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1、第四章 文书的形成、处理与归档,第一节 文书的形成 第二节 文书的处理 第三节 文书的整理与归档,第一节 文书的形成,一、基本理论 （一）客观反映与实用性的原理 反映论是文书形成的理论基础 注重实用是文书形成的根本目的 （二）美观与方便处理的原则 美观是文书形成的必然要求 方便阅读、方便处理是文书形成的“应用”体现 （三）约定俗成与时代性原理 约定俗成、保证通行是文书形成必须遵循的规律 时代性是文书形成的必然趋势,关于修建地下消火栓的请示,某某市工商局：我公司某某冷库，系地区性重点仓库，其建筑面积*平方米，可以储存物资*千吨，价值*万元。但多年来，冷库的防火设施十分简陋，器材严重不足，库内仅有
2、一处消火栓，且由于年久失修，水压低，达不到喷射要求。如果发生火灾，其后果将难以设想。从去年以来，市/区有关防火部门曾多次检查，提出增建消火栓的建议，因缺少资金，一直无能为力。为此，我们以为这个重点库区的消防建设是必须进行的。妥否，请速答复。*食品公司*年*月*日,二、 文书形成的要素及步骤,一、文书形成的要素： 主题 材料 结构 语言,主题确定：,文书主题一般有三种含义： 文书的作者在文中对客观事物所持的基本看法、观点。如：调查报告、情况报告、工作总结等。 文书的作者对收文一方提出的基本要求和基本主张。如：决定、指示、通知等。 以上两点均有之。如通报、批复、决定等。,确立主题的依据：,行文的目
3、的要求 党和国家的路线、方针政策和上级指示精神 处理事务和社会交往的客观要求 事物的共同特征和发展规律,文书主题的要求,主题提炼过程中的要求： 要反映事物的本质 要正确和恰如其分 主题要新颖,主题表达过程中要达到的要求： 主题集中 主题清晰明确 主题前后一致 主题露而不藏,材料选用：,文书中材料的摄取大致有三种情况: 较多的摄取材料 较少的摄取材料 完全不用材料,文书选材的标准：,真实 新颖 典型 系统 切旨,结构安排：,文书的结构包括三个方面的内容： 文书外部格式，即外在的各组成部分。 文书的谋篇布局，即正文材料的安排顺序。 文书的逻辑结构。,结构的方法：,基本的逻辑方法:综合分析综合。 分
4、层、分段中的分类与归类方法 归纳层段主旨的方法观点句的形成。,语言表达：,公文语言的要求： 健康纯洁无错话 严谨庄重无虚话 简明扼要无废话,鲜明生动无套话 真实客观无假话 充实丰满无空话,健康纯洁无错话：,要重视字词的规范化 不乱造简化字、简化词 要合乎语法合乎逻辑 成分残缺、搭配不当、位置颠倒、 指代不明、不合逻辑、结构杂糅,严谨庄重无虚话：,严谨庄重 “本单位门前严禁停放自行车，违者一律放气” 明辨词义、恰当运用当前经济领域中的严重犯罪活动，已经和正在腐蚀我们的干部队伍，损害我们的党、政府、军队的肌体和国家的信誉，毒化人们的思想，污染社会风气，破坏经济建设，妨碍对外开放和对内搞活经济政策的
5、正确执行，影响社会安定。,简明扼要无废话：,当前全县工业园低万紫千红、百花争艳，县人民政府希望工业战线广大职工借这股强劲的东风，象园丁一样，开动脑筋、群策群力，辛勤的耕耘我县的工业园地，努力工作，力争超额完成今年全县工业生产任务。 当前，全县工业蓬勃发展，县人们政府希望工业战线广大职工群策群力，力争超额完成今年全县工业生产任务。,鲜明生动无套话：,如总结： 开场白 成绩与收获 问题与缺点 结尾,真实客观无假话：,内容不真实的不写 材料没落实的不写 没有了解清楚的不写,充实丰满无空话：,充实：言之有物 丰满：言之有据,公文语言的特点：,谈话 率领 恰巧 沉默 人民 宾客、来宾 挑剔 头颅、头部
6、大家 诞辰 父亲,摆谈、摆龙门阵 带领 正好 不吭声儿 百姓、老百姓、全国人民 客人 挑刺儿 脑袋、脑壳 大伙儿 生日 爸爸、爹、大大,适当运用文言词语，注意：,要用表现力强，有生命力的文言词语。思想陈旧，封建等级色彩浓的君子、小人、圣明等已不能再用。 要正确了解所用文言词语的含义，不要用错。如：各兄弟单位认为该公司的这种办文有利于提高公文质量，于是纷纷效尤使之在全局内得到推广。,专用语：,开头用语：近查、电悉、函悉、请示悉等 缘由用语：为了、遵照、根据等 经办用语：经、业经、已经等 承转用语：据此、为此等 祈请用语：请求、期望、盼予等 结尾用语：特此公布、此复、敬请周知等,二、文书形成的步骤
7、,（一）、文书形成的准备 思想准备 内容材料的准备 （二）、拟定提纲 （三）、草拟初稿 （四）、征求意见 （五）、反复修改 （六）、誊抄文稿 （七）、确定标印,第二节 文书的处理,一、行文制度 是指机关与机关之间的行文必须遵守的行文准则和规定。包括行文关系、行文方式和行文规则三个方面。,二、行文关系,（一）隶属关系 （二）非隶属关系,三、行文方式,（一）下行文 1、逐级下行文 2、多级下行文 3、直达基层组织和群众的行文 （二）上行文 1、逐级上行文 2、多级上行文 3、越级上行文 （三）平行文,四、严格遵守行文规则,（一）行文应当确有必要，注重实效 （二）不能越级行文 （三）政府各部门行文
8、（四）联合行文 （五）协商一致的原则 （六）重要行文的抄送 （七）请示、意见报告的注意事项 （八）受双重领导的机关行文,（一）在国家行政机关公文处理办法中的规定,第十三条：制发文件应从实际需要出发，内容已被综合文件包含的不再制发文件；可以用电话或其他方式解决问题的不发文件；能发短文件解决问题的不发长文件；可发可不发的文件坚决不发，内容相同或相似的文件可适当合并,（二）在办法中的规定,第十四十八条：行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告；属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理,（三）在办法中的规定,政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务
9、部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题，审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文,(四）在办法中的规定,第十六条和十七条规定：有隶属关系的机关之间不能联合行文；政府办公厅（室）与同级政府各部门在一般情况不能联合行文；应严格控制联合行文单位的数量；政府各部门与各类协会、学会、联合会、研究会、基金会、联谊会、促进会、商会等社会团体联合行文要谨慎,（五）在办法中的规定,第十九条：部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销,（六）在办法中的规定,第二十条规定：向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送
10、直接上级机关,（七）在办法中的规定,第二十一条、二十二条的规定：请示应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。报告不得夹带请示事项。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送请示、意见和报告。,（八）在办法中的规定,受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送另一上级机关,五、文书处理程序的概念,文书处理程序是指文件在机关内部运转处理所必须经过的一系列环节。,六 、文书处理程序的特点,确定性连续性规范性：工作内容规范工作方向规范工作方式规范,七、 收
11、文处理程序,签收登记审核拟办批办承办催办注办,登记方法,党政两大系统（中共中央文件与国务院文件、省委文件与省政府文件等）发文机关的级别（下级机关来文、平级及不相隶属机关来文等）,登记形式,簿册式登记联单式登记卡片式登记,审核重点：,收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。 是否由本机关办理 是否符合行文规则 文种使用、公文格式是否规范 涉及其他部门或地区职权的事项是否已经协商、会签,拟办：,由文秘部门负责人担任。拟办特点：参考性、差异性和概括性。拟办意见要填写在文件办理单中“拟办意见”栏内，并签注拟办人的姓名及拟办日期。,批办：,是指机关单位领导人将来文和附送来的拟办意见审阅后
12、，对文件如何办理、办理原则和办理过程中应注意的问题做出最后决定，并在文件办理单上加以指示或批示的环节。,承办内容：,办事： 明确承办人，由专人负责 领会领导批办精神，严格按照领导意图落实工作 注意协调一致 办文： 认真领会拟办批办意见，据此回文 联合复文时，要会签后再报请机关领导审批 内容涉及以前的收文或材料的，要查找参考,催办：,按照文件办理时限，秘书部门对承办工作进行检查和催促，防止文件处理的漏办和延误。 文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。,注办：,对公文的承办情况和结果，由经办人在公文处理单上所做的简要说明。 一般的传阅文件，在有关人员传阅完毕
13、后，文书人员应注明阅毕的日期。 需要办理复文的文件办完后要注明“已复文”并注上复文的日期和文号。 用口头或电话答复的要注明时间、地点、接话人、主要内容等，并由承办人签字。 不需复文的文件要注明“已办、已阅、已摘记”等字样,八、 发文处理程序,草拟审核签发复核缮印 （校对）用印登记分发,办法规定：,符合国家法律、法规及其他相关规定。 情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨等。 公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。 拟制紧急公文，应当体现紧急程度，根据实际需要确定紧急程度。 人名、地名、数字、引文准确。 结构层次序数，一、（一）、1、（1）。 使用国家法定计量单位
14、。 文内使用非规范化简称时，应当先用全称并注明简称。 公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中做为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。,审核重点：,文秘部门的审核要把好“三关”即行文关、政策关和文字关。 第一、是否确需行文。 第二、行文方式是否妥当。文稿制发的名义是否合适；是否需要提交一定的会议讨论或经过上级或有关机关的批准；是否与有关部门、地区协商或会签。 第三、是否符合行文规则和拟制公文的有关要求。 第四、公文格式是否符合要求。 第五、文稿的文字表述、标点符号、文稿段落等等。,签发：,是机关单位主管领导对已经审核的文稿进行最后审定
15、后，在发文稿纸上签署批准发文意见，并注明自己的姓名和日期的环节。,以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。 部门拟稿，机关名义发文，应先由部门负责人审稿和文秘部门负责人审核，再交领导签发；以部门名义发文，由部门负责人签发。 与其他机关单位联合发文，应与有关单位会签。 经会议通过的发文，由会议主持人或秘书长签发；机关单位内部会议通过的，可由正职或副职领导人或办公厅（室）主任签发。,复核的重点：,公文在正式印制前，文秘部门对其进行的复查审核： 第一、审批、签发手续是否完备 第二、附件材料是否
16、齐全 第三、格式是否统一、规范,缮印注意事项：,必须忠实于经过审核签发的定稿 用纸、格式、印刷要符合办法中的相关规定 缮印过程中要注意保密 如有必要可建立缮印登记制度 注：缮印过程中的校对初校与复校结合、以定稿为依据、校改时文字要牵出版心。,用印的注意事项：,用印必须经有关负责人批准，并由掌管机关印章的专门人员经手进行 用印文件的制发机关必须与印面一致，用印文件的内容必须与签发的定稿相符，否则不得用印 用印时，印面要端正清晰，用印位置正确 根据发文的印数核实用印的份数。,登记：,文件用印之后封发之前，对文件主要内容进行登记检查的环节。 发文登记一般使用簿册式。 内部发文供内部使用的发文登记簿 内部发文发往外部使用的送文登记簿,第三节 文书整理归档,一、文书整理归档含义是指将处理完毕的、具有一定查考利用价值的、应作为档案保存的文件材料，按照它们在形成过程中的联系，以“件”为单位，分类整理，并进行装盒、归档的过程。,归整的文书必须是办理完毕的：,领导指导性文书，对发文机关来说，在文件发出前就可以将定稿和存本随即归整。 不必复文的收文，经有关负责人阅批或传阅后，即可归整。 询问答复性文书，一来一往了事的，也可随即归整。 重大问题中的小问题已解决的，随即归整。,
