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1、第四单元 团队简报 学习目标n了解团队简报的概念，了解团队简报的目的，了解影响团队简报效果的因素，掌握提高沟通效果的方法。n掌握抓住听众心理的技巧，掌握分析听众状况的方法。n掌握提问的方法与技巧，掌握展开讨论的方法，了解如何布置简短的活动，了解如何运用各种辅助手段。n了解团队简报的准备要点，了解设计和开发团队简报的方法，掌握团队简报的时间及规划方法。n掌握有效沟通的方法，掌握团队报告中与听众建立良好关系的技巧，掌握消除紧张的方法。第十一章 团队简报n作用n目的n问题n效果 一、作 用团队简报是组织沟通与交流的一种机制，是团队介绍情况的工具。n保证信息流传递；n提供反馈有效渠道；n创造团队讨论机
2、会。二、目 的 n想对谁说；n想说服人们做什么事；n想告诉人们如何考虑问题；n想让人们接受新思想、新方法；n想介绍一些技术信息；n想决定采取何种行动，决定由谁去执行；n想让人们反馈他们的意见；n想让人们坦言自己的见解和介绍自己的经 验。三、问 题n与听众无关。 n向人们灌输信息，不知道听众是否理解、是否在听。四、效 果 n单向通道的沟通模式：发送者到接收者n双向通道的沟通模式：增加反馈，提高沟通效果，陈述者必须开通一条双向交流渠道。双向沟通和交流发送者接收者信息流选择言辞想法分析含义决定如 何响应反馈第十二章 分析听众n抓住心理n分析听众状况一、抓住心理n运用视觉辅助手段；n提问；n布置一些小
3、任务或活动；n让听众明白对我们有何意义；n经常做阶段性小结；n采用清晰的结构使听众便于掌握 二、分析听众状况 n多少人？n哪些人？n他们对主题有多少了解？n他们为什么来参加？n他们希望从陈述中获得什么？n他们将在简报之后做什么？n他们有什么成见？n有什么特殊需要？第十三章 抓住听众 n提 问n展开讨论n布置简短的活动n运用辅助的视觉手段n散发资料n让听众明白“这对对我们有何意义”n经常做阶段性小结；n采用清晰的结构使听众便于掌握一、提 问 n作用：检查知识、检查理解程度、寻求信息、引发 讨论、激发思考、获得反馈。n规律：大多数人不会拒绝；促使人们开动脑筋。n问题类型：开放式（你怎样看待）；封闭
4、式（懂了吗？）；自问自答。n提问运用：掌握时机，不能滥用。二、展开讨论n明确目的n规定时间n不要走题n提问引导。三、简短的活动头脑风暴：充分参与、 无任何限制配对或小组活动：目的明确、任务简单使大家能积极参与 每个人畅所欲言 调节气氛 不聚焦于演讲者个人四、视觉辅助突出关键论点 给出更多信息 信息更清楚 吸引注意力 增加兴趣投影胶片幻灯片计算机演示活动挂图展示板第十四章 会议准备n讲话长短n报告准备n报告安排n资料与视觉辅助手段n会务和其他一、讲话长短n讲话与交流比例依据目的而定。n传达信息讲话分量重些；n需要协商、讨论，大部分时间用于交流。二、报告准备n确定简报的核心内容；n尽量使内容简明扼
5、要；n自行准备材料。三、报告安排n方法n时间安排n规划四、资料与视觉辅助手段n会议材料n投影胶片n 幻灯片n 基于计算机的团队简报n 展示表或展示板五、会务和其他n人员n场地n通知n材料n设备等第十五章 团队报告n有效沟通选择用词；形体语言。了解听众；归纳小结。n关系良好减少障碍；目光接触。n充满信心避免紧张。n吸取经验写下感想，征求意见，做出总结，准备下次。一、是非题n沟通中所获信息主要来自于言语交流，少部分来自身体语言。n在团队交流的过程中，其中最重要的是倾听。二、单项选择题1. 在团队简报时，如果想展开讨论，首先必须（ ）。nA 明确讨论的目的nB规定讨论的时间nC鼓励提出意见nD确定讨
6、论的人员单项选择题2. “小张，我一点也不同意这种观点，但是，我能理解你，我们的意见出现分歧是有原因的”，小李的这段话并没有得到小张的回应，根据这种情况，小李和小张之间的交流过程是（ ）。n双向的n有效的n无效的n完整的四、案例分析题n陈兵前不久刚被提拔为车间副主任，主管车间的后勤工作。尽管他以前从来没有 做过类似的工作，但公司领导非常信任他的能力，认为这对他来说是一个不错的 锻炼机会。n由于生产规模的扩大，陈兵所在的车间去年从公司搬了出去，搬到了离公司两公 里远的新位置办公。厂房和设备都是新的，但一些配套设施还不是非常完善。这 不，由于最近一段时间定货量的上升，车间新雇佣了许多临时工，车间原
7、有的食 堂已经不能满足使用，必须尽快对食堂进行扩建。n公司领导让陈兵负责食堂扩建的工作。这使得他非常忙碌。陈兵准备在本周四的 下午召开车间人员参加的会议，就食堂扩建工作进行汇报并征询大家的意见。主 要的问题有两点，一是扩建食堂必须占用现有的停车场，这会使本来就紧张的停 车场更加不够使用，给车间的人员带来比较大的麻烦；另外一点是，食堂扩建之 后势必需要增加更多的服务人员，如果从车间各部门抽调，可能会影响现有的人 员配备情况，这需要得到各部门的大力支持；如果从外部重新招聘，则会增加车 间的开支和成本，影响到已经做好的年度预算。n这个会议定在周四下午召开，主要参加人员包括车间各部 门的领导、车间党政
8、工团的负责人、各班组长以及有条件 参加的车间工人。陈兵已经准备好了在会上的发言和所要 讨论的问题。他还需要思考的问题是是否需要邀请公司相 关领导参加这个会议？对于参加会议的人来说，需要他们 做出怎样的决定？知识点：n团队简报的概念n团队简报的目的n影响团队简报效果的因素n团队简报中的准备工作案例二n车间原有的食堂已经不能满足使用，必须尽快对食堂进行扩建。公司领导让新任车 间副主任陈兵负责食堂扩建的工作。这使得他非常忙碌。陈兵准备在本周四的下午 召开车间人员参加的会议，就食堂扩建工作征询大家的意见。n为了取得有效的会议结果，首先必须赢得车间主任老王的支持。老王任主任的时间 非常长，在车间从来都是
9、说一不二，因此，只要他认可了，其他人即使有不同的意 见，也好商量。在以前的汇报中，老王一直强调车间预算有限、经费比较紧张，但 是他也承认食堂必须扩建，关键是怎样能够减少和利用现有的资源，在尽量节约的 前提下办事。n主任如果不支持，这个食堂扩建项目就不可能获得成功。尽管他目前还没有大力鼓 吹和支持，但是老王从来不是一个固执的人。只要有相关的能够说明事实的数据、 有来自广大群众的呼声，获得他的支持还是比较容易的事。n获得群众支持是相对比较容易的，因为食堂扩建直接牵涉到他们的切身利益。不用 太多的理由，他们都知道并且都深受其中之苦。如果说扩建食堂可能会影响到他们 的停车问题，估计他们也会做出选择和取
10、舍，毕竟吃饭是更重要的事。但是，也必 须告诉他们停车场的问题也在车间的考虑当中，在不远的将来一定会得到解决。n对参加会议的各方面情况和人员情况分析完成之后，陈兵就需要准备会议中相关的 资料了。他必须使大家在参加会议的过程中能够畅所欲言、能够积极提出有价值的 建议。另外，他还必须想到怎样使用比较风趣和幽默的语言来召开这次会议，毕竟 ，下午人们是会犯困的，必须采用各种方法提高大家参与的积极性。知 识 点：n团队简报的准备n分析听众n抓住听众注意力的方法案例三n刘总准备在销售团队的会议上发表简短的演讲，演讲的目的是寻求到有效开拓产品市 场的方法。这就需要告诉参加会议的人员最近公司产品销售方面的一些信
11、息，同时提 出如何开拓市场的问题供大家讨论，最后能够得到一些可行的推广方案。n刘总已经准备好了演讲的材料，这些材料有书面文字材料，包括产品销售的数据和一 些关键的报表，为了更加直观和形象，刘总还将讲座中的一些内容准备成ppt文档。n为了取得更好的结果，刘总在会议召开之前仔细地对将要参加会议的人进行了充分的 了解和分析，因为他需要对参加会议的成员有更清楚的了解，这样在演讲和召开会议 的过程中就可以能够更加具有针对性。他分析了一下参会人员的知识背景以及各自的 性格特点，他认为在了解这些信息的基础上，他就可以在演讲过程中取得听众的有效 反馈。n会议开始后，刘总首先对他所演讲的内容做了一些介绍，随后又
12、介绍了这次会议的目 的和时间安排。由于没有很好地把握好，这个介绍的过程时间有点长，下面的听众中 有人就开始窃窃私语，有的人低下头想别的事情，这种情形让刘总很不高兴。他觉得 需要发放一些能够引起大家兴趣的资料，随后就把事先准备好的资料散发下去，随后 接着讲资料中所涉及到的问题。然而大家越发不听他讲了，大部分人埋头阅读资料， 还有一些人则互相讨论开了，大会中开起了小会。n刘总邀请一些人发表观点，大家推来推去，会场中乱遭遭的，没有什么人提出真正有 价值的观点。看来这次会议的目标是没法达到了，刘总觉得非常难堪。知识点：n团队简报的准备n如何做团队简报n团队简报中遇到的问题n障碍的排除n如何使团队简报更有效作 业n自测：单元测试
