项目四采购业务操作

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1、项目四 采购业务操作,项目介绍,采购活动是一个比较复杂的过程，为了提高采购业务的科学性、合理性和有效性，有必要研究采购业务流程，并对现有流程进行改造和完善；采购业务流程会因采购的来源、方式、对象等不同在业务环节上存在一定的差异，但是基本的流程大同小异。,学习目标,知识目标：通过本项目学习，能够掌握采购业务操作流程、采购订单管理、物料跟催管理、进货验收及货款结算等环节。能力目标：会根据企业实际和采购商品特点，按照规范的采购业务流程执行实际的采购业务。,学习内容,采购业务操作流程 采购订单管理 物料跟催管理 进货验收 货款结算,目录,任务1 采购业务操作流程工作任务相关知识案例分析技能训练 任务2

2、 采购订单管理工作任务相关知识案例分析技能训练 任务3 物料跟催管理工作任务相关知识案例分析技能训练,任务4 进货验收工作任务相关知识案例分析技能训练任务5 货款结算工作任务相关知识案例分析技能训练,任务1 采购业务操作流程,工作任务,资料：惠普公司的采购流程 惠普公司在采购方面一贯是放权给下面的，50多个制造单位在采购上完全自主，因为他们最清楚自己需要什么，这种安排具有较强的灵活性，对于变化着的市场需求有较快的反应速度。但是对总公司来说，这样可能损失采购时的数量折扣优惠。现在运用信息技术，惠普公司重建其采购流程，总公司与各制造单位使用一个共同的采购软件系统，各部门依然是订自己的货，但必须使用

3、标准采购系统。总部据此掌握全公司的需求状况，并派出采购部与供应商谈判，签订合同。在执行合同时，各单位根据数据库，分别向供应商发出订单。这一流程重建的结果是惊人的，公司的发货及时率提高150%，交货期缩短50%，潜在顾客丢失率降低75%，并且由于折扣，使所购产品的成本大为降低。 要求： 1.制造企业一般采购业务流程是这样的？ 2.通过网络收集惠普公司采购业务流程是如何改造的？,相关知识,采购作业流程通常是指采购生产所需的各种原材料、辅料和零部件等物料的业务操作过程。,一、识别需求与确定规格,(一)识别需求,任何采购都起源于企业中某部门的确切需求，包括需要什么、需要多少、何时需要。根据需求编制采购

4、请购清单（简称请购单） ，格式如 表41 。,表41,(二)确定规格,1产品规格 (1)指定品牌。 (2)封样。(3)提供详细的技术规格描述。(4)提供检验工装。 2服务规格(1)服务规格界定的困难。 (2)服务协议。,二、询价与比价 三、供应商开发与选择 四、采购谈判,五、确定价格,1.通过寻价和比价，在同等质量与服务水平下比较价格的高低。2.通过价格与成本构成分析，判断其成本构成的合理性。,六、签订合同 七、订单跟踪与催货 八、货物接收和检验 九、支付货款,十、维护记录,1.采购订单目录2.采购订单卷宗3.货物文件4.供应商历史文件5.投标历史文件,案例分析,钢铁企业采购物流流程再造 1企

5、业传统采购物流流程 各个股份公司在组建集团之前都有自己的一套物资供应管理制度、组织机构和业务运作流程，而且相互之间都存在着一定的差异。但是主体业务流程大致相同:包括根据需求制订采购计划、选择供应商并签订采购合同、供应商到货登记、物资验收人库、结算并交付货款。物资供应部门的人员既负责物资的采购，又负责保管发放，即管买、管用、管回收、管节约。其采购业务流程如图4-3所示： 2.采购物流流程分析 (1)采购任务的确定 需求计划一部分来源于企业生产计划，另一部分来源于仓库补充库存。企业在年末都制订明年一年或半年的生产目标，各个科室的采购员根据生产计划预计原辅材料需求量制订月份采购计划。生产分厂车间向仓

6、库提交领料单，保管员根据领料单发放物资，如发现库存现有物资不足，或预计仓库会出现缺料，则列出缺料清单，并提交给相应科室采购员。在仓库缺料的情况下，要采购的物资不通过汇总，直接由采购员制订临时采购计划。 (2)与供应商签订采购合同 采购员根据制订的采购计划选择潜在供应商，对数家供应商询价，通过多次讨价还价的沟通，从中选出比较满意的供应商，并与之签订采购合同，采购合同先后经过主管领导的4次审批，通过后开始生效。,(3)物资到货入库 供应商根据合同一次或多次供货。供应商持合同送货到厂，通过仓库或质检部门的验收人库，记到货清单，如质量或数量出现异议，则通过采购部门和供应商进行协商，做异议处理。保管员把

7、到货清单做登帐处理，如果到货日期在合同有效期内且到货数量不超过合同订货数量，则登人到货帐;否则拒绝登帐，需要协商处理。 (4)采购结算 采购员根据采购合同、采购到货帐及供应商提交的发票核对三者的数量是否一致，并核对合同价格与发票价格是否相符，相符则制作结算六联单并报交财务，由财务审批付款;价格或数量如有出人，必须写明原因，否则不能予以结算。 (5)物资运输 运输方式的选择很大程度上取决于供应源所处的地理位置，供需双方在签订合同时协商选择海运、铁运或汽车运输。运输问题根据合同条款，一般分为3种情况:供方完全负责，物资价格为到厂价;企业都有自己的车队，也可采取自提的方式，物资为出厂价;供方办理第三

8、方托运到站或码头，运费单独结算，由购买方付款。 (6)执行人员 每种物资只会有一个采购员负责，每个采购员负责一种、几种、一类或几类物资的采购。从需求计划和采购计划制定、选择供应商、签订合同到结算的主体流程都由采购员一人完成，其中采购计划、合同及结算单需要经过相应部门领导多级审批，保管员负责到货帐的记录及传达仓库紧缺库存信息。（资料来源：http:/articles.e-） 问题： 该钢铁企业再造前后的采购流程各有什么特点？,3.采购流程现状问题分析企业传统的采购方式还是传统的不透明、粗放式的采购方式。由于体制、机制方面的原因，传统的采购方式存在着许多与现代采购不相容的地方，影响了采购的效率和有

9、效性，从而导致了采购成本、运输成本居高不下。企业物资采购既牵扯到企业自身，同时与供应商关系也有重大影响。 4.企业物资采购流程的内部问题 （1）各个股份公司分散采购，缺乏规模效益。 （2）生产部门与采购部门脱节，造成大库存，占用大量流动资金。 （3）信息不能共享。 （4）缺乏制约，容易导致暗箱操作。 （5）验收检查是采购部门的一个重要的事后把关工作，质量控制的难度大。 （6）金字塔式组织形式弊端大。 （7）物资运输成本高。 5.采购物流流程再造 对某钢铁集团公司采购物流流程分析的基础上，运用ABC方法进行了采购物流流程再造。 通过ABC法进行分析，结果见表4-2。,按以下步骤对采购物流进行再造

10、：作业消除(ActivityElimination)。即消除无附加价值的作业。对已确认无附加价值作业，采取有效施予以消除。作业选择(Activityselection)即从多个不同的作业(链)中选择其中最佳的作业(链)。不同的策略经常产生不同的作业。作业减低(ActivityReduction)。是以改善方式降低企业经营所耗用的时间和资源，也就是改善必要作业的效率或改善在短期内无法消除的无附加价值作业。作业分享(Activitysharing)。是利用规模经济(Economicsofscale)提高必要作业的效率，也就是提高作业的投入产出比，这样就可减低作业动因分配率和分摊到产品的成本。通过以

11、上分析，可作如下再造:现行采购物流流程(1)与(3)的信息通过计算机传递给储运公司，材料采购公司从网上接收采购计划，随即将采购计划通知上游供应商，供应商按需要准备货物，协商定价，双方签订采购合同，采购员采购，制造部门准备收货，同时通知财务中心进行财务结算。再造后的采购物流流程，见图4-4。,图4-3 改造前的采购流程,图4-4 改造后的采购流程,问题： 1.该钢铁企业再造前后的采购流程各有什么特点？,技能训练,一、思考题1.简述采购业务的基本流程。二、能力训练1.对某家制造企业的采购流程进行调研，画出该企业采购业务 流程图。 2.上题采购流程存在哪些优点，还有哪些地方需要改进？,实训题,调查你

12、所在的学校食堂采购部门的各种副食品采购具体情况，画出一张食堂采购工作流程图。,任务2 采购订单管理,工作任务资料：采购订单管理一般在选择供应商、订立合同后签发采购订单。采购部门应在采购合同框架内拟定采购订单，采购订单与采购合同有同样法律效力。采购订单描述了采购所需的重要信息，包括数量、物料规格、质量要求、价格、交货日期、交货方式、送达地址等。采购订单伴随着订单和物料的流动贯穿了整个采购过程。订单的目的是实施订单计划，采购环境中购买物料项目，为生产过程输送合格的原材料和配件，同时对供应商群体业绩表现进行评价和反馈。采购订单的示例如表42所示。,表42,要求： 1调查两家制造企业采购部门，比较采购

13、订单管理异同点。,相关知识,一、订单准备,(一)熟悉需要订单操作的物料项目 (二)价格的确认 (三)确认项目质量需求标准 (四)确认项目的需求量 (五)制定订单说明书,二、选择供应商,(一)查看供应商档案 (二)分析供应商供货能力 (三)与供应商确认供货意向 (四)确定意向供应商 (五)发放订单说明书 (六)确定物料供应商,三、签订订单,(一)制作订单 (二)审批订单 1采购订单的物料描述、价格与供货方式、供货周期及最小供货量及包装方式等是否与合同相符。2所选供应商是否均为合格的供应商。3采购份额是否与供应商业绩考核结果及公司有关份额分配的规定相符。4价格在允许范围之内，到货期是否符合订单计划

14、的到货要求。5订单人员是否按照订单计划在采购信息系统中正确操作。,(三)与供应商签订订单 1与供应商面对面签订订单，买卖双方现场盖章签字。2订单人员使用传真将打印好的订单传至供应商，供应商以同样方式传回。3使用E-mail进行合同的签订，买方向供应商发订单E-mail；卖方回复，则表示接受订单并完成签字。4卖方在买方专用订单信息管理系统(如ERP)接受订货信息，经确认，则表明完成了订单的传递 。(四)执行订单四、订单跟踪,案例分析,透视沃尔玛采购管理在2002年2月1日之前，沃尔玛并没有自己从海外直接采购商品，所有海外商品都由代理商代为采购。沃尔玛要求刚刚加盟的沃尔玛全球副总裁兼全球采购办公室

15、总裁崔仁辅利用半年时间做好准备，在2月1日这一天接过支撑2000亿美元营业额的全球采购业务。结果，他不但在紧张的时间里在全世界成立20多个负责采购的分公司，如期完成了全世界同步作业的任务，而且使全球采购业务在一年之后增长了20%，超过了整个沃尔玛营业额12%的增长率。那么沃尔玛全球采购业务的秘密何在？ 1.全球采购的组织在沃尔玛，全球采购是指某个国家的沃尔玛店铺通过全球采购网络从其他国家的供应商进口商品，而从该国供应商进货则由该国沃尔玛公司的采购部门负责采购。举个例子，沃尔玛在中国的店铺从中国供应商进货，是沃尔玛中国公司的采购部门工作，这是本地采购；沃尔玛在其他国家的店铺从中国供应商采购货品，

16、就要通过崔仁辅领导的全球采购网络进行，这才是全球采购。这样的全球采购要求在组织形式上做出与之相适应的安排。企业活动的全球布局，当今比较成熟的组织形式有两种：一是按地理布局，二是按业务类别布局。区域事业部制有助于公司充分利用该区域的经济、文化、法制、市场等外部环境的机会，不利之处在于各业务在同一区域要实现深耕细作需要付出很大的成本。而业务事业部的利弊则刚好相反。,崔仁辅的全球采购网络首先由大中华及北亚区、东南亚及印度次大陆区、美洲区、欧洲中东及非洲区等四个区域所组成。其次在每个区域内按照不同国家设立国别分公司，其下再设立卫星分公司。国别分公司是具体采购操作的中坚单位，拥有工厂认证、质量检验、商品

17、采集、运输以及人事、行政管理等关系采购业务的全面功能。卫星分公司则根据商品采集量的多少来决定拥有其中哪一项或几项功能。 2.全球采购的流程在沃尔玛的全球采购流程中，其全球采购网络就像是一个独立的公司，在沃尔玛的全球店铺买家和全球供应商之间架起买卖之间的桥梁。“我们的全球采购办公室并不买任何东西。”崔仁辅解释说，全球采购网络相当于一个“内部服务公司”，为沃尔玛在各个零售市场上的店铺买家服务只要买家提出对商品的需求，全球采购网络就尽可能在全球范围搜索到最好的供应商和最适当的商品。全球采购网络为店铺买家服务还体现在主动向买家推荐新商品。沃尔玛全球采购的流程分为重复采购和新产品采购两种。所谓新产品，就是买家没有进口过的产品。对于这类产品，沃尔玛没有现成的供应商，就需要全球采购网络的业务人员通过参加展会、介绍等途径找到新的供应商和产品。由于沃尔玛的知名度很高，许多厂商也会毛遂自荐，把它们的新产品提供给全球采购网络。然后，全球采购网络就会把这些信息提供给买家。 3.供应商伙伴关系在全球采购中，全球采购网络不仅要服务好国外的买家，还要在供应商的选择和建立伙伴关系上投入。“不管是哪个国家的厂商，我们挑选供应商的标准都是一样的。”崔仁辅介绍说，第一个标准是物美价廉，产品价格要有竞争力，质量要好，要能够准时交货。,