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1、团学工作常用应用文 写作分享,外文团委 2013.10.25,一、公文的界定、特性以及功用 二、通用公文写作基本要求 三、通用公文结构与撰写技法 （以通知、证明和函为例） 四、方案策划初探 五、通讯稿与新媒体宣传 附：通用公文写作常见词语释义与运用（俗称好词好句，搭配练习test time）,一、公文的界定、特性以及功用,1.什么叫“公文”？,公文，是公务文书的简称。广义的公文，既包括党和国家正式发布的公文法规，即中国共产党公文处理条例、人大机关公文处理办法、国家行政机关公文处理办法以及中国人民解放军机关公文处理条例中所规定的主要文种，也泛指机关各种常用应用文（准公文）。在我国，公文是社会政治
2、集团，即党和国家机关在领导党的事业和治理国家施政方面，表达意志、传递策令的文字工具和手段。,2.公文的特性,（1）作用的策令性 （2）严密的程式性 （3）撰拟的专任性 （4）严格的时限性 （5）作者与阅者的特定性,一、公文的界定、特性以及功用,3.公文的功用,（1）策令作用 （6）控制作用 （2）规范作用 （7）宣传作用 （3）计划作用 （8）联系作用 （4）组织作用 （9）凭证作用 （5）协调作用,一、公文的界定、特性以及功用,4.法定公文种类：党和国家公文法规中明确规定的主要文种。中国共产党机关公文处理条例规定的主要种类为14个：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、
3、条例、规定、函、会议纪要。国家行政机关公文处理办法规定的主要种类为13个：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。,一、公文的界定、特性以及功用,5.常用应用文（准公文）：,是指党和国家公文法规中未被纳入的非正式、非主要的公文文种。如：总结、计划、规划、设想、纲要、方案、安排、工作要点、调查报告、考察报告、述职报告、批示、简报、大事记、公开信、讲话稿、工作研究、市场预测、意向书等。,一、公文的界定、特性以及功用,1.公文写作与文学写作的区别 （一）公文写作是受命性的写作 （二）公文写作是忠实性的写作 （三）公文写作是实用性的写作 （四）公文写作是限
4、时性的写作,公文写作具有很强的实用性和综合性。,二、通用公文写作基本要求,2.公文的主旨 公文主旨的确立，应包含三个要素：（1）中心思想要素。是指文件中所要表达的意见、要求、办法、措施和主张等内容。公文是以解决公务活动中现实存在问题为己任，以上正是公文中心思想的体现。（2）原委、背景要素。指行文的原因和制文活动的“燃烧点”。（3）写作目的要素。指公文作者所要表达的写作目的。一般直陈文首，如法规性文件的“总则”或“第一条”，指令性文件的开头，通报的按语部分等。,二、通用公文写作基本要求,3.公文材料的占有与筛选材料划分：理论材料与事实材料；以前材料与最近材料；正面材料和反面材料；点上材料和面上材
5、料；直接材料和间接材料。材料获取：（1）日常观察；（2）调查、采访和阅读有关文件资料；（3）长期积累材料筛选：五条标准：切题、真实、客观、典型、概括,二、通用公文写作基本要求,4.公文的基本结构外部结构形式：开头主体结尾逻辑结构形式：总分总内容详略形式：简明扼要充实饱满凝炼提升公文文种多样，具体需要根据不同文种采取恰当结构方式，做到内容与形式相统一。如：总结、工作报告采取“基本情况概述做法（经验或体会）存在问题和今后打算”的结构；通知、指示等一般采取“提出问题分析问题解决问题”的结构；规定、章程、条例、办法等，则一般采用“总则分则附则”的结构。,二、通用公文写作基本要求,5.公文开头与结尾（1
6、）公文开头，是行文的“先锋”，既要囊括公文全部内容和主要观点，又要概括得简明扼要。一般在撰写时开门见山、起句立意。一般有以下形式：根据式：“根据校团委X号文件精神，我委决定”目的式：“为保证创建文明城市工作顺利进行，根据文明办有关要求，特通告如下”原因式：“随着我市志愿服务水平的不断提高，在志愿服务领域逐渐拓宽的同时，广大人民群众对志愿服务的质量和深度也提出了新的需求”引文式：“现将创新社会管理，加强社会建设规划纲要印发给你们，望结合本地区、本部门实际，认真研究贯彻执行。”时间式：“6月3日，将组织召开外国语言文化学院第一次团员代表大会，选举产生委员会第一届委员”,二、通用公文写作基本要求,5
7、.公文开头与结尾（2）公文结尾，是对全文的总结，形式上就是结束。应意尽言止，简明概括。一般来讲，主要有以下形式：总结式； 指令式；展望式； 要求式；号召式； 自然式。警告式；,二、通用公文写作基本要求,6.公文用语特点概括地说，公文用语要求确切、庄重、平实、简明。（1）使用书面语言，少用或不用口语、俗语；（2）使用标准语言，不用方言或社会流行语；（3）避“虚”就“实”，切忌滥用文学语言；（4）少用“特大调”，摒弃“学生腔”。,二、通用公文写作基本要求,7.公文的附件、落款、成文日期、印章（1）附件：正文之后，落款之前；注明名称和件数；后不加标点符号。（2）落款：全称或者规范性简称；正文右下方；
8、正文与落款23行间距。（3）成文日期：位置标题之下，年月日用括号括起来。文末落款之下，与落款上下对称，年月日的第一个数目字不超过落款第一个字。写齐年月日，如“2013年6月7日”。政府机关公文则用汉字。（4）印章：与公文落款一致；用印要求清晰、端正、位准；一般“骑年压月、上大下小”。（5）格式：注意使用单位标准格式，标点符号。,二、通用公文写作基本要求,（一）文种特征用于邀请某个组织或个人参加活动的一种专业书信。（二）结构模式1.标题写明：“邀请函”2.正文写明：邀请对象（称呼）；活动的时间、地点及相关内容。3.结尾“敬请光临”、“请光临指导”等。,三、通用公文结构与撰写技法（邀请函）,邀请函
9、尊敬的*老师：谨定于*年*月*日（星期*）下午14：30在石牌校区行政楼七楼第五会议室举行关于全国大学生英语演讲比赛筹备工作会议。敬请莅临指导！共青团华南师范大学外国语言文化学院委员会二一三年十月八日,三、通用公文结构与撰写技法（邀请函）,例1：事务性通知（短信）通 知 *：定于3月22日（星期*）上午9：00在第五会议室召开干部评优会议，请准时出席。共青团华南师范大学外国语言文化学院委员会二一二年三月二十日,三、通用公文结构与撰写技法（通知）,例2：（指示性通知） 关于认真宣传我校第二十六期口语真人秀活动的通知 各年级团总支：我校第二十六期口语真人秀活动拟定于2013年10月下旬召开，这是我
10、院学生校园文化生活中的一件大事。为了让广大师生了解本次活动，营造青春、开放的浓厚氛围，现将有关事项通知如下：一、高度重视，广泛动员二、精心组织，有效宣传各年级要统一认识，站在我院学生工作发展的高度，以高度负责的精神做好活动宣传动员工作，切实为广大同学的成长成才搭建舞台，为推动我院校园文化工作向前发展作出贡献。共青团华南师范大学外国语言文化学院委员会二一三年十月十六日,三、通用公文结构与撰写技法（通知）,（一）文种特征用于证明某人身份或者某事真实的一种专业书信。（二）结构模式1.标题写明：“证明”或“证明信”或“证明书”2.正文写明：被证明人的基本信息，或者被证明事件的基本情况。3.结尾固定术语
11、：“特此证明”。可紧接正文，也可另起一行。,三、通用公文结构与撰写技法（证明）,证 明以下同学于20102011学年度在我委担任部长层职务，工作期间表现优异，具体名单附后。特此证明。共青团华南师范大学外国语言文化学院委员会二一一年九月九日 附件： 干部名单 张三，李四,三、通用公文结构与撰写技法（证明）,（一）活动方案的一般内容,名称：活动名称。 主题及意义：活动主题诠释，活动意义解说。 空间及对象：活动的时间、地点和对象。 单位：主办单位，承办单位，协办单位。 详情：活动内容、形式和流程、场地图。 工作安排：具体工作安排。权责分明，促进高效完成。（前期、当天、后期，以及具体负责人或负责的部门
12、） 预期效果：预测活动效果，并对其进行评估。 可行性及创新性：可行性与创新性分析，风险规避、备用方案。 经费预算：活动经费预算。,四、方案策划初探,（二）一份优秀的方案应具备的特性,格式规范，排版美观 意义深远，以需求为导向、活动对象群体的参与率高 内容与形式，独特创新、可行性强 活动流程清晰，计划明晰 经费预算合理,四、方案策划初探,（三）方案策划的一般步骤通讯稿、微博,活动需求调查与分析,以活动需求为导向，确定活动主题,策划活动内容、活动形式,方案规范性、可行性、创新性分析并修改,最终方案完成,五、通讯稿与新媒体宣传,（一）文种特征会议纪要，适用于记载、传达会议情况和议定事项。是对会议的目
13、的要求基本精神及议定事项加以文字归纳整理，以上传下达，统一认识，推动工作的公文文种。会议纪要与会议记录同属会议文件，会议记录是完成会议纪要的客观原始材料之一，经筛选整理过的会议记录才能进入会议纪要。,三、通用公文结构与撰写技法（会议纪要）,（二）结构模式1.标题机关会议名称文种（如华南师范大学机关党委座谈会纪要）2.正文一般采用总分式。即分成总述和分述两部分。（）总述部分 一般交代会议时间、地点、主持单位、参加人员、会议议题、会议情况、结果和对会议的评价。然后用“现纪要如下”开启下文。（）分述部分会议纪要的重点和主体，主要写会议讨论情况和结果。简单小型的会议，可省略讨论情况直接写决议事项。分类
14、式：每一类有以小中心，以小标题表标明。发言记录式：按会议发言顺序，整理归纳每个发言人的主要意见。讨论会和座谈会的纪要常用此种方式。,三、通用公文结构与撰写技法（会议纪要）,（一）文种特征 一个单位在一定时期内发生的重大事件和重要活动的事务性公文。撰写大事记，是秘书部门一项重要的工作。 （二）结构模式1.标题2.正文（按时间先后顺序，采用分条表述形式，每条用一句话，分为时间和内容两项，遵循“一事一记”原则，将发生的大事编写清楚。,三、通用公文结构与撰写技法（大事记）,外文团委20102011上半学年度大事记9月4日，召开第一次部长会议，讨论新生接待事宜。9月15日，召开第二次部长会议，讨论招新事
15、宜。10月18日，召开干部培训工作会议，对培训准备工作作了具体安排。11月2日，开展干部培训动员大会，指导老师出席会议并作讲话，号召所有干部要以积极主动的心态参与培训、体验培训，增加工作理论知识，提升工作技能。,三、通用公文结构与撰写技法（大事记）,（一）文种特征计划，是对一定时期（年度、季度、月份）内的工作做出部署和安排的事务公文。,（二）结构模式1.标题 2.情况概述 3.措施与步骤 4.结尾,三、通用公文结构与撰写技法（计划）,1.标题（简明、准确） 单位+适用时间+内容+文种 适用时间+内容+文种 单位+适用时间+文种,例如：（1）华南师范大学外文团委20102011学年度干部培训计划
16、（2）20102012上半学年度干部考核计划（3）华南师范大学外文团委20062007学年度工作计划,三、通用公文结构与撰写技法（计划）,2.情况概述（简明扼要、精练概括）这是计划正文的开头，一般交待制订计划的背景、依据、总体目标。,3.措施与步骤（明确、具体、条理清晰）措施要明确：写明“做什么”。步骤要具体：交待“怎样做”。结构要条理：分条列项，标明层次，或以内容主次轻重为序，或以时间推移为序。,三、通用公文结构与撰写技法（计划）,（一）文种特征1.综合总结（全面总结）2.专题总结综合总结：是某单位对一定时期内各方面工作的系统总结。专题总结：是对某项工作或工作的某一方面进行总结。,三、通用公文结构与撰写技法（总结）,
