任务。,