商务信函与商务合同

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1、 商务信函与商务合同 设计和美化商务邀请函 从样式入手编排文档 使用样式管理文档元素 让Word为合同条款自动编号 使用模板提高合同编写和管理水平 深入了解Word的格式和样式本章知识重点：1.1案例教学：开发者大会邀请函 案例描述：捷风科技（中国）有限公司（这个是杜撰的公司名称 ）准备召开2006年度开发者大会。假设你是公司的总裁助 理，你需要为这次会议做一些准备工作。现在，你需要尽 快用Word为此次大会设计、制作邀请函。制作之前，大家不妨看一下我预先制作的成品。打开“E:成 品01”文件夹下的“邀请函.doc”文件，单击打印预览按钮 ，预览文档。 常见的邀请函，需要遵循以下设计制作的三个

2、 步骤：u首先，邀请函的外观设计及颜色搭配一定要大方美观，能够 激发受邀者参加会议的兴趣，并展示会议和会议主办者的良好 形象。u其次，邀请函要快速、准确地传递最为关键的信息，如会议 主题、特点、时间、地点、议程等。u最后，不要忘了留下主办方的联系方式，为受邀者提供反馈 渠道，如联系方式、联系人、调查表等。1.1.1从页面开始简单的说，进行页面设置，就相当于在写字之前 先挑选一张尺寸合适的纸，并设计好书写的格式 。在这里你要确定，将来打印邀请函的纸张大小 是多少，版式要设计成什么样子，做到心中有数 ，然后再进行页面设置。页面设置包括对纸张大 小、页边距、字符数/行数、纸张来源和版面等的 设置，这

3、些设置是打印文档之前必须做的准备工 作。 开始设置页面：l步骤1 从菜单选择“文件页面设置”，在“页边距”选项区中设 置上面的页边距为8厘米，下面的页边距为4厘米，左边和 右边的页边距都为3.17厘米，纸张方向为“纵向”，这样就 确定了版心的大小。设置版心位置时，上边距留出了较多的空间，这是因为我 们打算在邀请函的上方设计一个弧形的装饰区域，并打算 把醒目的会议名称置于页眉区域内，这样整个版面看上去 会舒服一些。l步骤2 切换到“版式”选项卡，在“页眉”数值框中设置页眉高 度为1厘米，在“页脚”数值框中设置页脚高度为1.75厘米， 单击“确定”按钮，回到文档编辑区。 1.1.2“样式”先行页面

4、设置完成了，先别着急进入正文内容的编排，接下来还得做一项重要的前奏工 作，那就是设计“样式”。为什么要先设置“样式”呢？下面对“样式”的概念和主要特点做一介绍：l“样式”其实就是某一类格式相同或相近的段落、文字、表格的公共属性。比如一本 书中的所有章名，都会套用同一个样式，该样式规定了章名的各个文本元素的格式。l每个样式都包含字体、字号、段落格式、制表位、边框、语言、图文框、编号和快捷 键等组合，在“样式和格式”任务栏中，点击“新建样式“，在”新建样式“对话框 中，单击“格式”按钮，可以看到这些选项。l对样式所做的任何调整都将即时改变所有应用了的该样式的段落、文字的格式。提前设置样式的好处也是

5、不言而喻的，如果要一次性统一改变文档中某个特定元素 的所有文本的格式时，只需改变应用于该元素的样式即可，非常便捷，非常易于操作 。所以，样式在Word中非常重要，同学在使用Word过程中，应该养成良好的习惯，即 编辑文档时，要先设置好样式，这一点对编辑中、大型文档尤为重要。下面先来设置“正文”的样式，这样做的好处是：其他大多数样式都是 基于“正文”样式定义的，将大多数样式的公共属性设置在正文样式中可以 减少后续的许多设置工作。l步骤1 从菜单选择“格式样式和格式”，系统将自动在 屏幕右侧打开“样式和格式”窗格，单击“正文”样式右 侧的下拉按钮，在弹出的快捷菜单中选择“修改”；l步骤2 系统会弹

6、出“修改样式”对话框，我们打算把邀请 函的“正文”行距都设为1.5倍，以后所有基于“正文” 的样式，也将继承“正文”样式中的所有属性，包括1.5 倍的行距。所以下面我们只需要修改“段落”即可。l步骤3 单击“格式”按钮，在弹出的快捷菜单中选择“段 落”，会弹出“段落”对话框，在“间距”选项区中单击 “行距”下拉列表框，在其中选择“1.5倍行距”，单击 “确定”按钮回到“修改样式”对话框，再次单击“确定 ”按钮完成设置。 1.1.3美化页眉和页脚好了，下面我们就可以正式开始制作邀请函了。我们制作习惯是先设计好页眉页脚再进 行正文内容的编排。l步骤1 从菜单选择“视图页眉和页脚”，进入“页眉和 页

7、脚”视图，系统会自动弹出“页眉和页脚”工具栏，此 时即处于页眉和页脚编辑状态。l步骤2 在“样式和格式”窗格中也会自动出现两个样式“ 页脚”和“页眉”。单击“页眉”右侧下拉按钮，在弹出 的快捷菜单中选择“修改”，打开“修改样式”对话框。l步骤3单击“格式”按钮，在弹出的快捷菜单中选择“字 体”，会弹出“字体”对话框，设置字体为“黑体”，字 形为“倾斜”，字号为“小初”，字体颜色为“白色”。 将字体颜色设为白色，是因为后面要在页眉中绘制一个深 蓝色装饰图案，并且要使用页眉文字作为标题。 l步骤4 单击“确定”按钮回到“修改样式”对话框，和设置字体格式的操作类似，下 面我们来修改“段落”的格式。单

8、击“格式”按钮，在弹出的快捷菜单中选择“段落 ”，会弹出“段落”对话框。在“常规”选项区中设置对齐方式为“左对齐”，在“缩进”选项区中设置左缩进量 为“-6.85字符”。左缩进量为负值时，页眉就会跨出版心的左边界，这正是我们想要 的效果。单击“确定”按钮回到“修改样式”对话框。l步骤5 用同样的方法，单击“格式”按钮，在弹出的快捷菜单中选择“边框”项打开 “边框和底纹”对话框，我们来设置“页眉”样式的“边框”格式。在右侧“预览” 区域中，底部边框线是“页眉”样式的缺省设置，用鼠标点击底端边框线，将页眉的 底端边框去掉。l步骤6 点击“确定”按钮回到“修改样式”对话框，再次单击“确定”按钮完成设

9、置 。好了，“页眉”样式设置完毕，下面我们要绘制一个蓝色渐变的波形图案，作为页眉 的背景。l步骤7 这里首先选择“工具”菜单，选择工具菜单中最后一个选项“选项”，打开 “选项”对话框，选择“常规”选项卡，在“常规“选项卡中把“插入自选图形时自 动创建绘图画布”复选框取消，然后单击“确定”按钮。将绘制画布删除，然后从菜 单选择“插入图片自选图形”，打开“自选图形”工具栏，在其中选择“星与旗帜 波形”， 绘制一个波形图案。l步骤8 波形图案绘制好了，我们需要设置一下该图案的版式和颜色。右键单 击波形图案，在弹出的快捷菜单中选择“设置自选图形格式”选项，切换 到“版式”选项区，在其中选择环绕方式为“

10、衬于文字下方”。l步骤9 切换到“颜色与线条”选项卡，单击“填充”选区中的“颜色”下拉 列表框，在弹出的列表中选择“填充效果”，弹出“填充效果”对话框。在 其中选择“双色”填充，“颜色1”为黑色，“颜色2”为蓝色，“底纹样式 ”为水平。l步骤10 单击“确定”按钮回到“设置自选图形格式”对话框。在“线条”选 项区中设置线条颜色为“无”。单击“确定”按钮回到页眉编辑区。l步骤11 此时的波形图案，我们需要对波形图案的弯曲度进行调节，实用鼠标 向左拖曳图案下侧的黄色菱形，形成了左高右低的波形。然后调整波形图案 ，图案要大一些，一定要能覆盖整个页面顶端。最后移动图案到一个合适的 位置。（小提示：当你

11、对图案进行移动、旋转、调整弯曲度及大小的同时， 按住Alt键可以实现微调）l可以在其中输入文字了。在页眉中输入文字“2006年度开发者大会邀请函” ，文字将自动套用“页眉”样式。此时页眉已经初具模样了，如果在波形图案右下方插入捷风科技公司的Logo ，页眉就会显得更加美观。l步骤13 从菜单选择“插入图片来自文件”，插入“E:素材01”文件夹下 的“JeFON.png”图片。从外部插入的图片，默认环绕方式为“嵌入式”，要 想将其挪到右下方的位置，就需要更改图片的版式。l步骤14 双击该图片，在弹出的对话框中选择“版式”选项区，在其中将图片 的环绕方式设置为“浮于文字上方”，单击“确定”回到页眉

12、编辑区，将图 片放置到合适的位置。单击“页眉和页脚”工具栏上的“关闭”按钮，暂时 退出页眉页脚的编辑，此时页眉的效果如 E:成品01”文件夹下的“邀请函 .doc”文件所示。l步骤15 从菜单选择“视图页眉和页脚”，进入“页眉和页脚”视图，下面 我们要进行页脚的设置。与页眉设置方法基本类似，将光标定位于页脚编辑 区内，导入公司的Logo图片，并设置版式为“浮于文字上方”，调整其位置 到页脚的左下方。l步骤16 在页脚中输入文字之前，最好先修改“页脚”样式的格式，这是一个 非常好的习惯，那就是“样式”先行。单击“页脚”样式右侧的下拉按钮， 在弹出的快捷菜单中选择“修改”，打开“修改样式”对话框。

13、l步骤17 修改“字体”格式，将字号设置为“小五”，字体颜色 为RGB（102，102，153）；修改“段落”样式，设置字符左缩进 量为6个字符。l步骤18 样式修改完毕，在页脚中输入公司名称、电话、传真和 地址，单击“页眉和页脚”工具栏上的“关闭”按钮，完成页眉 页脚的设计。（注意，公司名称后面的灰色文字，是我的声明， 不必理会）。1.1.4宣传和介绍此次大会回到页面视图，进行正文内容的编排。遵循邀请函设计回到页面视图，进行正文内容的编排。遵循邀请函设计 的三要素，我们把该邀请函设计为三个部分：第一部分是的三要素，我们把该邀请函设计为三个部分：第一部分是 宣传页，包括宣传词、公司及会议介绍、

14、会议时间、地点宣传页，包括宣传词、公司及会议介绍、会议时间、地点 和议程等项；第二部分是邀请信；第三部分是调查表。和议程等项；第二部分是邀请信；第三部分是调查表。让我们先来完成宣传页。在正文上端输入会议的宣传 词，能达到醒目的目的。另外，宣传词内容的好坏对于是 否能够激发受邀者参加会议的兴趣至关重要，所以要仔细 推敲商榷。 l步骤1 在输入宣传词之前，先创建“正文醒目”样式。单击“样式和格式” 窗格中的“新样式”按钮，弹出“新建样式”对话框，输入样式名称“正文 醒目”，设置样式类型为“段落”，样式基于“正文”。单击下面的“格式 ”按钮，在弹出的快捷菜单中选择“字体”，弹出“字体”对话框，设置字

15、 体为“黑体”，字形为“加粗 倾斜”，字号为“小四”，字体颜色为“梅红 ”，单击“确定”按钮，回到“新建样式”对话框。l步骤2 单击“格式”按钮，在弹出的快捷菜单中选择“段落”，弹出“段落 ”对话框，在“间距”选项区中，设置段后间距为“1.5行”，行距为固定值 “20磅”，单击确定按钮。l步骤3 回到页面视图，单击“样式和格式”窗格中的“正文醒目”样式，然 后在文档中输入会议宣传词。注意：宣传词有三行，三行处于一段之中，行与行之间用“换行符”（ Shift+Enter）分开，而不是直接用Enter键输入的“段落标记”。用“换行 符”分开的文字仍属同一个段落，而使用“段落标记”分开的文字隶属于不

16、 同的段落。这样做的好处是可以用“正文醒目”样式中的行距控制宣传词行与行间的 空白大小，可以用“正文醒目”样式中段前、段后间距控制宣传词与后续内 容间的空白大小。三个主题词“卓尔不群”、“携手共进”、“非凡体验”要作为三 个小标题，它们需要套用“标题1”样式，因此先对该样式进行设置 。l步骤4单击“样式和格式”窗格中的“标题1”样式右侧的下拉按钮， 在弹出的快捷菜单中选择“修改”，弹出“修改样式”对话框。修改 该样式的字体格式：中文字体为“华文新魏”，字形为“倾斜”，字 号为“三号”。修改该样式的段落格式：段前间距“0.5行”，段后 间距“0.5行”，行距“1.5行”。l步骤5 修改该样式的边框格式，在“边框和底纹”对话框中，切换到 “底纹”选项卡，在其中设置底纹颜色为“淡蓝”。l步骤6 回到页面视图，确认当前样式为“标题1”，依次输入三个主 题为三个小标题，每输入一个主题敲一下Enter键。l步骤7 确认当前样式为“正文”，在三个小标题后面输入相关文字。1.1.5 发布会议信息我们可以在宣传页右侧增加一个装饰性的文本框，在文本框中提