会计档案的整理与归档

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1、会计档案的整理与归档 一、会计档案概述 1、何谓会计档案？ 会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计 核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史 料和证据。 2、来源 主要来自于立档单位的财会部门或财会人员。 3、制度 会计档案管理制度是会计制度中的一项具体制度， 1998年8月21日财政部、国家档案局重新发布了会计 档案管理办法是对会计档案工作制度的完善和发展 。 二、会计档案的分类、立卷、归档及保管期限 （一）分类 会计档案一般分为四大类，即会计凭证类、会计帐簿 类、财务报告类和其他类。 （二）立卷 1、整理立卷由会计机构负责 会计档案管理办法第六条中明确规定：“各单位每 年形成

2、的会计档案，应当由会计机构按照归档的要求 ，负责整理立卷，装订成册。” 以核算单位为会计档案整理的单位，由会计按照归档 要求负责整理，装订成册。 2、档案部门对于接收的会计档案，“原则上应当保持 原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构 应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清 责任。”（不需另加封面、卷内目录、备考表等） 3、会计机构对于凭证类和帐簿类的案卷，要按照封面 上规定的项目填写齐全，并且每一张凭证需填项目也 应填写齐全。 4、采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打 印出的纸质会计档案。 5、装订方法 （1）会计凭证类：保持原卷册的封装。要求凭证装订 包角封面规范填

3、写，在包角处盖上会计骑缝章,并装入 卷盒,一盒可装几本凭证。 （2）会计帐簿类：活页帐簿用会计档案卷皮重新装订 ；固定页的保持原封装（如总帐、银行日记帐、现金 日记帐）。 （3）财务报告类：用档案卷皮装订，内加卷内目录、 备考表。卷内目录、备考表、卷皮封面的填写方法同 文书档案。 （4）其他类：用卷皮装订，根据纸张的大小、形式来 确定。 （三）归档 第一、归档时间 “一年一移交”：意思是“当年形成的会计档案，在会计 年终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应 当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统 一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指 定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案

4、。（江阴规 定“三年一移交”） 第二、归档范围及保管期限 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。永久为五 十年以上，定期为3年、5年、10年、15年、25年5类。 会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起 。 1、会计凭证类 归档范围 保管期限 原始凭证、记帐凭证、汇总凭证 15年 说明 （1）财政总预算会计拨款凭证及 其他会计凭证 永久 （2）税收会计：各种完税凭证和 缴退库凭证 15年 2、会计帐簿类 归档范围 保管期限 （1）总帐 15年 （2）日记帐 15年 其中a、银行日记帐、现金日记帐 25年 b、税收日记帐（总帐）和税收 票证分类出纳帐 25年 （3）固定资产卡（固定资产报

5、废清理后保管5年） （4）明细帐（分户帐或登记簿） 15年 （5）辅助帐簿 15年 说明：预算会计总帐、明细分类、分户帐 或登记簿 永久 3、财务报告类 归档范围 保管期限 （1）年度财务报告（决算）（文字分析材料）永久 税收会计税收年报（决算） 永久 （2）财务月、季度报报告（文字分析材料） 5年 税收会计月、季度报表（票证月季报表） 10年 4、其他类 归档范围 保管期限 （1）会计移交清册 15年 （2）会计档案保管清册 永久 （3）会计档案销毁清册 永久 （4）银行余额调节表 5年 （5）银行对帐单 5年 三、会计档案的排列、编号和标签填法 （一）排列 会计档案装订好之后，需进行系统排

6、列，一般性的排 列方法是：把历年来的案卷材料先分类，即分为会计 凭证类、会计帐簿类、财务报告类及其他类，然后再 将各类案卷依年代先后顺序排列。 （二）编号及标签填法 第一、编号 1、会计凭证类：依核算单位按类大流水或小流水编号 。 大流水，即依时间先后顺序不分年编流水号，至999为 止。小流水，即一年一个流水号。 2、其他类别会计档案：依核算单位按类不分年大流水 编号，至999为止。 例： 会计凭证类：1985年 1、2、320 1986年 21、2245 会计帐簿类：1985年 1986年 总帐 1 总帐 5 银行日记帐 2 银行日记帐 6 现金日记帐 3 现金日记帐 7 明细帐 4 明细帐

7、 8 说明：每年帐簿的排列规律应一致。 其他各类档案依次类推。 第二、标签格式及填法 1、标签格式 会计凭证类采用梯形标签，其他类别会计档案采用条 形标签。标签颜色红色代表永久，蓝色代表定期。 2、标签填法 （1）会计凭证类 类别：是指会计凭证类别， 可不填。 年度：是指案卷所属年度。 目录号：是指该案卷所在的 案卷目录的编号。 案卷号：是指该案卷排列顺 序号。 期限：是指该案卷确定的保 管期限。（一般为15年） 其他类别会计档案 全宗号：是指档案馆给各个 全宗的编号。各机关单位要 填，不向档案馆移交档案单 位可不填。 目录号：是该案卷所在案卷 目录的编号。 案卷号：是指该案卷的排列 顺序号。

8、 年度：是指该案卷所在的年 度。 期限：是指该案卷确定的保 管期限。（3、5、10、15、 25年） 第三、标签粘贴方法 （1）会计凭证类：从包角处沿底边直接往上贴。 （2）其他类别会计档案：离底边20处向上贴。 注意：不能倒贴或贴在未包角处。 四、建立会计档案案卷目录 1、案卷目录由财会部门编制，一式二份，档案室与财 会部门各执一份。 2、根据分类依年代先后编制案卷目录。 3、案卷目录一般分核算单位按会计档案类别分别装订 。机关单位必须这样做，其他单位可以根据会计核算 单位装订。为便于查找可在首页加上目次。 4、会计档案案卷目录的填写（结合表式） （1）案卷顺序号：即案卷排列后的顺序号，填在

9、档案 室编一栏内。 （2）案卷题名：同文书档案案卷题名的拟写，会计凭 证应写明年月，会计帐簿应写明年份，财务报告应写 明月或年份。 （3）起止日期：是指该卷案卷内材料形成的最早日期 和最晚日期。用阿拉伯数字填写。 （4）卷内张数：是指该卷案卷的总张数。 （5）附件张数：是指会计凭证中的附件数（原始发票 等），在凭证封面上有，如无，就不填。其他类别会 计档案这一栏不填。 五、会计档案的接收 1、会计档案与案卷目录一起接收。 2、会计机构移交时，需列出清单，档案部门按清单点 收，有人监交，三方在清单上签字。 六、会计档案的销毁 1、由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编 制会计档案销毁清册。

10、 2、单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。 3、销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同 派员监销。特殊载体档案的整理与归档 特殊载体档案目前主要是指照片、录音、录像 、磁盘、光盘等特殊载体材料形成的档案。照片档案的整理与归档 一、何谓照片档案 照片档案主要是指国家机构、社会组织及个人在社会 活动中直接形成的、有保存价值的以感光材料为载体 ，以影像为主要反映方式的历史记录。 二、照片档案的构成及其特点 构成：主要有底片、照片和文字说明材料三部分组成 。 特点：1、形式规格，多式多样。 版面尺寸有大有小，有一张一事的，有一事多张 的，无一定规范。照片档案有正片和负片之分。从制 成材料来说

11、可分为纸制品和化学制品。 2、时间感、空间感强烈。 能把稍纵即逝的瞬间划为永恒的形象保留下来。 3、形意结合，形像逼真。 一般的文字档案不如照片档案那样给人以活灵活现的 感觉。照片档案中照片和文字说明互相依存、互相印 证，互相补充来客观地反映事物。 三、照片档案的收集 1、归档时间 照片冲洗加工后，由摄影者或承办单位整理并编写说 明，及时向档案室归档。 2、收集范围 （1）本单位召开的重要会议照片 （2）中央、省、市领导来视察、检查工作的照片 （3）本单位在生产、建设、科研、经营等重大活动中 与外单位举行会谈、签约等照片 （4）本单位工程建设、单位面貌等照片 （5）产品和重要设备照片 （6）重大事故照片 （7）重大项目检查、验收、评比、评审时的照片 （8）各类荣誉证书、合格证、奖状（杯、旗）等照片 （9）先进集体、先进个人、劳动模范的照片 （10）本单位参加或开展技术操作比赛、重大文体活 动的照片 3、收集要求 （1）底片、照片、文字说明齐全 （2）底片和照片的影像相符 四、照片档案的整理与编目 1、分类：按照片所揭示的内容或专题分类（可参照归档 范围）。 2、排列：在一册照片内每张照片按时间顺序排列，照片 粘贴于指定的位置上，底片装在底片袋内