秘书实务教学课件

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1、办会模块课题一：会议准备工作课题一：会议准备工作 课题二：会议策划方案课题三：会中服务工作 课题四：会后总结评估秘书实务教学课件人文与旅游系人文与旅游系课题一会议概述会议概述秘书实务教学课件项目任务： 掌握会议的申报和审批程序教学目标： 了解会议基本知识人文与旅游系任务引入天地公司要在本市召开新产品介绍新闻发布会，秘书高山应该做好哪些申报工作？人文与旅游系任务分析做好会议申报工作也是职业秘书 的一项基本工作。秘书应该向上级主 管部门提供申报单位的各项材料。其 中包括会议的名称、缘由、性质、宗 旨、意义、参与人数、时间、地点、 经费预算、重要代表名称等。人文与旅游系相关知识一、 会议的涵义 会议

2、是有组织、有目的地召集人们商 议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程 。 人文与旅游系二 、会议的种类从不同的角度出发，可以将会议划分为不同的类型。 按会议规模分： 大型千人乃至数千人参加的会议，如政治和群团 组织的全国性大会，一些庆祝大会、纪念大会等。 中型百人至数百人参加的会议，如报告会、庆功 会、经验交流会等。 小型少则几人，多则几十人参加会议，如座谈会 、办公会、现场会等。 等。 人文与旅游系荣事达召开的大型商贸会议 人文与旅游系小型会议台 人文与旅游系按会议性质分： 规定性会议指依法必须召开的，具有法律效力 的会议，如各级人民代表大会； 决策性会议指各级政府的常务会议，省、市、 县长的

3、办公会议，企业中厂长经理办公会等等 ； 专业性会议这类会议具有极明显的专业性，多 以各部门名义召开，如教育工作会议，金融工 作会议，人事工作会议等等； 动员性会议这类会议以宣传动员群众，提高群 众认识为目的，如征兵动员会； 人文与旅游系纪念性会议纪念重大事件或重要人 物 的会议，如纪念九十周年大会； 外事性会议指与外宾会谈，与外商谈判的 会议等； 综合性会议这类会议多以各级办公室名义 召开，讨论和研究各种问题。 人文与旅游系按时间分：常规型定期会议如学会年会、机关办公 例会； 非常规型不定期会议视需要临时召开的 会议或处理紧急突发事件而临时召开的会 议，如防汛紧急会，抗震救灾紧急会等。 人文与

4、旅游系按会议采用的媒介分：电话会议：即通过公共通讯系统或专用通讯系统提供 的电话会议功能，使多个会场实现异地语音交流的 会议形式。 电视会议：即运用远程数字传输系统，声音和图像在 不同地区的多个会场之间相互联通，使相隔千里的 各分会场如同在同一会场内很方便地传输文字、图 像和语音信息的会议形式。 计算机会议：计算机和数字传输设备在网络支持下可 实现非常灵活的网上多方对话。这种网络上多方对 话同时也是计算机网络技术支持下的会议组织和管 理的新形式。 人文与旅游系按会议地域划分国际性会议全国性会议地方性会议人文与旅游系三、 会议的申报与审批 1.会议申报与审批的形式 一是口头申报形式。 二是书面申

5、报形式。 三是会议申报形式。 人文与旅游系新闻发布会申报单 发布会时间发布会地点发布会主题发布会内容拟邀请新闻 单位 审批意见申请单位联 系方式人文与旅游系2. 会议审批的原则尽管各种会议的申报与审批形式不同，但 精简从严的审批原则却大体一致。 秘书部 门对有关职能部门申报召开的会议，要本 着精简从严的审批原则，严格把好审批关 。要分析会议是否有必要开，能否合并开 ，可否用其他方式解决问题等。 会议审批还应遵循“一支笔”的原则。人文与旅游系3.审批程序：（一）涉及综合性情况的政府信息公开新闻发布，经分管 处领导同意后，由举办单位报区政府办公室审核，由有关 部门准备相关文字材料，由政府办公室把握

6、口径并组织实 施； （二）涉及部门或行业工作情况的政府信息公开新闻发布 ，经举办单位主要领导审定，报政府办公室审批，由举办 单位组织实施； （三）突发事件的新闻发布，按归口管理的原则，根据突 发事件的情况，由参与事件处置的领导确定发布形式，按 分工组织实施，在授权范围内按发布口径对外发布新闻信 息；人文与旅游系（四）新闻发布的内容不得违反国家的法律 、法规和方针政策，不得泄露秘密、商业秘 密、个人隐私； （五）任何单位未经批准，不得举办政府信 息公开新闻发布会，各新闻单位也不得自选 组织或变相组织新闻发布会。人文与旅游系任务实施高山应该事先办理新闻发布会 的申报手续。申报材料包括召开新 闻发布

7、会的理由、主要内容、时间 、主发布人以及发布口径等内容， 填好申报表（一式两份）提前5个 工作日报送市政府新闻办公室。 人文与旅游系课题二会议策划方案拟写训练会议策划方案拟写训练 秘书实务教学课件人文与旅游系项目任务： 掌握会议组织工作的六个环节 掌握办公会组织的基本要点 教学目标： 了解会务工作的基本内容及工作程序 学会拟定会议方案 人文与旅游系任务引入天地公司为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。请你拟定一个会议策划预案。 人文与旅游系任务分析所谓会议预案就是会议的筹备方案，制定好预 案是开好会议的前提。 会议预案一般包括以下内容：1. 会名 2. 会议 时间

8、3. 会场 开会地点，会场设置4. 出席范围 5. 会 议票证 6. 会议筹备班子的职责分工 7. 会场布置8. 主席台9. 会议议程10. 经费预算以上十项是一般会议预案的主要内容，有些会 议还有选举、发奖、摄影等活动，也应列入预案之 中。 人文与旅游系相关知识点一、会务工作的概念所谓会务工作是指有关会议的具体筹 备、组织和服务工作的总称。 人文与旅游系二、 指导会务工作的原则 1.准备充分。 2.组织严密。 3.服务周到。 4.确保安全。 人文与旅游系三、大中型会议的组织工作 各种会议类型不同，内容各异，规模 也有差别，会务工作的项目也不同，这里 重点分析大中型会议会务工作的一般要求 。

9、大中型会议工作内容繁多，且视会议 议题，规模不同而有差别，但概括起来说 ，大都有以下六个环节： 人文与旅游系会议 预案 会议 准备 会议 通知 会前 检查 会间 调度 会后 整理 人文与旅游系(一)制定会议预案所谓会议预案就是会议的筹 备方案，制定好预案是开好会 议的前提。 人文与旅游系会议预案一般包括以下内容： 1. 会名 2. 会议时间 3. 会场（开会地点，会场设置，要结合参加会议的 人数和会议效果来综合考虑） 4. 出席范围 5. 会议票证 6. 会议筹备班子的职责分工 7. 会场布置 人文与旅游系8. 主席台。 主席台是会议参加者注目的地方，也是 会场布置的重点，应预案中单独列为一项

10、。 9. 会议议程。 会议议程通常是指会议所要解决、处 理问题的大体安排。大型会议的议程、日程、程序 必须划分得很清楚。小型会议则将三者合而为一， 统称之为议程。 10. 经费预算 。会议活动的经费视会议规模大小、规 格高低而定，但只要会议涉及经费问题都要事先做 好预算，以备领导审核。 以上十项是一般会议预案的主要内容，有些会 议还有选举、发奖、摄影等活动，也应列入预案之 中。 人文与旅游系会场布置会场格 局常见会场形 式适用会议优点相对式大小方形、 半圆形大中型的报告会 、总结表彰会、 代表大会等会场场面开阔、 较有气势，会场 气氛严肃庄重全围式圆形、椭圆 形、多边形 、长方形、 正方形小型

11、会议及座谈 会、协调会等类 型的会议容易形成融洽和 合作的气氛，体 现平等和相互尊 重的精神，便于 与会代表充分交 流思想、沟通感 情。半围式马蹄形、桥 型、T字形中小型的工作会 议，桥型布局适 用于咨询、述职 、考评和听证等 会议等介于相对式与全 围式之间，既突 出了主席台的地 位，又增加了融 洽的气氛分散式方桌型、V字 形、圆桌型规模较大的联欢会、 茶话会、团拜会等突出了领导和嘉宾 的地位，给与会代 表提供了谈话、交 流的中心人文与旅游系相对式人文与旅游系全围式人文与旅游系半围式人文与旅游系分散式人文与旅游系主席台的布置主席台是会议参加者注目的地方，也是 会场的中心，因此是会场布置的重点。

12、一 般要在主席台上方悬挂会标，天幕悬挂会 徽或红旗以及其他艺术造型，主席台下和 讲台上摆放鲜花，主席台上放置座位台签 。会标：红色横幅，一般用艺术字标出会 议名称。会徽：体现或象征会议精神的图案性标 志。一种是以本组织的徽志作为会徽，如 国徽、党徽等；另一种是向社会广泛征集 。人文与旅游系人文与旅游系（二）会议文件准备 会议审议的文件材料，应在会前数日分送与会 人员审阅，让他们有时间准备意见，特别是研究工 作方案、审议工作计划的会议，这一环很重要，会 直接影响会议的效率。 为了准备好会议的主要文件，秘书部门应根据 领导意图，有的放矢地进行调查研究，提出解决问 题的方案，拟出文件。如有必要和可能

13、，还应将拟 定的初稿，分送有关单位征求意见，然后修改定稿 。会前做好有关文件的准备工作，可以使会议议题 比较集中，保证会议的基本目标得以实现。 人文与旅游系（三）会议通知 会议通知必须简明扼要。那种用“为了”起句 ，然后摆出一大堆依据，把会议时间、地点放在 最后的写法，不能使人开门见山地得到会议信息 ，应尽量避免。 会议通知必须具备七要素（也有称之为“七个 清楚”）：会名、会期、开始时间（月、日、星期 ，上、下午或晚上几时）、地点、参加会议人员 范围、入场凭证、筹办会议的联系单位等。 人文与旅游系会议通知的一般体例是：兹定于月日（星期）午 时在地点召开会议，会期 天，参加人员为，凭入场， 有关

14、会议的具体事宜，请与联系 （电话号码） 人文与旅游系（四）会前检查 会前检查是落实预案、保 证开好会议的重要一步，重要 会议在会前要多次反复检查落 实。 人文与旅游系（五）会间调度 1. 会议签到制度 2. 候会制度 3. 会议特殊情况的应急措施 4. 做好会议记录，写好会议简报 5. 大型集会的现场指挥 人文与旅游系（六）会议结束和会后整理 1.并非所有的会议在结束时都要有总结 2.会议纪要 3. 会议代表离会工作 4.会议新闻报道 5.会务经验总结 6. 归还借用物品，做好财务结算，善始善终 地完成整个会议的会务工作。人文与旅游系四、办公会议的组织工作 （一）办公会议题的收集整理 办公会议

15、题收集，由秘书人员主动向有 关行政副职和职能部门联系、征询。 收集的议题应在合并整理后，视条件成熟 与否和事项的轻重缓急，列出有必要提交办 公会研究的若干问题，送主要领导人审定。 由主要领导人斟酌后增删调整，确定办公会 议题。 人文与旅游系（二）准备相关材料 办公会议相关材料的准备一般包括： 1.与议题相关的背景材料及解决问题的初 步方案； 2.议题提出部门向办公会所作的专题汇报 材料； 3.拟作为会议讨论的文件初稿或拟提交会 议讨论通过的决定草案。 人文与旅游系（三）会议通知 办公会因属例会，时间、地点一般是相对固定 的。对于工作程序已形成多年的企业，办公会会议 通知一般不必另行制作，而是在企业每周重大会议 活动安排表中注明（见会议活动安排表）。办公会 组成人员对已成惯例的办公会，自然会在看到会议 活动安排表后预留出时间。但对与议题相关的职能 部门，秘书人员应在发送会议活动安排表时，对职 能部门额外叮嘱下周办公会时间及出席人员。某些 企业，因工作程序或企业领导人工作习惯等原因， 办公会仍需制作会议通知。 人文与旅游系（四）会前检查安排 在企业中，办公会一般在固定会议 室召开，秘书人员应在会前先检查会场 桌椅（包括烟灰缸）是否整洁。有些议 题涉及人员较多，座位不够，应事先预 作安排。 打开会议室灯光和空调系统 并调到合适温度。 人文与旅游系（五）会议过程中