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1、 第二节 日程安排一 领导日程安排v（一）领导日常活动与日程安排v1、领导日常活动的范围各种 接待走访 慰问庆典 仪式出席 会议参观 考察商务 旅行会见 会谈其他 活动2、领导日程安排的原则v 领导日程安排：是对领导日常活动的时间 和程序进行统筹计划和组织的过程。（1）统筹兼顾以分管领导为主，其他领导者适当分担；布局合理，兼顾领导者的特点。（2）区分轻重缓急 （3）围绕中心，突出重点 （4）力戒排场，求真务实（二）日程表的种类与编制v1、日程表的种类v（1）年计划表如一年一度的董事会、年会、早就接到邀请的 学术报告、出国访问等v（2）月计划表如每月一两次的工作例会、预先通知的上级检 查、兄弟省
2、市单位的经验交流、友好访问等v（3）周计划表如经常性的工作、业务等v（4）日志如各种临时性活动等2000年年度计划表一月 8日 厂庆15日 董事会 二月 3日 厂长办公会10日 展销会20日 厂长某某出访韩国 三月 、 、 、 、 、 、周次七月份八月份九月份第一周上海会议周一上午： 面试3位营销员 （小会议室）休假第二周上海会议香港会议休假第三周周二：销售会议 ，传达上海会议 精神（大会议室 ）第四周周五（上午） 部门会议周三：公司办公 会议（公司大会 议室） 周五（上午）部 门会议周五（上午） 部门会议图 为 某 高 校 周 安 排 表 案例案例 王总一周活动安排表王总一周活动安排表日日
3、期期12.08 12.08 周一周一12.0912.09周二周二12.10 12.10 周三周三12.1112.11周四周四12.12 12.12 周五周五12.1312.13周六周六周周 日日上上午午10-1110-11时每时每 周例会周例会 1212 时检查公司时检查公司 防火防火全天主持全天主持 项目论证项目论证 座谈会座谈会1010时去计时去计 委谈项目委谈项目 立项事宜立项事宜1010时去商时去商 业银行谈业银行谈 项目融资项目融资全天主持全天主持 会议研究会议研究 下年经营下年经营继续昨继续昨 天会议天会议 重点是重点是 新项目新项目休休 息息下下午午3:303:30听项目听项目
4、论证汇报论证汇报( (同上同上) )3:303:30支部支部 生活生活( (六楼六楼) )3:303:30检查检查 公司新大公司新大 楼内装修楼内装修决策及新决策及新 上项目问上项目问 题题小渠子小渠子 乡慰问乡慰问 贫困户贫困户休休 息息晚晚 间间1919时宴请深时宴请深 圳新大公司圳新大公司 客人客人与论证组与论证组 专家共进专家共进 晚餐晚餐19:3019:30体体 育馆看育馆看 CBACBA赛赛金花大酒金花大酒 店宴请咨店宴请咨 询团专家询团专家休休 息息备备 注注假日酒店假日酒店2 2 楼云天阁楼云天阁19:3019:30公公 司小餐厅司小餐厅全体领导全体领导 同去检查同去检查( (
5、 基建部基建部) )中层一把中层一把 手以上人手以上人 员员慰问慰问3 3时时 出发两出发两 辆车辆车2、编制日程表注意事项vvA.A.简洁明了;vvB.B.一般设日期、时间、地点、人员、内容、备注等一般设日期、时间、地点、人员、内容、备注等 栏目；栏目；vvC.C.弹性安排、留有余地；留有余地；vvDD. .事先同意、送领导审定；事先同意、送领导审定；vvE.E.常提醒领导；常提醒领导；vvF.F.领导者未通过秘书而作的日程安排，秘书应尽早领导者未通过秘书而作的日程安排，秘书应尽早 掌握并纳入日程表掌握并纳入日程表( (案例）；案例）；vvG.G.已进行完的日程要及时标出已进行完的日程要及时
6、标出; ;vvH .H .日程表最好同时编制领导班子和每位领导者个人日程表最好同时编制领导班子和每位领导者个人 两种。两种。vvI I 适当保密适当保密v在以下这些时候不要为上司安排约会：v（1）上司快要下班的时候。v（2）上司出差刚回来。v（3）节假日过后上司刚刚上班。v（4）上司连续召开重要会议或活动。v（5）上司的身体状况不是太好的时候。v（6）如果安排了这次会谈，上司进入下一项 预定的工作的时间己不足十分钟了。【知识应用】总经理王长春下午点要和业务部共同讨论如何 进行某商品在郊区的销售工作，这项销售工作的成 败关系到公司今年度的销售预算是否能够达到。下 午点，王总又要和一位客户商洽一笔
7、重要的交易 ，他希望花一个小时的时间和这个客户谈判，点 结束。但是恰巧当天上午，办公室又收到某一政府 单位的临时开会的通知书，开会的时间是下午点 ，而且必须由王总亲自参加，通知书上又没有写清 楚会议结束的时间。你要是王总的秘书，该怎么办 呢？【案例思考】李秘书在一家效益很好的外贸公司工作，他的秘书工 作一向很出色。一天，他突然接到了一个日本客户的电话 ，电话中日本客户很生气地说道：“请问你们经理在不在 ？我已在酒店等了你们经理分钟了，不知道贵公 司还有没有合作的诚意。”没等李秘书说话，对方已将电 话挂断。李秘书根本不知道经理与日本客户约会这回事， 但接到此电话后李秘书已经感觉到客户的不满，于是
8、他立 即和经理取得电话联系。原来，经理确实是在上个月的经 贸会上与这位日本客户有过口头约会，只是由于他当时很 忙，忘记将此事告知李秘书，而自己又忘记赴约。经理很 遗憾，也很着急，因为这关系到公司的发展和利益。请问李秘书是否该对此次事件负有责任？若你是李秘 书，你又该怎么做才能挽回局面？（三）日程表的落实与调整1 1、日程表的落实、日程表的落实a.电话文书(重要会见、会谈的预定计划)；b.提前一二天再次联系落实； c.秘书定期与领导者核对日程； d.领导者主持的会议，提前二三天落实会议室，并再次落实参 会的上级人员；e.提前一天将领导会见、会谈所需资料备齐并注意核对无误； f.会议、会谈时间延长
9、迫近下一预定计划时，秘书可用恰当方 式向领导提出；原定4点会见张科长，还让他在接待室等候吗？是 否或还会见某某科长吗？ 是 否g.领导活动用车落实及与司机的联络.2、 日程表的变更和调整案例：会谈超时 按昨天下午下班之前定好的日程安排，老总今上 午九点半到十点一刻与大地公司的刘总会谈，确定联合开发新产 品的一些原则问题；从十点半到十一点半跟海洋公司的李总见面 ，解决产品代销过程中的一些问题。十点一刻，海洋公司的李总 已经到了，总经理秘书于雪请李总在会客室稍等，自已以给客人 加水的名义来到老总的办公室，向老总暗示另外的客人已到；可 老总对于雪的暗示一点反映也没有，还是从足球到汽车，前五百 年后八
10、百年地与刘总在穷侃，似乎完全忘了另有约会。到十点四 十了，见李总等得有些不耐烦了，于雪只好又一次来到老总办公 室，她递给了老总一张纸条。纸条有这么几种写法： a、“老总，李总已到。你已经超过30分钟了！” b、“老总，李总已到。还让李总等多久？” c、“老总，李总已到。李总已经等得有些不耐烦了，我 怎么答复人家？” d、“老总，李总已到。你去接待李总吧，刘总我来接待 。” e、“老总，李总已到。我怎么向他解释？” 案例：老总朝令夕改 公司与秦皇岛恒发公司就合作开发新型压缩机项目 己谈了大半年了，由于就专利技术转让的估价问题分歧较大，项目 进展缓慢。根据事先约定，今天下午两点半继续谈。上午十一点
11、半 ，恒发公司张总的秘书刘小姐给公司老总秘书于雪来电话，再次确 认下午会谈的事，说他们马上开车出发。放下电话于雪马上向老总 作了汇报。 下午二点于雪去给胡总给材料时，提起下午二点半与恒发 公司谈判的事；听于雪这么一说，老总说自己差点把这事忘了，并 说不想见恒发的张总，让于雪自己处理一下。下午快三点了恒发公 司的张总他们才到。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪 有这么几种选择： a、对不起，由于你们没有按时来，我们老总己出去办别的事去 了。 b、我们老总觉得这项目谈起来太艰难，不想再谈了。 c、实在不好意思，由于上海分公司那边出了一点意外， 我们老 总下午六点的飞机去上海，现在要作些准备，
12、不能亲自谈 判，如果可以的话，先跟研发部的王经理谈谈怎样？ d、实在不好意思，我们老总今下午太忙，改个时间再谈 好吗？ e、实在不好意思，下午一上班，商务部的人就来电话， 说下午 三点半牛司长要来公司了解情况，所以只有请张总谅解。 v 案例：老总正在谈判 v 这天上午十一点左右，老总正在跟一客户就合 同价格进行激烈的讨价还价。这时公司另一个重要客户打来 电话，要求将原定今下午一点半在本公司举行的合同谈判改 到他们公司去，理由似乎很充分，并要求马上答复，否则谈 判只能无限期推迟。面对这种情况，于雪应该如何处理？现 在于雪有这么几种选择： v a、老总，某某公司来电话让您下午一点半去他们 公司谈，
13、并要求现在答复，您看怎么办？ v b、老总，某某公司来电话让您下午一点半去他们 公司谈，并要求现在答复。我觉得他们这是在故意找茬！ v c、老总，某某公司来电话让您下午一点半去他们 公司谈。我觉得您还是得去，否则生意会黄了！ v d、老总，某某公司来电话让您下午一点半去他们 公司谈，并要求现在答复。要不您来打这个电话？ v e、老总，某某公司来电话让您下午一点半去他们 公司谈，并要求现在答复。我刚才琢磨了一下，觉得他们说 的有一定的道理，可以考虑答应他们，您看如何？ 陈之安先生是沈阳某飞机部件股份有限公司主管销售的 经理。请把下星期一的活动安排有关内容分别填写在陈之 安先生和他秘书的工作日志上
14、：每周星期一上午10：30在 办公室举行会议，所有经理都参加。要安排时间去银行取 现金。12：30陈先生与王新西先生（北京代理商）在文华 大酒店共进午餐。为人事部的朱迪小姐安排下午3：00见 陈经理。在该天某一适当时间，秘书必须空出半个小时的 时间以便安排陈先生与自己商谈下一次推销工作会议的日 程安排，但不能占上午9：0010：00的时间，因为陈经 理想在这段时间里处理他的信件。陈经理和夫人晚上7： 30分出发去康特公寓出席晚8：00的俱乐部聚餐会。秘书 本人在晚上7：00要参加社交俱乐部举行的一个会。vv 天地公司销售部经理第三季度会议较多，七天地公司销售部经理第三季度会议较多，七 月的前两
15、周要在上海开会；八月的第二周要去香月的前两周要在上海开会；八月的第二周要去香 港参加港参加5 5天会议；每月的最后一个星期五上午是天会议；每月的最后一个星期五上午是 销售部固定的部门会议；八月最后一个星期三要销售部固定的部门会议；八月最后一个星期三要 参加公司的办公会议；七月的第三周星期二要在参加公司的办公会议；七月的第三周星期二要在 公司开销售会议，传达上海会议的精神；八月第公司开销售会议，传达上海会议的精神；八月第 一周星期一还要面试一周星期一还要面试3 3位营销售员；九月的前两位营销售员；九月的前两 周希望安排休假。周希望安排休假。二二 值值 班班 工工 作作（一）值班与值班工作（一）值班与值班工作1 1、定义：、定义：值班，是指在固定时间、岗位和场所轮流从事的值班，是指在固定时间、岗位和场所轮流从事的 日常事务工作。日常事务工作。2 2、分类：、分类： 按职责范围划分：综合值班与专项值班按职责范围划分：综合值班与专项值班 按人员分工划分：固定值班与轮流值班按人员分工划分：固定值班与轮流值班 按时间特征分类：永久性值与临时性值班按时间特征分类：永久性值与临时性值班3 3、作用：、作用： 联络作用联络作用 过虑作用过虑作用 应急作用应急作用 窗口作用窗口作用（二）值班的任务1、承接上级指示2、负责电话应对3、接待来访人员4、掌握领导者的行踪5
