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1、工作方法与技巧如何以最快捷的方式，最少的时 间、资源来解决工作中遇到的问 题？就像是世界上出现锁以后就必然 有与之相应的钥匙一样，问题与 方法也是共存的。而如何找到最合适、最高效的工 作方法，是每一个管理者需要认 真对待的问题。第一步 正确做事，更要做正确的事 l“效率是以正确的方式做事，而效能则 是“做正确的事”。 管理大师彼得德鲁克l效率与效能无法兼得时，我们首先应着 眼于效能，然后再设法提高效率。” 一、效率与效能 l“正确地做事”强调的是效率，其结果是让我 们更快地朝目标迈进；“做正确的事”强调的 则是效能。l换句话说，效率重视的是做一件工作的最好 方法，效能则重视时间的最佳利用这包
2、括做或是不做某一项工作。l“做正确的事”是由企业战略来解决的，“正确 地做事”则是执行问题。 二、找出“正确的事” l工作的过程就是解决一个个问题的过程 。 l搞清楚交给你的问题是不是真正的问题 ？三、开始时就怀有最终目标l每一件事和每一项工作都会有其特定的最好 结果，这个最好结果就是我们做一件事和一 项工作所期望达到的最终目标。 l一开始时心中就怀有最终目标，意味着从一 开始时你就知道自己的目的地在哪里，从一 开始时你就知道自己现在在哪里。l从而使我们很快地确定事情的重要性，它是 让我们永远走在做正确的事的大道上的重要 保障。 第二步 做要事，而不是做急事 常见的工作状况：很多人在工作中常常
3、被各种琐事、杂事 所纠缠。有不少人由于没有掌握高效能的工作方法 ，而被这些事弄得筋疲力尽，心烦意乱，总 是不能静下心来去做最该做的事，或者是被 那些看似急迫的事所蒙蔽，根本就不知道哪 些是最应该做的事，结果白白浪费了大好时 光，致使工作效率不高，效能不显著。 一、编排行事优先次序 大量研究表明，在工作中，人们总是依据下列各 种准则决定事情的优先次序： （1）先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事。 （2）先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。 （3）先做容易做的事，然后再做难做的事。 （4）先做只需花费少量时间即可做好的事，然后 再做需要花费大量时间才能做好的事。 （5）先处理资料齐全的事，再处理资
4、料不齐全的 事。（6）先做已排定时间的事，再做未经排定时间的事 。 （7）先做经过筹划的事，然后再做未经筹划的事。 （8）先做别人的事，然后再做自己的事。 （9）先做紧迫的事，然后再做不紧迫的事。 （10）先做有趣的事，然后再做枯燥的事。 （11）先做易于完成的事或易于告一段落的事，然后 再做难以完成的整件事或难以告一段落的事。 （12）先做自己所尊敬的人或与自己有密切的利害关 系的人所拜托的事，然后再做自己所不尊敬的人或 与自己没有密切的利害关系的人所拜托的事。 （13）先做已发生的事，然后做未发生的事。很显然，上述各种准则，都不符 合高效工作方法的要求。 到底哪些事项应先着手处理？哪些事项
5、应 延后处理，甚至不予处理？l应按事情的“重要程度”编排行事的优先 次序。所谓“重要程度”，即指对实现目 标的贡献大小。 每日待处理事件的三个层次 （1）今天“必须”做的事（即最为紧迫的事）。（2）今天“应该”做的事（即有点紧迫的事）。（3）今天“可以”做的事（即不紧迫的事）二、精心确定主次l我从哪里来，要到哪里去？ l我需要做什么？ l什么能给我最高回报？ l什么能给我最大的满足感？三、事情的四个层次l重要而且紧迫的事情 l重要但不紧迫的事情 l紧迫但不重要的事情 l既不紧迫又不重要的事情 危机 紧急的问题 有限期的任务、会议 准备事项 A准备事项 预防工作 价值观的澄清 计划 B 关系的建
6、立 真正的休闲充电 授能自主管理 干扰，一些电话 一些信件、报告 许多紧急事件 许多凑热闹的活动 C细琐、忙碌的工作 一些电话 浪费时间的事 “逃避性”活动 D 无关紧要的信件 看太多的电视紧急不紧急重要不重要矩阵图 你的时间都花费在哪个象限了呢？ l是A吗？要是那样，可以想像你每天的忙乱程 度，这么做会耗费你巨大的精力，而一个又 一个问题会像大浪一样向你冲来。要是经常 这样，你早晚有一天会被击倒、压垮、焦头 烂额、狼狈不堪。l要是C的话，你的工作效率就可想而知了。不 要以为这些是紧急的事就认为它们也很重要 ，实际情况是，这些事情的紧迫性常常是由 别人的轻重缓急来决定的，你始终在被别人 牵着鼻
7、子走路。l要是D呢？很遗憾，如果长此以往，你将一事 无成。你既没有工作效率，也没有丝毫的工 作效能可言。它除了浪费了你很多时间以外 ，还证明你是一个控制不住自己情绪的人。 l只有在象限B，它才是卓有成效的个人管理的 核心。尽管这些事不紧急，但它却决定了我 们的生活质量、受教育程度、品味培养、工 作业绩等等。只有养成“做要事不做急事”的 良好个人习惯，你工作起来才会驾轻就熟。 你会提前做工作计划，按时复习功课，经常 锻炼身体，保持良好状态，并且避免了临阵 磨枪的紧张和尴尬。四、把重要事情摆在第一位 1、每天开始都有一张优先表 2、把事情按先后顺序写下来，制定一个进度表： （1）估价。首先，你要用
8、目标、需要、回报和满 足感这四项内容对将要做的事情做一个估价。 （ 2）去除。第二是去除你不必要做的事情，把要 做但不一定要你做的事情委托别人去做。 （3）估计。记下你为目标所必须做的事，包括完 成任务需要多长时间，谁可以帮助你完成任务 等资料。第三步 关注大画面 l例：l麦肯锡公司接手任务的时候，心里早就 打定主意，那就是无论遇到什么困难， 最终目标就是把任务完成，把问题解决 。这样促使着麦肯锡历经坎坷却从容不 迫。这也是麦肯锡公司取得今天声誉的 重要原因。一、最终目标l当你感到完全被它包围时，就应该后退一步 ，琢磨琢磨你正在努力完成的内容最终 目标。 l你要时不时地从正在做的事情中抬起头来
9、想 一想。问自己一些最基本的问题：你在做的 事情对解决问题究竟如何？它是如何推进你 的思路的？这是不是你现在正在进行的最重 要的事情？如果它没有多大的帮助，你为什 么还要做呢？终极目标指的是l把你的工作或是人生按照一个整体来考 虑，明确自己想要什么，从一开始就知 道自己的目的地，清楚自己在哪里，在 做什么，自己每一天每做一件事都不会 偏离自己的目标，自己每迈出的一步始 终都是沿着正确的方向进行的。 二、我现在做的，是否使我更接近目标？ l任何大的目标的实现，都是依托在一个 个小的阶段上的。l美国管理大师杜拉克说过：“不能管理 时间，便什么也不能管理！” l你的目标是空泛的吗？自己所列的目标 只
10、是空谈吗？ 追问一下自己 ？（1）我订下的这套远期、中期与近期目标是不是明确，是不是可 行？ （2）对于下星期所想从事的工作，我是不是已有清晰的概念？ （3）在一个工作日开始之前，我是不是已考虑妥当这一天的工作 次序？ （4）我是不是以事实之重要性而非以其紧迫性作为确定行事优先 次序的依据？ （5）我是不是把注意力集中于目标而非集中于过程，又是不是以 绩效而非以活动量作为自我考核之依据？ （6）我是不是能在工作效率最高的时间内做重要的事？ （7）我今天能否为达成远期、中期或近期目标做某些事？ （8）我是不是每天都保留少量的时间做计划，并思考与我的工作 有关的问题？ （9）我是不是善用上下班的时
11、间？ （10）我是不是故意减少中午的饭量，以免在下午打瞌睡？（11）我是不是对自己的作息时间做松驰的安排，以令自己拥有时 间应付突发的危机及意外事件？ （12）我是不是尽量将工作授权他人处理呢？ （13）我是不是将挑战性的工作以及例行性工作都授权他人处理呢 ？ （14）我是不是根据“权责相称”的原则将工作授权给他人呢？ （15）我是不是努力组织下属对他们感到困难或不耐烦的工作进行 “反授权”呢？ （16）我是不是有效地利用下级的协助让自己能比较轻松地调度自 己的时间，同时又避免成为浪费部属时间的根源呢？ （17）我是不是采取了某些措施，防止一些无用的资料及刊物摆放 在我的办公桌上并且占用我的时
12、间呢？ （18）当我与客户进行沟通时，我是不是能尝试以电话或亲身到访 的形式去处理事情，而只有在无可避免的情况下才利用书面的形 式沟通呢？ （19）除了在例外情况下，我是不是尝试在下班后把工作抛到脑后 呢？ （20）倘若需要加班，而且可自由选择加班时间，我是不是宁可提 前上班而不延迟下班？（21）我是不是能促使自己迅速地作出一些微小的决策？ （22）我是不是在获得关键性资料的第一时间就马上制定决策 ？ （23）对经常会出现的工作或者精神危机，我是不是时时保持 警觉性，并采取预防措施呢？ （24）我是不是经常为自己及他人定下工作完成的截止时间呢 ？ （25）最近我是不是可以拒绝任何毫无益处的例行
13、工作或例行 活动呢？ （26）我是不是在口袋中或书包中，携带一些文件材料，如在 排队时，在等候室中、在火车上，或在飞机上的空闲时间里 拿出来进行处理呢？ （27）当我面对许多需要解决的问题时，我是不是应用“80/20原 则”（即帕累托原则，指只集中精力处理20%的重要问题，而 不受80%的不重要的问题所困扰）来对付呢？ （28）我是不是真正能够控制自己的时间？我的行动是不是取 决于自己，而不是取决于环境，或按照他人的优先次序来进 行呢？ （29）我是不是努力一次就把一件事情做好呢？ （30）我是不是积极地设法避免常见的干扰（如访客、会议、 电话等），好不让它们经常妨碍我每天的工作呢？（31）我
14、是不是能总是面对现实，思考现在需要做的事情，而不 是总怀念过去的得失成败，或者担心未来的变化莫测呢？ （32）我是不是能总是牢记“时间就是金钱”这句话呢？ （33）我是不是能腾出一些时间为下级进行培训，或考虑帮他们 寻找培训机会呢？ （34）我是不是尽量将该打的电话集中在一起进行呢？在打电话 之前是不是先准备好有关的资料，而不是想起什么说什么，却 常常忘记了最重要的事呢？ （35）我是不是能熟练掌握对处理文件很有帮助的计算机系统呢 （36）我是不是有时把自己的工作环境封闭起来，以避免工作受 到他人之干扰？ （37）在一天工作完了之后，我是不是反省一下：哪些工作无法 按原定计划进行？无法按原定计
15、划进行的原因是什么？以后如 果再出现这种情况，我该如何补救？ （38）在我筹备会议之前，我是不是先思考一下还有没有比开会 更好的解决问题的办法 ？ （39）开会时我是不是注意控制自己的说话时间和方式，以避免 自己和大家的时间浪费在空洞的会议中，使会议的效率尽量提 高呢？ （40）我是不是定期检查自己的时间支配方式，以确定自己有没 有摆脱以前那种浪费时间的陷阱呢？你能对每一个问题都能做出令人满意 的回答的话？如果可以你一定已经把自己的计划做得 非常完善了 ！第四步 高效时间管理技巧 l减少文件堆积的最有效工具之一，是个大废 纸篓。不错，一个小的废纸篓可能马上就要 堆满了，废纸篓是你丢弃大量文件的
16、好地方 。l可是，一旦纸篓满了，人们常找其他较为耐 久的场所去放置废物。l这有点不像话，因为丢进纸篓里的文件不会 再出现，而你把文件放在其他地方，将占用 大量的空间和时间，而本质上却一点用处都 没有。 每天制一个图表l究竟每天要做些什么呢？l你可以在一天结束时静坐半个小时，首 先问问自己：“今天我做到的3件最重要 的事情是什么？” l随后再想想明天的工作计划，并以表格 的形式把它们记载下来。 在工作中，我们经常能听到类似下列的说法：l“天啊！时间过得真快”l“我的时间总是不够”l“时间对我来说过得特别快”l“这件事不急，我可以留待明天再做”l“真是抱歉，我延迟了一点”l“我忘记了时间了吗，这总可以了吧？” 你能详细的指出在工作中的每一分钟，或者每一 个钟头里做了些什么是吗？其中有多少时间是用 在有意义的和有用的事情上的？更重要的事，因 为不合理的工作方法，又浪费了多少时间？我所能告诉给你的只是，每天制定一个图 表。 有效的方式，从废纸篓开始 l有效处理文书的方式包括下
