核电文档管理

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1、中电投核电档案管理培训*-2-主要内容4文档管理简介1文档管理目标2文档管理体制建设5文档管理基本要求23文档管理流程*-3-文档管理简介11.1 文件生命周期理论 1.2 常用文档术语 1.3 文档体系/文件管理流程/ 文档管理体系 1.4 档案工作依据 1.5 文件编码系统 1.6 文件的版次和状态 1.7 通信渠道号*-4-1.1 文档管理简介文件生命周期理论产生/更新保管分发/使用处置 （归档/销毁）文件生命周期理论1、文件生命周期理论（Life cycle of records）*-5-1.1 文档管理简介文件生命周期理论2、文件与档案的关系文件和档案是同一事物在不同阶段的两种表现形

2、态，文件是 档案的前身，档案是文件的归宿。*-6-1.2 文档管理简介常用文档术语1、文件国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中 形成的各种形式的信息记录。DA/T1-2000档案工作基本术语 对与质量保证有关的活动、要求、程序或结果加以叙述、定 义、说明、报告或证明的文字记录或图表资料。HAF003核电厂 质量保证安全规定是指单位或个人在为公司利益工作和活动中直接形成的正在 执行办理、具有现行使用价值的文件材料。（狭义） 2、记录记录是指为核电站各种物项的质量和影响质量的活动提供客 观证据的文件。 HAF003核电厂质量保证安全规定 *-7-1.2 文档管理简介常用文档术语3、

3、档案是指在有关活动完成后，按照一定的归档制度集中保存的具 有查考和凭证价值的文字、图表、声像及实物等不同形式和不同 载体介质的历史记录。 4、立卷将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程，又称为 组卷。*-8-1.2 文档管理简介常用文档术语5、归档将已办理完毕但仍具有凭证或查考价值的文件材料，按一定 的程序组卷，向档案管理部门移交，以进一步对其进行档案业务 工作。 6、资料是指单位或个人在为公司的利益工作和活动中，为供工作和 活动参考而专门收集、购买、交流所获得的各种文件材料。*-9-1.3 文档管理简介文档体系核电文档体系见附图（仅供参考）*-10-*-11-1.3 文档管理简介文件管

4、理流程文件管理的定义文件管理（文档管理）是指对文件在其形成、保存利用和处 置过程中进行的经济而有效的全面管理。文件管理概念的内涵包 括文件生命周期中从文件的形成或接收，到他们的处置过程。 ISO15489文件管理标准 文件管理流程见附图（仅供参考）*-12-*-13-1.3 文档管理简介文档管理体系“集中控制、分级管理”原则 文档部门对公司的文档管理实行统筹规划，组织协调，设立 基准文件库、档案馆和图书馆，对文件、档案和资料进行集中控 制和管理； 各职能部门设立部门文件库和工作文件站，各承包商建立承 包项目文件管理体系，对职责范围内的文件进行分级管理和控制 ，负责职责范围内的文件立卷工作； 文

5、档部门对职能部门和承包商的文档管理工作进行监督、检 查和指导。*-14-1.3 文档管理简介文档管理体系统一领导 归口负责集中控制 分级管理*-15-1.4 文档管理简介档案工作依据序号标准编号标准名称1中华人民共和国档案法2中华人民共和国档案法实施办法 3HAF003核电厂质量保证安全规定 4HAD003/04核电厂质量保证记录制度 5档发20062号重大建设项目档案验收办法 6档发字199715号国家重点建设项目档案管理登记办法 7DA/T 28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 8EJ/T 1225-2008核电文件档案管理要求 9EJ/T 1224-2008核电电子文

6、件元数据 10NB/TXXXX-201X核电档案分类准则及编码规则（征求意见稿）11NB/TXXXX-201X核电文档管理系统功能要求（征求意见稿）*-16-1.4 文档管理简介档案工作依据序号标准编号标准名称 12GB/T 18894-2002电子文件归档与管理规范 13GB/T 11822-2000科学技术档案案卷构成的一般要求 14DA/T 22-2000归档文件整理规则 15国家档案局令第8号 2006机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定16DA/T 18-1999档案著录规则 17组通字199113号干部档案工作条例 18财会字199832号会计档案管理办法 19GB/T 11

7、821-2002照片档案管理规范 20DA/T 15-1995磁性载体档案管理与保护规范 21JGJ 25-2000档案馆建筑设计规范 *-17-1.5 文档管理简介文件编码系统1、文件编码系统的要求 唯一性 与文件内容紧密结合 有利于文件的使用与管理*-18-1.5 文档管理简介文件编码系统2、AP1000文件编码系统 分成四段，每段之间采用连字号隔开。这四段分别为： 第一段：电站标识代码 第二段：定位代码 第三段：文件类型代码 第四段：序列号LLXXXXXLXNNN*-19-1.5 文档管理简介文件编码系统第一段：电站标识代码APP全球AP1000标准电站CPP中国AP1000标准电站 S

8、MG三门电站1、2号机组共用 SM1三门电站1号机组 SM2三门电站2号机组 HYG海阳电站1、2号机组共用 HY1海阳电站1号机组HY2海阳电站2号机组*-20-1.5 文档管理简介文件编码系统第二段：定位代码（五种类型）分区定位代码与基于建筑物、标高或分区的电站立 体视图有关的文件 系统定位代码与电站系统有关的文件物质定位代码与电站部件有关的文件（如机械设备 、电气设备等） 通用定位代码与系统、物理分区或设备类型无关而 着眼于整体的文件 特殊定位代码专题文件，如PSAR 、 FSAR等*-21-1.5 文档管理简介文件编码系统分区定位代码 一般采用四位数字组成，如1260，前两位表示建筑物

9、子代码，第 三位表示标高，第四位表示分区。1260就表示“辅助厂房混凝土钢 筋楼顶，标高180-0”，分区5和6。 分区定位代码为1000的表示该文件适合于整个现场，如APP 0000X2001表示标准APP1000现场平面图。 如果文件适合某建筑物内部不止一个标高，标高子代码就是0； 如果文件适合某建筑物内部该标高不止一个分区，分区子代码就是 0。 详见设施（建筑物）子代码清单。*-22-1.5 文档管理简介文件编码系统系统定位代码 一般采用三位字母组成，如CVS表示化学和容积控制系统，RCS表 示反应堆冷却剂系统。 详见系统代码清单。*-23-1.5 文档管理简介文件编码系统物质定位代码

10、与设备部件有关，以设备类型代码开始并有两位数后缀使每个部 件定位代码独一无二。如MP01表示反应堆冷却剂泵，MP02表示主给 水泵。 详见物质定位代码清单。*-24-1.5 文档管理简介文件编码系统通用定位代码 始终以字母G开头，后跟一位数字或字母，表示编制该文件的单 位，即单位代码。 GW表示西屋公司文件以及适用标准AP1000电站的通用文件。 详见通用定位代码清单。*-25-1.5 文档管理简介文件编码系统特殊定位代码LTCT长期冷却试验PRA概率风险评估SSAR标准安全分析报告PSAR初步安全分析报告FSAR最终安全分析报告*-26-1.5 文档管理简介文件编码系统第三段：文件类型代码

11、以一个字母加一位数字表示。 详见文件类型代码清单。*-27-1.5 文档管理简介文件编码系统第四段：序列号 序列号用001999的三位数字表示。 可以对文件分配序列号： 不连续分配序列号：区分不同的文件号组； 不同类型的相关文件共用序列号，表示这些文件之间的关系：如 一份文件可以是详细的计算书，与其序列号相同的文件是该内容的 总结报告。 用序列号进一步说明文件类型，如电站运行程序（不针对系统） 采用相同的定位代码和文件类型代码，APPGWGJP1XX：表示 一般操作程序，2XX表示事故操作程序，3XX表示异常操作程序。*-28-1.6 文档管理简介文件版本和状态1、文件的版本（Revision

12、，缩写为Rev.） 所有工程文件都有一个明确的版本，表示文件技术内容的时效 性，一般从A开始，升版时则为B、C现场承包商对设计文件进行现场升版时，升版文件的版本是在 最新母本文件的版本标识后面加数字标识：如某CFU状态的N版次施 工图纸，在施工单位,初版被标识为N0，根据DEN、FCR或NCR进行现 场修改时，现有版本升为N01，现有版本进行第8次修改时，现场 版本升至N1。*-29-1.6 文档管理简介文件版本和状态2、文件版本的标识和使用标识于文件的封面、页眉和图纸的标题栏。升版文件必须替换旧版本，工作中必须使用最新版本文件。*-30-1.6 文档管理简介文件版本和状态3、文件的状态（St

13、atus）表明文件技术内容的有效性，被表示为：PRE：征求意见稿，初稿（Preliminary）：表示该文件的技术 内容有可能变更，出版单位不认为它是最终版本。 CFU：可供施工用（Certified for Construction or for Use ）：表示其内容已被出版单位确认生效，文件可用于执行。当然， 也还可以升版。 CAE：竣工状态文件(Certified as executed)：表示文件的技 术内容完全符合竣工状态。 DES：描述性文件(Description)：表示该文件仅为描述性、说 明性或证明性文件，不适用于施工，但其内容已被出版单位确认生 效。 *-31-1.6 文

14、档管理简介文件版本和状态4、文件状态的标识和使用标识于文件的封面、页眉和图纸的标题栏。文件版本和状态共同说明文件技术内容的有效性。*-32-1.7 文档管理简介通信渠道号通信渠道号是核电公司和各承包商及其它核电参建单位之间通信来往的信 函编码规则。编码结构一般如下所示：发文单位代码收文单位代码通信件顺序号 XXXXYYYYWZZZZZ 单位代码：一般由四位字母表示。 通信件顺序号：由6位阿拉伯数字组成，第1位划分为若干区段 ，分别代表不同类别的通信件。后5位为流水号。 往来通信件均应编制唯一的通信渠道号，回复通信时，应注明 它所答复的通信渠道号。*-33-文档管理目标22.1 核电文档特点 2

15、.2 项目档案重要性 2.3 文档管理目标*-34-2.1 文档管理目标核电文档特点1、成套性强工程文件从数量到内容都十分丰富，组成一个庞大而复杂、 环环相扣的工程档案有机整体。 2、专业众多工程项目常常是综合的系统工程，涉及多个专业，多个工种 的协同工作才能完成，专业性、技术性都很强。 3、动态性强项目建设周期长，文件在建设过程中逐步形成、积累起来有 一个很长的时间跨度；文件往往多次修改升版。 *-35-2.2 文档管理目标项目档案重要性1、企业的重要信息资源项目档案是工程设计制造、施工、运营中形成原始记录，是 工程建设的“缩影”，有不可替代的使用价值和凭证价值。 2、项目质量的重要组成部分档案管理水平反映项目建设管理水平，一流的工程要有一流 的档案工作。档案管理是项目建设、管理的重要基础和依据。*-36-2.2 文档管理目标项目档案重要性3、外部监管的需要档案管理规范，可以支撑监管，可以规范项目建设管理。档案验收在竣工验收中具有一票否决权。项目档案不合格， 不得进行项目的竣工验收。*-37-2.3 文档管理目标1、实现文件的有效控制通过文档管理体系的有效运作，对核电