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1、设备和材料采购审计,前 言,设备和材料采购是工程项目实施重要工作之一，采购质量的好坏，采购价格的高低，直接关系到工程的质量与投资效益，工程项目设备和材料采购审计是工程项目管理的重要组成部分。 说到采购，让我想到前两天在网上看到的一篇新闻，平时我们都喜欢说坑爹，那这应该是一个被爹坑了的新闻了，好了开个玩笑。新闻的题目是硕士生入职中石化不足一年受贿6万 被岳父举报。据中国石化工程建设有限公司表示，乔某2011年底开始参与某中石化外部炼油项目的动设备采购工作。在该项目中的化验室气流控制系统采购过程中，乔某在业主没有审批通过形成决标结论的情况下，向上海某公司透露其综合评审第一名的信息，并向该公司索贿人
2、民币6万元。乔某在整个采买过程中负责和供应商进行直接联系，并完成一些基础性工作，并不作为评审专家对评标结果发表意见。中石化在采购管理上实现决策、操作和监督分离，做到“全程在案，永久追溯”。 尽管中石化一直强调整个招标过程合规，不过当事人乔红程在此前的庭审中则表示，他在参与一项工程招投标后，一家中标的上海企业找到了他，要按照行规给他三个点的回扣，即6万元好处费。这一“行规”的说法也引发了外界对于中石化招投标工程的质疑。中国石化在官方微博中称，发生这起案件公司在管理上还存在不足。公司将在业务流程上进一步完善。同时，进一步加强全体员工的廉洁自律教育，从思想上树立起廉洁自律、遵纪守法的意识。,1.设备
3、和材料采购方式2.设备和材料采购审计的时间和依据3.设备和材料采购审计的目标与内容4.设备和材料采购审计的方法,一、设备和材料采购方式 1.公开招标按照国家有关法规和规定的程序以招标公告的方式邀请不特定的供应商参与投标，并根据中标条件，公开确定中标人的采购方式，对采购金额在100万以上且质量可靠性不易确定，市场价格波动较大的应采用公开招标方式. 对于设备和材料采购，公开招标可可以在尽量大的范围内征集设备和材料采购的供应商，引起供货商的竞争，使采购者以合理的价格获得所需的设备和材料。公开招标的组织方式严密，涉及环节众多，所需时间较长，成本较高。因此一些紧急需要或价值较小的设备材料不适用这种方式。
4、,2.邀请招标招标人向三家以上具备备货能力的单位直接发出投标邀请书，邀请其参加投标。 采购金额在10万以上100万以下或者质量可靠性要求较高，价格弹性不大的设备和材料。招标人要对采购的设备的制造商的分布情况比较清楚，并且制造厂家有限。对投标人的履约能力，资信状况也要了解清楚，工程项目工期较短若采用公开招标方式时间不允许的。3.询价谈判适用于投标后没有合格标的，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的，或者现货供应价值较小的标准规格产品。 可以成立询价谈判组根据市场情况“货比三家，集体研究，谈判压价，择优选定”供应商。,二、设备和材料采购审计的时间和依据工程项目货物采购的内部审计时间介入一般较早，
5、是全过程、全面审计。 全过程审计是指对采购计划审批询价招标签约验收核算付款领用等所有环节的监督。 审计重点是对计划制定、签订合同、质量验收和结账付款四个关键控制点的审计监督，以防止舞弊行为。,三、设备和材料采购审计的目标与内容1 、设备和材料采购审计的目标 （1）审查和评价采购环节的内部控制及风险管理的适当性、合法性和有效性。 （2）采购资料依据的充分性和可靠性。 （3）采购环节各项经营管理活动的真实 性、合法性和有效性等。在进行的设备和材料采购审计时应依据以下的主要资料：（1）采购计划（2）采购计划批准书（3）采购招投标书（4）中标通知书（5）专项合同书（6）采购、收发保管等的内部控制制度（
6、7）相关会计凭证和会计账簿等,2.审计内容（1）采购计划的审计 计划环节是具体实施设备和材料采购活动的起点，有助于确保建设单位在需要的情况下落实采购资金，提高采购效率和资金使用效益。 主要应检查单位的采购批准权与采购权等不相容职务分离及相关内部控制是否健全有效，检查是否根据已报经批准的设计文件和基本建设计划编制采购计划，是否存在无计划采购盲目采购的现象，检查采购计划所订购的各种设备，材料是否合理，科学是否符合工程项目总进度计划等，检查大宗物资材料的采购。大型设备购置是否进行了风险安全评估，是否有效的风险防范措施是否按有关规定的程序实施。检查采购计划是否按照规定程序进行了审批，审批手续是否完备。
7、,(2)采购方式的审计采购方式的选择需要遵循实事求是、具体情况具体分析的原则。采购部门应本着经济、合理、高效的采购思想，选择最适当的采购方式，而审计人员则应依据本单位材料、设备采购制度，审计采购部门选择的采购方式是否合理经济。审查所采购货物否属于单位或者国家规定应该招标的项目，是否属于应公开招标的项目，审查招标采购的程序是否规范，采用公开招标方式的，审查其对外发布的招标信息是否全面、准确，发布范围是否广泛；采用邀请招标方式的，审查其是否邀请三个以上招标人参加；采用询价谈判方式的，审查参加的供应商是否在两家以上，也需要审查采购部门是否按照物有所值原则和供应商进行了协商，是否本着互利原则合理地确定
8、价格，以防止出现商品质量低劣与价格欺诈的法律风险。,（3）采购合同的审计a.审查采购合同的签订程序是否合法合规。（采购合同是否按照规定经过审批，合同签订是否经授权。如果只是货物采购部门一手包办签订则容易导致相关人员滥用职权）b.审查物资采购合同的各项条款是否完备，内容是否合法。（内部审计人员应查看合同应当包含有关设备和材料的规格、品种、数量、单价和价款结算方式，履约期限，违约责任等条款。）c.检查对新型设备、新材料的采购是否进行实地考察、资质审查、价格合理性分析及专利权真实性审查。（审计人员在审核合同价格是否合理时，要进行一定范围的市场调查，掌握该项设备材料在采购时的市场基准价格，分析合同价格
9、是否在投标价格中属于合理的低价水平。如果合同价明显高于市场价，审计人员就应审核在合同背后是否存在补充合同约定返款，或者供货商与建设单位存在关联关系等问题。如果合同价明显低于市场价，我们要审查是否该材料设备是否存在质量问题或者采购部门应允以后调整价格等问题。） d.审查采购行为是否按照合同有效执行。（规范的合同必须得到有效执行才能体现其意义。若未按照合同执行，则有可能存在采购人员工作失职或有收受回扣等贪污腐败行为，也可能发生供应商违约行为）,（4）采购验收管理审计 a.设备和材料验收、入库、保管及维护制度的审计.审核验收程序是否合法，规范，检查购进设备材料是否按合同签订的质量验收，（是否有健全的
10、验收、入库和保管制度，检查验收记录的真实性、完整性和有效性，如对水泥作混泥土配合比、测试钢筋的抗拉强度、）检查验收合格的设备和材料是否全部入库，有无少收，漏收，错收以及涂改凭证等问题，检查设备和材料的存放保管是否规范，安全保卫工作是否得力，保管措施是否有效等。,b.采购结算付款程序的审计. 检查设备和材料的付款程序是否合法，检查货款的支付是否按照合同的有关条款执行，付款是否经过审查批准；结算单据必须完整、规范，并经相关部门和人员办理签字手续；（检查代理采购中代理费用的计算和提取方法是否合理；检查有无任意提高采购费用和开支标准的问题）检查财务部门在付款之前是否仔细查阅、验算原始单证，包括数量、单
11、价、总金额计算的准确性，材料耗损计算的合理性检查会计核算资料是否真实可靠.检查采购成本计算是否准确、合理等。,C.设备和材料领用的审计. 检查设备和材料领用的内部控制是否健全，领用手续是否完备；检查领用的数量，规格型号是否匹配，有无擅自领用、以次充好，等问题。,四、设备和材料采购审计方法 1.审阅法 通过翻阅与原先的交易相关的文件、档案来了解交易原貌，获得凭证。这是审计中使用最多的方法。主要需查看以下几方面内容： 资料的完整性，查看办理该笔业务应该具备的文件是否具备。 资料的协调性，查看各项资料相互之间是否一致、能否相互印证、是否有突兀感。 资料的真实性，查看各项相关文件是否真实，有无伪造，变
12、造等。 重要文件是否有法定效力。比如担保贷款要看抵押人是否有效主体、抵押担保期是否有效等,2.网上比价审计法 比价审计的关键在于确定合理的公允价格，而确定合理的公允价格的关键在于审计人员能否及时获取各种物资价格的实时行情。审计部门可更加本单位所购货物的种类、数量、价格等情况，建立适合本单位特点的价格信息查询体系，通过建立计算机信息网络、加入英特网、与价格信息中心联网建立价格咨询系统等各种途径，获取相关价格信息，为采购部门提供一个合理而有效的公允价格。（但是有时候网上各材料价格更新的也不快，而且某些材料由于地域原因价格也有相差，有一本叫长沙建设造价杂志2个月一期，可以查到长沙最新造价信息。,3.
13、分析性复核法（主要通过材料、设备采购中各相关事项，如采购计划、采购文件、投标文件中的相关指标对比、分析、评价，以便发现其中有无问题或异常情况，为进一步审计提供线索的一种审计方法） a.采购计划是否符合工程进度要求；（比如：一工程（新开工）预计在2014年第1季度完成1000万元产值，其中需要材料约600万元，假设整个工程产值就是1000万元。那么第1季度要是采购计划中采购材料700万元或者其他数或者各种材料不是按照需要量采购，那么采购计划就不符合工程进度要求。） b.采购合同签订是否符合规定； c.采购价格是否合理； d.采购库存量的合理性等。 4.现场观察法 通过实地查看在交易中出现过的材料和设备的实物来了解交易原貌，获得物证。主要应观察货物的存在性，交易涉及的实物是不是存在；同时观察货物的完整性，查看交易涉及的实物是否保持完好。,谢 谢！,
